{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/ro\/productivitate\/gestionarea-eficienta-a-reuniunilor\/","title":{"rendered":"Gestionarea eficient\u0103 a reuniunilor"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

Probabil c\u0103 nu este o surpriz\u0103 pentru dvs. faptul c\u0103 reuniunile sunt adesea asociate cu o pierdere de timp. Conform Raportul Atlassian<\/a>, oamenii pot petrece p\u00e2n\u0103 la 31 de ore \u00een fiecare lun\u0103 \u00een \u0219edin\u021be neproductive. Asta \u00eenseamn\u0103 aproape o s\u0103pt\u0103m\u00e2n\u0103 \u00eentreag\u0103 de munc\u0103!<\/p>\n

Este de \u00een\u021beles c\u0103 liderii de echip\u0103 \u0219i managerii \u00eencearc\u0103 s\u0103 ia unele m\u0103suri pentru a reduce costurile reuniunilor. Pentru unele companii, ar putea fi vorba de interzicerea, de exemplu, a tuturor \u00eent\u00e2lnirilor de status. Pentru altele, aceasta \u00eenseamn\u0103 introducerea de aplica\u021bii \u0219i tehnici pentru cre\u0219terea eficien\u021bei reuniunilor. \u00cen acest articol, vom \u00eemp\u0103rt\u0103\u0219i sfaturi pe care le pute\u021bi utiliza pentru a planifica \u0219i a desf\u0103\u0219ura reuniuni de succes.<\/p>\n

Ce face ca o reuniune s\u0103 fie eficient\u0103?<\/strong><\/h2>\n

Reuniunile eficiente produc rezultate tangibile care au un impact pozitiv asupra proiectului dumneavoastr\u0103 sau asupra organiza\u021biei \u00een ansamblu. Aceasta este ideea lor general\u0103. Detaliile depind de obiectivul reuniunii dumneavoastr\u0103. Reuniunile eficiente sunt cele care ating obiectivele stabilite de liderul reuniunii. Ca atare, este absolut crucial s\u0103 veni\u021bi cu un scop clar pentru fiecare reuniune pe care o organiza\u021bi \u0219i s\u0103 \u00eemp\u0103rt\u0103\u0219i\u021bi obiectivele cu participan\u021bii. Mai multe despre acest lucru \u00een sec\u021biunea urm\u0103toare.<\/p>\n

Cum planifica\u021bi o \u00eent\u00e2lnire eficient\u0103?<\/strong><\/h2>\n

\u00cencepe\u021bi cu un obiectiv. Ce dori\u021bi s\u0103 realiza\u021bi prin desf\u0103\u0219urarea acestei reuniuni? Trebuie s\u0103 lua\u021bi ni\u0219te decizii de afaceri importante? Planifica\u021bi un brainstorming? Exist\u0103 actualiz\u0103ri care ar trebui s\u0103 fie \u00eemp\u0103rt\u0103\u0219ite cu echipa dvs. \u00een spiritul transparen\u021ba proiectului<\/a>? Obiectivele pe care le identifica\u021bi vor influen\u021ba probabil natura reuniunii. Acestea v\u0103 pot convinge chiar s\u0103... nu organiza\u021bi deloc reuniunea.<\/p>\n

Chiar trebuie s\u0103 organiza\u021bi aceast\u0103 reuniune?<\/b><\/h3>\n

Multe companii urmeaz\u0103 reuniune ca implicit\u0103<\/i> politic\u0103: atunci c\u00e2nd ave\u021bi \u00eendoieli - convoca\u021bi o \u00eent\u00e2lnire. Din p\u0103cate, acesta nu este cel mai productiv mod de a petrece timpul angaja\u021bilor. Multe rapoarte publicate \u00een ultimii ani subliniaz\u0103 num\u0103rul mare de \u00eent\u00e2lniri inutile. Atlassian a analizat datele<\/a> \u0219i a ajuns la concluzia c\u0103 jum\u0103tate dintre reuniuni sunt considerate o pierdere de timp. Jum\u0103tate din ele! Asta m\u0103 face s\u0103 cred c\u0103 aproape toat\u0103 lumea ar putea reduce num\u0103rul de \u0219edin\u021be pe care decide s\u0103 le organizeze.<\/p>\n

