{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/tr\/uretkenlik\/etkili-toplanti-yonetimi\/","title":{"rendered":"Etkili Toplant\u0131 Y\u00f6netimi"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

Toplant\u0131lar\u0131n genellikle zaman kayb\u0131yla ili\u015fkilendirilmesi muhtemelen sizin i\u00e7in s\u00fcrpriz de\u011fildir. Buna g\u00f6re Atlassian'\u0131n raporu<\/a>insanlar her ay 31 saat kadar bir s\u00fcreyi verimsiz toplant\u0131larda oturarak ge\u00e7iriyor olabilir. Bu neredeyse tam bir haftal\u0131k \u00e7al\u0131\u015fma s\u00fcresi demek!<\/p>\n

Anla\u015f\u0131l\u0131r bir \u015fekilde, ekip liderleri ve y\u00f6neticiler toplant\u0131 maliyetlerini azaltmak i\u00e7in baz\u0131 ad\u0131mlar atmaya \u00e7al\u0131\u015f\u0131rlar. Baz\u0131 \u015firketler i\u00e7in bu, \u00f6rne\u011fin t\u00fcm durum toplant\u0131lar\u0131n\u0131n yasaklanmas\u0131 olabilir. Di\u011ferleri i\u00e7inse bu, toplant\u0131lar\u0131n etkinli\u011fini art\u0131rmak i\u00e7in uygulamalar ve teknikler kullanmak anlam\u0131na gelir. Bu makalede, ba\u015far\u0131l\u0131 toplant\u0131lar planlamak ve y\u00fcr\u00fctmek i\u00e7in kullanabilece\u011finiz ipu\u00e7lar\u0131n\u0131 payla\u015faca\u011f\u0131z.<\/p>\n

Bir toplant\u0131y\u0131 etkili k\u0131lan nedir?<\/strong><\/h2>\n

Etkili toplant\u0131lar, projeniz veya bir b\u00fct\u00fcn olarak kurulu\u015funuz \u00fczerinde olumlu etkisi olan somut sonu\u00e7lar \u00fcretir. Bu onlar\u0131n genel fikridir. Ayr\u0131nt\u0131lar toplant\u0131n\u0131z\u0131n amac\u0131na ba\u011fl\u0131d\u0131r. Etkili toplant\u0131lar, toplant\u0131 lideri taraf\u0131ndan belirlenen hedeflere ula\u015fan toplant\u0131lard\u0131r. Bu nedenle, d\u00fczenledi\u011finiz her toplant\u0131 i\u00e7in net bir ama\u00e7 belirlemeniz ve hedefleri kat\u0131l\u0131mc\u0131larla payla\u015fman\u0131z kesinlikle \u00e7ok \u00f6nemlidir. Bu konuda daha fazla bilgiyi bir sonraki b\u00f6l\u00fcmde bulabilirsiniz.<\/p>\n

Etkili bir toplant\u0131y\u0131 nas\u0131l planlars\u0131n\u0131z?<\/strong><\/h2>\n

Bir hedefle ba\u015flay\u0131n. Bu toplant\u0131y\u0131 d\u00fczenleyerek neyi ba\u015farmak istiyorsunuz? Baz\u0131 \u00f6nemli i\u015f kararlar\u0131 alman\u0131z m\u0131 gerekiyor? Bir beyin f\u0131rt\u0131nas\u0131 m\u0131 planl\u0131yorsunuz? \u0130\u015fin ruhuna uygun olarak ekibinizle payla\u015fman\u0131z gereken g\u00fcncellemeler var m\u0131? proje \u015feffafl\u0131\u011f\u0131<\/a>? Belirledi\u011finiz hedefler muhtemelen toplant\u0131n\u0131n niteli\u011fini etkileyecektir. Hatta sizi toplant\u0131y\u0131 hi\u00e7 d\u00fczenlememeye bile ikna edebilirler.<\/p>\n

Bu toplant\u0131y\u0131 ger\u00e7ekten yapmak zorunda m\u0131s\u0131n\u0131z?<\/b><\/h3>\n

Pek \u00e7ok \u015firket varsay\u0131lan olarak toplant\u0131<\/i> Politika: \u015e\u00fcpheye d\u00fc\u015ft\u00fc\u011f\u00fcn\u00fczde toplant\u0131ya \u00e7a\u011f\u0131r\u0131n. Ne yaz\u0131k ki bu, \u00e7al\u0131\u015fanlar\u0131n zaman\u0131n\u0131 harcaman\u0131n en verimli yolu de\u011fildir. Son y\u0131llarda yay\u0131nlanan bir\u00e7ok rapor, gereksiz toplant\u0131lar\u0131n \u00e7oklu\u011funu vurguluyor. Atlassian verileri analiz etti<\/a> ve toplant\u0131lar\u0131n yar\u0131s\u0131n\u0131n zaman kayb\u0131 olarak g\u00f6r\u00fcld\u00fc\u011f\u00fc sonucuna varm\u0131\u015ft\u0131r. Yar\u0131s\u0131! Bu bana neredeyse herkesin d\u00fczenlemeye karar verdi\u011fi oturumlar\u0131n say\u0131s\u0131n\u0131 azaltabilece\u011fini d\u00fc\u015f\u00fcnd\u00fcr\u00fcyor.<\/p>\n

