首页 " 博客 " 资源调度软件、错误和解决方案

做生意,迟早都要面对一件事。资源。如果你觉得时间、能力、人力、技术或资金总是不够用,那么你很可能在资源调度上犯了一些错误。如何解决? 

文章内容包括 

11.4% 的所有资源都因低劣的项目管理流程而被浪费。

Monday.com

管理人员使用的资源调度软件

团队甲板 - 资源管理和资源调度软件

价格(标准套餐): $3.60/组员/每月

Teamdeck.io 作为暂定项目的资源分配软件
Teamdeck.io - 简单的资源管理工具,帮助进行资源预测、项目预算或资源分配

优点

缺点

使用最佳资源管理软件进行资源调度。
负责多个项目的任务分配和资源调度

资源大师 - 资源调度软件

价格(标准套餐): $4.16 / 小组成员 / 每月

资源大师成为资源规划工具大家族的一员
在我们的最佳资源调度工具列表中,几乎所有资源管理人员都知道 Resource Guru。

优点

缺点

Resource Guru 是基于云的软件,具有甘特图和自定义工时功能

 

浮动 - 资源规划和调度软件

价格(标准套餐): $ 10 / 小组成员 / 每月

对许多人来说,浮动资源管理平台是一个起点
Float 是一种资源管理工具,它还能解决许多组织的资源问题。

优点

缺点


Smartshe团队协作和资源调度软件

价格(标准套餐): $24.80/组员/每月

Smartcheet 包含甘特图、漂亮的用户界面和任务列表

优点

缺点

申请表、审批流程或 Smartsheet 中特定任务所需的技能

 


 

HubPlanner - 资源调度和时间表

价格(标准套餐): $ 7 / 小组成员 / 每月

Hubplanner 是众所周知的资源规划工具和项目管理工具
在我们的最佳资源调度工具列表中,几乎所有资源管理人员都知道这些工具

优点

缺点

借助 Hubplanner 资源管理软件制定资源使用计划
有了 HubPlanner,保持一致和资源调度变得更加容易

运行 - 资源规划和预测软件

价格(标准套餐): $ 8 / 小组成员 / 每月

我们的资源调度软件工具列表中包括 Runn

优点

缺点

为改进项目进度管理,有必要使用在线资源调度工具


围绕资源调度的错误

你可以在网上找到几十篇关于如何改进资源调度的文章。这在您刚刚开始实施项目管理时非常有用。如果您的公司已经有了资源分配策略,但由于某些原因该策略并不奏效,那么您就需要从一个略微不同的角度出发--分析自己的错误,然后听取好的建议。

在本文中,我们将为您介绍这两种错误。下面我们列出了最常见和不太明显的资源调度错误,以及如何解决这些错误。

资源管理工具有助于安排完成复杂项目所需的资源

  1. 混乱的工作安排

尤吉-贝拉说过:"如果你不知道自己要去哪里,你就会在别的地方结束自己的生命。"他说得没错。许多商人在项目开始之前并没有意识到他们的项目已经被推迟了。为什么会这样呢?因为日程安排不准确、混乱。把它想象成一道菜的食谱。"取一些西红柿、一些茄子、半包意大利面和橄榄。家里有什么调料就加什么调料,然后把所有东西都倒进锅里。

啊,我们忘了写--意大利面要先煮,蔬菜要用大蒜和鼠尾草炒"。如果给出的是大致的比例,各个步骤的位置互换,描述非常简短,那么摆在你面前的就不是一份食谱,而是一个烹饪实验。时间表也是如此。 项目计划应是一份详细、有条理的成功秘诀。 

解决方案 用适当的工具编制清晰、灵活、易懂的项目进度表。 项目进度表必须让每个参与其中的人都能理解。如果您必须解释每个要点是什么、有哪些要求以及谁负责某项任务,那么您的进度表就不会好。确保您的项目分为几个大阶段,每个阶段又分为较小的任务和子任务。指派具备相应能力的人员负责这些任务。确保计划清晰明了,易于编辑。仅靠会议室里的一块白板和一张 excel 表格是不够的--任何一个普通的 IT 项目对于这些工具来说都太复杂了。您需要一款优秀的软件,可以创建适合您工作流程的自定义计划。

