{"id":2793,"date":"2017-03-07T15:51:15","date_gmt":"2017-03-07T13:51:15","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=2793"},"modified":"2024-09-04T16:04:48","modified_gmt":"2024-09-04T14:04:48","slug":"time-tracking-benefits","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/sv\/projektledning\/fordelar-med-tidsregistrering\/","title":{"rendered":"F\u00f6rdelar med tidssp\u00e5rning: H\u00e4r \u00e4r varf\u00f6r ditt f\u00f6retag misslyckas med tidssp\u00e5rning"},"content":{"rendered":"
Hem<\/a><\/span> \" F\u00f6rdelar med tidssp\u00e5rning: H\u00e4r \u00e4r varf\u00f6r ditt f\u00f6retag misslyckas med tidssp\u00e5rning<\/span><\/span><\/div>\n\n
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

\u00a0<\/p>\n

Om du driver ett f\u00f6retag eller en startup kanske du vill h\u00e5lla ett \u00f6ga p\u00e5 alla detaljer. Om du anst\u00e4ller mjukvaruutvecklare, designers och projektledare \u00e4r sp\u00e5rning av arbetstid f\u00f6rmodligen vad du g\u00f6r dagligen. Det kanske inte \u00e4r din favorituppgift p\u00e5 jobbet, det kan vara skr\u00e4mmande och frustrerande, men i de flesta professionella tj\u00e4nster har det blivit ett m\u00e5ste.<\/p>\n

Tidrapportering g\u00f6r det m\u00f6jligt att hantera medarbetarnas produktivitet, \u00f6vervaka den tid som l\u00e4ggs p\u00e5 en viss uppgift och i slut\u00e4ndan bidrar det till att b\u00e4ttre optimera den framtida f\u00f6rdelningen av arbetskraften i f\u00f6retaget.<\/p>\n

Vad som \u00e4r \u00e4nnu viktigare \u00e4r att det hj\u00e4lper till att visa kunderna vad de faktiskt betalar f\u00f6r.<\/p>\n

\n

\"Tidrapportering \u00e4r en n\u00f6dv\u00e4ndighet f\u00f6r yrkesverksamma som fakturerar per timme\" - Fast Company<\/p>\n<\/blockquote>\n

Det \u00e4r i alla fall det fr\u00e4msta sk\u00e4let till att g\u00f6ra det.<\/p>\n

Varf\u00f6r \u00e4r tidsregistrering meningsfullt?<\/h2>\n

Studier har visat att f\u00f6retag som inte anv\u00e4nder sig av tidshantering f\u00f6rlorar \u00f6ver $18.000 i genomsnitt varje \u00e5r<\/a>.<\/p>\n

Om den implementeras p\u00e5 r\u00e4tt s\u00e4tt kan tidrapportering hj\u00e4lpa ditt f\u00f6retag att bli mer effektivt och transparent gentemot b\u00e5de team och kunder, enligt Small Business Trends:<\/p>\n

\n

\"R\u00e4tt programvara f\u00f6r tids- och projektrapportering kan hj\u00e4lpa f\u00f6retag att f\u00f6rst\u00e5 och redovisa sina medarbetares bidrag, trots de mer utmanande m\u00e5tt som dessa bidrag nu m\u00e5ste m\u00e4tas med.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

I b\u00e4sta fall kan tidrapportering minska gissningar vid tilldelning av arbetskraft eller uppskattning av framtida projekt, vilket hj\u00e4lper f\u00f6retaget att b\u00e4ttre planera budgeten.<\/p>\n

Verkligheten \u00e4r dock en helt annan, vilket framg\u00e5r av McKinsey & Company:s rapport:<\/p>\n

\n

\"I genomsnitt g\u00e5r stora IT-projekt 45 procent \u00f6ver budget och 7 procent \u00f6ver tid, samtidigt som de levererar 56 procent mindre v\u00e4rde \u00e4n f\u00f6rv\u00e4ntat. Mjukvaruprojekt l\u00f6per st\u00f6rst risk f\u00f6r \u00f6verskridanden av kostnader och tidsplaner.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

