{"id":2793,"date":"2017-03-07T15:51:15","date_gmt":"2017-03-07T13:51:15","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=2793"},"modified":"2024-09-04T16:04:48","modified_gmt":"2024-09-04T14:04:48","slug":"time-tracking-benefits","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/pt\/gerenciamento-de-projetos\/beneficios-do-controle-de-tempo\/","title":{"rendered":"Benef\u00edcios do controle de ponto: Veja por que sua empresa falha no controle de horas"},"content":{"rendered":"
In\u00edcio<\/a><\/span> \" Benef\u00edcios do controle de ponto: Veja por que sua empresa falha no controle de horas<\/span><\/span><\/div>\n\n
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\u00a0<\/p>\n

Ao administrar uma empresa ou uma startup, voc\u00ea pode querer ficar de olho em cada detalhe dela. Se voc\u00ea contrata desenvolvedores de software, designers e gerentes de projeto, o controle das horas de trabalho provavelmente \u00e9 o que voc\u00ea faz diariamente. Pode n\u00e3o ser sua tarefa favorita no trabalho, pode ser assustador e frustrante, mas na maioria dos servi\u00e7os profissionais tornou-se uma obriga\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

O controle de horas permite gerenciar a produtividade dos funcion\u00e1rios, monitorar o tempo gasto em uma determinada tarefa e, no final, ajuda a otimizar melhor a aloca\u00e7\u00e3o futura da for\u00e7a de trabalho na empresa.<\/p>\n

O que \u00e9 ainda mais importante, pois ajuda a mostrar aos clientes pelo que eles est\u00e3o realmente pagando.<\/p>\n

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\"O controle de horas \u00e9 uma necessidade para profissionais que cobram por hora\" - Fast Company<\/p>\n<\/blockquote>\n

Bem, pelo menos esse \u00e9 o principal motivo para fazer isso.<\/p>\n

Por que o controle de tempo faz sentido<\/h2>\n

Estudos demonstraram que as empresas que n\u00e3o fazem uso do gerenciamento de tempo perdem mais de $18.000 em m\u00e9dia por ano<\/a>.<\/p>\n

Se implementado corretamente, o controle de tempo pode ajudar sua empresa a ser mais eficiente e transparente com as equipes e os clientes, de acordo com a Small Business Trends:<\/p>\n

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\"Um software adequado de controle de tempo e projetos pode ajudar as empresas a entender e contabilizar as contribui\u00e7\u00f5es de seus funcion\u00e1rios, apesar das m\u00e9tricas mais desafiadoras pelas quais essas contribui\u00e7\u00f5es devem ser medidas agora.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Idealmente, o controle de tempo pode reduzir as suposi\u00e7\u00f5es ao atribuir m\u00e3o de obra ou estimar projetos futuros, ajudando a empresa a planejar melhor o or\u00e7amento.<\/p>\n

No entanto, a realidade \u00e9 muito diferente, como afirma o relat\u00f3rio da McKinsey & Company:<\/p>\n

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\"Em m\u00e9dia, os grandes projetos de TI ultrapassam em 45% o or\u00e7amento e em 7% o prazo, al\u00e9m de entregarem 56% menos valor do que o previsto. Os projetos de software correm o maior risco de exceder o custo e o cronograma.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Ent\u00e3o, voc\u00ea pode estar pensando agora:<\/p>\n

Por que, se \u00e9 t\u00e3o necess\u00e1rio controlar as horas de trabalho, voc\u00ea est\u00e1 dizendo que isso pode n\u00e3o ser bom para mim?<\/em><\/p>\n

Vou explicar isso imediatamente.<\/p>\n

Quando o controle de tempo n\u00e3o faz sentido<\/h2>\n

Muitas empresas implementam software de controle de tempo de funcion\u00e1rios<\/a> para fazer isso.<\/p>\n

Em seu \"Guia do gerente de projeto para controle de tempo\", Micha\u0142 Bielak presta aten\u00e7\u00e3o a um caso muito importante:<\/p>\n

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\"...o controle de tempo, quando n\u00e3o implementado corretamente, pode deixar seus funcion\u00e1rios sobrecarregados e, na verdade, nem um pouco mais produtivos.\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Esse \u00e9 um problema real na comunidade de desenvolvedores, bem expresso pelo Sr. Anne Dev em 'I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation' (Sou um desenvolvedor ruim, essa \u00e9 a \u00fanica explica\u00e7\u00e3o razo\u00e1vel). Ele descreve como se sentiu intimidado, com medo e at\u00e9 mesmo envergonhado por aplicativos de gerenciamento de tempo<\/a> ele enfrentou:<\/p>\n

