{"id":4211,"date":"2018-11-06T17:04:12","date_gmt":"2018-11-06T15:04:12","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=4211"},"modified":"2024-09-04T16:04:07","modified_gmt":"2024-09-04T14:04:07","slug":"resource-management-challenges","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/sv\/projektledning\/utmaningar-inom-resurshantering\/","title":{"rendered":"Vanliga utmaningar inom resurshantering och hur man l\u00f6ser dem"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

Resurshantering \u00e4r en utmaning som ligger i sakens natur n\u00e4r man arbetar med team. Ofta beh\u00f6ver du planera arbetet och resurserna hantera flera projekt<\/a> p\u00e5 en och samma g\u00e5ng. Att organisera, \u00f6vervaka och f\u00f6rb\u00e4ttra processer \u00e4r viktiga delar av projektresurshanteringen som kan vara avg\u00f6rande f\u00f6r om dina projekt lyckas eller inte. K\u00e4nns det som en hel del att hantera? L\u00e5t oss bryta ner dessa utmaningar till hanterbara delar och se hur du kan \u00f6vervinna dem i ditt arbete.<\/strong><\/p>\n

Identifiera r\u00e4tt kompetens f\u00f6r projektet<\/strong><\/h2>\n

Starta ett nytt projekt<\/span><\/a>m\u00e5ste du hitta medarbetare med r\u00e4tt kompetens. Hur enkelt det \u00e4n l\u00e5ter kan det vara en utmaning om du inte har en tydlig \u00f6verblick \u00f6ver dina resurser. Att ha en lista \u00f6ver anst\u00e4llda som du kan sortera efter kompetens eller befattning \u00e4r anv\u00e4ndbart, eftersom du snabbt kan hitta personer som kan leverera ett visst projekt.<\/span><\/p>\n

Ta sedan reda p\u00e5 om de \u00e4r tillg\u00e4ngliga under det ber\u00e4knade schemat. Du kan ocks\u00e5 anv\u00e4nda en kompetensmatris eller en <\/span>RACI-schema<\/span> (\u00e4ven kallad ansvarsf\u00f6rdelningsmatris) f\u00f6r att markera vad de \u00e4r ansvariga f\u00f6r.<\/span><\/p>\n

Anpassning av teamets tillg\u00e4nglighet och kapacitet till projektets tidplan<\/strong><\/h2>\n

Att hantera medarbetarnas tillg\u00e4nglighet, deras kapacitet och f\u00f6rm\u00e5ga att h\u00e5lla tidsplanen h\u00e4nger n\u00e4ra samman. L\u00e5t oss se hur du kan hantera risker n\u00e4r du planerar resurser och tidplan f\u00f6r ditt projekt.<\/span><\/p>\n

K\u00e4nn till ditt teams tillg\u00e4nglighet<\/strong><\/h3>\n

Genom att veta om n\u00e5gon arbetar heltid eller \u00e4r en frilansare som fakturerar per timme kan du bed\u00f6ma deras tillg\u00e4nglighet. Det som \u00e4r en verklig utmaning h\u00e4r \u00e4r att denna tillg\u00e4nglighet kan f\u00f6r\u00e4ndras vid en tidpunkt som passar dig.\u00a0<\/span><\/p>\n

Hantera risker innan de intr\u00e4ffar<\/strong><\/h3>\n

Resursplanering<\/span><\/a>Om du inte g\u00f6r det, dubbelkollar du inte bara teamets tillg\u00e4nglighet utan har ocks\u00e5 en plan B om du skulle f\u00f6rlora n\u00e5gra resurser.<\/span><\/p>\n

Finns det n\u00e5gon annan medarbetare med liknande kompetens som kan ta \u00f6ver uppgiften? Eller kanske kan du l\u00e4gga ut arbetet p\u00e5 en frilansare?<\/span><\/p>\n

Oavsett vilket \u00e4r det bra att k\u00e4nna till alternativen p\u00e5 f\u00f6rhand, s\u00e5 att du inte st\u00e5r utan resurser f\u00f6r en uppgift mitt i ett projekt. Du kan ocks\u00e5 kontrollera nationella helgdagar och planerad personlig ledighet, s\u00e5 att du kan inkludera dem i ditt schema.<\/span><\/p>\n

