리소스 관리가 무엇인지 스스로에게 물어보신다면, 정말 좋은 위치에 계신 것입니다. 프로젝트를 관리할 때는 프로젝트를 제공하는 데 필요한 작업만 관리하는 것이 아닙니다. 팀을 어떻게 계획하고, 조직하고, 관리하느냐가 프로젝트의 성공에 큰 영향을 미칩니다. 리소스 관리의 모범 사례를 따르는 것이 업무에 실질적인 변화를 가져올 수 있는 것은 당연합니다.
이 글을 통해 무엇을 얻을 수 있을까요?
- 방법 리소스 관리 소프트웨어 프로젝트 리소스 관리의 효율성 증대
- 프로젝트 관리에서 리소스 관리의 역할
- 프로젝트 일정 관리 기술
- 리소스 계획의 차이점, 리소스 할당및 리소스 예약
프로젝트 리소스 관리가 필요한 이유는 무엇인가요?
프로젝트 리소스 관리의 본질을 밝히고자 하기 때문에 주요 주제와 관련된 용어에 대한 이해를 돕기 위해 약간의 학술적 대화를 소개할 필요가 있습니다.
하지만 여기에는 이러한 문제가 발생하는 또 다른 이유도 있습니다. 프로젝트 리소스 관리를 구성하는 주요 요소와 요소에 대한 명확한 이해가 없으면 누구든 의사 결정을 내릴 때 오류의 위험에 노출될 가능성이 커집니다. 프로젝트 내 프로세스 또는 프로젝트 리소스 관리를 위한 소프트웨어 선택과 관련된 오류도 마찬가지입니다.
큰 그림을 그리면 프로젝트 관리를 근본적으로 지원하는 지식 영역 간의 불명확한 연결과 개념의 미로에서 길을 잃지 않을 수 있습니다.
프로젝트, 프로젝트 관리에서 프로젝트 리소스 관리까지
IT 프로젝트 관리, 마케팅 프로젝트 관리, 부동산 업계의 프로젝트 관리 또는 크리에이티브 에이전시 프로젝트 관리 - 그러나 '프로젝트 관리'라는 단어 앞에 어떤 산업을 넣든 단계, 프로세스, 단계는 대부분 동일합니다. 하지만 이에 대해 알기 전에 약간의 소개가 필요합니다.
아시다시피, 사람들은 사진이나 예를 볼 때 더 빨리 학습합니다. 무언가를 눈으로 보고 감각으로 파악할 수 있기 때문입니다. 따라서 아래에 제시된 정의에서 각 용어의 의미와 관련된 수많은 질문에 노출되기 전에 프로젝트 관리 제품군에 속하는 상상력이 풍부하고 쉽게 적용할 수 있는 예부터 시작해 보겠습니다.
덜 복잡하고 시간이 덜 걸리는 것부터 시작하세요:
- 모바일 기기에서 속도가 느려지지 않는 다양한 인터랙티브 요소가 포함된 잘 팔리는 웹사이트를 4주 만에 구축할 수 있습니다;
- 여름이 시작되기 전에 맥주 회사의 병 디자인을 변경하고 3개월 만에 제조를 완료했습니다;
- 사무실 임대, 새로운 전문가 발굴, 선발, 채용, 마케팅 계획 준비, 현지 수요에 맞는 실행 등 새로운 시장으로 영업을 확장하는 데 6개월이 걸립니다;
- 48개월 만에 세계 최대 규모의 댐을 만들었습니다. 이 사례는 세계에서 세 번째로 큰 강인 중국 양쯔강에 세워져 있습니다.
결론적으로, '프로젝트'를 생각할 때마다 얼마나 많은 사람, 기술, 하청업체, 도구, 준비물이 프로젝트에 포함되어 있는지 파악해야 합니다. 프로젝트의 각 그림을 완성하기 위해 얼마나 많은 리소스, 종속성, 작은 단계, 수많은 작업 및 일정이 관련되어 있나요?
주제에 이어서 정의를 살펴볼 시간입니다. 좀 더 이해하기 쉬운 것부터 시작해 보겠습니다. 아이에게 프로젝트 관리의 의미가 무엇인지 설명해 주고 싶다고 가정해 봅시다. 이런 상황에서는 프로젝트매니저닷컴의 정의에 쉽게 동의할 수 있습니다:
프로젝트 관리는 프로젝트를 계획, 실행 및 완료하는 분야입니다.
위에서 언급한 이해는 프로젝트 관리를 하나의 프로세스로 보고 이를 3단계로 세분화합니다. 물론 각 단계에는 몇 가지 다른 요소, 프로세스, 작업 그룹과 - 항상 과소평가되고 항상 예측할 수 없는 - 각 단계와 관련된 과제가 포함되어 있습니다.
