机构的时间跟踪--资源规划师的视角

取得更好的成绩 资源利用率

机构生活可能会变得繁忙，大多数员工对加班加点并不陌生。尽管如此，机构不应忽视员工的工作量，因为过度使用的后果可能非常严重。与此同时，员工如果没有足够的特定任务来充实自己的每一天 也不高兴. 作为团队领导，您应努力保持平衡 资源利用率.有了工时表，您就可以轻松地发现谁的工作太多，谁的利用率太低。

高效率地向机构客户开具发票

许多代理公司以时间加材料的模式向客户收费。 如果是这种情况，你就没有理由不跟踪团队成员的时间。有了准确的时间表，根据它们开具发票就非常简单了。您的财务部门一定会很高兴能获得有关项目工作的全面数据。

预测机构资源

资源预测 这意味着要预测何时需要多少资源。从团队工时表中收集到的历史数据将对您大有帮助。看看你的团队在不同月份或不同星期花费了多少时间，你很可能会发现其中的规律（例如，在冬季假期活动中花费的时间更多）。今年，与其急于招聘新员工或以更高的成本雇佣自由职业者，您就会知道提前获得更多的人力资源。

跟踪承包商、自由职业者和兼职员工的工作情况

代理机构通常与承包商或自由职业者合作。请他们与你的团队一起跟踪时间，你就会知道他们在你的项目上花了多少时间，你应该付给他们多少钱。如果您使用 团队甲板您还可以要求这些人记录他们每天的可用时间。这样，您就能清楚地知道他们在项目上能花多少时间，以及什么时候能花。

为未来项目做出更好的估算

当然，估算很少*真正*准确，但时间跟踪将帮助您完善机构的估算流程。首先，通过查看估算时间和实际时间（计划工时和跟踪时间）来分析过去的项目。尝试找出其中的规律：例如，您的团队可能经常低估项目的设计阶段。有了这样的洞察力，您就可以更有把握地起草下一个估算。 

提高生产率

在前面的段落中，我们提到了考勤表中经常出现的模式。通过观察团队的时间记录，您还可能会发现他们在工作效率方面的一些改进之处。例如，你可能会惊讶地发现，你的员工有多少时间是坐在办公室里的。 会议. 您有可能立即获得优化公司内部流程或改进项目管理技术的想法。如果您的团队对时间进行跟踪，同时标记未计费和计费工时，则会更有帮助。这样，您就能一目了然地看到哪些活动花费最多。

优化定价

说到计费工时，它们在评估项目盈利能力时也非常重要。可能出现的情况是，你的团队在一个项目上非常努力地工作，按时交付了项目，但你的公司却几乎没有任何利润。如果是这种情况，你一定要寻找机会优化定价或协商合同条款。例如，如果您将执行客户要求的变更视为不可计费的时间，但这却占了团队工时表的大部分，那么也许您终究还是应该收取工时费。 时间跟踪为您提供了向客户解释和证明这些决定的工具。

提高员工满意度

您希望您的机构团队工作愉快、投入。这是不言而喻的。跟踪他们的时间，您就有信心控制好他们的工作量。最近是否有人开始认真记录 加时?您将在时间表中看到这一点，并做出反应或改进当前的工作。 加班管理.您的团队会感谢在一家他们的努力受到关注的公司工作。他们还可能会发现，跟踪时间对他们个人的工作效率有积极的影响。

如何挑选合适的机构时间跟踪软件？

市场上有许多项目管理工具（也适用于创意行业），或者更具体地说，时间跟踪应用程序。从端到端平台到专用于特定任务和职责的工具。每种工具的功能和用例略有不同，有时还能以合理的价格提供所有必要的功能。

在我们最近的一篇文章中，我们列出了以下提示 如何挑选员工时间跟踪软件.简而言之，您必须弄清楚您想通过跟踪应用程序实现什么目标，以及您的团队将如何使用它。然后，选择最适合您需求的工具。

在 团队甲板在我们的应用程序中，方便的时间跟踪器是完整资源管理软件的一部分，它还可以帮助您进行资源调度或休假管理。如果您想进一步了解我们的应用程序，请点击这里、 获得 30 天免费试用 或 与 Aniela 预约咨询我们的客户成功专家。

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