{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/pl\/wydajnosc\/efektywne-zarzadzanie-spotkaniami\/","title":{"rendered":"Efektywne zarz\u0105dzanie spotkaniami"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

Prawdopodobnie nie jest dla ciebie zaskoczeniem, \u017ce spotkania cz\u0119sto kojarz\u0105 si\u0119 ze strat\u0105 czasu. Wed\u0142ug Raport Atlassian<\/a>Ludzie mog\u0105 sp\u0119dza\u0107 nawet 31 godzin miesi\u0119cznie na bezproduktywnych spotkaniach. To prawie ca\u0142y tydzie\u0144 pracy!<\/p>\n

Zrozumia\u0142e jest, \u017ce liderzy zespo\u0142\u00f3w i mened\u017cerowie staraj\u0105 si\u0119 podj\u0105\u0107 pewne kroki w celu obni\u017cenia koszt\u00f3w spotka\u0144. Dla niekt\u00f3rych firm mo\u017ce to by\u0107 zakaz np. wszystkich spotka\u0144 statusowych. Dla innych oznacza to wprowadzenie aplikacji i technik zwi\u0119kszaj\u0105cych efektywno\u015b\u0107 spotka\u0144. W tym artykule podzielimy si\u0119 wskaz\u00f3wkami, kt\u00f3re mo\u017cna wykorzysta\u0107 do planowania i prowadzenia udanych spotka\u0144.<\/p>\n

Co sprawia, \u017ce spotkanie jest efektywne?<\/strong><\/h2>\n

Skuteczne spotkania przynosz\u0105 wymierne rezultaty, kt\u00f3re maj\u0105 pozytywny wp\u0142yw na projekt lub ca\u0142\u0105 organizacj\u0119. Taka jest ich og\u00f3lna idea. Szczeg\u00f3\u0142y zale\u017c\u0105 od celu spotkania. Skuteczne spotkania to takie, kt\u00f3re osi\u0105gaj\u0105 cele wyznaczone przez prowadz\u0105cego spotkanie. W zwi\u0105zku z tym absolutnie kluczowe jest ustalenie jasnego celu ka\u017cdego organizowanego spotkania i podzielenie si\u0119 nim z uczestnikami. Wi\u0119cej na ten temat w nast\u0119pnej sekcji.<\/p>\n

Jak zaplanowa\u0107 efektywne spotkanie?<\/strong><\/h2>\n

Zacznij od celu. Co chcesz osi\u0105gn\u0105\u0107 prowadz\u0105c to spotkanie? Czy musisz podj\u0105\u0107 jakie\u015b wa\u017cne decyzje biznesowe? Czy planujesz burz\u0119 m\u00f3zg\u00f3w? Czy s\u0105 jakie\u015b aktualizacje, kt\u00f3rymi nale\u017cy podzieli\u0107 si\u0119 z zespo\u0142em w duchu przejrzysto\u015b\u0107 projektu<\/a>? Zidentyfikowane cele prawdopodobnie wp\u0142yn\u0105 na charakter spotkania. Mog\u0105 nawet przekona\u0107 Ci\u0119 do... nieorganizowania spotkania w og\u00f3le.<\/p>\n

Czy naprawd\u0119 musisz organizowa\u0107 to spotkanie?<\/b><\/h3>\n

Wiele firm pod\u0105\u017ca za spotkanie jako domy\u015blne<\/i> Polityka: w razie w\u0105tpliwo\u015bci - zwo\u0142aj spotkanie. Niestety, nie jest to najbardziej produktywny spos\u00f3b sp\u0119dzania czasu przez pracownik\u00f3w. Wiele raport\u00f3w opublikowanych w ostatnich latach podkre\u015bla ilo\u015b\u0107 niepotrzebnych spotka\u0144. Atlassian przeanalizowa\u0142 dane<\/a> i doszed\u0142 do wniosku, \u017ce po\u0142owa spotka\u0144 jest uwa\u017cana za strat\u0119 czasu. Po\u0142owa! To sprawia, \u017ce my\u015bl\u0119, \u017ce prawie ka\u017cdy m\u00f3g\u0142by zmniejszy\u0107 liczb\u0119 sesji, kt\u00f3re decyduje si\u0119 zorganizowa\u0107.<\/p>\n