资源调度工具建议由谁负责特定的项目任务

  1. 赋予员工与其能力不相符的任务

在团队中分配任务的最常见方法之一是以员工的可用性为指导。这只是好策略的一部分--除了可用性,能力也是一个关键方面。两个职位相近的员工在执行任务时可能会有完全不同的技能和偏好。同样的任务,一个人可能需要一周,而另一个人则需要三周、 因此,要确保向团队成员提出他们能最有效处理的要求。

解决方案:详细描述每个团队成员的能力,将合适的人分配到合适的任务中。 如何了解员工的技能?从问卷调查开始--询问团队成员的能力、他们对哪些任务感到最得心应手,以及他们希望发展哪些技能。这样,您就可以创建一个技能矩阵,了解员工的优势和期望,不仅能优化工作,还能提高团队满意度。一个好的 SAAS 资源管理软件 或 项目调度软件 将允许您为每个团队成员分配特定的能力,这样每个人都能得到他们最适合的任务。此外,您还可以根据需要创建其他类别的自定义字段。

一份出色的资源计划有时无助于能力管理或未来的可用性

  1. 团队超负荷和欠负荷

有些员工总是备受瞩目。 他们积极主动、雄心勃勃,在公司中崭露头角,并一直在寻求新的挑战。每个项目经理都梦想自己的团队中有这样的人,因此会给他们布置任务。很多任务。任务往往太多。另一方面,有些人需要被激活一下,因为他们的潜力被浪费了。这两种情况都很糟糕,因为它们会导致一些员工不堪重负,而另一些员工则感到无聊和沮丧。

解决方案 记录员工的工作内容和所需时间。 使用时间表,让每个团队成员在其中输入他们当前的任务。这样,您就可以随时了解 团队工作量 并确保没有人承担过多或过少的责任。请记住,团队负担过重会对工作效率产生负面影响,而良好的员工时间跟踪管理将帮助您保持工作与生活的平衡。

要监控进度,资源利用率、资源需求和资源可用性至关重要

  1. 团队不知道需要他们做什么

"根据麦肯锡的一份报告,员工每天花 1.8 小时搜索和收集信息"。 这是项目和资源管理中最常见的错误之一。 你的员工不会读懂你的想法。 在一个协调良好的团队中,往往没有必要如此精确地解释每件事,但规则只有一条--每个人都必须明白正在发生什么和需要什么。

许多项目经理认为,如果快速描述一项任务,就能节省时间。事实上,情况恰恰相反,因为员工不得不询问细节或相互澄清疑问。缺乏准确的任务描述还意味着出错的风险更大。错误意味着更正。更正意味着更多的时间和金钱。这对任何人都没有好处。

解决方案:准确描述每个项目。 我们向您保证,您花在将所有信息写入工作描述上的时间将远远少于因误解而可能造成的更正。最好能添加客户要求、完成方法、文件、问题联系人等信息,当然也要为任务分配合适的人选。

团队的能力或团队的工作时间表不应成为团队工作的障碍

  1. 缺乏团队精神 

许多项目经理并不了解老板和领导者之间的区别。 前者是期望、指责和命令。领导者则是支持、激励和保护。如果员工感到不被赏识、受到威胁或总是感到不足,你就不能指望他们尽心尽力。与建设性反馈无关的批评不会提高团队的工作效率。相反,基于恐惧的临时激励会导致更快的倦怠。

解决方案:成为团队的一员。 作为团队领导或项目经理,您有责任确保工作顺利完成。为此,你需要他人的帮助。营造团队氛围。表明你们都有责任保证质量和遵守最后期限。保持透明,展示你正在进行的工作,并解释项目的下一步是什么以及为什么它们很重要。

让员工知道他们是重要的、被需要的,他们的意见很重要。定期向团队提供反馈,让他们有机会分享自己的意见。定期举行 1:1 会议,坦诚地讨论需求和关切。还要确保您能与整个团队会面,即使是在每日的简短在线会议上。保持作为团队一员的感觉非常重要,尤其是在远程工作时。

