灵活规划：项目经理的 5 个技巧

你是否有过这样的感觉：在开始一个新项目时，你已经把一切都安排好了？我指的是目标、目的、可交付成果、团队和时间表。但是，一个意想不到的变化破坏了你精心准备的计划。

如果您遇到这种情况，请不要惊慌。有了这些 灵活规划的技巧您可以调整计划，随时应对变化。 

在我深入探讨之前，我想先告诉大家为什么要引入"......"。 灵活的项目管理方法 是如此重要。

如何从灵活规划中获益？

灵活的规划使管理人员能够规划 团队的工作量 和资源。通常情况下，有很多变量是无法预测的，尤其是在以下情况中 软件开发 或 代理机构 环境。它可能会影响您的 项目预算时间表，最后但并非最不重要的是截止日期。灵活 项目和资源规划 防止管理者墨守陈规，并让他们对所有不可预知的变化采取相应的行动。

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灵活规划提示

1.考虑外部事件

评估外部依赖性可以让你发现自己无法控制的事情。

外部影响因素的两个例子当然是时间和金钱--您通常在考虑这两个因素时 项目估算-但也包括国定假日或员工病假等事件。

面对无法控制的依赖因素，尽量加以控制，以获得最佳结果。例如，国家法定节假日等事件，您可以很容易地预先检查，正如 PMI 所建议的那样 如 PMI 所列:

• 查找项目生命周期内发生的事件，如国家法定节假日或员工休息日。
• 定义因事件而无法工作的员工群组（例如，如果您与远程团队合作）。
• 计算事件对项目进度的影响。
• 计算因进度落后而造成的加班，并将其纳入计划。

2.发现风险和挑战

最近，我们列出了 常见 资源管理挑战.下面是其中的一些：

• 识别项目所需的正确技能。
• 使团队的可用性和能力与项目进度相一致，并管理工作量。

您应该能够列出所有可用的员工，然后挑选出最适合您的项目的员工。但如果他们中有人生病或决定辞职怎么办？是否有人能够替代他们？如果没有，有没有可能雇用其他人，例如自由职业者？

了解自己的局限性后，您可能会想出不同的方案，并提前找到解决方案：...........：

• 创建一个 RACI 图表 对整个团队的职责有一个清晰的概述。
• 了解所有员工的概况，最好包括技能或职位。
• 列出一份能够参与项目的员工名单，以防某个团队成员无法参与项目。
• 计算不同结果对项目、团队和工作量的影响。

您还可以创建工作分解结构 (WBS)，列出项目中的所有活动，并为每项活动分配可能的风险。

发现潜在风险的另一种方法是查看历史数据。只需回顾一下您过去的项目，检查您所面临的挑战。然后，评估这些挑战是否也有可能在本项目中出现，并准备应对措施。

3.经常核实客户的优先事项

在为项目做准备时，您可能已经制定了一个高层次的计划，包括项目目标和依赖关系。

您还应该经常计划更新客户的优先事项，以便核实您的日程安排是否有可能发生变化。

这样你就能确保与客户保持一致，并保证计划符合他们的期望。

4.备选方案草案

审查备选方案可以让您更有信心地管理项目。

首先，检查项目的关键路径，这是对所有任务和任务间依赖关系的细分。找出对项目交付至关重要的因果依赖关系和任务。然后，找出可能会浮动的任务，这意味着改变其交付不会影响项目的整体成功或损害其时间表。 许多项目管理工具都允许您给任务贴标签，这样就能更轻松地跟踪关键路径。

通过概述可衡量的行动和里程碑，然后添加浮动任务，您可以了解在需要时改变任务顺序或调配资源的可能性。

5.将与团队和客户的会议纳入计划中

经常与团队和客户举行会议将有助于您随时了解情况，并及时发现风险和挑战。在项目开始前将这些会议纳入计划，并通知团队和客户召开会议的时间和方式。

您应该参加哪些会议？

Scrum 会议 如每日例会、冲刺计划、冲刺回顾和冲刺审查，这些会议的目的是让你了解项目的进展情况。这些会议还能帮助你了解团队面临的任何障碍，从而采取相应措施，找到解决问题的办法。

通过与客户会面，您可以随时向他们通报工作进度，还可以获得他们的反馈意见，您可以立即将这些反馈意见纳入工作中，而不必在稍后重新开展工作。

监控项目，必要时调整计划

事先制定项目计划并不意味着以后就不用修改了。

灵活的规划意味着您可以拥有 高级别项目计划 但也要知道如何调整、监控风险和挑战，并在必要时加以改进。