프로젝트 킥오프: 성공적인 프로젝트를 시작하는 방법?

이 글을 통해 무엇을 얻을 수 있을까요?

리소스 관리 소프트웨어가 프로젝트를 제시간에 완료하는 데 미치는 영향.

손실을 줄이면서 프로젝트를 시작하는 방법

프로젝트 시작은 궁극적으로 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있는 가정과 결정을 내리는 순간입니다.

이 단계에서는 문서 관리 시스템을 사용하여 최대한 많은 정보를 수집하고, 작업량을 평가하고, 리소스를 신중하게 할당하는 등 준비를 해야 합니다. 때로는 개인 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것도 좋은 방법입니다.

다른 한편으로는 전체 프로젝트의 분위기를 조성하고 팀을 위한 효과적이고 긍정적인 문화를 구축하기 위한 시작을 알리는 시기이기도 합니다.

프로젝트 킥오프 미팅을 제대로 시작하려면 어떻게 해야 하나요?

리소스 관리 소프트웨어를 개발한 Teamdeck은 동료 프로젝트 관리자가 프로젝트를 더 잘 추정, 계획, 실행, 모니터링할 수 있도록 돕기 위해 최선을 다하고 있습니다. 그래서 리소스 관리 모범 사례에 대한 무료 전자책을 준비했습니다.

이 글은 프로젝트의 성공을 위해 필수적인 중요한 다음 단계에 대해 설명하는 저희의 전자책에서 발췌한 내용입니다. 프로젝트 킥오프 회의를 위한 체계적인 회의 안건은 회의를 능률적이고 효율적으로 유지하고, 팀과 이해관계자를 적극적으로 참여시키며, 민첩한 프로젝트 킥오프를 위해 조정하는 데 필수적입니다.

프로젝트 이해 성공을 위한 첫걸음

프로젝트를 완전히 이해한다는 것은 최종 제품에 대한 이해관계자의 기대치와 팀의 업무 범위를 알고 있다는 뜻입니다. 성공 기준을 명확하게 정의해야 합니다. 잠재적이고 측정 가능한 몇 가지 기준으로는 정시 납품, 초기 예산 범위 내 유지, 판매 목표 달성 등이 있습니다. 이러한 기준은 명확한 방향을 제시할 뿐만 아니라 프로젝트의 진행 상황과 성공을 평가하는 벤치마크 역할을 합니다.

목표와 목적, 일정, 예산, 프로젝트 결과물 등 프로젝트에 대한 세부 정보는 프로젝트 개요에 이미 포함되어 있어야 합니다. 프로젝트 개요를 주의 깊게 읽고 어떤 세부 정보를 얻을 수 있는지, 어떤 부분이 누락되었는지 요약하세요. 프로젝트 개요가 포괄적이고 프로젝트의 모든 중요한 측면을 다루고 있는지 확인하는 것이 중요합니다. 잘 작성된 프로젝트 개요는 효과적인 프로젝트 계획과 실행을 위한 토대가 됩니다.

불분명한 부분이 있으면 고객과 통화할 때까지 기다리지 마세요. 작업을 계획하기 전에 프로젝트에 대한 정보를 최대한 많이 수집하는 것이 중요합니다. 이러한 사전 예방적 접근 방식은 잠재적인 문제를 조기에 파악하고 적시에 해결할 수 있도록 도와주므로 프로젝트 후반부에 오해나 지연을 방지할 수 있습니다.

세부 사항이 충분히 준비되었다고 생각되면 고객을 프로젝트 킥오프 미팅에 초대하세요. 직접 만나거나 Skype를 통해 할 수도 있고, 보다 전문적인 전화 회의를 조직할 수도 있습니다. 중요한 것은 프로젝트 범위, 고객의 기대치, 제공할 수 있는 내용 및 방법에 대해 이야기할 수 있는 회의실입니다. 이 회의를 통해 프로젝트의 분위기를 조성하고 프로젝트의 목표와 결과물에 대해 모두가 같은 생각을 가지고 있는지 확인할 수 있습니다.

역할과 책임 파악하기: 프로젝트 팀에서 누가 무엇을 하나요?

