有效资源管理--PM 视角

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在规划项目时，您必须考虑到完成项目所需的资源。创建项目交付所需的角色和技能清单、在公司内寻找合适的人员、管理他们的日程安排和工作量--所有这些都涉及到资源管理。如何成功地进行资源管理？本博文将为您提供一些在基于项目的环境中管理资源的最佳实践。

感谢您阅读本文：

的影响资源管理软件项目管理
关于应衡量和跟踪什么以及如何衡量和跟踪的建议
有效的资源管理应该是怎样的

注：资源可以是具有特定资质的人员、设备，甚至是一定数量的时间或金钱。不过，在本文中，我们将只关注被理解为项目团队管理的资源管理。

什么是项目管理中的资源管理？

最新 PMBOK® 指南他说得很好：

P项目资源管理包括识别、获取和管理成功完成项目所需资源的流程。这些流程有助于确保 提供适当的资源 项目经理和项目团队 天时地利.

因此项目资源管理这就要求您在不同的流程中游刃有余：从确定项目需求、获取适当资源，到在整个项目过程中管理团队并衡量其绩效。

有效的资源管理要求成功交付项目：按时、按预算、按要求。要做到这一点并不容易。幸运的是，您可以在项目生命周期的不同阶段采取几个步骤，以增加完成工作的机会。在本文中，我们将详细介绍成功资源管理的一些最佳实践。

1.不了解项目内部情况就能有效管理资源？

作为项目经理或资源管理员您需要对项目本身充满好奇。它背后的商业目标是什么？你要满足哪些用户需求？客户的最终目标是什么？回答了这些问题，你就会对项目有更好的了解，而不仅仅是知道它的范围（当然这也是必要的）。在这一阶段为准备工作付出的额外努力可能会在日后得到回报：首先，在与客户讨论不同方案时，你会有更多的论据，但请记住，一个充分了解情况的项目经理对团队也非常有帮助。

同时也要努力获取有关客户/利益相关者的大量信息。也许你的一些同事已经与他们合作过？你对首选流程、工具和职业道德的了解越多，就越有能力应对未来的挑战。

最后，还要询问潜在的限制因素。了解时间安排或预算方面的考虑因素将有助于您做出更好的决定。

2.了解完成项目所需的人员和条件

一旦对项目的内容有了很好的了解，就可以开始创建项目估算了。您必须列出完成项目任务所需的资源（如角色）清单。然后，您需要估算出需要这些资源的能力。

当然，您可以从您的项目管理经验中获益，并为创建估算做出贡献。但是，不要害怕请其他人参与这一过程，并提供他们的专业判断。

3.深入了解所需资源是有效资源管理的主要挑战？

这时，事情可能会变得有点令人不知所措。为什么？嗯，根据贵公司的规模和结构，您可能需要招募成百上千名员工。

幸运的是，使用资源管理软件处理这部分流程也相对容易。想象一下，您拥有一份资源清单，其中包括资源的能力、可用性和胜任能力。您所要做的就是预订这些符合项目需求的资源。资源调度软件我们的 Teamdeck 就是其中之一。

您可以根据技能/办公地点/资历或任何其他您需要的自定义维度来筛选您组织的资源。您只需从合适的人才库中挑选在您所考虑的项目期间可用的人才即可。交易完成！

通过 Teamdeck，您可以按职位或项目费率筛选可用资源。它极大地简化了资源分配.

在决定派谁参与项目时，您可能需要考虑以下因素：

预算--计算一下，看看哪些资源的预算最合理。举例来说，您最好与经验更丰富、收费更高的人合作，因为他们的专业知识无论如何都能降低一些成本。也有可能出现相反的情况；这就是为什么您需要仔细估算不同的途径。
潜在团队成员的过往经验（同样，资源管理软件或只是资源规划员他们以前是否参与过类似的项目？如果是，这可能是一个优势--他们很可能在类似的条件下做得很好。但另一方面，如果能有机会参与一些不同的、可能更令人兴奋的工作，对员工本身来说可能更有吸引力。
潜在的变化 - 尽量考虑到项目时间长度等方面的变化。考虑到这一点，如果一个队友在计划的项目期间都可以工作，但在预计结束后几天就开始放长假，那么严重依赖他可能不是一个好主意。如果你的时间表发生变化，你将面临巨大的挑战。

4.从右脚开始

给人留下良好的第一印象只有一次机会，这句话可能是老生常谈，但在有效的资源管理中，第一印象的重要性不言而喻。项目启动这个阶段绝对至关重要。在这一阶段，你要了解你的团队，确立你的存在感。确保涵盖以下几点：

向团队传达项目的范围和预期成果、
设定对各自角色的期望：你希望每个人都非常清楚自己在项目中需要做什么、
制定与团队和客户沟通的计划（例如，每日例会和每周冲刺回顾）、
确保团队中的每个人都能使用所有必要的工具（在线和离线）。

在整个项目生命周期中，尤其是在新项目开始时，您可能会发现这份资源清单很有帮助：

学习如何对团队更加坦诚：项目透明度
使用以下工具创建良好的在线工作环境提高工作效率的 Slack 应用程序.
您的资源计划是否涉及自由职业者或兼职贡献者？了解如何管理兼职员工有效.
如果您需要为团队指派更多人怎么办？这就是如何让新团队成员加入项目团队。

5.拥抱变化

如果您采用的是敏捷项目管理方法，那么您可能并不害怕项目变更。健康的灵活性是工作中不可或缺的一部分，对用户反馈做出反应最终会影响项目的成败。

然而，其他方面的变化肯定不那么受欢迎：资源能力规划就是一个很好的例子。人们会生病、换工作、摔断腿等。你必须做好准备，为团队分配新的资源，或改变现有团队成员的工作能力。

灵活的项目规划在这里也有用处：如果你根据最坏/最好的情况做出了慷慨的估计，那么当发生变化时，你可能会有急需的回旋余地。

6.衡量团队绩效

数据驱动型项目管理可能会在不久的将来的项目中大行其道，原因很简单，因为它能让项目管理人员更有效地开展工作。数据是团队信息和模式的来源。它还可以证实或推翻你的预感。最后，在试图阐明观点时，没有比数据更好的论据了。如果你能用数据来支持你的决策，那么你在执行决策时就会感到更加得心应手。

另一方面，如果在收集数据时不知道要衡量什么以及如何衡量，就有可能在嘈杂的环境中迷失方向。首先，您可能希望收集能够衡量项目资源绩效的数据（当然，所有这些报告都可以通过 Teamdeck 轻松创建）：

衡量项目资源利用率. 您可以跟踪团队利用率的两个不同方面。首先，将资源的总可用率与项目进度表进行比较。这将告诉你团队的计划利用率是多少。这项计算应该尽早进行，因为它可以帮助您发现应该改进的地方（例如，由于潜在的过度利用，任务从一名员工转到另一名员工）。
一旦你的团队参与了项目并记录了时间，你就可以使用他们的时间表来计算团队的实际利用率。将跟踪的时间与团队的可用时间进行比较，看看工作量是否平均分配。

条形图的高度代表了利用率的高低，因此可以很快发现哪些人可以得到更好的利用。

将估算工时与实际工时进行比较。将估算工时与团队记录的实际工时放在一起，可以显示项目计划的准确性。您不应该期望估算工时与实际工时完全吻合；这项工作的目的不是为了证明您最初的计划有误。我们更感兴趣的是了解这些差异出现的时间和地点。也许项目的某个具体部分被严重低估了。通过测量，您可以找出薄弱环节并及早优化。