有时,资源调度和资源调度工具无法帮助估算出糟糕的工时
即使是最好的资源调度软件也无法解决项目中的所有难题 [来源:https://www.troutcpa.com/blog/boss-vs-leader-why-develop-hire-leaders-not-bosses]
  1. 对时间要求的估计不切实际

时间是你拥有的最重要的资源之一。 许多项目经理低估了完成某项工作所需的时间。他们将一个项目安排为三个月,而实际上至少需要五个月。然后会发生什么呢?一切都变了,团队加班加点,最后,你不得不做出选择:要工期还是要质量。

另一方面,过于谨慎的时间规划也是一个错误--如果你为一个项目定价一年,而另一家竞争软件公司建议六个月,你猜潜在客户会选择谁。

解决方案:时间跟踪软件对于监控单个任务和项目所需的时间至关重要。 有了它,您可以持续检查工作进度,确保任何阶段都不会延误。生成时间报告也至关重要,这是一个宝贵的信息来源,可以让您更好地估算未来项目的长度,并显著改善资源调度。最重要的是进行分析并得出结论。

在安排资源时,必须考虑到最新的项目指标、特定任务的项目管道

  1. 过时的项目状态信息。

如果没有项目的最新信息,就不可能很好地分配资源。遗憾的是,在许多公司,数据时常更新。文件缺失、文件不完整、没有项目状态信息、员工休假或负责人变更。最新信息是良好决策的先决条件。

解决方案 习惯是关键。定期填写项目和团队的相关信息是一种必须执行的良好习惯。让每天填写工时表、更改项目状态和更新可用性信息成为你的日常工作。

当然,如果每次都要自己更新所有信息,会耗费大量时间,尤其是许多决策和流程都是相互关联的。能自动更新最重要参数的软件在这里就能大显身手。例如,如果一位经理接受了一个假期,日历就会自动显示该员工正在休假,他们的可用时间就会减少。或者,如果某人安排的会议与另一个会议冲突,系统会自动发送有关这种情况的通知。

组长在分配任务时应告知评价标准是基于任务和项目的

  1. 缺乏明确的目标

如果不知道道路尽头的目标是什么,就无法合理规划资源。 在这里,目标与最终产品的含义并不相同。让我们举个例子来解释一下。想象一下,你设定的目标是 "找到一份工作"。如果你今年 18 岁,正在为假期找工作,这样的目标也许足够了,但今天,这个目标可能不会告诉你任何关于你实际需要做什么的具体信息。

如果您设定的目标是 "我想找一份项目经理的工作",情况就不同了。那么您就会知道,您需要一个管理学位或一门管理课程、在您想从事的行业工作数年的经验、流利的英语、至少掌握一些项目管理软件的知识、沟通技巧、在压力下工作的能力以及管理时间的能力。一旦您实现了这些目标,项目经理的工作就会向您敞开大门。

解决方案 项目也是如此,仅仅 "设计一个移动应用程序 "是不够的。您需要回答这样一个问题:这样一个应用程序应该如何工作、谁应该使用它、它应该具有哪些功能以及它应该满足客户的哪些要求。 设定项目里程碑 它将从项目开始到结束为您指明方向。

项目工作分为若干阶段--其中一些阶段的实际耗时过长

  1. 项目阶段过大

每个项目经理一生中至少犯过一次这样的错误--他把项目分成几个大阶段,却不知道从哪里开始。团队也是如此。你知道项目阶段划分过大有什么问题吗?它们似乎不可能实现。如果你需要一个网站,而你给文案的任务是 "为网站撰写内容",那么你可能永远都看不到网站。

解决方案 孔子说:"当目标明显无法实现时,不要调整目标,要调整行动步骤。"正如你所看到的,两千五百年前,人们也曾为自己设定现实的目标而烦恼,而到了 2022 年,科技公司正在进一步努力解决这一问题。好吧,我们可能不会比孔子更聪明,但让我们试一试吧。

实现更多更多更多的理念难辞其咎。无法实现的目标叫做动力。不可能的事情--野心。当然,努力成长和进步是根本,并不是要放弃通往顶峰的道路。而是要知道通往目标的步骤。比方说,你想创建世界上最受欢迎的通讯应用程序。这就是你的使命。

