给繁忙管理者的 11 个时间管理技巧

您认为自己是一个忙碌的管理者吗？

如果是，哪种描述更适合您？

你有很多事情要做
你总是被占用，以至于对工作、个人生活和健康产生不利影响。

希望你能明白，这两种解释 "忙 "的方式有着截然不同的内涵。作为一名管理者，你很可能经常忙于应付各种事务。你会有目标和优先事项，你的团队也会征求你的意见。但是，成功的管理者绝对可以避免总是忙忙碌碌的情况。时间管理策略.

在这篇博文中，我们将分享我们的时间管理技巧。其中一些相对容易应用，而另一些则需要您认真重新评估自己的工作习惯。不过，我们相信，能够有效管理时间的努力是值得的。

管理者的有效时间管理技巧：

找出你忙碌的原因

我们强烈建议您从分析自己的工作习惯开始，提高自己的时间管理能力。你为什么很忙？也许你每天都要花几个小时坐在那里开会？或者你经常在新任务和新挑战到来时，立即切换工作环境，试图解决它们？试着评估一下你的工作方式，找出可能改进的地方。

如何进行分析？如果贵公司使用员工时间跟踪软件因此，您或许可以依靠历史数据。否则，请抽出几天时间记下你在做什么以及做这些事情需要多少时间。您还可以尝试发现一些信号：压力、团队的负面反馈、无法按时完成重要任务。我们仍将努力说服你接受适当的时间跟踪（见小贴士 #7），但快速记录可以成为了解你为何如此忙碌的良好开端。

确定目标和优先任务

您能列出本周/本月/本季度想要实现的主要目标吗？你能说出当前任务有助于实现哪个总体目标吗？为了成为一名高效的管理者，你应该有与公司和团队目标相一致的明确目标。花几天时间为团队和自己设计目标，从长远来看可以节省很多时间。当你知道自己是在为一个具体的、可衡量的目标而努力时，你会更容易保持专注和动力。此外，您还能成功避免浪费时间的活动--这些活动看似紧急，但实际上与团队的成功关系不大。

既然已经确定了目标，就应该列出实现目标的任务大纲和优先顺序。作为一名管理者，你可能只会负责其中的一部分任务，因此要尽量确保挑选那些真正需要你的专长的任务。如果您想了解更多关于优先排序技巧的信息，请查看我们的指南确定项目任务的优先次序.

坚持你的优先事项

说到优先事项和时间管理，最重要的是要记住，你必须坚持你的优先事项。冒着听起来很扫兴的风险：不要因为事情令人兴奋就去做！

让我们做一个假设：假设你是一家创意公司的高级经理。你已经开始用户体验设计师的职业生涯您现在的工作要求您对公司提出的所有创意提案进行审查，并与用户体验专家和插图画家团队合作。你目前的工作要求你对公司提出的所有创意提案进行审核，并与用户体验专家和插图画家团队合作。你相信他们的工作非常出色，但你还是喜欢时不时地插手一些设计。这种行为是大包大揽但这也可能会影响你的工作效率。

我们并不是说你应该整天忙于琐碎的工作--理想的情况是，你也会对自己的主要管理职责感到兴奋。重要的是，要坚持不懈，朝着实现自己的目标更进一步。然而，如果你对目前的职责感到沮丧，并希望探索不同的其他技术的职业道路这可能是一个信号，让你更仔细地审视这种需求。

消除干扰

收件箱中出现新邮件、Slack 通知、员工进入办公室说 "我能占用你一分钟吗？- 相信大多数管理者都能列出工作日中可能发生的大量干扰。作为管理者，你可能无法避免所有的干扰，但你可以更有效地管理它们。为自己和团队制定一些规则。例如，你可以决定每天只查看两次电子邮件，并立即处理所有紧急邮件，而不是将它们 "加星"，留待以后处理。另一个办法是在日历中安排一个 "不打扰 "时间段。只要你把这段时间用于集中精力工作，它可能会为你的工作效率创造奇迹。

了解什么能帮助你集中注意力

有些人在使用隔音耳机听音乐时工作效率最高。还有一些人喜欢在专注工作之初举行一些小仪式，比如泡一杯绿茶。你能确定支持你专注的事物和环境吗？了解什么能让你进入流动状态，这对时间管理大有帮助，只要你同时遵循下一个提示。

发挥你的优势

一旦你意识到是什么支持了你的工作效率，就要加以利用。如果你在中午之前工作效率最高，那就安排一个时间段专门用于深度工作。如果你在工作时间的后半段难以完成创造性的任务，那就把它们安排在早些时候。了解自己的工作效率模式并加以充分利用，是出色的时间管理的基础。

跟踪您的时间

关于分析工作习惯和工作效率模式，我们已经谈了很多。你知道什么能帮助你注意到它们吗？时间跟踪。当然，我们说的不是你在周末或月末签下的时间表，只是为了遵守组织的指导方针。这些通常对衡量任何事情都毫无用处。但是，如果您使用一个功能强大的时间跟踪应用程序您可以从这些数据中学到很多东西。你将看到自己在工作中是如何花费时间的：有多少时间花在了当前任务、团队管理或潜在的分心事项上。有了这些知识，你就可以进行优化：拥抱有效的会议管理尝试不同的时间管理技巧并在日历中随意移动。

额外优势：如果在整个团队中使用时间跟踪功能，还能更深入地了解员工的工作效率，并跟踪他们的项目进度。了解更多时间表管理.

为团队寻找时间

在寻求优化日程安排时，你不应该忘记你的团队。当然，你仍然需要时间与他们交谈，给他们反馈，帮助他们在专业上成长。提前为你的一对一会议设定时间是个好主意，这样就不会忘记他们或将他们安排在不理想的时间段。与团队建立联系并进行沟通非常重要，原因有很多，但其中之一与时间管理直接相关。更多地了解你的队友的长处和短处，你就能更好地知道应该把某项任务分派给谁。

掌控您的日历

当你有 "空 "的一天时，你的日历会发生什么变化？最有可能的是，人们开始安排会议、头脑风暴、与潜在员工的求职面试等。当然，有时你不得不参加会议，但你可以根据自己的情况来安排。使用在线日历来屏蔽你已经知道的用于某项活动的时间，例如，你的重点工作会议。这并不是说，你不想被会议或其他要求打扰，就应该屏蔽一整天的时间。正如我们所说，你不可能一劳永逸地避免它们。但你可以做的是把最重要的活动放在日程表上，留出一些时间给其他人预约。