하나의 프로젝트를 관리하는 것은 까다로울 수 있습니다. 여러 프로젝트를 관리하는 것은 그보다 훨씬 더 어렵습니다. 한 번에 여러 개의 프로젝트를 진행하려면 서로 다른 비즈니스 목적, 목표, 일정, 마감일을 조정해야 합니다. 책임과 관리해야 할 작업의 수가 늘어날수록 비용이 많이 드는 실수를 저지르기 쉽습니다. 다음은 PM이 한 번에 여러 프로젝트를 관리하면서 직면하는 일반적인 문제에 대응하기 위한 몇 가지 아이디어입니다.
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여러 프로젝트를 관리하려면 모든 프로젝트에 대해 하나의 계획을 만드는 것부터 시작하세요.
모든 프로젝트를 포괄하는 마스터 플랜이 없으면 길을 잃거나 일을 혼동할 위험이 있습니다.
PMI의 보고서에 따르면 여러 프로젝트를 효율적으로 관리하는 핵심 동인프로젝트를 포트폴리오로 생각해야 하며, 구성 요소가 서로 영향을 미치는 포트폴리오로 생각해야 합니다:
"사용 가능한 리소스에 맞게 일정을 조정하고 연결하여 모든 프로젝트를 하나의 컬렉션으로 관리하고, 여러 프로젝트 관리자의 업무량에서 불필요한 변동을 제거합니다."
실행 중인 모든 프로젝트로 구성된 나만의 일정을 만드세요. 이렇게 하면 자신의 시간과 한 번에 처리해야 하는 프로젝트에 대한 개요를 파악할 수 있습니다.
계획을 최신 상태로 유지
프로젝트 관리자의 업무에서 변화 관리는 피할 수 없는 일입니다. 이 직책에서 성공하기 위한 방법 중 하나는 변화가 발생했을 때 대응하는 방법을 배우는 것입니다.
프로젝트를 관리하면서 계획이 항상 최신 상태인지 확인하여 놓치는 것이 없도록 하세요. 변경이 발생하면 변경이 얼마나 영향을 미치는지 결정하세요. 프로젝트 범위 그리고 보유한 리소스로 프로젝트를 제공할 수 있는지 확인합니다.
프로젝트의 현재 상태를 확인하려면 프로젝트의 리소스 예약 도구 또는 매일 스탠드업 회의에서 팀과 대화하세요. 제약이나 장애물이 있는지 물어보고 장애물이 나타나면 바로 제거할 수 있도록 하세요.
여러 프로젝트를 관리할 때는 마이크로 관리를 피하세요.
가능한 한 많은 것을 관리하고 싶은 유혹이 있을 수 있습니다. 모든 작업의 전달을 통제하고, 아주 작은 세부 사항까지 승인해야 하며, 팀원들이 직접 할 수 있는 일을 대신하여 경영진이나 고객과 소통하는 것까지 모두 마이크로 관리에 해당합니다.
미세 관리는 통제감을 줄 수는 있지만, 시간이 지남에 따라 부담스러울 뿐만 아니라 실제로 팀의 사기에 좋지 않습니다. 여러 프로젝트를 관리할 때 기꺼이 소매를 걷어붙이고 추가 작업을 하는 것은 좋지만, 위임하는 방법을 배워야 합니다.
프로젝트에 인력을 배정하고 역할과 책임을 명확하게 전달하여 모든 사람이 자신의 책임이 무엇인지 정확히 알 수 있도록 하세요. 스킬 매트릭스를 사용하거나 리소스 예약 소프트웨어 를 사용하여 특정 작업에 가장 적합한 사람을 찾아내어 해당 작업을 수행하도록 할 수 있습니다.
작업의 우선순위를 정하는 방법 알아보기
과제의 우선순위를 정하는 능력은 PM에게 중요한 기술입니다. 동시에 두 개 이상의 프로젝트를 진행한다면 이 능력은 더욱 중요해집니다. 우선순위를 정하면 압박감 속에서 혼란스러운 결정을 내리는 것을 피하고 보다 전략적으로 일할 수 있습니다.
프로젝트 관리 및 전략 실행 분야의 선도적인 전문가인 안토니오 니에토-로드리게스는 그의 저서에서 다음과 같이 설명했습니다. 우선순위 지정에 관한 HBR 기사:
우선순위를 정하면 전략적 프로젝트의 성공률이 높아지고, 전략적 목표에 대한 고위 경영진의 조정과 집중력이 높아지며, 의사 결정에 직면했을 때 운영팀의 모든 의구심을 해소하고, 가장 중요한 것은 실행 마인드와 문화를 구축할 수 있다는 것입니다.
그렇다면 고객의 기대와 회사의 목표를 충족하기 위해 프로젝트의 우선순위를 어떻게 정할까요? 사용 중요 경로 방법(CPM) 를 사용하는 것도 한 가지 방법입니다. 원래 50년대 후반 듀폰사에서 개발한 것으로, 소프트웨어나 제품 개발을 비롯한 많은 비즈니스 모델에 여전히 적용되고 있습니다.
CPM은 종속성, 시간, 결과물 등 일련의 프로젝트 활동을 기반으로 일정을 잡는 알고리즘을 사용합니다. 이렇게 하면 어떤 활동이 중요한지 파악하고 해당 활동에 먼저 노력을 집중할 수 있습니다.
업무 우선순위를 정했다면 팀원들에게 명확하게 전달하여 모두가 무엇에 집중해야 하는지 알 수 있도록 하세요.
적합한 소프트웨어로 여러 프로젝트를 더 쉽게 관리하세요
팀덱은 올바른 방향으로 나아가면 프로젝트 계획 도구 기술을 활용하면 모든 프로젝트를 성공적으로 완수하여 고품질의 결과물을 제공하고 팀을 성공적으로 관리할 수 있습니다.
여러 개의 프로젝트를 관리하는 것이 처음에는 두렵게 느껴질 수도 있지만, 극복할 수 있습니다. 하나의 프로젝트로 실행하고, 계획을 최신 상태로 유지하고, 업무를 위임하는 방법을 알아보세요. 이러한 방법을 익히면 성공에 도움이 될 것입니다.
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