그러나 이것은 전문가들이 프로세스의 이름을 이렇게 짓기 때문에 프로젝트 관리 수명 주기의 매우 단순화된 버전입니다. 가장 인기 있는 버전은 5단계 버전입니다. PMI에서 개발한 개념 및 시작, 계획, 실행, 성과/모니터링 및 프로젝트 종결이 포함됩니다.
그러나 이 정의는 '누구'라는 주제를 제기하지 않습니다. 구체적으로 말하자면 인간, 전문가, 그리고 그의 역량, 경험 또는 성숙도입니다.
여기서 자주 언급하는 PMI는 각 프로젝트의 이면에 있는 무언가를 강조하는 정의를 제시했습니다. 프로젝트 관리자부터 프로젝트 계약자, 프로젝트에 참여하는 인력에 이르기까지 사람에 관한 것입니다. 일정을 잡는 사람뿐만 아니라 프로젝트의 특정 단계에서 참여하도록 선발되어 작업에 배정된 사람들도 포함됩니다.
그들의 말을 바꾸어 말하면, 프로젝트 관리는 다음을 사용하는 것입니다. 특정 지식, 재능, 기술, 장치, 도구, 방법, 프로세스, 기법 등을 통해 '사람들에게 가치 있는 것'을 전달할 수 있습니다.
앞서 살펴본 바와 같이, 여기서는 역량(소프트 역량도 포함)에 대해, 즉 정보를 갖고 그 지식을 구현할 수 있는 능력에 대해 더 자세히 설명합니다. 또는 동기 부여 도서관에서 가져온 문구를 사용하자면, 생각을 행동으로 바꾸고 일을 완수하는 것입니다.
이 장의 요약에서는 프로젝트 관리 협회 제안을 사용합니다. 프로젝트 관리의 정의를 기억하거나 이해하는 것이 가장 쉬운 일은 아니지만, 위의 내용을 읽고 나면 저자가 어떤 생각을 가지고 있었는지 쉽게 상상할 수 있습니다. 하지만 여기에 우리가 동의하지 않는 부분이 있습니다. 그럼에도 불구하고
프로젝트 관리는 합의된 매개변수 내에서 프로젝트 승인 기준에 따라 특정 프로젝트 목표를 달성하기 위해 프로세스, 방법, 기술, 지식 및 경험을 적용하는 것입니다. 프로젝트 관리에는 한정된 기간과 예산의 제약을 받는 최종 결과물이 있습니다.
몇 가지 의견을 말씀드리겠습니다. 앞서 제안한 제안과 일부 유사점이 있으므로 더 이상 언급하지 않겠습니다. 새로운 것은 제한된 시간과 예산, 그리고 수락 기준입니다. 고객은 일반적으로 마무리 단계에서 무엇을 보고 싶고, 어떻게 작동해야 하며, 자신의 문제를 해결하는 데 어떻게 도움이 되어야 하는지에 대한 기대치를 가지고 있습니다. 그는 여러분의 작업 결과를 받아들일 수 없습니다. 그러면 어떻게 하나요?
그러나 승인 기준은 프로젝트를 예상보다 오래 지속시킬 수 있다는 모순을 만들기는 어렵습니다. 하지만 예산과 시간이 프로젝트를 이끄는 것이 프로젝트 관리의 자격을 갖추게 하는 조건이라는 주장에는 동의할 수 없습니다.
한정된 일정과 예산은 프로젝트 관리를 단순한 관리에서 분리시킵니다 [위 화면 = 프로젝트 자원 관리 시스템을 통한 여러 작업의 시간 추적 개요].
프로젝트를 진행하는 회장, 상사 또는 의사 결정권자가 고려해야 할 마지막 두 가지 요소는 앞서 언급한 시간과 예산이라는 것은 누구나 알고 있는 사실이지만, 이는 무제한이 아니기 때문입니다. 하지만 투자에 대한 유일한 수익, 즉 예상 시간 내에 예상되는 수익은 다른 어떤 요소보다 비즈니스 의사 결정에 가장 큰 영향을 미칩니다. 그리고 많은 비즈니스의 관점에서 볼 때 비즈니스의 근본적인 부분은 돈입니다. 돈이 충분하다면 성급한 결정을 내릴 필요가 없고 경쟁업체가 다음 고객을 유치하기 위해 어떤 노력을 기울일지 기다릴 필요가 없기 때문입니다.
마지막 진술에 동의한다면 프로젝트 관리가 '관리'와는 다른 개념이라는 진술에 동의할 수 없는데, 두 가지를 구분하는 핵심 요소는 프로젝트 관리가 지속적인 프로세스인 관리와 달리 최종 결과물과 한정된 기간이 있다는 점입니다.
그런 식으로만 작동하는지 확실하지 않습니다. 비즈니스 목표가 많은 고객, 특히 비즈니스를 운영할 수 있는 고객 수를 확보하는 것입니까? 비즈니스에 잠재 고객과의 지속적인 커뮤니케이션이 필요한가요? 마케팅 부서에서 더 나은 커뮤니케이션, 웹사이트 방문자 수, 리드 수를 위해 필요한 시간 내에 작은 작업이나 큰 프로젝트를 실행하나요? 마케팅 및 커뮤니케이션 담당자가 한 달에 한 번 또는 일 년에 몇 번만 결과에 대해 알릴 필요가 없나요?