S\u00e5 du kanske t\u00e4nker nu:<\/p>\n

Varf\u00f6r, om det \u00e4r s\u00e5 n\u00f6dv\u00e4ndigt att f\u00f6lja upp arbetstiden, s\u00e4ger du att det kanske inte \u00e4r bra f\u00f6r mig?<\/em><\/p>\n

Jag ska f\u00f6rklara det p\u00e5 en g\u00e5ng.<\/p>\n

N\u00e4r tidrapportering inte \u00e4r meningsfullt<\/h2>\n

M\u00e5nga f\u00f6retag implementerar programvara f\u00f6r tidsregistrering av anst\u00e4llda<\/a> bara f\u00f6r att g\u00f6ra det.<\/p>\n

I sin \"Project manager's guide to time tracking\" tar Micha\u0142 Bielak upp ett mycket viktigt fall:<\/p>\n

\n

\"...om tidsregistrering inte implementeras p\u00e5 r\u00e4tt s\u00e4tt kan det leda till att dina anst\u00e4llda blir \u00f6verv\u00e4ldigade och faktiskt inte ens blir lite mer produktiva.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Det h\u00e4r \u00e4r en verklig fr\u00e5ga i utvecklarv\u00e4rlden, v\u00e4l uttryckt av Anne Dev i \"Jag \u00e4r en d\u00e5lig utvecklare, det \u00e4r den enda rimliga f\u00f6rklaringen\". Han beskriver hur skr\u00e4md, r\u00e4dd och till och med skamsen han var av appar f\u00f6r tidshantering<\/a> han st\u00e4lldes inf\u00f6r:<\/p>\n

\n

\"Jag k\u00e4nde mig som skit och jag k\u00e4nde mig arg. Jag k\u00e4nde mig som en b\u00f6rda f\u00f6r mitt team. Och jag tyckte att det var skitsnack att j\u00e4mf\u00f6ra fyra timmars lunch med en kund med fyra timmars kodning. Men hade de r\u00e4tt om min underprestation? Eller f\u00f6rnekade jag mitt egenv\u00e4rde och min produktivitet?\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Du kan se omfattningen av detta problem i de svar och kommentarer han fick p\u00e5 Medium och fr\u00e5n\u00a0Hacker News gemenskap<\/a>. Andra utvecklare k\u00e4nner med honom eftersom de ocks\u00e5 har k\u00e4nt sig felbed\u00f6mda n\u00e4r det g\u00e4ller deras arbete och m\u00e4nniskor som inte f\u00f6rst\u00e5r att mjukvaruutveckling \u00e4r knepigt och inte alltid kan m\u00e4tas i timmar eller j\u00e4mf\u00f6ras med andra projekt.<\/p>\n

Riskerna med tidrapportering<\/h2>\n

S\u00e5 hur f\u00e5r man ut det mesta av tidsregistreringen utan att samtidigt reta upp sina anst\u00e4llda?<\/p>\n

Det b\u00e4sta s\u00e4ttet \u00e4r att undvika dessa fem vanliga misstag:<\/p>\n

1. Sl\u00f6seri med tid p\u00e5 tidsuppf\u00f6ljning<\/h2>\n

F\u00f6r m\u00e5nga anst\u00e4llda \u00e4r tidrapportering ett stort problem. De m\u00e5ste \u00e4gna extra tid bara f\u00f6r att fylla i tidrapporterna.<\/p>\n

Det finns m\u00e5nga mjukvaruverktyg f\u00f6r projektledare som Harvest eller Basecamp, men de kr\u00e4ver att anv\u00e4ndarna kommer ih\u00e5g att fylla i specifika formul\u00e4r f\u00f6r att kunna sp\u00e5ra sina arbetstimmar. S\u00e5dana rapporter kan vara felaktiga, vilket jag kommer att utveckla om en stund, men de \u00e4r ocks\u00e5 tidskr\u00e4vande f\u00f6r de anst\u00e4llda.<\/p>\n