S\u0131kl\u0131kla ele\u015ftirilen toplant\u0131 t\u00fcrlerinden biri de me\u015fhur durum toplant\u0131lar\u0131d\u0131r. Jason Fried, Basecamp'in kurucusu ve CEO'su, yaz\u0131yor<\/a> o Durum toplant\u0131lar\u0131 en k\u00f6t\u00fc toplant\u0131 t\u00fcrleridir. Bunlar\u0131 ortadan kald\u0131rd\u0131\u011f\u0131n\u0131zda daha fazla \u015fey \u00f6\u011frenecek, bir y\u0131\u011f\u0131n para tasarruf edecek ve ayda onlarca saat kazanacaks\u0131n\u0131z.<\/i> Bu d\u00fc\u015f\u00fcncesinde yaln\u0131z de\u011fil. Bir\u00e7ok kurulu\u015f, sadece i\u015fin mevcut ilerleyi\u015fini payla\u015fmak i\u00e7in toplant\u0131 yapmaktan vazge\u00e7tiklerini a\u00e7\u0131k\u00e7a itiraf ediyor. Bunun yerine yaz\u0131l\u0131 durum bildirimleriyle daha verimli ileti\u015fim kuruyorlar. Bu yakla\u015f\u0131m, bir grup insan\u0131 ger\u00e7ek zamanl\u0131 olarak bir telefon g\u00f6r\u00fc\u015fmesinde bir araya getirmek i\u00e7in \u00f6nemli bir zamanlama \u00e7abas\u0131 g\u00f6stermeniz gereken da\u011f\u0131t\u0131lm\u0131\u015f ekipler i\u00e7in \u00f6zellikle de\u011ferlidir. Durum raporlar\u0131 Slack'te veya PROJE Y\u00d6NET\u0130M\u0130<\/a> Se\u00e7ti\u011finiz yaz\u0131l\u0131m, y\u00fcz y\u00fcze e\u015fde\u011ferlerine g\u00f6re daha az zaman gerektirir.<\/p>\n

Baz\u0131lar\u0131n\u0131z\u0131n bu fikre temkinli yakla\u015fabilece\u011fini tahmin edebiliyorum: ne de olsa insanlar bir \u015feyleri yaz\u0131ya d\u00f6kmektense daha h\u0131zl\u0131 konu\u015furlar. Toplant\u0131lar bir \u015feyler yazmaktan daha verimli de\u011fil midir? Bu durumda \u00f6yle de\u011fil. \u0130nsan gruplar\u0131 i\u00e7in yap\u0131lan durum toplant\u0131lar\u0131, ki\u015finin ilerleme durumu hakk\u0131nda k\u0131sa bir not haz\u0131rlamas\u0131ndan daha uzun s\u00fcrer. Ayr\u0131ca, toplant\u0131 kat\u0131l\u0131mc\u0131lar\u0131n\u0131n belirli bir toplant\u0131ya kat\u0131lan herkes taraf\u0131ndan s\u00f6ylenen her \u015feye e\u015fit dikkat g\u00f6stermesi olas\u0131 de\u011fildir.<\/p>\n

Bunun da \u00f6tesinde, bir \u015feyler yazmak, bilgiyi sentezlemek ve her bir \u00f6\u011feyi k\u0131sa ve \u00f6z bir \u015fekilde iletmek i\u00e7in m\u00fckemmel bir f\u0131rsatt\u0131r. Sonu\u00e7 olarak, anlay\u0131\u015fl\u0131 ve uzun \u00f6m\u00fcrl\u00fc bilgi par\u00e7alar\u0131 \u00fcretebilirsiniz. \u015eirketinizi y\u00fcz y\u00fcze durum toplant\u0131lar\u0131ndan e\u015fzamans\u0131z \u00f6zetlere ge\u00e7i\u015fte destekleyecek \u00e7ok say\u0131da uygulama ve eklenti vard\u0131r. Deneyin Standuply<\/a> veya Havu\u00e7<\/a>\u00d6rne\u011fin.<\/p>\n

Takviminizden \u00e7\u0131kar\u0131labilecek tek toplant\u0131 t\u00fcr\u00fc durum g\u00f6r\u00fc\u015fmeleri de\u011fildir. Belirli bir toplant\u0131n\u0131n yap\u0131l\u0131p yap\u0131lmamas\u0131 gerekti\u011finden emin de\u011filseniz, e\u011flenceli ama kullan\u0131\u015fl\u0131 bir uygulamadan tavsiye alabilirsiniz: Bir toplant\u0131 m\u0131 olmal\u0131?<\/i><\/a><\/p>\n