而计划则是实现这一目标的成百上千个要素。好好研究一下,看看 Facebook、Twitter 或 WhatsApp 等大品牌的战略。制定战略,找到合适的人,设定里程碑,将里程碑划分为任务,再将任务划分为更小的任务,估计风险,确定所需的时间和资源。然后行动起来。

 如果您安排项目,并寻找完成项目所需的合格资源,您就会想到可能出现的失败

  1. 无应急程序

如果你有一支精干的团队、一个完美的项目进度表、一份精打细算的预算、充足的时间和一个伟大的想法,似乎就不会出任何差错。而这恰恰是错误的。永远都有可能出错。请记住,墨菲定律适用于项目管理,这并不是说要排除危机发生的可能性。而是要知道如何做好准备。

解决方案:应急程序是资源调度的基础。 项目计划本身假定......一切都会按计划进行。与此同时,重要的是要准备好风险管理策略,并在出现问题时做好准备。关键员工突然要请一个月假?没问题--您有相关文件和流程来安排人员接替他。出现错误导致项目延误?也没问题--毕竟,你在计划阶段就已经为这种情况节省了两周的时间。在资源管理和项目管理方面、 你必须始终有一个 B 计划--你永远不知道它什么时候会变成 A 计划。

利用可用资源和实时日程安排规划项目,并考虑未来

  1. 不考虑未来

啊,活在当下。这是一个美好的想法......当你在度假时,你的脑海中没有要完成的项目! 如果此时此地一切顺利,你就足够了 资源能力但是,这并不意味着项目会一直如此。如果突然有一半的团队成员去度假两周,怎么办?或者你中了一个大标,却发现少了 10 个新人?当然,在技术世界里,你必须灵活应变。但你也需要考虑未来。

解决方案:提前规划资源分配.如果您知道大项目将在几个月后启动,需要更多人手,那么现在就开始招聘工作吧,因为寻找完美的候选人和入职流程都需要时间。如果您想从新的一年开始实施新的发展战略,请从六月份开始计划--假期总是比较安静的时候,而年底通常有很多工作要做。如果您在两个月后开始与新客户合作,那么现在就开始准备最初的项目计划和团队组成。

资源调度软件可解决资源可用性难题

  1. 不了解团队的可用性

许多项目经理在制定工作计划时,总是把自己当成拥有一支由全职员工组成的完整团队。 然而,情况并非总是如此。在跨国远程公司的世界里,有些人每天工作 4 小时,从中午 12 点到下午 4 点;有些人每天工作 8 小时,从上午 10 点到下午 6 点;还有些人每周只工作 4 天。再加上不同的时区、节假日和冗余人员,就会出现混乱不堪的局面。除非你做好准备。

解决方案请假和缺勤管理是每个软件公司的必备软件。 记录员工可用时间的日历将确保您在计划项目时,能够准确评估您可支配的资源,以及员工可用于完成任务的时间。

报告工具和项目应由资源调度工具处理

  1. 没有工作质量控制 

谈到资源,你可能会提到时间、能力、预算、可用性和技术。然而,这组资源中很少包括优秀软件公司所拥有的最重要资源之一。质量。 质量就是价值,它能让你立足于市场,让你的客户和员工愿意与你合作。 每个项目计划和资源调度都必须始终包括保持最高的开发质量。没有这一点,你就会迷失方向。

解决方案:绩效管理是一个让你能够监控和评估工作质量的过程。 这将使您能够决定如何分配资源,例如,分配额外的支持、延长截止日期或扩大范围。

利用资源调度软件调度资源和管理资源利用率

 

资源调度系列

1.从资源管理到资源调度

在管理人员中,对于项目管理或资源管理系列术语的严格理解还没有达成强烈的共识。在考虑资源调度或资源管理(描述项目管理过程各个方面的术语)时,情况也好不到哪里去。从这一点出发,我们有理由采取一些措施来阐明文章中最令人感兴趣的术语的含义和作用。

在互联网上搜索有关资源管理的信息时,我们有时会发现这些术语之间存在着奇怪的联系。令人震惊的是,资源调度与资源管理是相同的,但这并不完全正确。此外,在一些引文中,资源调度与资源分配交替使用。甚至资源规划--经常被当作资源管理的替代词--也可以作为资源管理的许多要素之一。还有一些人认为,资源管理的含义与资源规划相同,是一个包含资源调度和资源分配的大过程。