프로젝트의 공통 목표를 완전히 이해했다면 이제 이를 달성하는 데 필요한 사람과 누가 무엇을 담당할지 파악할 차례입니다. 프로젝트 팀원들의 역할과 책임을 명확히 정의하면 혼란을 피하고 책임감을 확보하는 데 도움이 됩니다. 각 팀원은 자신에게 기대되는 역할과 자신의 업무가 전체 프로젝트 목표에 어떻게 기여하는지 알고 있어야 합니다.

즉, 프로젝트 내에서 정확히 누구를 참여시켜야 하는지를 파악하기 위해 후속 조치를 취해야 한다는 뜻입니다. 또는 어떤 역할이 없으면 프로젝트를 완료할 수 없는가? 여기에는 프로젝트에 필요한 핵심 기술과 전문 지식을 파악하고 이를 팀원에게 매핑하는 작업이 포함됩니다. 또한 팀원들이 프로젝트에 필요한 시간과 노력을 투입할 수 있도록 팀의 가용성과 업무량을 고려하는 것도 중요합니다.

프로젝트와 고객의 요구 사항에 따라 프론트엔드 및/또는 백엔드 개발자, 그래픽 디자이너, 모션 디자이너, 마케팅 전문가 및 카피라이터가 필요할 수 있습니다. 각 역할은 명확하게 정의되어야 하며, 각 팀원에게 구체적인 업무와 책임이 할당되어야 합니다. 이를 통해 프로젝트의 모든 측면을 다루고 누락되는 부분이 없도록 할 수 있습니다.

프로젝트에 참여해야 할 사람을 정확히 파악했다면 해당 업무에 가장 적합한 직원을 찾으세요. 스킬 매트릭스를 사용하여 직원의 스킬을 평가함으로써 이를 수행할 수 있습니다. 스킬 매트릭스는 직원의 스킬이 포함된 간단한 표로, 직원의 스킬을 평가하고 점수를 매겨 해당 업무를 처리할 수 있는지 여부를 확인할 수 있도록 도와줍니다. 이 도구는 적합한 작업에 적합한 사람을 식별하는 데 매우 유용하므로 프로젝트 팀이 프로젝트의 과제를 잘 처리할 수 있는 역량을 갖추도록 보장할 수 있습니다.

역할과 이를 수행할 수 있는 인력을 파악한 후에는 여기에서 직원의 근무 가능 여부를 확인하고 다음 프로젝트에 배정하세요. 여기에는 팀원들이 업무 부담을 덜고 최고의 성과를 낼 수 있도록 일정 및 리소스 계획을 수립하는 것이 포함됩니다. 효과적인 리소스 관리는 프로젝트가 제시간에 예산 범위 내에서 완료될 수 있도록 하는 핵심 요소입니다.

유용한 팁: 스킬 매트릭스를 사용하지 않는 경우에는 직원들의 스킬과 경험을 설명하는 직원 목록을 사용할 수 있습니다. 사용 가능한 리소스에 대한 가시성을 확보하면 더 나은 인력 배분을 보장할 수 있으므로 직원의 활용도 저하와 초과 예약을 방지하는 데 도움이 됩니다.

종합적인 프로젝트 계획 수립하기: 함정 피하기

계획 단계가 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있다고 생각하는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 부정확한 견적, 잘못된 개인적 의사 결정, 잠재적 위험을 간과하는 것은 종종 지연과 예산 변경의 원인이 됩니다. 효과적인 계획에는 프로젝트를 완료하는 데 필요한 작업과 활동의 개요뿐만 아니라 잠재적인 문제를 예상하고 이를 완화하기 위한 전략을 개발하는 것도 포함됩니다. 외부 프로젝트를 계획할 때는 분위기와 비전을 설정하고, 공통의 목표, 작업 및 일정을 수립하고, 고객과의 공식 킥오프 미팅을 위해 프로젝트 팀을 준비하는 것이 중요합니다.

2016년 데이터에 따르면 프로젝트의 49%만이 제시간에 완료되었습니다. 또한 전체 프로젝트 중 53%가 예산 범위 내에서 진행되었습니다. - PMI. 이러한 통계는 프로젝트 성공을 보장하는 데 있어 효과적인 프로젝트 계획과 리소스 관리의 중요성을 강조합니다.