Jednym z rodzaj\u00f3w spotka\u0144, kt\u00f3ry jest cz\u0119sto krytykowany, jest nies\u0142awne spotkanie statusowe. Jason Fried, za\u0142o\u017cyciel i dyrektor generalny Basecamp, pisze<\/a> \u017ce Spotkania statusowe to najgorsze rodzaje spotka\u0144. Wyeliminuj je, a b\u0119dziesz wiedzie\u0107 wi\u0119cej, zaoszcz\u0119dzisz mn\u00f3stwo pieni\u0119dzy i odzyskasz dziesi\u0105tki godzin miesi\u0119cznie.<\/i> Nie jest w tym osamotniony. Kilka organizacji otwarcie przyznaje, \u017ce zrezygnowa\u0142o ze spotka\u0144 tylko po to, by wymieni\u0107 si\u0119 aktualnymi post\u0119pami prac. Zamiast tego komunikuj\u0105 si\u0119 bardziej efektywnie za pomoc\u0105 pisemnych status\u00f3w. Takie podej\u015bcie jest szczeg\u00f3lnie cenne w przypadku zespo\u0142\u00f3w rozproszonych, w kt\u00f3rych, aby zebra\u0107 grup\u0119 os\u00f3b na rozmowie telefonicznej w czasie rzeczywistym, trzeba podj\u0105\u0107 znaczny wysi\u0142ek zwi\u0105zany z planowaniem. Raporty o stanie opublikowane na Slacku lub w zarz\u0105dzanie projektami<\/a> Wybrane oprogramowanie wymaga mniej czasu ni\u017c ich osobiste odpowiedniki.<\/p>\n

Mog\u0119 sobie wyobrazi\u0107, \u017ce niekt\u00f3rzy z was mog\u0105 by\u0107 nieufni wobec tego pomys\u0142u: w ko\u0144cu ludzie m\u00f3wi\u0105 szybciej ni\u017c zapisuj\u0105 rzeczy na pi\u015bmie. Czy spotkania nie s\u0105 bardziej efektywne ni\u017c zapisywanie rzeczy? C\u00f3\u017c, nie w tym przypadku. Spotkania statusowe dla grup ludzi trwaj\u0105 d\u0142u\u017cej ni\u017c przygotowanie kr\u00f3tkiej notatki na temat w\u0142asnych post\u0119p\u00f3w. Co wi\u0119cej, uczestnicy spotkania prawdopodobnie nie zwr\u00f3c\u0105 jednakowej uwagi na wszystkie rzeczy wypowiedziane przez wszystkie osoby uczestnicz\u0105ce w danym spotkaniu.<\/p>\n

Co wi\u0119cej, zapisywanie rzeczy jest doskona\u0142\u0105 okazj\u0105 do syntezy informacji i zwi\u0119z\u0142ego przekazywania ka\u017cdego elementu. W rezultacie jeste\u015b w stanie tworzy\u0107 wnikliwe i trwa\u0142e informacje. Istnieje wiele aplikacji i dodatk\u00f3w, kt\u00f3re pomog\u0105 Twojej firmie przej\u015b\u0107 od osobistych spotka\u0144 statusowych do asynchronicznych podsumowa\u0144. Spr\u00f3buj Standuply<\/a> lub Marchewka<\/a>na przyk\u0142ad.<\/p>\n

Dyskusje statusowe nie s\u0105 jedynym rodzajem spotka\u0144, kt\u00f3re mo\u017cna wyeliminowa\u0107 z kalendarza. Je\u015bli nie masz pewno\u015bci, czy dane spotkanie powinno si\u0119 odby\u0107, czy nie, mo\u017cesz zasi\u0119gn\u0105\u0107 porady w zabawnej, ale przydatnej aplikacji: Czy powinno to by\u0107 spotkanie?<\/i><\/a><\/p>\n