Det finns dock verktyg f\u00f6r realtidssp\u00e5rning som Toggl, som inte kr\u00e4ver att man fyller i n\u00e5gra tidrapporter alls. Ist\u00e4llet kan de anst\u00e4llda starta och stoppa sp\u00e5raren n\u00e4r de beh\u00f6ver. Det g\u00f6r att de faktiskt kan utf\u00f6ra sitt arbete och slipper en del frustration.<\/p>\n

2. Sp\u00e5rar inte allt<\/h2>\n

Vi \u00e4r inte perfekta - l\u00e5t oss erk\u00e4nna det. Vi g\u00f6r misstag, ljuger eller gl\u00f6mmer. S\u00e5 hur kan tidrapportering som baseras p\u00e5 retroaktivt ifyllda kalkylblad vara korrekt?<\/p>\n

En annan unders\u00f6kning<\/a> visar hur m\u00e5nga saker vi inte r\u00e4knar med n\u00e4r vi registrerar v\u00e5r tid p\u00e5 jobbet, helt enkelt f\u00f6r att de inte kan faktureras: det handlar fr\u00e4mst om e-post, m\u00f6ten eller kommunikation i ett team. Att inte r\u00e4kna e-postmeddelanden leder till exempel till allvarliga penningf\u00f6rluster.<\/p>\n

Enligt Harvard Business Review f\u00f6rlorar den amerikanska ekonomin 50 miljoner timmar, eller $7,4 miljarder per dag, i produktivitet. Det h\u00e4nder bara f\u00f6r att m\u00e4nniskor gl\u00f6mmer att r\u00e4kna den tid de l\u00e4gger p\u00e5 att l\u00e4sa och svara p\u00e5 e-post som arbetstid.<\/p>\n

3. Motiverar inte teamet att f\u00f6lja upp sin tid<\/h2>\n

Att registrera tid \u00e4r inte n\u00e5got vi gillar att g\u00f6ra. F\u00f6r m\u00e5nga av oss \u00e4r det onaturligt eller till och med obegripligt.<\/p>\n

Det \u00e4r chefens skyldighet att utbilda medarbetarna om betydelsen av tidrapportering f\u00f6r projekt<\/a> och visa dem hur man g\u00f6r det p\u00e5 r\u00e4tt s\u00e4tt.<\/p>\n

Som Micha\u0142 Bielak sa i sin PM-guide:<\/p>\n

\n

\"[Du kan] inte bara samla dina medarbetare i ett rum en dag och s\u00e4ga: \"Fr\u00e5n och med nu kommer vi att anv\u00e4nda det h\u00e4r IT-programmet f\u00f6r tidsrapportering f\u00f6r att se hur arbetet g\u00e5r. Klicka h\u00e4r, klicka nu d\u00e4r, perfekt, tack, m\u00f6tet \u00e4r slut\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

Brist p\u00e5 sammanhang kan leda till situationer som den som Anne Dev beskrev tidigare i den h\u00e4r artikeln: m\u00e4nniskor kan b\u00f6rja k\u00e4nna sig d\u00e5liga \u00f6ver den tid de l\u00e4gger ner p\u00e5 tidrapporterna, de blir frustrerade och arga \u00f6ver hela processen.<\/p>\n

4. Uppf\u00f6ljning av tid efter avslutad uppgift<\/h2>\n

Jag har pratat om det lite tidigare - medarbetarna tenderar att fylla i tidrapporterna efter att de har slutf\u00f6rt uppgiften, vilket leder till gissningar och antaganden.<\/p>\n

Rapporter som baseras p\u00e5 oprecis tidsregistrering \u00e4r missvisande och orsakar f\u00f6retaget b\u00e5de lednings- och finansiella problem.<\/p>\n

Vad som \u00e4r \u00e4nnu v\u00e4rre \u00e4r att 9,1% av de anst\u00e4llda fyller i sina tidrapporter en g\u00e5ng i veckan och 3,6% g\u00f6r det en g\u00e5ng i m\u00e5naden, vilket orsakar \u00e4nnu mer felaktigheter i de uppgifter de l\u00e4gger in. P\u00e5minn dina anst\u00e4llda om att fylla i tidrapporterna regelbundet eller byt till sp\u00e5rningsverktyg i realtid.<\/p>\n