프로젝트 리소스 관리는 효과적인 계획과 프로젝트 시작 단계의 핵심 요소 중 하나입니다. 이미 프로젝트 성공에 필요한 역할과 해당 과제를 처리할 수 있는 적합한 인력을 파악하셨을 것입니다. 이제 리소스를 효율적으로 할당하고 프로젝트 전반에 걸쳐 리소스를 최적으로 활용할 수 있도록 해야 할 때입니다.

더 나은 직원 및 프로젝트 관리를 위해 다음 중 특정 인력이 얼마나 필요한지 추정하면 프로젝트를 시작하는 데 도움이 됩니다.. 최신 리소스 캘린더는 필수이며 작업을 훨씬 쉽게 만들어 줍니다. 이 캘린더에는 팀원들의 근무 가능 시간뿐만 아니라 다른 프로젝트나 개인 휴가 등 다른 약속도 포함되어야 합니다.

프로젝트에 누가 얼마나 오래 필요한지 파악하여 프로젝트 캘린더를 설정하세요. 여기에는 리소스 가용성, 참여할 수 있는 다른 프로젝트 또는 약속, 휴가일, 공휴일 등이 포함되어야 합니다. 원격 팀원과 함께 작업할 때는 시간대를 고려하세요. 이러한 수준의 세부적인 계획은 프로젝트 일정을 현실적이고 달성 가능한 수준으로 유지하는 데 도움이 됩니다.

이렇게 하면 초과 예약이나 직원 활용도 저하를 방지하고 처음부터 프로젝트의 올바른 흐름을 설정할 수 있습니다. 팀덱은 리소스 관리 및 시간 추적 도구로, 직원 시간 추적 및 휴가 관리 시스템 기능을 통해 직원 및 리소스 할당과 모니터링에 사용할 수 있습니다. 이러한 도구는 리소스 가용성과 활용도를 실시간으로 파악할 수 있어 필요에 따라 정보에 입각한 결정을 내리고 조정하는 데 도움이 됩니다.

리소스 및 작업 추정하기 제대로 파악하기

철저한 프로젝트 실행 계획을 세우려면 직원들이 활동을 완료하는 데 필요한 시간을 추정해야 합니다. 잘못하면 프로젝트에 득보다 실이 많을 수 있기 때문에 추정은 까다로울 수 있습니다. 정확한 견적을 위해서는 관련된 작업, 필요한 기술, 팀의 역량에 대한 깊은 이해가 필요합니다. 여기에는 공식 킥오프 미팅을 위한 프로젝트 팀 준비, 내부 프로젝트 킥오프 미팅 구성 등 내부 프로젝트의 리소스 및 작업 추정에 대한 구체적인 고려 사항이 포함됩니다.

존 커틀러는 "우리는 왜 추정하는가?"라는 글에서 추정할 때 컨텍스트의 중요성을 강조했습니다. 추정치는 과거 데이터와 현재 프로젝트의 구체적인 상황에 기반해야 합니다. 이렇게 하면 추정치가 현실적이고 달성 가능한지 확인하는 데 도움이 됩니다.

반면에 많은 사람들에게 시간 단위로 작업을 추정하는 것은 찻잎을 읽는 것과 같습니다. 그렇기 때문에 저희의 경험에 따르면 사용자 스토리를 스토리 포인트로 측정하는 것이 더 안전합니다. 스토리 포인트는 다양한 사용자 스토리의 규모를 평가할 수 있는 측정 단위입니다. 스토리 포인트는 상대적이기 때문에 4점짜리 스토리는 2점짜리 스토리보다 두 배 더 큽니다. 이러한 상대적 추정 기법은 여러 작업에서 일관성 있고 비교 가능한 추정치를 제공하는 데 도움이 됩니다.

스토리 포인트(1~10점 척도 가능)를 설정한 후에는 팀의 속도에 맞춰야 합니다. 팀이 이전 반복 작업에서 14포인트 분량의 스토리를 완료하는 데 충분한 시간을 할애할 수 있었다면 이번에도 같은 양의 작업을 완료할 가능성이 높습니다. 이는 프로젝트의 현실적이고 달성 가능한 목표를 설정하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트에서 원하는 모든 요소에 대한 스토리 포인트 추정치가 있으면 이 숫자를 팀의 속도로 나누고 프로젝트를 완료하는 데 필요한 반복 횟수를 생각해낼 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트 타임라인이 현실적이고 달성 가능한지 확인하는 데 도움이 됩니다.