질문에 대한 답변 프로젝트 리소스 관리가 필요한 이유
이제 프로젝트 리소스 관리의 중요성을 이해하셨나요?
프로젝트 리소스 관리의 역할은 무엇인가요?
프로젝트 관리에 대해 많이 알고 있으므로 더 많은 정보를 얻을 필요가 없습니다. 또한 항상 를 클릭해 프로젝트 관리 수명 주기의 5단계 중 프로젝트 리소스 관리를 위한 위치를 찾아보세요.
- 시작 및 구상 단계
- 계획 - 항상 여기
- 실행 및 실행 - 항상 여기
- 모니터링 및 제어 - 항상 여기
- 프로젝트 종료
이번 조사의 가장 빛나는 주인공인 프로젝트 리소스 관리를 위한 것입니다. 우리는 프로젝트가 무엇을 의미하는지 이미 알고 있습니다. 그렇다면 리소스란 무엇일까요?
덕분에 APM 지식 체계에서 우리는 자원을 사람(및 그들의 기술)으로 크게 이해하지만, 돈, 기계, 재료, 기술 및 예상 결과를 제공하는 데 필요한 기타 모든 것으로도 이해할 수 있습니다. 또한 리소스는 작업이나 프로젝트를 완료하기 위해 요구되는 모든 것을 의미한다고 할 수 있습니다.
물론 많은 기업, 특히 서비스 중심 기업의 관점에서 볼 때 리소스 관리는 결국 사람에 관한 것입니다. 사람과 그들의 기술.
이들에게 프로젝트 리소스 관리는
(...) 프로젝트에 필요한 개인과 그들의 기술, 재정, 기술, 자재, 기계, 천연자원 등의 자원을 획득, 할당 및 관리하는 것입니다. 자원 관리는 내부 및 외부 자원이 제때에 예산에 맞게 효과적으로 사용되도록 보장합니다.
용어가 모호하기 때문에 학술 논문에는 적합할지 모르지만, 가장 쉬운 정의는 아닙니다. 하지만 이 블로그에서는 그렇지 않습니다. Projectmanager.com에서 우리는 직관적으로 알 수 있습니다. 이해관계자의 품질, 요구 사항, 기대치, 심지어 시간과 예산에 대한 이야기 없이도 말이죠.
리소스 관리는 프로젝트를 완료하기 위해 리소스를 계획, 예약 및 할당하는 프로세스입니다.
리소스 관리를 잘하면 적절한 리소스를 적시에 적절한 업무에 사용할 수 있습니다. 그리고 리소스 관리자의 역할은 - APM의 표현을 빌리자면 - 다음과 같습니다. 필요한 리소스 파악(관련 기술 및 경험을 보유한 직원) 를 사용하여 계획의 일부로 작업을 제공하고 스케줄링을 통해 리소스가 필요한 시기를 결정합니다.
보시다시피, 일반적으로 표현 방식을 제외한 정의는 비슷합니다. 프로젝트 리소스 관리의 정의를 비교해보면 공통점이 무엇인지 더 잘 이해할 수 있을 것입니다. 글쎄요:
- 사전 계획/기획
- 할당/스케줄링/매칭
- 모니터링/측정
- 최적화
지금까지의 논의를 요약하자면, 프로젝트 리소스 관리는 프로젝트 관리 프로세스에서 가장 까다롭고 어려운 요소라는 데는 의심의 여지가 없습니다. 일반적으로 프로젝트 리소스 관리의 역할은 사람들의 작업을 계획, 조직, 제어 및 측정하는 것입니다.
프로젝트 리소스 관리는 간단히 말해 주어진 한정된 리소스를 가장 효율적으로 사용하는 것입니다. 또는 실제로 어떻게 진행되고 있는지 말하자면, 사전에 적절한 기술을 파악하고 검증한 가용 자원을 최대한 활용하여 예상한 시간 내에 예상한 결과로 프로젝트를 완료하는 것입니다.
리소스 스케줄링, 리소스 할당, 프로젝트 리소스 관리 사이
너무 긴 소개를 피하기 위해 위에서 언급한 일부 프로젝트 관리자와 학술 담당자를 위한 3가지 용어는 별개의 것으로 이해되며 각각 고유한 의미를 가지고 있다는 점을 알아두어야 합니다.
그러나 어떤 사람들에게는 리소스 스케줄링과 리소스 할당이 같은 의미이며, 둘 다 리소스 관리라는 더 큰 개념의 일부입니다. 그러나 이 주제에 대한 많은 자료에서 '리소스 관리'와 '리소스 스케줄링'을 동일시하는 정의도 찾아볼 수 있습니다(Wikipedia의 정의를 참조하세요). 이제 몇 마디 설명이 필요할 때입니다.
