프로젝트 일정 충돌을 피하려면 어떻게 해야 하나요?

프로젝트 관리자는 최적의 프로젝트 일정을 만드는 것이 어렵다는 것을 잘 알고 있습니다. 프로젝트 및 리소스 관리 소프트웨어 기술을 마음대로 사용할 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 일정에 문제가 발생할 수 있습니다. 한 번에 여러 프로젝트를 진행하는 회사에서 일한다면 상황은 더욱 복잡해집니다. 일정이 겹치거나 직원이 이중으로 예약될 가능성이 훨씬 더 높기 때문입니다.

다행히도 다음과 같은 모범 사례를 따르면 대부분의 일정 관련 충돌을 피할 수 있습니다. 리소스 및 프로젝트 관리. 프로젝트를 더 성공적으로 관리하기 위한 몇 가지 팁을 아래에 나열했습니다.

프로젝트 일정 충돌의 불쾌한 귀환

두 용어는 모두 절대적으로 알려져 있습니다. 사생활뿐만 아니라 비즈니스 측면에서도 두 개의 중요한 날짜와 두 개의 중요한 이벤트가 겹치는 것과 같은 상황은 인간의 삶에서 새로운 것이 아닙니다. 그러나 대부분의 경우 이러한 상황은 결코 상황을 더 좋게 만들거나 쉽게 만들지 않습니다.

일반적으로 프로젝트 관리 환경에서 일정 충돌은 팀원이나 직원이 두 개 이상의 작업에 배정되거나 동시에 두 번 교대 근무를 할 때 발생합니다. 이러한 상황은 두 가지 원인으로 발생하며 그 이면에는 각각 고유한 과제가 있습니다.

이직 문제를 다룬 많은 연구에 따르면 상위 5위 안에 드는 모든 이유는 항상 일정, 즉 유연성 문제입니다. 다음에서 제공하는 요약을 읽어보면 PEW 연구 센터 또는 갤럽의 연구의 결론은 동일합니다. 직원 일정은 참여도와 충성도 측면에서 결정을 결정합니다.

둘 다 비즈니스와 프로젝트 완수에 영향을 미칠 수 있나요? 물론입니다. 일정 충돌을 잘 처리하는 것은 더 높은 목표를 지향하는 프로젝트 관리자의 또 다른 기술입니다.

프로젝트 일정 충돌이 발생하는 이유는 무엇인가요?

잠시 시간을 내어 프로젝트 일정 문제의 가장 일반적인 원인 몇 가지에 대해 간략히 살펴보겠습니다. 이를 이해하면 프로젝트 관리 프로세스에서 개선할 부분을 정확히 찾아내기가 더 쉬워집니다.

• 부정확한 견적. 몇 시간이면 끝날 작업이 일주일이 걸리면 일정에 차질이 생길 가능성이 높습니다.
• 리소스 예측이 불충분합니다. 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있는 또 다른 요인은 프로젝트 시작 단계입니다. 프로젝트를 진행하는 데 필요한 모든 리소스를 미리 고려하지 않으면 일정이 지연되거나 같은 시기에 진행되는 다른 프로젝트와 충돌이 발생할 수 있습니다.
• 예상치 못한 프로젝트 종속성. 프로젝트의 일정이 서류상으로는 좋아 보일 수 있지만 계획하지 않은 종속성으로 인해 타임라인을 조정해야 할 수도 있습니다.
• 프로젝트의 범위를 과소평가합니다. 모든 이해관계자로부터 요구 사항을 수집하지 않고 프로젝트 범위 관리비즈니스 목표를 달성하기 위해 수행해야 하는 작업을 과소평가할 가능성이 높습니다.
• 여러 프로젝트 관리자 간의 일정 가시성 부족. 이는 에이전시, 소프트웨어 회사, 컨설팅 회사 등 여러 프로젝트를 진행하는 회사에서 흔히 발생하는 문제입니다. 안타깝게도 서로 다른 PM과 팀 리더 간의 가시성과 커뮤니케이션 부족은 거의 항상 일정 충돌로 이어집니다.

일정 충돌을 피하려면 어떻게 해야 하나요?

물론 일부 상황은 통제할 수 없는 경우도 있습니다. 현재 상황을 예로 들어보겠습니다. 이 블로그 게시물을 작성하는 시점(2020년 6월)에도 코로나바이러스 팬데믹으로 인해 수천 개 이상의 프로젝트 일정이 보류되거나 완전히 폐기되었습니다. 프로젝트에 발생할 수 있는 모든 상황을 통제할 수는 없습니다. 그렇다고 해서 일정 충돌을 막기 위해 몇 가지 예방적 프로젝트 관리 조치를 도입하지 말아야 한다는 뜻은 아닙니다. 