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\"Eu me senti um lixo e fiquei com raiva. Senti-me um fardo para minha equipe. E achei que comparar almo\u00e7os de quatro horas com um cliente com quatro horas de programa\u00e7\u00e3o era besteira. Mas ser\u00e1 que eles estavam certos sobre meu baixo desempenho? Ou eu estava em nega\u00e7\u00e3o sobre minha autoestima e produtividade?\"<\/p>\n<\/blockquote>\n

Voc\u00ea pode ver a dimens\u00e3o desse problema nas respostas e nos coment\u00e1rios que ele recebeu no Medium e no\u00a0Comunidade Hacker News<\/a>. Os colegas desenvolvedores sentem pena dele porque tamb\u00e9m j\u00e1 se sentiram mal avaliados em rela\u00e7\u00e3o ao seu trabalho e \u00e0s pessoas que n\u00e3o entendem que o desenvolvimento de software \u00e9 complicado e nem sempre pode ser medido por horas rigorosas ou comparado a outros projetos.<\/p>\n

Os perigos do controle de tempo<\/h2>\n

Ent\u00e3o, como tirar o m\u00e1ximo proveito do controle de ponto sem irritar seus funcion\u00e1rios ao mesmo tempo?<\/p>\n

A melhor maneira \u00e9 evitar esses cinco erros comuns:<\/p>\n

1. Perda de tempo com controle de tempo<\/h2>\n

Para muitos funcion\u00e1rios, o controle do tempo \u00e9 um transtorno. Eles precisam dedicar tempo extra apenas para preencher as planilhas de horas.<\/p>\n

H\u00e1 muitas ferramentas de software para gerentes de projeto, como o Harvest ou o Basecamp, mas elas exigem que os usu\u00e1rios se lembrem de preencher formul\u00e1rios espec\u00edficos para monitorar suas horas de trabalho. Esses relat\u00f3rios podem ser imprecisos, o que explicarei em um segundo momento, mas tamb\u00e9m consomem muito tempo dos funcion\u00e1rios.<\/p>\n

No entanto, existem ferramentas de rastreamento em tempo real, como o Toggl, que n\u00e3o exigem o preenchimento de nenhuma planilha de horas. Em vez disso, os funcion\u00e1rios iniciam e param o rastreador sempre que necess\u00e1rio. Isso permite que eles realmente fa\u00e7am o trabalho e evita algumas frustra\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

2. N\u00e3o rastrear tudo<\/h2>\n

N\u00e3o somos perfeitos - vamos admitir isso. Cometemos erros, mentimos ou esquecemos. Ent\u00e3o, como o controle de tempo baseado no preenchimento retroativo de planilhas pode ser preciso?<\/p>\n

Outra pesquisa<\/a> mostra quantas coisas n\u00e3o contamos ao monitorar nosso tempo no trabalho, simplesmente porque n\u00e3o s\u00e3o fatur\u00e1veis: s\u00e3o principalmente e-mails, reuni\u00f5es ou comunica\u00e7\u00e3o em equipe. A n\u00e3o contabiliza\u00e7\u00e3o de e-mails, por exemplo, leva a s\u00e9rias perdas financeiras.<\/p>\n

De acordo com a Harvard Business Review, a economia dos EUA est\u00e1 perdendo 50 milh\u00f5es de horas, ou $7,4 bilh\u00f5es por dia, em produtividade. Isso acontece simplesmente porque as pessoas se esquecem de registrar o tempo gasto na leitura e resposta de e-mails como tempo de trabalho.<\/p>\n

3. N\u00e3o motivar a equipe a controlar seu tempo<\/h2>\n

Registrar o tempo n\u00e3o \u00e9 algo que gostamos de fazer. Para muitos de n\u00f3s, isso n\u00e3o \u00e9 natural ou at\u00e9 mesmo n\u00e3o faz sentido.<\/p>\n

\u00c9 dever do gerente instruir os funcion\u00e1rios sobre a import\u00e2ncia de controle de tempo do projeto<\/a> e para mostrar a eles como fazer isso corretamente.<\/p>\n

Como Micha\u0142 Bielak disse em seu guia para PMs:<\/p>\n

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\"[voc\u00ea n\u00e3o pode] simplesmente reunir os membros da sua equipe em uma sala um dia e dizer: \"De agora em diante, usaremos este software de controle de tempo de TI para ver como est\u00e1 o seu trabalho. Clique aqui, agora clique ali, perfeito, obrigado, a reuni\u00e3o est\u00e1 encerrada\".<\/p>\n<\/blockquote>\n

