프로젝트 종료 프로세스를 구축하는 방법: 팁과 도구

소프트웨어 회사에서 일하든 크리에이티브 에이전시에서 일하든, 프로젝트는 누군가 코드 베이스에 최종 커밋을 푸시하거나 클라이언트가 작업에 대해 "좋아 보인다"고 답한다고 해서 끝나는 것이 아니라는 것을 잘 알고 계실 것입니다. 물론 프로젝트 라이프사이클의 전달 부분은 끝났을 수 있지만, 지금이야말로 프로젝트를 제대로 마무리해야 할 때입니다. 이 블로그 게시물에서는 프로젝트가 끝날 때 회사의 프로젝트 관리 프로세스에 포함해야 할 가장 중요한 몇 가지 단계를 보여드리겠습니다.

먼저 프로젝트 마감 프로세스에 관심을 가져야 하는 이유를 살펴보겠습니다.

프로젝트 종료 프로세스를 마련하는 것이 중요한 이유는 무엇인가요?

프로젝트 종료 프로세스는 프로젝트에 참여한 모든 사람이 같은 생각을 하고 프로젝트가 공식적으로 완료되었는지 확인하는 데 유용합니다. 프로젝트를 제대로 종료하지 않으면 어떤 일이 발생하나요? 우선, 더 이상 변경 요청을 할 때가 아니라는 사실을 모르는 클라이언트로부터 여전히 변경 요청을 받을 수 있습니다. 또한 프로젝트를 종료하는 것이 유리한 점은 프로젝트 리소스 관리 관점. 이미 완료된 프로젝트에 불필요하게 직원들을 잡아두지 않고 새로운 과제를 자유롭게 수행할 수 있습니다. 마지막으로, 프로젝트를 되돌아보고 잘된 점과 개선할 수 있는 점을 평가할 수 있는 기회를 갖게 됩니다.

직원들은 어떤가요? 프로젝트의 성공 여부와 관계없이 프로젝트가 끝난 후 마무리 과정에 참여하면 종결감을 느끼고 팀 사기가 향상됩니다.

프로젝트 마감 체크리스트 - h팀의 프로젝트 종료 절차 설계를 시작해야 하나요?

프로젝트 종료를 위한 통합 프로세스를 구축하려면 현재 상황을 철저히 분석하는 것부터 시작하는 것이 좋습니다. 

프로젝트 관리팀과 만나 프로젝트 수명 주기가 끝날 때까지의 활동에 대해 논의하세요. 함께 다양한 접근 방식의 장단점을 분석하고 회사의 필요에 맞는 절차를 구축할 수 있습니다.

프로젝트 종료 단계에 무엇을 포함해야 하나요?

먼저 요구 사항 목록을 살펴보고 프로젝트 팀이 모든 결과물을 준비했는지 확인해야 합니다. 프로젝트를 넘겨줄 준비가 되면 프로젝트 종료 프로세스를 시작할 수 있습니다.

공식적으로 결과물 전달

클라이언트와 연락하여 필요한 문서와 함께 모든 결과물을 공식적으로 전달하세요. 프로세스 초기에 다른 프로젝트 요소를 전달했을 수도 있습니다. 괜찮습니다. 고객이 전체 결과물 세트에 액세스할 수 있는지 확인하기만 하면 됩니다. URL, 로그인, 비밀번호를 공유하는 것도 잊지 마세요.

다음 단계는 클라이언트로부터 공식적인 승인을 받는 것입니다. 이상적으로는 프로젝트 팀의 작업이 클라이언트의 승인을 받았다는 서면 진술서(이메일이면 충분합니다)를 받는 것이 좋습니다. 승인을 받지 못하면 나중에 불쾌한 일을 겪을 수 있으므로 문제가 있다면 지금 바로 해결하는 것이 좋습니다.

또한 고객으로부터 피드백을 받을 수 있는 좋은 기회이기도 합니다. 통화를 예약하여 회고 회의 고객과 대화를 나눠보세요. 이러한 대화가 끝나면 향후 개선을 위한 몇 가지 조치 사항과 웹사이트에 올릴 수 있는 좋은 후기를 얻을 수 있습니다.

서류 작업 처리

프로젝트 관리자는 프로젝트 수명 주기 동안 처리해야 할 프로젝트 문서가 많습니다. 마감 단계는 모든 문서를 정리하고 미진한 부분이 없는지 확인하기에 좋은 시기입니다.

프로젝트에 참여하는 사람들은 프로젝트의 안팎을 모두 알고 있다고 생각할 수 있습니다. 지금은 그럴 수 있겠지만 몇 달 후 고객이 기술적 세부 사항에 대해 문의할 때는 어떻게 될까요? 모든 프로젝트 관련 문서를 제대로 정리해 두는 것이 훨씬 낫습니다.

또한 다른 공급업체나 프리랜서와의 프로젝트 계약도 공식적으로 종료해야 합니다. 대금을 지불하는 것을 잊지 마세요!