Un tip de \u00eent\u00e2lnire care este adesea criticat este infama \u00eent\u00e2lnire de status. Jason Fried, fondator \u0219i CEO la Basecamp, scrie<\/a> c\u0103 \u00eent\u00e2lnirile de stare sunt cele mai rele tipuri de \u00eent\u00e2lniri. Elimina\u021bi-le \u0219i ve\u021bi \u0219ti mai multe, ve\u021bi economisi o gr\u0103mad\u0103 de bani \u0219i ve\u021bi recupera zeci de ore pe lun\u0103.<\/i> Nu este singurul care are acest sentiment. Mai multe organiza\u021bii recunosc deschis c\u0103 au renun\u021bat s\u0103 se mai \u00eent\u00e2lneasc\u0103 doar pentru a face schimb de informa\u021bii cu privire la stadiul actual al lucr\u0103rilor. \u00cen schimb, ele comunic\u0103 mai eficient cu statusuri scrise. Aceast\u0103 abordare este deosebit de valoroas\u0103 pentru echipele distribuite \u00een care, pentru a reuni un grup de persoane la o convorbire \u00een timp real, trebuie s\u0103 face\u021bi un efort semnificativ de programare. Rapoartele de stare publicate pe Slack sau \u00een cadrul managementul proiectelor<\/a> software-ul ales de dvs. necesit\u0103 mai pu\u021bin timp dec\u00e2t echivalentele lor \u00een persoan\u0103.<\/p>\n

\u00cemi pot imagina c\u0103 unii dintre dumneavoastr\u0103 ar putea fi reticen\u021bi fa\u021b\u0103 de aceast\u0103 idee: la urma urmei, oamenii vorbesc mai repede dec\u00e2t pun lucrurile \u00een scris. Nu sunt reuniunile mai eficiente dec\u00e2t scrierea lucrurilor? Ei bine, nu \u0219i \u00een acest caz. \u00cent\u00e2lnirile de stare pentru grupuri de persoane dureaz\u0103 mai mult dec\u00e2t preg\u0103tirea unei note scurte cu privire la progresul propriu. \u00cen plus, este pu\u021bin probabil ca participan\u021bii la reuniuni s\u0103 acorde aceea\u0219i aten\u021bie tuturor lucrurilor spuse de to\u021bi participan\u021bii la o anumit\u0103 reuniune.<\/p>\n

\u00cen plus, scrierea lucrurilor este o ocazie excelent\u0103 de a sintetiza informa\u021biile \u0219i de a comunica fiecare element \u00een mod concis. Ca rezultat, pute\u021bi produce informa\u021bii perspicace \u0219i de lung\u0103 durat\u0103. Exist\u0103 o mul\u021bime de aplica\u021bii \u0219i add-on-uri care v\u0103 vor sprijini compania \u00een tranzi\u021bia de la \u00eent\u00e2lnirile de stare \u00een persoan\u0103 la rezumatele asincrone. \u00cencerca\u021bi Standuply<\/a> sau Morcov<\/a>, de exemplu.<\/p>\n

Discu\u021biile de stare nu sunt singurul tip de reuniuni care ar putea fi eliminate din calendar. Dac\u0103 nu sunte\u021bi sigur dac\u0103 o anumit\u0103 \u00eent\u00e2lnire ar trebui s\u0103 aib\u0103 loc sau nu, pute\u021bi cere sfatul unei aplica\u021bii amuzante, dar utile: Ar trebui s\u0103 fie o \u00eent\u00e2lnire?<\/i><\/a><\/p>\n