Po ustaleniu wa\u017cnych powod\u00f3w, dla kt\u00f3rych warto zorganizowa\u0107 spotkanie biznesowe, nale\u017cy je starannie zaplanowa\u0107. Nie ma miejsca na zaimprowizowan\u0105 sesj\u0119 typu \"w\u0142a\u015bnie przechodzi\u0142em obok twojego biurka\": dane pokazuj\u0105<\/a> \u017ce 40% os\u00f3b uwa\u017ca je za istotnie rozpraszaj\u0105ce.<\/p>\n

Zapro\u015b odpowiednie osoby na spotkanie<\/b><\/h3>\n

Jednym z kluczowych sk\u0142adnik\u00f3w produktywnych spotka\u0144 jest zebranie odpowiedniej grupy os\u00f3b. Zapro\u015b pracownik\u00f3w, kt\u00f3rzy mog\u0105 przyczyni\u0107 si\u0119 do osi\u0105gni\u0119cia celu spotkania. Zorganizuj spotkanie zespo\u0142u projektowego, je\u015bli chcesz podzieli\u0107 si\u0119 wa\u017cnymi aktualizacjami, a nast\u0119pnie zorganizuj kr\u00f3tkie pytania i odpowiedzi. Je\u015bli Twoim celem jest podj\u0119cie decyzji wykonawczej podczas tej sesji, upewnij si\u0119, \u017ce osoby decyzyjne faktycznie w niej uczestnicz\u0105. W przeciwnym razie nie b\u0119dzie to skuteczna dyskusja.<\/p>\n

Je\u015bli chodzi o liczb\u0119 uczestnik\u00f3w spotkania, by\u0107 mo\u017ce spotka\u0142e\u015b si\u0119 z zasad\u0105 dw\u00f3ch pizz spopularyzowany przez Jeffa Bezosa<\/a>. Stwierdza ona, \u017ce dwie pizze powinny wystarczy\u0107 do nakarmienia ca\u0142ej grupy uczestnik\u00f3w spotkania. Jest to przydatna zasada, ale sugerowa\u0142bym spojrze\u0107 na ni\u0105 nie tyle jako na formu\u0142\u0119 pomiarow\u0105 (w ko\u0144cu pizze maj\u0105 bardzo r\u00f3\u017cne rozmiary). Zamiast tego wykorzystaj to jako okazj\u0119 do przemy\u015blenia listy uczestnik\u00f3w przed wys\u0142aniem zaproszenia.<\/p>\n

Kolejn\u0105 kwesti\u0105, kt\u00f3r\u0105 nale\u017cy wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119, s\u0105 koszty spotkania. Czasami wydaje nam si\u0119, \u017ce organizuj\u0105c spotkanie oszcz\u0119dzamy pieni\u0105dze firmy i w ten spos\u00f3b \"posuwamy sprawy do przodu\". Jednak im d\u0142u\u017csze spotkanie i im wi\u0119cej os\u00f3b bierze w nim udzia\u0142, tym wi\u0119ksze b\u0119d\u0105 koszty biznesowe. Nast\u0119pnym razem, gdy b\u0119dziesz pr\u00f3bowa\u0142 zdecydowa\u0107, kogo zaprosi\u0107 na spotkanie, mo\u017cesz sprawdzi\u0107 Kalkulator koszt\u00f3w spotkania<\/a> udost\u0119pnione przez Harvard Business Review. Wyniki mog\u0105 Ci\u0119 zaskoczy\u0107.<\/p>\n

Tworzenie planu spotkania<\/b><\/h3>\n

Maj\u0105c zaplanowane cele spotkania i list\u0119 pracownik\u00f3w bior\u0105cych w nim udzia\u0142, nale\u017cy opracowa\u0107 plan dzia\u0142ania. Aby opracowa\u0107 agend\u0119 spotkania, spr\u00f3buj odpowiedzie\u0107 na nast\u0119puj\u0105ce pytania:<\/p>\n