有效的会议管理

会议常常与浪费时间联系在一起，这对你来说可能并不奇怪。根据 Atlassian 的报告如果你的工作是在会议上进行的，那么你每个月可能要花费多达 31 个小时的时间坐在会议上。这几乎相当于一整周的工作时间！

可以理解的是，团队领导和管理人员会试图采取一些措施来降低会议成本。对一些公司来说，这可能是禁止所有状态会议等。对于其他公司来说，这意味着引入提高会议效率的应用程序和技术。在本文中，我们将与您分享成功计划和举办会议的技巧。

怎样才能使会议有效？

有效的会议能产生切实的成果，对项目或整个组织产生积极的影响。这就是会议的总体思路。具体细节取决于会议的目标。有效的会议是那些能够实现会议领导者设定的目标的会议。因此，为每次会议制定明确的目的并与参会者分享这些目标绝对至关重要。下一节将详细介绍这一点。

如何计划一次有效的会议？

从目标开始。您想通过召开这次会议达到什么目的？您需要做出一些重要的商业决定吗？您是否在计划一场头脑风暴？是否有更新的信息需要与团队分享？ 项目透明度?您确定的目标可能会影响会议的性质。它们甚至可能说服你......根本不组织会议。

你真的有必要开这个会吗？

许多公司遵循 作为默认会议 政策：如果有疑问，就召开会议。遗憾的是，这并不是打发员工时间的最有效方式。近年来发表的许多报告都强调了不必要会议的数量之多。阿特拉斯 分析数据 并得出结论，一半的会议被认为是浪费时间。一半！这让我想到，几乎每个人都可以减少他们决定组织的会议次数。

有一种会议经常受到批评，那就是臭名昭著的状态会议。Basecamp 的创始人兼首席执行官 Jason Fried、 写道 那 状态会议是最糟糕的会议。取消这些会议，你实际上会知道得更多，节省一大笔钱，每月还能节省几十个小时。 有这种想法的不止他一个人。一些组织公开承认，他们放弃了仅仅为了交流当前工作进展情况而开会的做法。取而代之的是，他们通过书面状态进行更高效的沟通。这种方法对于分布式团队尤为重要，因为在这种团队中，要想召集一群人实时通话，就需要花费大量时间进行安排。在 Slack 上或在 项目管理 您所选择的软件所需的时间比面对面的软件要少。

我可以想象，你们中的一些人可能会对这一想法持谨慎态度：毕竟，人们说话的速度比他们把事情写下来的速度要快。开会不是比把事情写下来更有效率吗？其实不然。一群人的状态会议要比准备一个简短的进展说明花费更多时间。另外，与会者不可能对参加会议的每个人所说的话都给予同等关注。

此外，把事情写下来是综合信息、简明扼要地传达每个项目的绝佳机会。这样，您就能获得有见地、持久的信息。有很多应用程序和插件可以帮助公司从面对面的状态会议过渡到异步总结。尝试 Standuply 或 胡萝卜例如

可以从日历中删除的会议类型不止状态讨论这一种。如果你不确定某个会议是否应该召开，可以向一款有趣而实用的应用程序寻求建议： 应该开会吗？

既然你已经确定了召开商务会议的正当理由，那就需要精心策划。不能临时说 "我只是路过你的办公桌"： 数据显示 有 40% 的人认为它们会严重分散注意力。

邀请合适的人参加会议

富有成效的会议的关键要素之一是召集合适的人员。邀请那些有可能为会议目标做出贡献的员工。如果您想分享重要的最新信息，可以召开项目团队会议，并在会后组织简短的问答。如果你的目标是在这次会议上做出行政决策，那么一定要确保决策者确实参加了会议。否则，这将很难成为一次有效的讨论。

说到会议与会者人数，您可能会想到两个比萨饼规则 杰夫-贝索斯.它规定，两个披萨应该足够整个会议小组用餐。这是一个很方便的规则，但我建议你不要把它看成一个测量公式（毕竟披萨的大小各不相同）。相反，您可以利用这个机会，在发出邀请之前仔细考虑与会者名单。

另一个需要考虑的问题是会议成本。有时，我们会觉得组织一次会议就能为公司省钱，从而 "推进工作"。然而，会议时间越长，参与的人越多，商业成本就越大。下次，当你决定邀请谁参加会议时，不妨看看 会议成本计算器 哈佛商业评论》分享。结果可能会让你大吃一惊。

创建会议议程

在计划好会议目标和与会员工名单后，您需要制定一份行动计划。为了设计会议议程，请尝试回答以下问题：

• 会议应该是什么样的？
• 谁应该发言，何时发言？
• 实现目标需要哪些步骤？
• 需要做出哪些决定？
• 每个议程项目需要多少时间？
• 会议应该什么时候开始？
• 谁来记笔记？