저희는 프로젝트 리소스 관리 시스템 시장의 경쟁사인 Saviom의 의견에 동의합니다:
리소스 할당(리소스 예약이라고도 함)은 특정 기간의 리소스를 인식하여 다양한 활동에 할당합니다.
눈 깜짝할 사이에 이 정의도 리소스 관리 정의로 취급될 수 있다는 것을 알 수 있습니다. 그렇지 않나요? 그럼에도 불구하고 이 글에서는 프로젝트 리소스 관리와 그 전체 프로세스에 스케줄링과 할당이 그 부분으로 포함되는 순서를 유지하려고 합니다.
뉘앙스 정의에 대한 논의를 계속 이어갈 수도 있지만, 이는 이 장의 목적이 아닙니다. 이 장의 목적은 관심 용어와 관련된 용어적 고려 사항 및 과제에 대한 보다 폭넓은 그림을 제공하는 것입니다.
프로젝트 리소스 관리를 위한 KPI, 과제 및 소프트웨어의 유용한 역할
프로젝트 리소스 관리 KPI
A. 직원의 예상 근무 시간과 실제 근무 시간 비교
프로젝트가 계획대로 진행되고 있는가 - 이는 모든 프로젝트 관리자의 머릿속에서 계속되는 질문입니다. 추정된 예상값(예: 직원이 작업에 소요해야 하는 시간)과 실제 추적된 시간을 비교하는 것이 진행 상황을 확인하는 방법입니다. 이 방법을 사용하면 프로젝트 지연의 징후를 조기에 발견하고 현재 프로젝트 또는 향후 프로젝트 중에 일부 변경을 수행할 수 있습니다.
B. 팀원당 예상 비용과 실제 비용(리소스 비용 차이)
팀 작업으로 인해 발생하는 비용은 프로젝트 리더가 집중적으로 생각하게 만드는 또 다른 요소입니다. 좋은 프로젝트 리소스 관리 시스템을 사용하면 각 팀원에게 시간당 또는 일당 요금을 할당하고 프로젝트 비용 추적 보고서와 팀의 작업표에 기반한 보고서를 작성할 수 있습니다.
C. 청구 가능 시간 및 청구 불가 시간
프로젝트에서 청구할 수 없는 시간과 청구할 수 있는 시간을 구분하면 회사 수익성을 추적하는 데 도움이 됩니다. 팀원들이 회의, 관리 작업 등의 활동에 얼마나 많은 시간을 소비하는지 확인하세요.
D. 리소스 활용 / 직원 활용
리소스 활용률은 기업에서 추적하는 가장 중요한 성과 KPI 중 하나입니다. 결국, 팀이 초과 예약되거나 과로하는 것은 원치 않을 것입니다. 그리고 그렇지 않다면 누구도 업무가 없어서는 안 됩니다. 다음과 같은 것들이 있습니다. 계산하는 2가지 방법 리소스 활용를 사용해야 하며, 프로젝트 수명 주기의 두 가지 다른 단계에서 사용해야 합니다.
프로젝트 리소스 관리 프로세스 중 나타나는 문제점
A. 리소스 및 리소스 풀의 역량에 대한 쉬운 접근성 부족
프로젝트 수가 많을수록 참여하는 직원 수도 많아집니다. 직원 수가 많을수록 프로젝트에 할당할 적절한 직원을 신속하게 찾는 것이 더 어려워집니다. 충분한 프로젝트 리소스 계획 시스템의 역할은 예상되는 기술, 성숙도, 경험, 역량, 위치, 비용 프로필, 시간대 등을 갖춘 리소스를 찾는 데 도움을 주는 것입니다.
B. 누락된 리소스의 성능 개요
생산성 측정은 신생 기업이나 오랜 전통을 가진 기업 모두에서 여전히 주요 과제입니다. 생산적인 업무와 비생산적인 업무, 특정 업무에 소요되는 직원들의 시간을 추적하는 업무 시간 분석은 업무 최적화와 시간 및 예산 예측에 도움이 되는 방식입니다.
C. 스케줄링 충돌
스케줄 충돌 관리 매우 잘 조직된 회사에서도 드물지 않습니다. 특히 소프트웨어 회사, 광고 대행사 및 기타 서비스 중심의 회사에서 프로젝트 관리자가 단 몇 명이라도 적절한 리소스를 찾고 있는 경우에는 더욱 그렇습니다. 프로젝트 리소스 관리 시스템은 예약 중복과 직원의 관점에서 초과 예약에 대해 경고합니다.
D. 부적절한 리소스 용량 계획
리소스 용량을 계획하면 막판 지연을 피할 수 있습니다. 용량은 특정 작업을 수행하는 데 사용할 수 있는 리소스를 정의합니다.