5. Skapande av vilseledande rapporter<\/h2>\n

Hur kan du f\u00f6rdela dina resurser om de uppgifter du f\u00e5r fr\u00e5n tidrapporterna \u00e4r felaktiga?<\/p>\n

Om du inte vet exakt hur mycket tid dina medarbetare \u00e4gnar \u00e5t vissa uppgifter kan du under- eller \u00f6verskatta framtida projekt, vilket till och med kan p\u00e5verka f\u00f6retagets budget.<\/p>\n

Korrekta projektprognoser \u00e4r avg\u00f6rande f\u00f6r projektledningen, s\u00e5 du vill inte fatta beslut som baseras p\u00e5 felaktiga uppgifter.<\/p>\n

Beakta resurshantering<\/h2>\n

Med hj\u00e4lp av tidssp\u00e5rning kan du h\u00e5lla ett \u00f6ga p\u00e5 hur m\u00e5nga timmar dina medarbetare har \u00e4gnat \u00e5t olika uppgifter, medan resurshantering hj\u00e4lper dig att f\u00f6rdela dina resurser effektivt, baserat p\u00e5 arbetskapacitet och tillg\u00e4ngliga teammedlemmar.<\/p>\n

P\u00e5 s\u00e5 s\u00e4tt ser du till att inte \u00f6verbelasta medarbetarna med f\u00f6r mycket arbete och undviker samtidigt stillest\u00e5nd i andra team.<\/p>\n

Baserat p\u00e5 denna enkla id\u00e9 har vi skapat Teamdeck.io - ett enkelt verktyg f\u00f6r resursplanering som hj\u00e4lper till med tidrapporter<\/a> eller med implementeringen av strategier f\u00f6r tidshantering<\/a>. Vi har en gedigen bakgrund inom mjukvaruutveckling och f\u00f6rst\u00e5r hur viktigt det \u00e4r att f\u00f6rdela arbetskraften p\u00e5 r\u00e4tt s\u00e4tt i nya och kommande projekt f\u00f6r att s\u00e4kerst\u00e4lla f\u00f6retagets fl\u00f6de samt medarbetarnas och kundernas tillfredsst\u00e4llelse.<\/p>\n

Anledningen till att implementera ett verktyg f\u00f6r resursschemal\u00e4ggning \u00e4r att man vill b\u00f6rja fokusera p\u00e5 hela processen och f\u00e5 en \u00f6verblick \u00f6ver sitt team p\u00e5 h\u00f6g niv\u00e5. Med hj\u00e4lp av ett s\u00e5dant verktyg kan du kontrollera alla anst\u00e4llda p\u00e5 en g\u00e5ng, \u00f6vervaka de projekt de \u00e4r tilldelade, semestrar och lediga dagar.<\/p>\n

Uppgiftsdriven tidrapportering kan leda till att man missar helheten, medan resurshantering hj\u00e4lper dig att b\u00e4ttre f\u00f6rdela arbetskraften, inte bara utifr\u00e5n den tid de l\u00e4gger p\u00e5 en viss uppgift utan utifr\u00e5n deras tillg\u00e4nglighet och arbetskapacitet.<\/p>\n

Ta reda p\u00e5 vad som fungerar f\u00f6r ditt f\u00f6retag<\/h2>\n

Jag f\u00f6rs\u00f6ker inte \u00f6vertyga dig om att v\u00e4lja antingen tidrapportering eller resursplanering (det \u00e4r helt logiskt att anv\u00e4nda b\u00e5da), men jag hoppas att du \u00e4r mer medveten om riskerna med tidrapportering, s\u00e4rskilt om den inte implementeras p\u00e5 r\u00e4tt s\u00e4tt i organisationen.<\/p>\n

Om du vill f\u00e5 ut mesta m\u00f6jliga av tidssp\u00e5rningen i ditt f\u00f6retag, kom ih\u00e5g att f\u00f6lja dessa steg:<\/p>\n