작업 우선순위 지정 기법 - 팀의 우선순위를 찾는 방법은 무엇인가요?

이 블로그 게시물에서는 가장 중요한 작업을 전략적으로 선택하는 몇 가지 기법을 모았습니다. 우선, 일반적인 프로젝트 우선순위 지정에 대해 이야기해 보겠습니다.

독자들이 알아야 할 내용

• 작업의 우선순위를 정하려면 몇 가지 전략을 알아야 합니다.
• 의 유용한 역할 리소스 관리 소프트웨어

로서 프로젝트 관리자의 주요 목표는 프로젝트를 성공적으로 완수하는 것입니다. 이는 일반적으로 제시간에, 예산 범위 내에서, 필요한 모든 기능을 갖춘 상태로 완료하는 것을 의미합니다. 하지만 이 목표를 달성하려면 다음을 수행해야 합니다. 팀을 위한 합리적인 일정 만들기 를 사용하여 다양한 작업을 순서대로 완료할 수 있습니다. 팀에서 어떤 작업에 먼저 접근해야 할까요? 어떤 것이 가장 중요할까요? 작업의 우선순위를 정하는 것은 피할 수 없는 일이지만, 성공적으로 수행하거나 지연이나 리소스 충돌을 일으킬 위험이 있습니다.  

 

작업의 우선순위를 정한다는 것은 무엇을 의미하나요?

"우선순위를 먼저 정하라"는 말에 익숙하신가요? 믿거나 말거나, 우선순위를 설정하는 과정이 잘 설명되어 있습니다. 

가장 중요한 업무, 가장 시급하게 처리해야 할 활동 등 '첫 번째' 일을 파악한 다음 이를 업무의 첫 번째 순서로 완료해야 합니다.  

본질적으로 어떤 작업이 가장 중요한 작업인지 결정하기만 하면 됩니다. 말처럼 쉽지 않은 일처럼 느껴질 수도 있습니다. 하지만 실제로는 아래에 설명된 기술을 활용하여 자신 있게 전화를 걸 수 있습니다.

작업에 우선순위를 지정하기 전에...

...주어진 프로젝트를 완수하기 위해 실제로 수행해야 하는 작업을 완벽하게 파악할 수 있어야 합니다. 프로젝트 범위를 정의하고 제어하는 것은 매우 중요하기 때문에 블로그 게시물 전체를 할애하여 다음과 같이 설명하기도 했습니다. 프로젝트 범위 관리.

프로젝트 요구 사항을 수집하고 여러 이해관계자와 범위를 정했다면 완료해야 할 모든 작업을 기록할 수 있습니다. 문서에 수집하거나 프로젝트 계획 도구. 이 시점에서 여러 카테고리(예: 프로젝트 단계)로 나누고 나중에 이러한 그룹 내에서 작업의 우선순위를 정할 수 있습니다.

팀원들에게 최신 정보를 제공하는 것을 잊지 마세요:

• 프로젝트의 목표와 다양한 이해관계자가 비즈니스 측면에서 달성하고자 하는 목표를 완전히 이해해야 합니다,
• 프로젝트를 시작하기 전에도 프로젝트의 범위와 작업 목록을 알고 있어야 합니다. 이는 적어도 두 가지 이유로 유익합니다. 첫째, 팀원들을 육성하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 투명성 처음부터 함께할 수 있습니다. 둘째, 업무 경험이 풍부한 팀원들이 업무 우선순위를 정하거나 귀중한 인사이트를 제공하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

프로젝트의 목표와 범위 외에도 팀원들은 작업 간의 종속성과 가능한 제약 조건에 대해서도 알고 있어야 합니다. 이 정보는 프로젝트 일정과 작업 순서에 대한 작업을 시작할 때 유용합니다.

작업의 우선순위를 정하는 방법은 무엇인가요? 우선순위를 정하는 가장 인기 있는 전략

우선순위가 높은 작업과 중요도가 거의 없는 작업을 구분하는 것은 간단할 수 있습니다. 하지만 비슷한 수준의 우선순위를 가진 작업의 순서를 정하는 것은 훨씬 더 어려울 수 있습니다. 하지만 프로젝트 작업을 완료하려면 일정한 순서를 제안해야 합니다.

다행히도 몇 가지 기술을 사용하면 프로젝트 관리자로서 작업의 우선순위를 성공적으로 지정할 수 있습니다. 이 중 몇 가지를 하나씩 살펴보겠습니다.

아이젠하워 매트릭스

이는 집중해야 할 필수 활동을 선택하는 데 가장 많이 사용되는 전략 중 하나입니다. 중요도와 긴급성에 따라 모든 작업을 네 가지 그룹으로 나누기만 하면 됩니다:

• 긴급하고 중요한 업무
• 긴급하고 중요하지 않음
• 긴급하고 중요하지 않은 경우
• 긴급하지도 않고 중요하지도 않습니다.
  

아이젠하워 매트릭스를 훑어보면 어떤 작업을 먼저 처리해야 하는지(긴급하고 중요한 작업), 어떤 작업을 나중에 집중해야 하는지(긴급하지 않고 중요하지 않은 작업)를 알 수 있습니다. 

다른 두 그룹은 어떻게 하나요? 일반적으로 그룹 3은 위임할 수 있고 그룹 4는 할 일 목록에서 쉽게 제거할 수 있는 작업으로 구성됩니다. 

프로젝트 설정에서는 작업 항목을 위임하거나 제거할 수 있는 옵션이 없어 약간 다르게 보입니다. 하지만 특정 작업이 그다지 중요하지 않다는 것만 알아도 프로젝트 팀 일정에서 해당 작업을 위한 자리를 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.