프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 제공했다면 올바른 방향으로 나아가고 있는 것입니다. 많은 조직이 초기 프로젝트 단계에서 리소스 용량을 파악하지 못하기 때문에 리소스 할당 계획을 세우기가 어렵습니다.
리소스 추적을 통해 리소스 용량을 분석할 수 있습니다. 프로젝트 관리 도구가 포함된 다목적 리소스 관리 덕분에 이 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다.
팀의 규모, 회사 프로필, 따르는 프로젝트 관리 방법론에 따라 다양한 리소스 관리 도구를 선택할 수 있습니다. 사실, 초기에는 간단한 스프레드시트를 사용할 수도 있습니다(비즈니스가 성장함에 따라 스프레드시트가 비효율적일 수 있으므로 다른 방법을 추천해드리고 싶지만).
이 장을 요약하면, 이상적으로는 적절한 리소스 관리 도구 는 일정(예: 간단한 리소스 캘린더 보기), 리소스의 가용성, 현재 예약, 시간표 등을 확인할 수 있습니다.
사용자 지정 카테고리나 태그를 사용하면 현재 필요한 리소스로 쉽게 이동하고, 특정 역할이나 프로젝트별로 보기를 필터링하는 등의 작업을 할 수 있으므로 유용합니다.
마지막으로, 수집한 데이터를 쉽게 사용하여 분석할 수 있는 통합 보고서 섹션이 있는 도구를 선택하는 것이 좋습니다. 팀의 워크로드, 프로젝트 예산또는 회사의 ROI입니다.
보기가 포괄적일수록(그러면서도 명확할수록) 더 나은 인사이트를 도출할 수 있습니다.
프로젝트 리소스 관리자는 어떤 프로젝트에 관여하나요? 그의 중독은 무엇인가요?
프로젝트 리소스 관리자의 역할과 책임
HR 업계 회사인 betterteam.com에서 제공합니다:
리소스 관리자는 프로젝트 관리자의 인적 자원 계획 및 직원 배치를 지원합니다. 이들은 프로젝트의 인력 요구 사항을 충족할 수 있는 회사의 역량을 결정하고, 프로젝트에 인력을 배정하고, 신입 직원을 채용합니다. 또한 급여를 관리하고 직원을 교육할 수도 있습니다.
이 장의 주요 역할인 리소스 플래너를 더 잘 시각화하기 위해 몇 가지 비교를 해보겠습니다. 이 비교는 리소스 관리자와 프로젝트 관리자의 단순화된 차이점을 기반으로 합니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 수준에서 활동하며, 프로젝트 그룹(대부분 서로 연결되어 있음) 또는 하나의 프로젝트만 조정합니다. 이들은 프로젝트 팀이 프로젝트를 완료하도록 책임집니다. 리소스 관리자는 회사 수준에서 활동합니다. 여러 프로젝트에 적합한 숙련된 리소스를 선별, 할당 및 매칭합니다.
프로젝트 관리자 협회는 커스틴 버드의 입을 통해 이러한 별의 의미를 제안합니다.
프로젝트 전문가는 계획의 일부로 작업을 수행하는 데 필요한 리소스를 파악하고 일정을 통해 리소스가 필요한 시기를 결정해야 합니다.
특히 강조하고 싶은 부분은 "식별해야 합니다..."라는 첫 번째 부분입니다. 왜 그렇게 중요한가요? 우선, 가장 중요하지만 가장 중요하지 않은 이유는 이것이 출발점이기 때문입니다. 리소스 관리 측면에 대해 이야기하면서 대부분 핵심의 스케줄링을 강조합니다. 여기서 우리는 좋은 스케줄링의 기본이 되는 소프트 스킬, 특히 사람에 대한 훌륭한 안목과 감각이 무엇인지 알 수 있습니다.
이제 리소스 관리자의 책임:
- 스킬을 기반으로 직원의 가용성을 확인하고 지정된 시간과 예산 내에 프로젝트를 완료할 수 있는 프로젝트에 배정합니다.
- 직원의 사용률, 업무량 및 초과 근무 시간 관찰
- 프로세스 문서화 및 기록 유지
- 내부 부서와 팀을 구성하고 적절한 수의 관련 직원을 확보합니다.
- 프로젝트 관리자에게 지속적인 리소스 관리 관련 지원을 제공합니다.
- 직원 재배치, 목표 수정 또는 추가 팀 배정을 통한 리소스 문제 완화
- 회사 또는 프로젝트 요구 사항에 따라 신규 인력 채용
- 송장 발행, 직원 교육, 급여 관리, 보상 등과 같은 HR 프로세스를 지원합니다.
- 자원 관리 및 노동법 동향에 대한 최신 정보를 제공합니다.
프로젝트 리소스 관리자가 중독된 지식의 범위
프로젝트 관리 지식 체계(PMBOK)에서 제공하는 지식 영역입니다.