A falta de contexto pode levar a situa\u00e7\u00f5es como a descrita pelo Sr. Anne Dev, mencionada anteriormente neste artigo: as pessoas podem come\u00e7ar a se sentir mal pelo tempo que dedicam \u00e0s planilhas de horas, ficar\u00e3o frustradas e irritadas com todo o processo.<\/p>\n

4. Acompanhamento do tempo ap\u00f3s a conclus\u00e3o da tarefa<\/h2>\n

J\u00e1 falei um pouco sobre isso antes - os funcion\u00e1rios tendem a preencher as planilhas de horas depois de concluir a tarefa, o que leva a suposi\u00e7\u00f5es e adivinha\u00e7\u00f5es.<\/p>\n

Os relat\u00f3rios baseados em um controle de tempo impreciso s\u00e3o enganosos, causando problemas gerenciais e financeiros \u00e0 empresa.<\/p>\n

E o que \u00e9 ainda pior, 9,1% dos trabalhadores preenchem suas planilhas de horas uma vez por semana e 3,6% o fazem uma vez por m\u00eas, causando ainda mais imprecis\u00e3o nos dados que inserem. Lembre seus funcion\u00e1rios de preencherem as planilhas de horas regularmente ou mude para ferramentas de controle em tempo real.<\/p>\n

5. Cria\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios enganosos<\/h2>\n

Como voc\u00ea pode alocar seus recursos se os dados que obt\u00e9m das planilhas de horas s\u00e3o imprecisos?<\/p>\n

Sem saber exatamente quanto tempo seus funcion\u00e1rios dedicam a determinadas tarefas, voc\u00ea pode subestimar ou superestimar projetos futuros, o que pode at\u00e9 afetar o or\u00e7amento da sua empresa.<\/p>\n

A previs\u00e3o adequada de projetos \u00e9 crucial no gerenciamento de projetos, portanto, voc\u00ea n\u00e3o quer tomar essas decis\u00f5es com base em dados errados.<\/p>\n

Considere o gerenciamento de recursos<\/h2>\n

Enquanto o controle de tempo permite que voc\u00ea fique de olho em quantas horas seus funcion\u00e1rios gastaram nas tarefas, o gerenciamento de recursos ajuda a alocar seus recursos de forma eficaz, com base na capacidade de trabalho e nos membros da equipe dispon\u00edveis.<\/p>\n

Dessa forma, voc\u00ea se certificar\u00e1 de que n\u00e3o sobrecarregar\u00e1 os funcion\u00e1rios com muito trabalho, evitando per\u00edodos de inatividade ao mesmo tempo em outras equipes.<\/p>\n

Com base nessa ideia simples, criamos o Teamdeck.io, uma ferramenta simples de planejamento de recursos que ajuda a relat\u00f3rios de planilha de horas<\/a> ou com a implementa\u00e7\u00e3o de estrat\u00e9gias de gerenciamento de tempo<\/a>. Com uma s\u00f3lida experi\u00eancia em desenvolvimento de software, entendemos a import\u00e2ncia de alocar adequadamente a for\u00e7a de trabalho em projetos recentes e futuros para garantir o fluxo da empresa e a satisfa\u00e7\u00e3o dos funcion\u00e1rios e dos clientes.<\/p>\n

O motivo para implementar uma ferramenta de programa\u00e7\u00e3o de recursos \u00e9 come\u00e7ar a se concentrar em todo o processo, obtendo uma vis\u00e3o geral de alto n\u00edvel da sua equipe. Com essa ferramenta, \u00e9 poss\u00edvel controlar todos os funcion\u00e1rios de uma s\u00f3 vez, monitorando os projetos aos quais est\u00e3o atribu\u00eddos, os feriados e os dias de folga.<\/p>\n

O controle de tempo orientado por tarefas pode levar a ignorar o panorama geral, enquanto o gerenciamento de recursos ajuda a alocar melhor a for\u00e7a de trabalho, n\u00e3o apenas pelo tempo gasto em uma determinada tarefa, mas por sua disponibilidade e capacidade de trabalho.<\/p>\n

Descubra o que funciona para sua empresa<\/h2>\n

Como n\u00e3o estou tentando convenc\u00ea-lo a escolher o controle de tempo ou a programa\u00e7\u00e3o de recursos (o uso de ambos faz todo o sentido), espero que voc\u00ea esteja mais ciente dos perigos do controle de tempo, especialmente se ele n\u00e3o for implementado adequadamente na organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Se voc\u00ea quiser aproveitar ao m\u00e1ximo o controle de tempo em sua empresa, lembre-se de seguir estas etapas:<\/p>\n