MoSCoW 방법

이 방법도 마찬가지로 잠재적인 작업을 그룹화해야 합니다. 프로젝트에서 특정 작업의 필수 불가결성과 관련된 카테고리를 사용하게 됩니다:

• 필수
• 필수
• 할 수 있었을
• 없음
  

작업의 우선 순위를 정하는 데 유용한 기법이지만, 범위 관리 프로세스의 일부로 사용하면 더욱 유용할 수 있습니다. 이해 관계자에게 이 네 가지 그룹에 따라 프로젝트 요구 사항에 라벨을 붙이도록 요청할 수 있습니다. 그러면 이해관계자의 우선순위가 어디에 있는지 알 수 있습니다.

잠재적 가치 평가

프로젝트 관리 분야에서 일해 본 사람이라면 파레토 원칙에 대해 알고 있을 것입니다. 파레토 원리에 따르면 80%의 효과는 20%의 원인에서 비롯됩니다. 즉, 20%의 작업은 80%의 프로젝트 이익을 가져올 수 있습니다. 

목표는? 20%의 작업을 파악하는 것입니다. 이를 위해 각 작업을 완료했을 때 어떤 가치를 창출할 수 있는지 상상해 보세요. 이렇게 하면 핵심 업무와 부수적인 업무를 구분할 수 있을 것입니다.

완료되지 않으면 어떻게 하나요?

팀이 특정 작업을 수행하지 못했을 때 어떤 일이 벌어질지 생각해 보는 반대 접근 방식을 통해 얻을 수 있는 가치를 평가해 볼 수도 있습니다. 대부분의 경우, 반드시 완료해야 하거나 그렇지 않으면 프로젝트가 성공할 수 없는 항목을 발견할 수 있을 것입니다. 이것이 바로 우선순위가 높은 작업입니다.

이러한 작업에 대해 어떻게 생각하는지 생각해 보세요.

프로젝트 작업의 우선순위를 정할 때는 개인적으로 그 작업에 대해 어떻게 느끼는지 알아두세요. 단순히 작업하고 싶지 않아서 우선순위가 낮은 작업으로 분류하고 싶은 유혹을 느낄 수도 있습니다. 팀원들이 중요하지만 그다지 흥미롭지 않은 작업을 미루고 있을 수도 있습니다. 프로젝트 관리자는 팀원들의 감정과 기대치를 고려하되 객관적으로 작업을 평가해야 합니다.

종속성과 제약 조건을 잊지 마세요.

어떤 방법을 선택하든 다른 종속성이 있는 작업에 주의를 기울이세요. 완료 시 다른 항목에 종속되는 작업이 있을 수 있습니다. 그에 따라 우선순위를 정하세요.

프로젝트 제약 조건(예: 리소스 부족)도 마찬가지입니다. 프로젝트 타임라인의 어딘가에서 이러한 제약 조건의 영향을 받을 것으로 예상되는 작업이 있다면 완료 가능성이 높은 시기(예: 지금)에 작업을 예약하는 것이 좋습니다.

그룹으로 우선순위 지정

팀에서 다양한 프로젝트 작업에 우선 순위를 지정하는 데 매우 유용할 수 있습니다. Atlassian은 그룹 우선 순위 지정 연습의 일환으로 다음과 같은 레시피를 게시했습니다. 팀 플레이북. 확인하실 수 있습니다. 여기.

프로젝트 작업 우선순위 지정: 변화 수용하기

프로젝트 관리에서 변화는 피할 수 없습니다. 우선순위도 마찬가지입니다. 우선순위도 바뀔 수 있습니다. 우선순위가 지정된 작업 항목 목록을 정기적으로 수정하고 이 순서가 여전히 적절한지 평가하는 것이 좋습니다. 무언가 변경되면 팀과 소통하는 것을 잊지 마세요. 우선순위가 바뀌었다는 사실을 팀원들이 알아야 합니다.

여기서 한 가지 더 말씀드리자면, 변경에 대비해야 하지만 그렇다고 해서 무조건 변경을 수용해야 한다는 의미는 아닙니다. 주요 프로젝트 변경의 이유를 조사하는 것은 여러분의 몫입니다. 왜 그럴까요? 첫째, 항상 현재 비즈니스 목표를 파악하고 있어야 합니다. 둘째, 우선순위의 변경은 범위 크리프(예상치 못한/통제할 수 없는 프로젝트 범위의 증가)의 경고 신호일 수 있습니다.

프로젝트 작업 우선순위 지정에 사용할 수 있는 기술 목록입니다. 우선순위 지정이 끝나면 어떻게 해야 할까요? 프로젝트 관리 도구에는 보통 '작업 우선순위' 항목이 있으므로 이러한 결정을 기록해 두어야 합니다. 

팀의 우선순위 지정 노력의 결과를 모니터링할 수도 있습니다. 리소스 캘린더. 일부 리소스 관리 도구 (포함 팀덱)를 사용하면 추적된 시간(및 예약)에 '우선순위가 높은' 또는 '우선순위가 낮은' 태그를 붙일 수 있습니다. 팀에서 작업표 태그를 사용하는 경우, 보고서를 만들어 가장 중요한 업무에 얼마나 많은 시간을 소비하는지 분석할 수 있습니다. 비필수 업무에 많은 시간을 소비하고 있나요? 그렇다면 무언가 조치를 취할 수 있는 신호입니다.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]