특정 인력을 관리하기 위해 시간을 할당할 때는 해당 인력의 경험에 따라 얼마나 많은 일을 할 수 있는지와 하루 중 '작업 가능한 시간'을 모두 고려하여 인력의 리소스 역량을 고려하세요. 이는 팀원들이 과도한 업무 부담을 덜고 최고의 성과를 낼 수 있도록 도와줍니다.

이상적인 시간과 경과된 시간의 차이를 이해해야 합니다. 전자는 주어진 과제에 실제로 소요되는 시간이고, 후자는 대기, 방해, 상황 전환, 준비 시간 등이 포함됩니다. 이러한 구분은 작업을 완료하는 데 필요한 실제 시간에 영향을 줄 수 있는 다양한 요인을 고려하여 현실적인 예상 시간을 산정하는 데 매우 중요합니다.

개발자에게 주어진 작업에 소요되는 시간을 문의하면 개발자는 '이상적인 시간', 즉 중단 없는 작업 기간에 대한 추정치를 제공합니다. 이는 현실적인 기대치를 설정하고 프로젝트 일정을 달성할 수 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 계획 실행하기: 계획을 행동으로 전환하기

실행은 계획을 실행으로 옮기는 단계입니다. 이 단계에서는 프로젝트 관리자가 인력과 리소스를 조정하고 프로젝트 관리 계획에 따라 프로젝트의 활동을 통합하고 수행합니다. 프로젝트를 실행하는 동안 프로젝트가 올바른 방향으로 나아가고 있는지 확인하기 위해 프로젝트의 진행 상황을 주시하는 것이 중요합니다. 정기적인 상태 회의가 큰 도움이 될 수 있습니다. 이러한 회의에서는 완료된 사항, 진행 중인 사항, 아직 수행해야 할 사항 등을 다뤄야 합니다.

이 단계에서는 커뮤니케이션이 핵심입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용해 모든 사람에게 최신 정보를 제공하고 프로젝트의 진행 상황을 추적하세요. Teamdeck과 같은 도구는 일정, 작업 관리, 시간 추적에 도움이 될 수 있습니다. 이러한 도구는 프로젝트의 진행 상황을 실시간으로 파악하고 문제를 조기에 파악하여 적시에 해결할 수 있도록 도와줍니다.

모니터링 및 제어: 프로젝트 궤도 유지

모니터링 및 제어 프로세스는 프로젝트의 진행 상황과 성과를 추적, 검토, 규제하고 계획 변경이 필요한 영역을 식별하는 데 필요합니다. 이 단계에서는 프로젝트 성과를 측정하고 모니터링하여 프로젝트 목표를 달성할 수 있도록 합니다.

이 단계에 사용할 수 있는 도구와 기법에는 성과 검토, 적립 가치 관리, 프로젝트 관리 소프트웨어 등이 있습니다. 정기적인 보고 및 검토 세션은 프로젝트가 순조롭게 진행되는 데 도움이 됩니다. 이러한 세션은 프로젝트의 진행 상황을 검토하고, 문제를 파악하고, 필요한 조정을 통해 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 할 수 있는 기회를 제공합니다.

프로젝트 종료하기: 원활한 마무리 보장

프로젝트 종료에는 모든 프로젝트 관리 프로세스 그룹의 모든 활동을 마무리하여 프로젝트 또는 단계를 공식적으로 완료하는 것이 포함됩니다. 여기에는 고객 승인 받기, 프로젝트 문서 인계, 프로젝트 리소스 공개, 프로젝트 사후 검토 수행 등이 포함됩니다.

프로젝트 사후 검토는 잘된 점과 향후 프로젝트에서 개선할 수 있는 점을 파악하는 데 도움이 됩니다. 이는 프로젝트 관리의 지속적인 개선을 위한 중요한 단계입니다. 이러한 검토를 통해 얻은 인사이트는 프로젝트 관리 프로세스를 개선하고 향후 프로젝트의 성공을 보장하는 데 매우 유용할 수 있습니다.