随着时间的推移，每家公司都会制定出一套管理请假申请的制度。这套系统可能很混乱，可能很耗时，但它确实存在。 问题是，贵公司不应该满足于任何休假申请政策。理想的情况是，请假流程既能让员工省心，又能让行政团队易于管理。如何做到这一点呢？
今天，我们将与大家分享公司处理请假申请最常用的三种方法，以及它们的优点和缺点。希望您能找到最符合自己团队需求的方法。
这篇文章会给你带来什么？
- 关于如何界定休假政策的建议
- 教科文组织的作用 资源规划软件 具有时间关闭跟踪功能
- Slack 作为请假管理软件的作用
制定请假政策
首先，在选择处理员工请假申请的最佳工具之前，应确保公司的请假政策清晰明确，并得到充分传达。
试着思考以下细节：
- 员工每年可以休假多少天？每次假期的长短有什么规定吗？
- 员工应提前多久提交休假申请？
- 申请应该寄给谁？人力资源部门的人？组长，然后由组长将他们的决定转交给行政部门？
- 如何处理重叠的休假申请？先到先得，还是根据今年已经请假的天数？
弄清这些问题后，一定要将公司的政策记录在案，并提供给所有员工。这些文件也应成为新员工加入团队时的必读文件。
现在，您已经有了精确的请假规则，可以考虑如何处理请假申请了。以下是三种不同的选择及其利弊。
管理请假申请
请假管理软件和员工请假跟踪器
请假管理工具 帮助您跟踪团队的出勤和休假情况。你可以使用独立的休假管理工具，但它们也可以作为更全面的资源管理解决方案的一部分。 团队甲板 就是这样一种工具，它将休假管理与 资源调度 和时间跟踪功能。在本博文中，我们将以该应用程序为例，并附上截图。
不过，请记住，请假管理应用程序的一般好处与市场上的几种工具有关。Teamdeck 与我们的心息息相关，因为我们在过去四年里一直在开发它。如果您想亲自试用，可以免费测试，无需信用卡。 [/vc_column_text]。
- 这对员工来说非常方便。他们可以登录每天使用的应用程序，跟踪自己的时间，查看即将到来的任务。要申请休假，他们只需在日历中选择一个日期，然后填写一份简短的休假申请表。更重要的是，员工可以在日历中看到自己的预订。 资源日历 这样他们就可以根据自己的任务来选择休假日期。如果员工不确定未来几周或几个月的工作安排，他们可能会错误地选择不合适的日期。有了 Teamdeck 这样的工具，每个人的工作量和计划都会更加透明。
- 这对审批人来说也很方便。只要有人发送请假申请，相关人员就会在应用程序中收到通知。他们所要做的就是核实员工的预订，以避免出现以下情况 项目调度冲突 然后点击 "批准 "或 "拒绝"。所有操作都在同一个应用程序中完成，因此流程快捷高效。
- 您可以根据贵公司的政策定制应用程序。休假管理应用程序通常允许您自定义不同类型的休假，并将其标记为带薪或无薪。这种区分可能会派上用场，尤其是当你想 计算员工工资 使用资源管理应用程序中的数据。在 Teamdeck 中，您还可以指定员工可以申请的休息时间（全天、半天等）。
- 您可以将请假管理应用程序与您使用的其他工具集成。比方说，你想在 Slack 账户中直接接收关于每个新员工请假申请的通知。功能强大的资源管理应用程序提供内置集成或创建自动工作流的方法（例如，通过 Zapier).
电子邮件/黑客请求
这也许是管理这一流程的最基本方法--这里甚至没有考虑口头请求。然而，对于许多团队来说，电子邮件仍然是所有休假事宜的主要沟通渠道。
它是如何工作的？员工通过电子邮件或 Slack 向其经理或专门的人力资源人员发送休假申请。收件人会分析申请，并将决定告知员工。纸上谈兵听起来不错，但在现实生活中，这个过程往往并不理想。
首先，电子邮件或 Slack 申请很容易在其他重要信息中丢失。为了跟踪员工的请求，负责这些请求的人应该有一个无懈可击的组织系统，例如，可以为每个请假请求分配一个文件夹或邮件标签。
工作人员几乎可以在信息中写任何东西，这也是一个挑战。如果说你是根据员工提供的请假理由来决定请假的。但如果有人忘了添加某个理由呢？你就必须回复对方询问更多细节，并在做出任何决定之前等待他们。当然，您可以为员工准备一个电子邮件/Slack 信息模板，将他们遗漏关键信息的几率降到最低，但这仍然不能保证他们会始终遵守这些规则。
将电子邮件作为传达休假申请的主要渠道还有一个弊端，那就是要做出是否批准某人休假的明智决定可能需要耗费大量时间。审批人可能需要查看某个员工的日历/预订，或联系其项目经理。否则，意外缺勤可能会导致 项目调度冲突.
如果公司不提供无限制休假政策，还必须确保某个人的休假时间没有超过配额。最后，他们还必须将批准的休假时间记录在案。如果您的团队没有使用全面的 资源 规划工具在这种情况下，可能意味着要登录多个不同的应用程序，并因此花费大量宝贵时间来处理单个员工的请假申请。
如你所见，使用电子邮件或 Slack 来管理请假申请并不是最有效的方法。有些申请可能会被漏掉，这让员工很沮丧，即使你非常有条理，整个过程也可能非常耗时。
员工请假申请表
引入请假申请表是一些团队组织请假管理流程的步骤。我们同意，表格（尤其是在线表格）比电子邮件更便于管理，尤其是对员工而言。它们最大的优点是，作为雇主，你可以决定申请的形式。员工只需填写表格。这意味着所有必要的细节都可能包含在他们递交的请假申请表中。此外，创建请假申请表并不需要很大的投资。您可以利用免费软件（如 Google Forms）来创建这样的表格。
有什么缺点吗？你必须记住，管理休假申请表仍然需要一些手工劳动。你必须将它们归档，检查某个员工是否有资格获得更多的休假时间，并将你的决定记录在案。与处理电子邮件申请类似，在处理单个申请之前，你可能需要使用多个工具。
总而言之，请假申请表可以简化处理员工请假申请的流程，但你必须记住，仍有可能进行优化。
有什么缺点吗？ 员工假期管理软件?对贵公司来说，最大的考虑因素可能是开始使用此类工具所需的投资。幸运的是，现代应用程序通常有 SaaS 您只需支付月费，因此无需预付大量费用。
以 Teamdeck 为例，每位员工每月的费用为 $3.99。考虑到这是所有功能的价格，包括 时间表, 一个 在线日历计划和 强大的报告您可能很快就会看到投资回报。毕竟，您的员工将能更高效地工作，避免不必要的来回奔波。
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但是，如果您仍然对 员工管理软件 - 阅读我们博客的文章。
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