我们知道,资源调度是资源管理流程的一部分。而资源管理(或资源规划)是项目管理过程的一部分。因此,在了解第一个术语之前,我们必须不厌其烦地向读者解释资源调度是资源管理的一部分。

在项目管理协会的网站上,我们可以读到这样的信息:

资源管理是指获取、分配和管理项目所需的资源,如个人及其技能、资金、技术、材料、机械和自然资源。资源管理确保内部和外部资源在预算范围内按时得到有效利用。(APM 知识体系,第 7 版)

这个视角相当大,可能不如下面所示的那么有用,但却包含了负责项目整理的人员正在与之争斗的所有方面。首先,APM 的定义指出了谁或什么属于资源系列。根据行业的不同,资源可以是人及其技能(雇员或承包商)、齿轮、机器、设备(尤其是在制造业和建筑业)、房间、车队等。

项目管理中的资源调度
资源调度是资源管理流程的一部分。

该定义的第二个方面是项目经理的职责--"获取、分配"。第三,确保--在实践中意味着关注、分析和优化)。有效使用--在实践中意味着了解员工的优缺点,包括他们的利用率、工作量、绩效、日程安排、技能等。- 这是第四项。时间和预算--最后一项无需解释。

但是,通过关注项目或完成项目,可以更顺利地定义资源管理--当项目决定由谁、何时与之匹配时。根据 projectmanager.com 的说法:

资源管理是规划、安排和分配资源以完成项目的过程。 

当然,在考虑一个项目时,不能忘记与该项目相关的期望值。客户支付,客户要求。因此,最好注意所主导的项目是否符合要求(这是另一个需要解决的难题,但不是本文所要解决的难题)。

不过,现在是本章的关键术语--资源调度--的时候了。无需任何介绍,让我们来看看一个合格的参照物所代表的含义。如 Projectmanager.com 通知,r资源调度是 识别 资源 当然还有协调。

如果我们将其与我们在资源调度软件市场上的竞争对手(Saviom 公司)提出的建议进行比较,就会发现一些引人注目的地方。根据他们的理解,r资源分配等同于资源调度,其作用是 认识 并在特定时间段内为特定项目活动分配足够的资源(员工或分包商)。 

两者都强调了迄今为止给出的定义中尚未出现的内容。资源调度或员工规划(在下一节中略微超前于窘境)需要技能和成熟度,这有助于 准确识别并认可员工的能力(包括软技能) 这促使他们决定为该员工分配特定任务。

2.从资源调度到员工调度

资源调度是 90 年代出现的一个术语。这个术语背后的理念是,项目的能力和资源(以及时间和预算)都是有限的。因此,在规划项目实施时必须考虑到这些因素。

资源调度如何与员工调度联系起来?

员工调度的含义绝对接近于人员配备或劳动力调度。我们知道,这些术语有时会在特定行业中使用,反之亦然--在特定行业中,更常见的是使用劳动力调度来代替员工调度。总之,每一个词都是指雇员或工人,以及公司、项目或任务所期望的主人翁精神。

劳动力调度是指制定小时工的时间表,以满足工作场所当前和未来需求的过程。 

在工具箱网站上找到的这个与专家见解相关联的定义中,"需求 "作为一个术语并不十分明确,让我们不得不去想象作者的想法。但从合理的角度来看,我们可以将完成项目或工作所需的时间以及项目要求或预算考虑在内。

人员配备和日程安排是一种人力资源分配,用于在组织内选择和分配员工执行任务,并规定执行任务的时间和期限。(Workplacetesting.com)

将这一定义与上述资源调度的含义相比较,其相似之处难以掩盖。选择谁、何时、多长时间与之匹配;分配、定义和分析绩效,以实现主要目标--完成项目。每一个都是明确的或假定的。

如果我们再加上一个显而易见但又不得不说的事实,即员工的技能、可用性和生产率也决定着调度过程,那么员工调度和资源调度之间的联系就不会再有任何疑问了。

您已经知道如何改进资源调度。但你知道为什么吗?

