{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/pt\/produtividade\/gerenciamento-eficaz-de-reunioes\/","title":{"rendered":"Gerenciamento eficaz de reuni\u00f5es"},"content":{"rendered":"
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Provavelmente n\u00e3o \u00e9 uma surpresa para voc\u00ea o fato de as reuni\u00f5es serem frequentemente associadas a uma perda de tempo. De acordo com Relat\u00f3rio da Atlassian<\/a>Em uma reuni\u00e3o de trabalho, as pessoas podem estar gastando at\u00e9 31 horas por m\u00eas em reuni\u00f5es improdutivas. Isso equivale a quase uma semana inteira de trabalho!<\/p>\n

\u00c9 compreens\u00edvel que os l\u00edderes de equipe e os gerentes tentem tomar algumas medidas para reduzir os custos das reuni\u00f5es. Para algumas empresas, isso poderia ser a proibi\u00e7\u00e3o de, por exemplo, todas as reuni\u00f5es de status. Para outras, isso significa introduzir aplicativos e t\u00e9cnicas para aumentar a efic\u00e1cia das reuni\u00f5es. Neste artigo, compartilharemos dicas que voc\u00ea pode usar para planejar e realizar reuni\u00f5es bem-sucedidas.<\/p>\n

O que torna uma reuni\u00e3o eficaz?<\/strong><\/h2>\n

Reuni\u00f5es eficazes produzem resultados tang\u00edveis que t\u00eam um impacto positivo em seu projeto ou na organiza\u00e7\u00e3o como um todo. Essa \u00e9 a ideia geral. Os detalhes dependem do objetivo de sua reuni\u00e3o. As reuni\u00f5es eficazes s\u00e3o aquelas que atingem as metas definidas pelo l\u00edder da reuni\u00e3o. Por isso, \u00e9 absolutamente crucial definir um prop\u00f3sito claro para cada reuni\u00e3o que voc\u00ea realizar e compartilhar os objetivos com os participantes. Falaremos mais sobre isso na pr\u00f3xima se\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Como planejar uma reuni\u00e3o eficaz?<\/strong><\/h2>\n

Comece com uma meta. O que voc\u00ea quer realizar com essa reuni\u00e3o? Voc\u00ea precisa tomar algumas decis\u00f5es comerciais importantes? Est\u00e1 planejando um brainstorming? H\u00e1 atualiza\u00e7\u00f5es que devem ser compartilhadas com sua equipe no esp\u00edrito de transpar\u00eancia do projeto<\/a>? As metas que voc\u00ea identificar provavelmente influenciar\u00e3o a natureza da reuni\u00e3o. Elas podem at\u00e9 convenc\u00ea-lo a... n\u00e3o organizar a reuni\u00e3o.<\/p>\n

Voc\u00ea realmente precisa realizar essa reuni\u00e3o?<\/b><\/h3>\n

Muitas empresas seguem o reuni\u00e3o como padr\u00e3o<\/i> pol\u00edtica: em caso de d\u00favida, convoque uma reuni\u00e3o. Infelizmente, essa n\u00e3o \u00e9 a maneira mais produtiva de gastar o tempo dos funcion\u00e1rios. Muitos relat\u00f3rios publicados nos \u00faltimos anos enfatizam a grande quantidade de reuni\u00f5es desnecess\u00e1rias. Atlassian analisou os dados<\/a> e concluiu que metade das reuni\u00f5es \u00e9 considerada uma perda de tempo. Metade delas! Isso me faz pensar que quase todo mundo poderia reduzir o n\u00famero de sess\u00f5es que decide organizar.<\/p>\n

Um tipo de reuni\u00e3o que \u00e9 frequentemente criticado \u00e9 a infame reuni\u00e3o de status. Jason Fried, fundador e CEO da Basecamp, escreve<\/a> que As reuni\u00f5es de status s\u00e3o o pior tipo de reuni\u00e3o. Elimine-as e voc\u00ea realmente saber\u00e1 mais, economizar\u00e1 muito dinheiro e recuperar\u00e1 dezenas de horas por m\u00eas.<\/i> Ele n\u00e3o est\u00e1 sozinho nesse sentimento. V\u00e1rias organiza\u00e7\u00f5es admitem abertamente que desistiram de se reunir apenas para trocar informa\u00e7\u00f5es sobre o andamento atual do trabalho. Em vez disso, elas se comunicam com mais efici\u00eancia por meio de status escritos. Essa abordagem \u00e9 especialmente valiosa para equipes distribu\u00eddas em que, para reunir um grupo de pessoas em uma chamada em tempo real, \u00e9 necess\u00e1rio fazer um esfor\u00e7o significativo de agendamento. Relat\u00f3rios de status publicados no Slack ou em gerenciamento de projetos<\/a> O software de sua escolha requer menos tempo do que seus equivalentes presenciais.<\/p>\n