- 통합 관리: 다양한 프로젝트 관리 프로세스와 방법론을 활용하여 팀이 더 잘 협력할 수 있는 전략을 수립합니다.
- 범위 관리: 프로젝트 작업, 결과물 및 마일스톤은 이해관계자 요구사항 수집, 작업 분류 구조(WBS) 생성, 변경 사항 모니터링 및 관리 등의 프로세스를 통해 식별, 정의 및 제어됩니다.
- 일정 관리: 는 프로젝트 목표를 달성하기 위한 현실적인 타임라인을 만듭니다.
- 비용 관리: 프로젝트와 관련된 비용의 계획 및 관리를 관리하는 프로세스입니다. 즉, 비용을 수집, 분석 및 보고하여 프로젝트 예산을 예측하고 모니터링하여 과다 지출을 방지합니다.
- 품질 관리: 프로젝트 결과물 생성과 관련된 모든 활동을 감독하여 품질 기대치를 충족하는지 확인합니다. 이는 프로젝트가 실행되는 동안 품질을 지속적으로 측정하고 품질 기대치에서 벗어난 부분을 수정함으로써 이루어집니다.
- 리소스 관리: 필요에 따라 리소스를 할당하고 재할당하여 프로젝트 실행에 필요한 인력, 자재, 장비를 최대한 활용하세요.
- 커뮤니케이션 관리: 프로젝트에서 명확한 메시지를 전달하기 위해 다양한 프로세스가 사용됩니다. 여기에는 채널, 빈도, 정확한 메시지를 만들어 적시에 수신하고 이해할 수 있도록 하는 것이 포함됩니다.
- 위험 관리: 피해야 할 부정적인 위험이든 활용해야 할 긍정적인 위험이든 프로젝트의 위험을 식별, 평가하고 예방 또는 완화합니다.
- 조달 관리: 프로젝트에 필요한 외부 리소스와의 관계 구축 및 유지. 여기에는 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 제품 및 서비스를 판매하는 공급업체가 포함됩니다.
- 이해관계자 관리: 프로젝트 이해관계자를 파악하고, 그들의 기대치와 영향력을 파악한 다음, 이들을 관리하고 진행 상황을 계속 업데이트할 수 있는 전략을 개발합니다.
프로젝트 리소스 관리 전략
A. 리소스 할당
직원의 기술과 가용성을 고려하여 프로젝트에 배정할 직원 목록을 준비해야 합니다. 프로젝트에 참여하도록 이미 선택된 직원 목록이 있으면 원하는 도구에서 해당 직원을 예약할 수 있습니다.
As 리소스 할당 는 보유한 리소스를 최대한 활용하는 과정이므로 리소스의 성과와 활용도를 추적해야 합니다. 인적 자원 관리의 이러한 측면은 활용률 부족 또는 과잉을 방지하고 직원의 소진을 예방하는 데 도움이 됩니다.
리소스 할당의 다른 이점은 다음과 같습니다:
- 회사 전반의 모든 리소스에 대한 가시성 향상
- 더 정확한 예약
- 다른 PM과의 예약 협상이 더 쉬워집니다.
B. 리소스 활용
인적, 기술적, 기계적 및 기타 리소스가 얼마나 많은 작업을 수행하는지 주시하고, 이들이 투입하는 시간도 주시합니다. 특히 '활용도가 낮거나' '활용도가 높은' 리소스(전체 할당량)에 관심을 기울여야 합니다.
C. 리소스 레벨링
프로젝트 마감일을 맞추기 위해 프로젝트 일정을 조정할 수 있는 경우, 리소스 레벨링을 사용할 수 있습니다. 리소스 레벨링을 사용하여 일정을 수정하려면 리소스의 가용성에 따라 활동을 나누거나 병합하여 프로젝트 팀원이 과소 또는 과대 활용되지 않도록 하세요.
D. 리소스 예측
자신의 업무를 잘 수행하고 자신의 수치를 잘 아는 리소스 관리자는 일정 기간 동안 팀이 얼마나 많은 작업을 수행할 수 있는지 합리적인 확신을 가지고 예측할 수 있습니다. 이를 통해 팀과 회사는 다가오는 약속에 대해 정확하게 준비하고 계획할 수 있습니다.
높은 수준의 계획 및 프로젝트 리소스 관리
이제 리소스 관리가 무엇인지 알았으니 계획을 세워야 합니다. 여러 프로젝트의 리소스를 효율적으로 관리하려면 아무 계획이나 세우는 것이 아니라 각 프로젝트에 대한 높은 수준의 계획이 필요합니다.
높은 수준의 계획
높은 수준의 계획 에 대한 프로젝트 관리자의 관점입니다:
- 목표,
- 비즈니스 목표,
- 제약 조건,
- 전달할 사람이 필요했습니다,
- 타임라인 및 예산.
프로젝트 리소스 관리에서 높은 수준의 계획은 다음과 같은 질문에 답하는 데 도움이 됩니다: "프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 성공적으로 수행하려면 어떤 역할이 필요한가?"