如果你已经读到这里,你肯定知道掌握资源调度并不是一件简单的事情。你需要良好的实践,避免错误,以及坚实的工作管理计划,才能获得你想要的结果。但是,没有人会写出这些文章和指南来说明 项目资源管理 如果这方面的能力不值一提的话。而且好处多多。

  1. 您可以节省时间和金钱。 这个论点非常有力,实际上已经足够了。如果你能很好地规划资源,就不会把预算浪费在低效的活动上,而且把正确的任务分配给正确的人,就能更快地取得进展。
  2. 您可以避免错误和瓶颈的风险。 通过明智而谨慎地分配资源,可以避免因缺少某些东西而导致工作突然受阻的情况。
  3. 您对项目有充分的了解。 在你不知情的情况下,不会发生任何事情,几乎没有任何事情会让你感到意外,因为在正确的系统中,关于当前工作的所有重要信息都摆在你的面前。
  4. 你做好了一切准备。 风险管理是您在紧急情况下的保护措施,因此,在其他项目经理早已面临危机的情况下,您却有了解决方案。
  5. 你的团队很开心 这一点非常重要。人们喜欢在一个知道会发生什么、一切都在掌控之中的环境中工作。资源调度可以避免超负荷工作和加班,而休息好的员工才是高效和满意的员工。
  6. 你能充分发挥团队的潜力。 你的团队中有才华横溢的优秀人才。毕竟,这是你聘用他们的原因。根据他们的技能进行资源分配,是开发每位员工潜能、充分发挥其能力的好机会。
  7. 提高工作质量。 当客户生气、团队疲惫、时间和金钱耗尽时,有可能在时间压力下工作吗?可以。但为什么要这样做呢?巧妙的资源管理能让你安心工作,掌控全局。当您不必担心截止日期和足够的能力等基本问题时,您就可以全神贯注于质量。
  8. 你将学会 人人都知道,熟能生巧。还有什么?信息!资源调度(或 团队调度)是宝贵数据和报告的来源,您可以通过分析这些数据和报告得出结论,从而更好地开展每个项目。

资源调度软件工具有助于任务管理和团队利用

资源调度软件应具备的其他功能(基于项目管理生命周期)

通过本文您已经了解到,资源调度软件的主要作用是......帮助分配、规划和协调资源(员工的工作),以实现项目要求。重要的不是我们谈论的 营销资源管理, 信息技术资源管理或 IT 项目规划--作用都是一样的。 

在向您介绍值得考虑的其他功能之前,第二点要注意的是术语。资源调度软件、 项目调度软件资源管理或资源规划软件、 容量规划软件, 规划工具, 资源管理工具等等--我们也有同样的理解。它们都是关于管理和解决一个组织的人力资本和日程安排方面的挑战。

从这个角度出发,我们可以想象它们有哪些共同点。现在,我们该谈谈在寻找合适的资源调度软件时值得考虑的因素了。我们知道,资源管理(以及作为资源管理一部分的资源调度)是项目管理流程(也称为项目管理生命周期)的重要组成部分。 

从项目管理流程的角度来看,资源调度软件的哪些功能很重要?

您理想中的资源调度软件是否也能支持:

资源调度软件能解决贵公司的所有问题吗?

也许不是。但问题是,当你使用了防弹资源调度软件后,大部分问题都变得容易处理了。但是,如果需要更多时间或只是比较 项目资源管理工具项目规划工具 - 你知道该怎么做

Teamdeck 的资源调度软件是如何成为产品的?

众所周知,资源调度软件 Teamdeck 是 Apptension 首创的。Apptension 是一家 SaaS 软件开发公司(他们还开发了 Django SaaS 模板, a saas 开发工具他们最初需要一种工具来帮助他们进行项目规划、资源管理、任务分配或绩效衡量。因此,他们为自己的内部目的开发了一款资源调度软件。

因此,这款资源调度软件最初是针对 Teamdeck 的内部流程管理。但在一段时间内,Teamdeck 实现了商业化(2015 年)。任何想要试用这款用于分配和调度员工的软件的人都可以免费试用。 

因为我们每天都在使用这个软件,因为客户数量没有减少,这就是我们的产品名列前茅的原因。 

 

您在寻找最佳资源调度软件吗?

尝试 Teamdeck

 

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