Ta h\u00e4nsyn till ditt teams kapacitet<\/strong><\/h3>\n

I b\u00e4sta fall, <\/span>med hj\u00e4lp av bottom-up-skattning<\/span> med dina teammedlemmar har de kanske en uppfattning om hur l\u00e5ng tid varje uppdrag kommer att ta, baserat p\u00e5 deras tidigare erfarenheter. Om inte, b\u00f6r du ta h\u00e4nsyn till historiska data.<\/span><\/p>\n

P\u00e5 s\u00e5 s\u00e4tt kan du bed\u00f6ma tidsuppskattningar baserat p\u00e5 teamets tidigare prestationer, vilket minskar risken f\u00f6r att de \u00f6verskrider sin kapacitet.<\/span><\/p>\n

Undvik orealistiska tidsplaner<\/strong><\/h3>\n

Om du tar h\u00e4nsyn till resursernas tillg\u00e4nglighet och kapacitet kan du undvika \u00e4nnu en utmaning - att skapa orealistiska scheman. Om du vet n\u00e4r dina medarbetare \u00e4r tillg\u00e4ngliga och hur mycket arbete de kan utf\u00f6ra inom en viss tidsram kan du planera ditt projekt mer exakt.<\/span><\/p>\n

Hantering av arbetsbelastning<\/a> utan resursf\u00f6rbrukning<\/strong><\/h2>\n

Att planera arbetet och sedan \u00f6vervaka det f\u00f6r att undvika under- eller \u00f6verutnyttjande \u00e4r mycket viktigt f\u00f6r att s\u00e4kerst\u00e4lla teamets produktivitet. Om medarbetarna har f\u00f6r mycket arbete kan de annars <\/span>b\u00f6rja k\u00e4nna dig utbr\u00e4nd<\/span>, medan <\/span>att ha f\u00f6r lite att g\u00f6ra g\u00f6r dem olyckliga<\/span><\/a>...ocks\u00e5.<\/span><\/p>\n

Justera arbetsbelastningen s\u00e5 snart du m\u00e4rker att n\u00e5gon \u00f6verarbetar medan andra inte har s\u00e5 m\u00e5nga arbetsuppgifter. Se om du kan dela upp arbetet, t.ex. genom att anv\u00e4nda resursutj\u00e4mning. Det \u00e4r en <\/span>teknik f\u00f6r projektplanering<\/span><\/a> d\u00e4r du delar upp eller sl\u00e5r samman aktiviteter beroende p\u00e5 resursernas tillg\u00e4nglighet. Var dock medveten om att det kan ha en negativ inverkan p\u00e5 projektets tidslinje och budget.<\/span><\/p>\n

Undvik att ta resurser i anspr\u00e5k<\/strong><\/h3>\n

N\u00e4r du planerar arbetet och resurserna kan det vara frestande att l\u00e4gga till mer personal \u00e4n du faktiskt beh\u00f6ver. Detta \"f\u00f6r s\u00e4kerhets skull\" resursf\u00f6rdelning<\/a> \u00e4r dock ett misstag som projektledare ofta g\u00f6r.<\/span><\/p>\n

Att l\u00e4gga till fler resurser \u00e4n vad som beh\u00f6vs f\u00f6rskjuter den ber\u00e4knade tiden och budgeten och blockerar medarbetare \u00e4ven f\u00f6r andra PM:s. Detta kan leda till mer arbete f\u00f6r dem som de hade bokat tidigare eller till att de underpresterar.<\/span><\/p>\n

F\u00f6rs\u00f6k att bara tilldela de teammedlemmar som du vet att du kommer att beh\u00f6va. Om n\u00e5got skulle f\u00f6r\u00e4ndras \u00e4r det alltid b\u00e4ttre att f\u00f6rhandla om en medarbetare med en annan PM.<\/span><\/p>\n

Slutsats<\/strong><\/h2>\n

F\u00f6r att undvika vanliga utmaningar inom resurshantering b\u00f6r du f\u00f6rs\u00f6ka inf\u00f6rliva dessa id\u00e9er i ditt arbete:<\/span><\/p>\n