Acum c\u0103 a\u021bi stabilit motivele valide pentru organizarea unei reuniuni de afaceri, trebuie s\u0103 o planifica\u021bi cu aten\u021bie. Nu exist\u0103 loc pentru o sesiune improvizat\u0103 de genul \"treceam pe l\u00e2ng\u0103 biroul dvs.\": datele arat\u0103<\/a> c\u0103 40% dintre oameni le consider\u0103 a fi distrageri semnificative ale aten\u021biei.<\/p>\n

Invita\u021bi persoanele potrivite la \u00eent\u00e2lnire<\/b><\/h3>\n

Unul dintre ingredientele cheie ale reuniunilor productive este s\u0103 reuni\u021bi grupul potrivit de oameni. Invita\u021bi angaja\u021bii care sunt susceptibili de a contribui la obiectivul reuniunii dvs. Organiza\u021bi o reuniune a echipei de proiect dac\u0103 dori\u021bi s\u0103 \u00eemp\u0103rt\u0103\u0219i\u021bi actualiz\u0103ri importante \u0219i s\u0103 organiza\u021bi o scurt\u0103 sesiune de \u00eentreb\u0103ri \u0219i r\u0103spunsuri dup\u0103 aceea. Dac\u0103 obiectivul dvs. este de a produce o decizie executiv\u0103 \u00een timpul acestei sesiuni, asigura\u021bi-v\u0103 c\u0103 factorii de decizie particip\u0103 efectiv la ea. \u00cen caz contrar, cu greu va fi o discu\u021bie eficient\u0103.<\/p>\n

C\u00e2nd vine vorba de num\u0103rul de participan\u021bi la reuniune, este posibil s\u0103 fi \u00eent\u00e2lnit regula celor dou\u0103 pizza popularizat de Jeff Bezos<\/a>. Se spune c\u0103 dou\u0103 pizza ar trebui s\u0103 fie suficiente pentru a hr\u0103ni \u00eentregul grup de la reuniune. Este o regul\u0103 util\u0103, dar v-a\u0219 sugera s\u0103 nu o privi\u021bi at\u00e2t de mult ca pe o formul\u0103 de m\u0103surare (la urma urmei, pizzele au dimensiuni foarte diferite). \u00cen schimb, folosi\u021bi acest lucru ca pe o oportunitate de a v\u0103 g\u00e2ndi la lista de participan\u021bi \u00eenainte de a trimite o invita\u021bie.<\/p>\n

Un alt aspect pe care ar trebui s\u0103 \u00eel lua\u021bi \u00een considerare aici este costul reuniunii. Uneori avem impresia c\u0103 economisim bani pentru companie prin organizarea unei reuniuni \u0219i astfel \"facem lucrurile s\u0103 avanseze\". Cu c\u00e2t reuniunea este mai lung\u0103 \u0219i cu c\u00e2t sunt mai multe persoane implicate, cu at\u00e2t costurile de afaceri vor fi mai mari. Data viitoare, c\u00e2nd \u00eencerca\u021bi s\u0103 decide\u021bi pe cine s\u0103 invita\u021bi la reuniune, poate dori\u021bi s\u0103 verifica\u021bi calculatorul de costuri pentru reuniuni<\/a> \u00eemp\u0103rt\u0103\u0219it de Harvard Business Review. Rezultatele v\u0103 pot surprinde.<\/p>\n

Crea\u021bi o agend\u0103 a reuniunii<\/b><\/h3>\n

Av\u00e2nd \u00een vedere obiectivele planificate ale reuniunii \u0219i o list\u0103 a angaja\u021bilor care particip\u0103 la aceasta, trebuie s\u0103 elabora\u021bi un plan de ac\u021biune. Pentru a elabora ordinea de zi a reuniunii, \u00eencerca\u021bi s\u0103 r\u0103spunde\u021bi la urm\u0103toarele \u00eentreb\u0103ri:<\/p>\n