리소스 할당 - 프로젝트 관리자 및 리소스 관리자를 위한 가이드

리소스 할당을 사용하면 여러 프로젝트에 가장 적합한 자산을 선택하고 작업 전반에 걸쳐 관리할 수 있으므로 직원의 활용도가 부족하거나 과도하게 활용되는 것을 방지할 수 있습니다. 안타깝게도 모든 프로젝트 관리자가 이 기능을 유용하게 사용하는 것은 아닙니다. 

이 글 덕분에 무엇을 얻을 수 있을까요?

• 방법 리소스 관리 소프트웨어 리소스 할당 장애물 해결
• 프로젝트 관리에서 리소스 할당은 어떻게 보입니까?
• 리소스 할당, 리소스 스케줄링 및 리소스 관리의 차이점
• 일반적인 리소스 할당 장애물
• 조직에서 효율적인 리소스 할당을 구현하는 방법

PMI 설문조사("펄스 오브 더 프로페션")에 따르면 자원을 추정하고 할당하기 위해 항상 자원 관리를 사용하는 기업은 26%에 불과하며, 그 중 36%는 자주 사용하는 것으로 나타났습니다. 동시에 같은 조사에 따르면 원래 예산을 충족하는 프로젝트는 60% 미만이며, 그 중 50%만이 제때 완료되고 있다고 합니다.

프로젝트 관리 프로세스에서 리소스 할당 기능

프로젝트 관리 및 프로세스의 맥락에서 리소스 할당

프로젝트 관리가 무엇인지 소개하고자 하는 많은 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리 연구소(PMI)의 정의를 사용합니다. 이 정의에 따르면 프로젝트 관리는 사람들에게 도움이 되는 것을 전달하기 위해 필요한 모든 것을 사용하는 것, 즉 "사람들에게 가치를 전달하는 것"이라고 합니다. 

좀 더 정확하게 말하자면, 프로젝트 관리란 '사람들에게 가치를 제공하기 위해' 역량, 능력, 재능, 전문성, 도구, 기계, 도구, 소프트웨어, 방법, 기술 및 프로세스를 사용하는 것이라고 APM은 생각합니다. 

"사람에게 주는 가치"라는 문구는 프로젝트 관리의 결과가 모든 것이 될 수 있다고 생각하게 합니다. 집, 앱, 공원, 심지어는 십자군, LGPT, 종교와 같은 사회 운동일 수도 있습니다. 몇 자리 숫자의 개인에게 유용한 것이라면 무엇이든 가능합니다.

위에서 언급한 의견은 비즈니스에 종사하는 저희들이 프로젝트 관리 협회(APM)에서 제안한 정의를 사용하는 이유입니다. 프로젝트 관리에 대한 제안된 이해에는 관리와 프로젝트 관리를 구분하는 데 도움이 되는 기준이 포함되어 있습니다. 한번 살펴보겠습니다:

프로젝트 관리는 합의된 매개변수 내에서 프로젝트 승인 기준에 따라 특정 프로젝트 목표를 달성하기 위해 프로세스, 방법, 기술, 지식 및 경험을 적용하는 것입니다. 프로젝트 관리에는 한정된 기간과 예산의 제약을 받는 최종 결과물이 있습니다.

APM과 PMI의 정의를 비교해 보면 어느 정도 비슷하다는 것을 알 수 있습니다. 둘 다 일을 실행하고 지식, 경험, 방법 등을 사용하여 일을 완수하는 것입니다. 하지만 프로젝트 관리의 마지막 특징은 바로 '비즈니스적'이라는 점입니다. 

시간, 예산, "프로젝트 승인 기준"은 실제 프로젝트 관리(물론 리소스 관리 또는 리소스 할당 프로세스)의 측면이라고 할 수 있습니다. 우리가 아는 것은 비즈니스 관계의 세계에서 모든 프로젝트에는 목표가 있다는 것입니다. 그리고 모든 프로젝트는 주어진 예산 내에서 특정 시간에 완료되어야 하며, 고객이든 회사의 이사이든 책임자가 승인해야 합니다.