为会议选择合适的时间段可能很有挑战性，尤其是当你邀请的人的空闲时间并不固定时。首先，查看团队的资源日程表，确定合适的会议日期。请注意，会议开始的时间不应是随机的。如 Doodle 2019 年会议状况报告只有 12% 的人喜欢在下午 2 点以后开会。工具 日历 或 汇鸟 帮助您找到合适的会议时间。

请注意，团队会议的议程最好与邀请函一起发送，而不是稍后添加到活动描述中。后一种选择可能会导致一些与会者错过议程，从而不知道会议期间会有什么安排。日程表应明确说明您是会议的领导者和/或主持人。如果会议没有个人主导，就很难顺利完成所有步骤。确保参加会议的每个人都知道要提前准备什么。否则，你将很难有效地管理讨论。

如何举行有效的会议？

作为会议主持人，你负责会议的流程。你要决定会议何时开始，行动计划是否得到遵守。无论何时，都要牢记讨论的主要目的。这些都是有效会议的主要要素：

• 时间 - 注意时间。例如，如果会议已经预定开始，但其中一位与会者迟到了，你可能应该在没有他们的情况下开始讨论。当然，世事难料，有时延误可能是外部环境造成的。但是，如果你的团队中有人经常迟到，而且总是 "太忙 "而不能出席会议呢？我相信你已经精心选择了时间段，并评估了这次会议的成本。你为什么要因为某人不尊重会议而浪费所有精力呢？
• 规则 - 会议主持人负责制定所有与会者都应遵守的准则。真正能提高与会者工作效率的一种做法是禁止多任务处理。这通常意味着所有笔记本电脑都应关闭，手机也应收起来。还有什么比坐在你的会议上一边浏览网页一边说："你能重复最后一部分吗？我没注意听"。这真是浪费时间和金钱。此外，它还会对会议室里每个人的精力产生负面影响。
• 说明 – 几乎每次会议都要做笔记.您可以指派专人记录会议期间做出的决定，也可以亲自记录。或者，你也可以鼓励所有与会者写下来（只要这不是浏览收件箱或 Slack 的借口）。一个值得探讨的想法是使用视觉笔记（草图笔记）作为主要技巧。阅读我们的 项目经理速写指南 可见，可视化笔记人人都能做（无需绘画技巧！）。如果你在会议上只选了一个记笔记的人，那就把他们的笔记发给其他与会者。你希望每个人都能对会议结果达成共识。更多内容请参见本文最后一部分。

有效管理不同类型的与会者

您可以在网上找到很多介绍各种会议个性的资源（如 这个或 此或 那个).所有这些文章在会议角色的数量或名称上都有些不同。不过，它们的共同点是，你很可能会遇到一些与会者，他们会在会议上发表意见、高谈阔论，甚至进行离题讨论。另一方面，有些人可能有非常有价值的话要说，但出于某种原因，他们会保持沉默。

要想在不同性格的人参与的情况下召开富有成效的会议，一种方法就是尝试消除权力结构。这样，你就能鼓励所有与会者做出贡献，而不必担心发言会失态。皮克斯联合创始人埃德-卡特穆尔（Ed Catmull）就是一个很好的例子。他 在与 Slack 首席执行官的访谈中详细阐述了这一点:[会议期间] 从创意总监到卡特穆尔本人，没有人可以凌驾于前来寻求反馈的制作团队之上。原因很简单：他们已经知道有些东西行不通--他们不需要评判，只需要解决方案。卡特穆尔承认，他们并不总是能做对。"他说："每隔一段时间，就会有一场该死的灾难。"但有时候，神奇的事情会发生。我说的'神奇'，是指自我离开了这个房间"。

会议室中的自我意识还可以通过推翻议程和开始离题讨论的方式表现出来。出现这种行为时，会议领导很容易措手不及。因此，最好事先为这种打断做好准备。您可以建立所谓的想法停车场：一块白板或一张纸，您可以在上面写下与会者提出的、但未列入行动计划的想法。 有效召开会议 如果你能说："这是个有趣的观点 我们把它放在停车场上 等会议结束后再讨论"

会后应采取的步骤

有效的会议很少在离开会议室后就结束。通常，还需要采取一些行动。您可能需要执行会议期间做出的决定。或者，可能有一份由小组产生的想法清单需要与其他人分享。

与所有与会者分享会议记录。确保在笔记中包含行动要点和下一步措施。应为所有需要完成的任务分配负责人。

会议结束后，对会议进行评估，检查是否有任何会议管理要素可在今后加以改进。这种方法将帮助您使会议不再是一场斗争，而是一种有效的商业工具。祝您好运