프로젝트 검토

앞서 언급했듯이 프로젝트 종료는 팀의 성과를 돌아볼 수 있는 완벽한 시기입니다. 프로젝트 관리 또는 리소스 관리 소프트웨어로 이동하여 프로젝트 보고서를 분석하세요. 다음은 자세히 살펴볼 수 있는 몇 가지 아이디어입니다:

• 추정치 대 실제: 팀의 예상 시간과 실제 프로젝트에 소요된 시간을 비교해 보세요. 어떤 패턴을 발견할 수 있나요? 예를 들어, 프로젝트의 특정 단계가 과소평가되었나요? 아니면 특정 팀원의 업무가 초기에 과소평가되어 작업을 완료하는 데 더 많은 시간이 필요했던 것을 발견할 수도 있습니다. 이러한 인사이트는 팀의 다음 프로젝트를 계획하는 데 매우 유용합니다. 

사용 팀덱 를 클릭하여 예상치 대비 실제 보고서를 작성합니다.

• 리소스 활용도:  모든 팀원이 고르게 활용되었나요? 팀원 중 일부는 초과 근무를 많이 하는 반면, 다른 팀원은 할 일이 많지 않나요? 두 경우 모두 팀 사기에 좋지 않습니다. 다행히도 개선이 필요한 부분을 파악하면 다음 프로젝트를 위한 팀 계획을 더 잘 세울 수 있습니다.

팀덱은 다음과 같은 작업에도 도움을 줄 수 있습니다. 리소스 사용률 계산.

• 청구 가능 및 청구 불가 시간: 팀에서 시간을 추적하면 얼마나 많은 청구 가능한 시간 및 청구 불가능한 시간 기록 프로젝트 작업 중입니다.

청구 가능한 시간과 청구할 수 없는 시간을 계산하면 팀의 생산성을 높일 수 있는 추가 개선 아이디어를 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트를 검토할 때는 프로젝트 팀 회의를 조직하여 배운 교훈과 미래에 대한 아이디어를 논의해야 합니다.

프로젝트 팀의 노력 인정

많은 에이전시나 소프트웨어 회사처럼 회사에서 한 번에 여러 프로젝트를 진행하는 경우, 특정 프로젝트가 방금 완료되었다는 사실을 모든 사람이 알기 어려울 수 있습니다. 프로젝트 관리자가 프로젝트 완료를 알리고 팀의 노고에 감사하는 메시지를 회사 전체에 보내는 것이 좋습니다. 모든 팀원의 업적을 강조하고 모든 팀원이 포함되었는지 확인해야 합니다. 이러한 제스처는 확실히 직원이 가치 있고 주목받고 있다고 느끼게 할 것입니다.

팬데믹으로 인해 프로젝트 팀을 위한 축하 이벤트를 계획하지 못할 수도 있지만, 그래도 팀원들과 함께 즐거운 시간을 보내야 합니다. 가상 축하 행사라도 동료애를 키울 수 있는 즐거운 기회가 될 수 있습니다.

배운 교훈 문서화 및 공유

지금까지 프로젝트 팀과 프로젝트에 대해 자세히 논의하고, 고객으로부터 피드백을 받고, 데이터를 살펴봤을 것입니다. 회사의 향후 프로젝트에 도움이 될 수 있는 가치 있고 실행 가능한 인사이트를 얻었을 가능성이 매우 높습니다. 이러한 인사이트를 문서화하고 회사의 프로젝트 관리를 담당하는 다른 사람들과 공유하는 것이 중요합니다.

또한 팀의 온라인 포트폴리오에 올리고 사례 연구를 게시하는 등 프로젝트에 대한 마케팅 소문을 만들 수 있는 좋은 기회이기도 합니다. 이러한 단계를 계획하는 것이 유리합니다. 그렇지 않으면 다른 프로젝트와 업무에 밀려서 끝내지 못할 수도 있기 때문입니다.

팀 예약 제거

팀원들이 프로젝트가 준비되었다는 것을 알고 있다고 확신하더라도 이 과제에서 공식적으로 팀원들을 해제해야 합니다. 회사의 리소스나 온라인 캘린더 플래너이 직원은 더 이상 완료된 프로젝트에 대해 예약할 수 없습니다.

팀의 리소스 캘린더 가 최신 상태인지 확인하세요. 이렇게 하면 다른 프로젝트 관리자가 새 프로젝트에 예약할 수 있습니다. 

프로젝트 마감 프로세스를 구축할 준비가 되셨나요?

마감 프로세스의 여러 단계에 대해 읽으면서 이 단계에 시간이 걸린다는 것을 알았을 것입니다. 프로젝트 시작 전에 이러한 절차를 마련해야 하는 또 다른 이유입니다. 프로젝트를 종료하는 데 평균 몇 시간이 걸리는지 알면 프로젝트 비용을 산정할 때 이를 고려할 수 있습니다.

이 블로그 게시물이 회사의 필요에 맞는 효과적인 프로젝트 종료 단계를 계획하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 팀의 향후 프로젝트에도 분명 도움이 될 것입니다.

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