{"id":5596,"date":"2020-01-20T17:12:36","date_gmt":"2020-01-20T15:12:36","guid":{"rendered":"https:\/\/teamdeck.io\/?p=5596"},"modified":"2022-03-30T14:41:58","modified_gmt":"2022-03-30T12:41:58","slug":"effective-meeting-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/teamdeck.io\/nb\/produktivitet\/effektiv-moteledelse\/","title":{"rendered":"Effektiv m\u00f8teledelse"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\t\t
\n\t\t\t

Det er sikkert ingen overraskelse for deg at m\u00f8ter ofte forbindes med bortkastet tid. I f\u00f8lge Atlassians rapport<\/a>I l\u00f8pet av en m\u00e5ned kan folk bruke s\u00e5 mye som 31 timer p\u00e5 uproduktive m\u00f8ter. Det tilsvarer nesten en hel arbeidsuke!<\/p>\n

Det er forst\u00e5elig at teamledere og ledere pr\u00f8ver \u00e5 ta noen grep for \u00e5 redusere m\u00f8tekostnadene. For noen bedrifter kan det for eksempel v\u00e6re \u00e5 forby alle statusm\u00f8ter. For andre betyr det \u00e5 innf\u00f8re apper og teknikker for \u00e5 \u00f8ke effektiviteten i m\u00f8tene. I denne artikkelen deler vi tips du kan bruke for \u00e5 planlegge og gjennomf\u00f8re vellykkede m\u00f8ter.<\/p>\n

Hva gj\u00f8r et m\u00f8te effektivt?<\/strong><\/h2>\n

Effektive m\u00f8ter gir konkrete resultater som har en positiv innvirkning p\u00e5 prosjektet ditt eller organisasjonen som helhet. Det er den generelle ideen. Detaljene avhenger av m\u00e5let med m\u00f8tet. Effektive m\u00f8ter er m\u00f8ter som oppn\u00e5r de m\u00e5lene som m\u00f8telederen har satt seg. Derfor er det helt avgj\u00f8rende at du har et klart form\u00e5l med hvert eneste m\u00f8te du holder, og at du deler m\u00e5lene med deltakerne. Mer om det i neste avsnitt.<\/p>\n

Hvordan planlegger du et effektivt m\u00f8te?<\/strong><\/h2>\n

Begynn med et m\u00e5l. Hva \u00f8nsker du \u00e5 oppn\u00e5 med dette m\u00f8tet? Skal du ta noen viktige forretningsbeslutninger? Planlegger du en id\u00e9dugnad? Er det oppdateringer som b\u00f8r deles med teamet ditt i en \u00e5nd av prosjektgjennomsiktighet<\/a>? De m\u00e5lene du identifiserer, vil sannsynligvis p\u00e5virke m\u00f8tets karakter. De kan til og med overbevise deg om \u00e5... ikke organisere m\u00f8tet i det hele tatt.<\/p>\n

M\u00e5 du virkelig holde dette m\u00f8tet?<\/b><\/h3>\n

Mange selskaper f\u00f8lger m\u00f8te som standard<\/i> policy: N\u00e5r du er i tvil - innkall til et m\u00f8te. Dessverre er det ikke den mest produktive m\u00e5ten \u00e5 bruke de ansattes tid p\u00e5. Mange rapporter som er publisert de siste \u00e5rene, understreker den store mengden un\u00f8dvendige m\u00f8ter. Atlassian analyserte dataene<\/a> og konkluderte med at halvparten av m\u00f8tene anses som bortkastet tid. Halvparten av dem! Det f\u00e5r meg til \u00e5 tenke at nesten alle kunne kutte ned p\u00e5 antall m\u00f8ter de bestemmer seg for \u00e5 arrangere.<\/p>\n

En type m\u00f8te som ofte blir kritisert, er det beryktede statusm\u00f8tet. Jason Fried, grunnlegger og administrerende direkt\u00f8r i Basecamp, skriver<\/a> at Statusm\u00f8ter er de verste m\u00f8tene. Eliminer dem, og du vil faktisk vite mer, spare en haug med penger og vinne mange titalls timer i m\u00e5neden.<\/i> Han er ikke alene om denne oppfatningen. Flere organisasjoner innr\u00f8mmer \u00e5pent at de har sluttet \u00e5 m\u00f8tes bare for \u00e5 utveksle informasjon om hvordan arbeidet skrider frem. I stedet kommuniserer de mer effektivt med skriftlige statuser. Denne tiln\u00e6rmingen er spesielt verdifull for distribuerte team, der det krever mye planlegging for \u00e5 samle en gruppe mennesker til en samtale i sanntid. Statusrapporter publisert p\u00e5 Slack eller i prosjektledelse<\/a> programvaren du velger, krever mindre tid enn deres personlige ekvivalenter.<\/p>\n