관리와 프로젝트 관리의 주요 차이점은 다음과 같습니다. 단순 관리는 지속적이고 지속적인 프로세스입니다. 프로젝트 관리는 한정된 기간과 예산 내에서 최종 결과가 제공됩니다. 

이러한 구분은 프로젝트 관리가 단순한 프로세스가 아니라 구조화된 프로세스라는 결과를 가져옵니다. 이를 프로젝트 관리 수명 주기라고 하며 일반적으로 5단계의 형태를 취합니다. 

• 시작 및 개념
• 프로젝트 계획
• 실행 및 실행(리소스 계획 및 리소스 할당 포함)
• 모니터링 및 제어
• 프로젝트 종료

리소스 할당 시스템 시장의 경쟁사인 Ganntic과 마찬가지로 리소스 할당 및 리소스 계획 (자원 관리의 다른 용어)는 프로젝트 관리 수명 주기 프로세스의 한 측면입니다. 이들은 자원(직원)을 계획하고, 조직하고, 생산성을 측정하는 일을 담당합니다(위에서 언급한 프로젝트 관리 프로세스의 4번째 단계입니다). 

리소스 할당 - 프로젝트 관리 프로세스에서 가장 어려운 부분

이제 프로젝트 관리 라이프사이클의 맥락에서 리소스 관리가 어디에 있는지 알게 되었습니다. 이제 리소스 관리를 이해해야 할 때입니다. 왜 그럴까요? 리소스 할당은 리소스 관리의 일부이고, 이미 아시다시피 리소스 관리는 프로젝트 관리 프로세스의 일부이기 때문입니다.

APM 지식 체계 덕분에 우리는 리소스가 매우 광범위하게 이해되고 있다는 것을 알고 있습니다. 돈, 도구, 기계, 기술, 그리고 가장 중요한 것은 사람과 그들의 기술입니다. 리소스란 작업과 프로젝트를 마무리하기 위해 요청되는 모든 것을 의미합니다.

그렇다면 리소스 할당과 리소스 관리(리소스 계획)의 관계는 무엇일까요? APM에서 제공하는 정의를 살펴봅시다. 이들에게 리소스 관리는 

(...) 프로젝트에 필요한 자원을 획득, 할당 및 관리 (...)합니다. 리소스 관리는 내부 및 외부 리소스를 제시간에 예산에 맞게 효과적으로 사용하도록 보장합니다.

프로젝트 관리의 정의와 마찬가지로 시간과 예산은 이 프로세스에서 중요한 요소입니다. 그리고 '승인 기준'도 빼놓을 수 없습니다. 

그럼에도 불구하고 리소스 관리는 승인 기준을 충족하고 프로젝트를 완료하기 위해 리소스를 계획, 선택, 예약 및 할당하는 프로세스로 이해됩니다.

자원 관리 및 자원 배분은 가용하고 충분한 자원을 파악하고 적시에 적절한 업무와 매칭하는 것을 핵심 요소로 합니다. 그리고 리소스 또는 프로젝트 관리자의 기능은 관련 기술과 경험을 갖춘 직원(소위, 자원)을 식별하고(계획의 일부), 특정 자원이 필요한 시기를 결정(자원 할당 또는 자원 스케줄링을 통해)하는 것입니다.

이 글을 읽다 보면 경험이 적은 분들은 어렵지 않다고 생각할 수도 있습니다. 그래서 이 장의 마지막에는 웰링턴 회사의 연례 보고서를 사용하겠습니다.

프로젝트 관리에서 리소스 할당에 대한 매우 진지하고 다양한 이미지

프로젝트 관리에서 리소스 할당의 의미에 대해 이야기하기 전에 이 글에서 가장 중요한 용어 중 하나인 리소스에 대한 이해부터 시작해 보겠습니다. 이 소개 단락을 통해 아래 단락에 언급된 리소스 할당에 대한 몇 가지 정의의 차이점을 더 잘 느낄 수 있을 것입니다.