높은 수준의 계획을 만들 때 아직 모든 작업의 세부 목록을 작성할 필요는 없습니다. 대신 다음을 포함해야 합니다:
- 목표 -프로젝트에서 달성해야 할 목표에 대한 이해를 돕습니다.
- 타이밍 - 다음을 실현하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트를 제공하는 데 걸리는 기간과 현재 보유한 리소스로 가능한지 확인합니다.
- 팀 - 이를 통해 프로젝트에 필요한 역할을 이해할 수 있습니다.
높은 수준의 계획을 세우면 리소스의 역량과 프로젝트 범위를 더 잘 파악할 수 있습니다.
리소스 계획
높은 수준의 계획이 있으면 프로젝트를 제공하는 데 필요한 큰 그림을 그릴 수 있습니다. 또한 프로젝트를 수행하는 데 필요한 역할을 파악하는 데 도움이 된다고 이미 말씀드렸습니다. 하지만 새 프로젝트에 역할을 할당하기 전에 이러한 역할을 정확히 어떻게 식별할 수 있을까요?
국제적으로 알려진 프로젝트 관리 기관인 PMBOK®에서 마련한 표준에 따릅니다, 리소스 계획 는 "프로젝트 활동을 수행하기 위해 어떤 자원(인력, 장비, 자재 등)과 각각의 수량을 사용해야 하는지 결정하는 것"입니다.
사용 작업 분류 구조를 클릭하고 예상 기간 또는 과거 데이터를 확인할 수 있습니다:
- 프로젝트 제공에 필요한 기술을 보유한 직원 목록입니다,
- 현재 예약 및 예약 가능 여부를 확인할 수 있습니다,
- 프로젝트 전반에 걸쳐 가용성을 확인합니다.
일정 충돌을 일으키지 않고 예약할 수 있는 직원 목록을 작성하고 나면 프로젝트에 직원을 할당할 준비가 된 것입니다.
프로젝트 리소스 계획의 기본 목표인 미래 프로젝트의 효율적인 계획 수립
실행하는 모든 프로젝트에 대한 높은 수준의 계획과 현재 리소스를 사용하는 방법에 대한 아이디어가 있으면 자신의 역량과 회사의 파이프라인을 파악할 수 있습니다.
이제 귀사에서 새로운 프로젝트를 수주할 때 다음 질문에 빠르게 답할 수 있습니다:
- 예를 들어 인력을 더 고용하지 않고도 이러한 프로젝트를 수행할 수 있나요(사내 또는 프리랜서 등)?
- 언제 시작할 수 있으며 수익에 어떤 영향을 미치나요? 예를 들어 프로젝트의 수익성뿐만 아니라 잠재적인 채용 프로세스의 비용도 계산하여 확인할 수 있습니다.
효과적인 프로젝트 리소스 관리의 일환인 프로젝트 온보딩
프로젝트 온보딩 의 중요한 부분입니다. 효과적인 리소스 관리. 팀원들에게 그들이 작업할 프로젝트의 목표, 목적, 결과물을 소개하세요. 이러한 전략은 프로젝트 투명성 PM으로서 팀과 신뢰를 쌓을 수 있도록 도와주세요.
이 과정은 4단계로 구성됩니다:
- 팀에 프로젝트 정보 전달하기 - 사용할 수 있는 문서에는 결과물 목록(예, 비즈니스 요구 사항 문서), 프로젝트 일정, 현재 작업 내역서(SOW), 주간 프로젝트 현황 보고서.
- 에서 팀원을 올바른 프로젝트에 할당하고 리소스 관리 도구 를 사용하는 경우(아직 사용하지 않은 경우).
- 협업 도구와 커뮤니케이션 채널을 설정하고 팀원에게 프로젝트 작업 중 필요한 도구에 대한 액세스 권한을 부여하세요.
- 온보딩 세션을 진행합니다.
프로젝트 및 리소스 스케줄링 기술
프로젝트의 일정, 사용 가능한 리소스, 범위를 조정하려면 리소스 예약을 사용하세요. 리소스 스케줄링은 주어진 리소스가 정확히 언제 필요한지 알려주므로 그에 따라 예약을 계획할 수 있으므로 매우 중요합니다. 프로젝트에 사람을 배정할 때 리소스 가용성을 주시하는 것을 잊지 마세요.
몇 가지가 있습니다. 프로젝트 일정 관리 기술 를 사용할 수 있습니다:
A. 임계 경로 방법
그리고 임계 경로 방법 (CPM)은 프로젝트가 완료되는 데 걸리는 최장 시간을 결정하는 데 사용되는 기법입니다. 모든 작업을 나열하고 중요 작업과 부동 작업으로 분류하여 타임라인을 계산하고 작업 간의 종속성을 표시할 수 있습니다.