Imagino que alguns de voc\u00eas possam desconfiar dessa ideia: afinal, as pessoas falam mais r\u00e1pido do que escrevem. As reuni\u00f5es n\u00e3o s\u00e3o mais eficientes do que escrever as coisas? Bem, nesse caso, n\u00e3o. As reuni\u00f5es de status para grupos de pessoas levam mais tempo do que preparar uma breve nota sobre o progresso de cada um. Al\u00e9m disso, os participantes da reuni\u00e3o provavelmente n\u00e3o prestar\u00e3o a mesma aten\u00e7\u00e3o a todas as coisas ditas por todos os participantes em uma determinada reuni\u00e3o.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, escrever \u00e9 uma excelente oportunidade para sintetizar informa\u00e7\u00f5es e comunicar cada item de forma concisa. Como resultado, voc\u00ea \u00e9 capaz de produzir informa\u00e7\u00f5es perspicazes e duradouras. H\u00e1 muitos aplicativos e complementos que ajudar\u00e3o sua empresa a fazer a transi\u00e7\u00e3o de reuni\u00f5es de status presenciais para resumos ass\u00edncronos. Experimente Standuply<\/a> ou Cenoura<\/a>Por exemplo.<\/p>\n

As discuss\u00f5es de status n\u00e3o s\u00e3o o \u00fanico tipo de reuni\u00e3o que pode ser eliminado de seu calend\u00e1rio. Se n\u00e3o tiver certeza se uma determinada reuni\u00e3o deve ser realizada ou n\u00e3o, voc\u00ea pode procurar orienta\u00e7\u00e3o em um aplicativo divertido e \u00fatil: Deveria ser uma reuni\u00e3o?<\/i><\/a><\/p>\n

Agora que voc\u00ea estabeleceu motivos v\u00e1lidos para realizar uma reuni\u00e3o de neg\u00f3cios, \u00e9 preciso planej\u00e1-la cuidadosamente. N\u00e3o h\u00e1 espa\u00e7o para uma sess\u00e3o improvisada do tipo \"eu s\u00f3 estava passando pela sua mesa\": dados mostram<\/a> que 40% das pessoas as consideram como distra\u00e7\u00f5es significativas.<\/p>\n

Convide as pessoas certas para sua reuni\u00e3o<\/b><\/h3>\n

Um dos principais ingredientes das reuni\u00f5es produtivas \u00e9 reunir o grupo certo de pessoas. Convide os funcion\u00e1rios que provavelmente contribuir\u00e3o para o objetivo de sua reuni\u00e3o. Organize uma reuni\u00e3o de equipe de projeto se quiser compartilhar atualiza\u00e7\u00f5es importantes e organizar uma breve sess\u00e3o de perguntas e respostas depois. Se o seu objetivo for produzir uma decis\u00e3o executiva durante essa sess\u00e3o, certifique-se de que os tomadores de decis\u00e3o estejam realmente participando dela. Caso contr\u00e1rio, dificilmente ser\u00e1 uma discuss\u00e3o eficaz.<\/p>\n

Quando se trata do n\u00famero de participantes da reuni\u00e3o, voc\u00ea pode ter se deparado com a regra das duas pizzas popularizado por Jeff Bezos<\/a>. Ela afirma que duas pizzas devem ser suficientes para alimentar todo o grupo da reuni\u00e3o. \u00c9 uma regra \u00fatil, mas sugiro que voc\u00ea n\u00e3o a veja tanto como uma f\u00f3rmula de medi\u00e7\u00e3o (afinal, as pizzas t\u00eam tamanhos muito diferentes). Em vez disso, use isso como uma oportunidade para pensar em sua lista de participantes antes de enviar um convite.<\/p>\n

Outro ponto que voc\u00ea deve levar em considera\u00e7\u00e3o aqui s\u00e3o os custos da reuni\u00e3o. \u00c0s vezes, achamos que estamos economizando dinheiro para a empresa ao organizar uma reuni\u00e3o e, assim, \"levar as coisas adiante\". No entanto, quanto mais longa for a reuni\u00e3o e quanto maior for o n\u00famero de pessoas envolvidas, maiores ser\u00e3o os custos comerciais. Da pr\u00f3xima vez que estiver tentando decidir quem convidar para uma reuni\u00e3o, talvez seja melhor verificar a calculadora de custos de reuni\u00f5es<\/a> compartilhado pela Harvard Business Review. Os resultados podem surpreend\u00ea-lo.<\/p>\n

Criar uma agenda de reuni\u00f5es<\/b><\/h3>\n

Com as metas da reuni\u00e3o planejadas e uma lista dos funcion\u00e1rios que participar\u00e3o dela em mente, voc\u00ea precisa elaborar um plano de a\u00e7\u00e3o. Para elaborar a pauta de sua reuni\u00e3o, tente responder \u00e0s seguintes perguntas:<\/p>\n