Jeg kan tenke meg at noen av dere kanskje er skeptiske til denne ideen: Folk snakker tross alt raskere enn de skriver ned ting. Er ikke m\u00f8ter mer effektive enn \u00e5 skrive ned ting? Vel, ikke i dette tilfellet. Statusm\u00f8ter for grupper av mennesker tar lengre tid enn \u00e5 forberede et kort notat om egen fremgang. I tillegg er det ikke sannsynlig at m\u00f8tedeltakerne f\u00e5r med seg like mye av det som blir sagt av alle som deltar i et gitt m\u00f8te.<\/p>\n

I tillegg er det \u00e5 skrive ned ting en utmerket mulighet til \u00e5 syntetisere informasjon og kommunisere hvert enkelt element p\u00e5 en kortfattet m\u00e5te. Resultatet er at du kan produsere innsiktsfull og varig informasjon. Det finnes mange apper og tilleggsprogrammer som kan hjelpe bedriften din med \u00e5 g\u00e5 fra personlige statusm\u00f8ter til asynkrone oppsummeringer. Pr\u00f8v Standuply<\/a> eller Gulrot<\/a>for eksempel.<\/p>\n

Statusdiskusjoner er ikke den eneste typen m\u00f8ter som kan fjernes fra kalenderen din. Hvis du er usikker p\u00e5 om et gitt m\u00f8te b\u00f8r avholdes eller ikke, kan du s\u00f8ke r\u00e5d fra en morsom, men nyttig app: B\u00f8r det v\u00e6re et m\u00f8te?<\/i><\/a><\/p>\n

N\u00e5 som du har funnet en god grunn til \u00e5 avholde et forretningsm\u00f8te, m\u00e5 du planlegge det n\u00f8ye. Det er ikke rom for en improvisert \"jeg gikk bare forbi skrivebordet ditt\"-\u00f8kt: data viser<\/a> at 40% av befolkningen anser dem som betydelige distraksjoner.<\/p>\n

Inviter de rette personene til m\u00f8tet<\/b><\/h3>\n

En av de viktigste ingrediensene i produktive m\u00f8ter er \u00e5 samle den rette gruppen av mennesker. Inviter medarbeidere som sannsynligvis kan bidra til \u00e5 n\u00e5 m\u00e5let med m\u00f8tet. Kj\u00f8r et prosjektgruppem\u00f8te hvis du \u00f8nsker \u00e5 dele viktige oppdateringer og organisere en kort sp\u00f8rsm\u00e5lsrunde etterp\u00e5. Hvis m\u00e5let ditt er \u00e5 ta en beslutning i l\u00f8pet av m\u00f8tet, m\u00e5 du s\u00f8rge for at beslutningstakerne faktisk deltar. Ellers blir det neppe en effektiv diskusjon.<\/p>\n

N\u00e5r det gjelder antall m\u00f8tedeltakere, har du kanskje st\u00f8tt p\u00e5 to-pizza-regelen popularisert av Jeff Bezos<\/a>. Den sier at to pizzaer skal v\u00e6re nok til \u00e5 mette hele m\u00f8tegruppen. Det er en praktisk regel, men jeg vil foresl\u00e5 at du ikke ser p\u00e5 den som en m\u00e5lestokk (pizzaer kommer tross alt i sv\u00e6rt forskjellige st\u00f8rrelser). Bruk heller dette som en anledning til \u00e5 tenke gjennom deltakerlisten f\u00f8r du sender ut en invitasjon.<\/p>\n

Et annet punkt du b\u00f8r ta med i betraktningen her, er kostnadene ved m\u00f8tet. Noen ganger f\u00f8ler vi at vi sparer bedriften for penger ved \u00e5 organisere et m\u00f8te og p\u00e5 den m\u00e5ten \"f\u00e5 ting til \u00e5 g\u00e5 fremover\". Men jo lengre m\u00f8tet varer og jo flere personer som er involvert, desto st\u00f8rre blir kostnadene for bedriften. Neste gang du skal bestemme deg for hvem du skal invitere til et m\u00f8te, kan det v\u00e6re lurt \u00e5 sjekke kalkulatoren for m\u00f8tekostnader<\/a> delt av Harvard Business Review. Resultatene kan overraske deg.<\/p>\n

Opprett en m\u00f8teagenda<\/b><\/h3>\n

Med m\u00e5lene for m\u00f8tet planlagt og en liste over medarbeiderne som skal delta p\u00e5 m\u00f8tet i bakhodet, m\u00e5 du komme opp med en handlingsplan. N\u00e5r du skal utforme agendaen for m\u00f8tet, kan du pr\u00f8ve \u00e5 svare p\u00e5 f\u00f8lgende sp\u00f8rsm\u00e5l:<\/p>\n