CPM 방법을 사용하여 작업 흐름을 만들려면 다음이 필요합니다:
- 프로젝트의 범위를 설정합니다,
- 완료에 필요한 모든 작업의 목록입니다.
B. 프로그램 평가 및 검토 기법
프로그램 평가 및 검토 기술 (PERT)는 CPM과 유사한 방법이지만 예상 기간이 아닌 가중 평균 기간을 사용하여 가능한 기간을 계산합니다.
PERT를 사용하면 각 작업의 마일스톤과 예상 기간을 포함하여 작업 간의 종속성이 있는 작업 목록도 만들어야 합니다. 이 정보를 바탕으로 프로젝트의 타임라인을 세 가지 수준의 신뢰도로 추정할 수 있습니다:
- 낙관적인 타이밍
- 가장 가능성이 높은 타이밍
- 비관적인 타이밍
C. 빠른 추적
패스트 트래킹은 프로젝트 관리자가 동시에 처리할 수 있는 작업을 결정하기 위해 사용하는 간단한 일정 관리 기법입니다. 프로젝트 작업 간의 종속성을 알면 어떤 작업이 다른 작업을 먼저 완료해야 하는지 알 수 있습니다. 마찬가지로, 적어도 부분적으로 겹칠 수 있는 작업을 나열하여 프로젝트의 납기 속도를 높일 수 있습니다.
D. 충돌
빠른 트래킹을 사용해도 원하는 만큼 시간을 절약할 수 없는 경우 크래싱 기법을 사용할 수 있습니다. 하지만 프로젝트 속도를 높이려면 시간을 추가해야 하므로 비용이 발생합니다. 예를 들어 유급 초과 근무를 추가하면 프로젝트 비용이 더 많이 들지만 마감 기한을 맞출 수 있습니다.
측정 및 보고
직원 예약 시간, 시간 입력, 근무 가능 여부 등 리소스 관리를 구현하여 수집한 데이터를 기반으로 직원들의 성과 및 기타 비즈니스 지표를 측정할 수 있습니다.
리소스 사용률 측정
리소스 사용률 측정 간단한 공식을 따르면 됩니다:
리소스 사용률 = 바쁜 시간 / 사용 가능한 시간
스프레드시트를 사용하든 리소스 관리 도구를 사용하든, 예약과 가용성을 비교하는 데 사용할 수 있습니다. 결과 메트릭을 통해 직원의 시간을 효율적으로 사용하고 있는지, 아니면 과도하게 활용하거나 과소 활용하고 있는지를 확인할 수 있습니다.
마찬가지로 이 메트릭을 사용하여 청구 가능한 시간과 직원의 기록된 근무 시간을 비교할 수 있습니다. 이렇게 하면 리소스를 생산적으로 활용하고 있는지 확인할 수 있습니다.
프로젝트 예산 계산하기
예약 및 출퇴근 기록 데이터를 수집하면 다음을 수행할 수 있습니다. 프로젝트 예산 계산하기를 사용할 수도 있습니다. 프로젝트 전체에서 예산을 추적하고 예상 비용 범위 내에 있는지 여부를 확인하는 데 사용할 수도 있습니다.
예를 들어, 예약과 작업표를 비교하여 기록된 작업 시간이 예상과 일치하는지 여부를 확인할 수 있습니다. 그런 다음 직원의 시간당 요금을 알면 프로젝트에 소요된 시간의 실제 비용을 계산하여 실제 예산을 결정할 수 있습니다.
다시 말하지만, 스프레드시트를 사용하여 그렇게 할 수 있지만 다음과 같은 리소스 관리 도구를 사용하는 것이 훨씬 더 편리합니다. 보고 기능.
지금 바로 리소스 관리 시스템을 사용하여 팀을 보다 효율적으로 관리하세요.
프로젝트 리소스 관리로 비용 절감. 언뜻 복잡해 보일 수 있지만, 일단 이해하면 그리 어렵지 않습니다. 팀의 프로젝트 관리 프로세스의 일부로 삼아 항상 적절한 리소스를 적시에 활용하세요.
리소스 관리 시스템을 구현하면 번거로움을 크게 줄일 수 있습니다. 팀덱은 그러한 예입니다. 프로젝트 리소스 관리 소프트웨어리소스 예약, 시간 추적, 휴가 관리 및 사용자 지정 보고서를 결합한 도구입니다. 이 도구를 사용하면 손쉽게 예약을 추가하고, 시간을 기록하고, 캘린더를 관리 및 조정하고, 해당 데이터를 기반으로 원하는 지표를 계산할 수 있습니다.
되고 싶어요 효율적인 리소스 관리자? 찾고 있는 항목 프로젝트 관리자를 위한 무료 리소스? 알고 싶으신가요? 기업이 팀덱을 선택하는 이유 를 프로젝트 리소스 관리를 위한 메일 솔루션으로 선택하셨나요? 아직도 왜 프로젝트 리소스 관리가 중요합니다.?