Art\u0131k bir i\u015f toplant\u0131s\u0131 d\u00fczenlemek i\u00e7in ge\u00e7erli nedenleriniz oldu\u011funa g\u00f6re, bunu dikkatlice planlaman\u0131z gerekir. Do\u011fa\u00e7lama bir \"masan\u0131z\u0131n \u00f6n\u00fcnden ge\u00e7iyordum\" seans\u0131na yer yoktur: veri\u0307ler g\u00f6steri\u0307yor<\/a> insanlar\u0131n 40%'si bunlar\u0131n \u00f6nemli dikkat da\u011f\u0131t\u0131c\u0131 unsurlar oldu\u011funu d\u00fc\u015f\u00fcnmektedir.<\/p>\n

Toplant\u0131n\u0131za do\u011fru ki\u015fileri davet edin<\/b><\/h3>\n

Verimli toplant\u0131lar\u0131n temel bile\u015fenlerinden biri do\u011fru insan grubunu bir araya getirmektir. Toplant\u0131n\u0131z\u0131n amac\u0131na katk\u0131da bulunmas\u0131 muhtemel \u00e7al\u0131\u015fanlar\u0131 davet edin. \u00d6nemli g\u00fcncellemeleri payla\u015fmak ve sonras\u0131nda k\u0131sa bir soru-cevap d\u00fczenlemek istiyorsan\u0131z bir proje ekibi toplant\u0131s\u0131 d\u00fczenleyin. Amac\u0131n\u0131z bu oturumda idari bir karar almaksa, karar vericilerin ger\u00e7ekten kat\u0131ld\u0131\u011f\u0131ndan emin olun. Aksi takdirde, etkili bir tart\u0131\u015fma olmayacakt\u0131r.<\/p>\n

Toplant\u0131 kat\u0131l\u0131mc\u0131lar\u0131n\u0131n say\u0131s\u0131 s\u00f6z konusu oldu\u011funda, iki pizza kural\u0131yla kar\u015f\u0131la\u015fm\u0131\u015f olabilirsiniz Jeff Bezos taraf\u0131ndan pop\u00fclerle\u015ftirildi<\/a>. \u0130ki pizzan\u0131n t\u00fcm toplant\u0131 grubunu doyurmaya yetece\u011fini belirtiyor. Bu kullan\u0131\u015fl\u0131 bir kural, ancak buna bir \u00f6l\u00e7\u00fcm form\u00fcl\u00fc olarak bakmaman\u0131z\u0131 \u00f6neririm (sonu\u00e7ta pizzalar \u00e7ok farkl\u0131 boyutlarda gelir). Bunun yerine, bunu bir davetiye g\u00f6ndermeden \u00f6nce kat\u0131l\u0131mc\u0131 listenizi g\u00f6zden ge\u00e7irmek i\u00e7in bir f\u0131rsat olarak kullan\u0131n.<\/p>\n

Burada g\u00f6z \u00f6n\u00fcnde bulundurman\u0131z gereken bir di\u011fer nokta da toplant\u0131n\u0131z\u0131n maliyetidir. Bazen bir toplant\u0131 d\u00fczenleyerek \u015firkete para kazand\u0131rd\u0131\u011f\u0131m\u0131z\u0131 ve b\u00f6ylece \"i\u015fleri ilerletti\u011fimizi\" d\u00fc\u015f\u00fcn\u00fcr\u00fcz. Ancak toplant\u0131 ne kadar uzun olursa ve ne kadar \u00e7ok ki\u015fi kat\u0131l\u0131rsa, i\u015f maliyetleri de o kadar b\u00fcy\u00fck olacakt\u0131r. Bir dahaki sefere toplant\u0131n\u0131za kimi davet edece\u011finize karar vermeye \u00e7al\u0131\u015f\u0131rken \u015funlar\u0131 kontrol etmek isteyebilirsiniz toplanti mali\u0307yeti\u0307 hesaplayicisi<\/a> Harvard Business Review taraf\u0131ndan payla\u015f\u0131ld\u0131. Sonu\u00e7lar sizi \u015fa\u015f\u0131rtabilir.<\/p>\n

Bir toplant\u0131 g\u00fcndemi olu\u015fturun<\/b><\/h3>\n

Toplant\u0131n\u0131n hedefleri planland\u0131ktan ve toplant\u0131ya kat\u0131lacak \u00e7al\u0131\u015fanlar\u0131n listesi olu\u015fturulduktan sonra bir eylem plan\u0131 haz\u0131rlaman\u0131z gerekir. Toplant\u0131n\u0131z\u0131n g\u00fcndemini tasarlamak i\u00e7in a\u015fa\u011f\u0131daki sorular\u0131 yan\u0131tlamaya \u00e7al\u0131\u015f\u0131n:<\/p>\n