프로젝트와 일정의 가시성을 높이세요.

프로젝트 활동과 프로젝트에 참여하는 팀원의 가시성을 높이는 가장 쉬운 방법은 리소스를 도입하는 것입니다. 온라인 캘린더 플래너. 모든 직원 또는 지정된 직원이 어떤 프로젝트에 누가 예약되었는지, 누가 시간 여유가 있는지(따라잡기 힘든 다른 팀에 합류할 수 있는지), 누가 전혀 사용할 수 없는지 등을 확인할 수 있는 공간입니다. 팀덱은 회사가 팀과 프로젝트를 더 잘 관리할 수 있도록 돕기 위해 만든 도구입니다:

팀원들과 효과적으로 소통하세요.

열린 소통과 감각 프로젝트 투명성 는 프로젝트 견적 단계부터 팀원들에게 도움이 될 것입니다. 팀원들이 100%를 정확하게 제시할 것이라고 기대해서는 안 됩니다. 견적가 제공하는 가정은 최소한 가능성의 영역 내에 있어야 합니다. 어떻게 도울 수 있나요? 프로젝트 관리자가 프로젝트 추정을 지원하기 위해 할 수 있는 한 가지는 팀이 비즈니스 목표, 최종 사용자의 요구사항, 모든 기능적 및 비기능적 요구사항 등 프로젝트를 완전히 이해하도록 하는 것입니다. 이렇게 하면 직원들이 보다 현실적인 견적을 작성하는 데 도움이 됩니다. 

팀 내 작업과 역할 간의 종속성을 파악하세요.

서로 다른 작업 간의 종속성을 염두에 두는 것도 중요하지만, 프로젝트에서 서로 다른 역할 간의 종속성도 기억해야 합니다. 프론트엔드 개발자는 디자이너가 자신의 부분을 제공해야만 프로젝트에서 완전히 작업할 수 있습니다. 한 사람이 자신의 작업을 늦게 완료하면 역할 간의 종속성 때문에 다른 사람이 뒤따를 수 있습니다.

팀원들이 이러한 종속성을 인지하고 있는지 확인하세요. 이러한 인식은 추산 단계에서 더 나은 결정을 내리고 나중에 작업의 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.

다른 프로젝트 관리자와 협업하고 의사를 전달하세요.

특히 같은 리소스 풀을 사용하는 경우 회사 내 다른 프로젝트의 일정에 대한 가시성이 필요하다고 이미 언급했습니다. 하지만 다른 사람들의 의도를 어떻게 파악할 수 있을까요? 새 프로젝트를 준비하고 팀을 구성하려고 한다고 가정해 봅시다. 직원 목록을 살펴보다가 적합한 사람을 발견했다고 가정해 보겠습니다. 고객으로부터 공식적인 킥오프 확인을 받는 즉시 프로젝트에 배정하기로 결정합니다. 그런데 막상 프로젝트 시작일이 다가오면 다른 PM이 이미 해당 직원을 프로젝트에 예약해 버리는 불쾌한 일을 겪게 됩니다. 특정 팀 구성을 '선점'할 수만 있다면...

Teamdeck을 사용하면 예약에 전용 태그를 추가하기만 하면 의사를 전달하고 직원을 잠정적으로 예약할 수 있습니다. 또한 사용자 지정 태그를 생성하여 특정 예약의 긴급성이나 자신감을 표현하는 등 다양한 수준의 사용자 지정 태그를 만들 수도 있습니다. 다른 프로젝트의 일정과 충돌을 피하기 위한 것입니다.

프로젝트의 진행 상황을 모니터링하세요.

프로젝트 진행 상황을 모니터링하고 보고하는 것은 프로젝트 관리의 중요한 부분으로, 이해관계자에게 최신 정보를 제공할 뿐만 아니라 프로젝트의 상태를 스스로 더 잘 이해할 수 있게 해줍니다. 리소스 및 프로젝트 일정 관리 소프트웨어팀덱을 포함한 여러 도구를 사용하면 프로젝트 활동, 시간 기록, 리소스 사용률 등에 대한 보고서를 작성할 수 있습니다. 이러한 도구를 사용해 일정을 조정할 필요가 없도록 하세요.

예를 들어, 직원들이 추적한 실제 시간을 정기적으로 확인하고 초기 예상치와 비교해야 합니다. 모든 것이 계획에 따라 더 많이 또는 더 적게 진행되고 있나요? 훌륭합니다! 반면에 예상과 실제의 불일치는 향후 스케줄링 문제를 나타내는 지표가 될 수 있습니다.

일정 충돌에 대한 걱정은 이제 그만하세요. 리소스 플래너를 통한 손쉬운 스케줄링 충돌 처리