상상할 수 있듯이 리소스는 물질적인 것부터 비물질적인 것까지 완전히 다를 수 있습니다. 리소스 할당의 맥락에서도 다르지 않지만 '리소스'의 의미를 이해하는 것은 사용 중인 산업에 따라 다릅니다.

• 예산
• 장비 및 도구
• 소프트웨어
• 시설(업무 공간, 사무실 등)
• 자재(가스, 연료, 책상, 자동차 등)
• 직원, 직원 팀원, 그리고 그/그녀의 기술 - 프로젝트 관리 리소스는 다음과 같습니다.

리소스 할당 - 의미의 비교 및 제안

이 장에서는 비즈니스 경쟁사를 포함한 많은 브랜드를 살펴볼 수 있습니다. 우리는 브리태니커 사전에서 제공하는 몇 가지 정의와 의미뿐만 아니라 잘 알려진 경쟁사 인 Wrike, Resource Guru 또는 TeamGantt 회사와도 비교합니다. 보다 일반적인 의미에서 프로젝트 관리 활동과 관련된 보다 정확한 의미까지.

캠브리지 사전은 리소스 할당을 다음과 같이 설명합니다.

조직의 부서 간에 돈, 기술 등을 나누는 프로세스입니다.

브리태니커 사전에서는 이 용어의 경제적 배경을 더 엄격하게 설명합니다. 자원 배분은 다음과 같이 이해됩니다:

생산적 자산을 여러 용도로 배분하는 것을 말합니다. (브리태니커 사전)

하지만 프로젝트 관리 업계의 한 부분으로서 우리는 이 분야와 관련된 의미에 초점을 맞출 것입니다. 따라서 경쟁사이자 프로젝트 관리 소프트웨어 제공업체로 잘 알려진 Float는 블로그 기사 중 하나에서 다음과 같은 내용을 알려줍니다.리소스 할당은 팀의 업무, 프로젝트 및 전략적 목표를 지원하기 위해 자산을 지정하고 처리하는 프로세스입니다.

플로트는 리소스 할당에 있어 두 가지 측면을 강조합니다. 첫 번째는 매칭입니다. 배분이란 직원 또는 팀원의 역량과 경험을 적합한 프로젝트나 업무에 맞추는 것을 의미합니다. 그리고 (관련성) 매칭은 리소스 할당 이해의 두 가지 핵심 요소 중 하나입니다. 

둘째, 각 팀원과 프로젝트에 참여하는 모든 직원이 파이프라인의 모든 과제와 작업을 실행할 수 있도록 하세요.

Saviom의 관점에서 보면, 리소스 관리 프로세스에서 프로젝트 관리자를 돕는 또 다른 소프트웨어가 있습니다:

리소스 예약이라고도 하는 리소스 할당은 특정 기간 동안의 리소스를 인식하여 다양한 활동에 할당합니다.

다른 글에서 읽은 것처럼 이러한 활동은 프로젝트와 관련이 있을 수도 있고 없을 수도 있습니다. 관리, 지원, 운영 등 여기서 Saviom은 리소스 할당 프로세스의 첫 번째 중요한 요소로 인식에 주목합니다. 두 번째는 다른 많은 요소와 마찬가지로 할당입니다. 세 번째 요소는 "특정 기간"입니다.

프로젝트 매니저 웹사이트(projectmanager.com)에서는 리소스 할당이라는 용어가 리소스 관리 및 리소스 스케줄링과 같은 의미라고 설명합니다(이에 대해서는 다음 단락에서 자세히 설명합니다). 그리고 실제로 리소스 할당은 작업이나 프로젝트가 예상한 결과로 완료되기 위해 필요한 가용 리소스를 고려한 리소스 스케줄링일 뿐입니다.

이 장을 마무리하며 간단히 말씀드리겠습니다:

리소스 할당은 프로젝트의 다양한 작업에 리소스(주로 사람, 그들의 가용성, 현재 또는 이전 실적, 시간 관리 기술 등)를 할당하여 가장 효과적이고 경제적인 방법으로 마감일을 향해 작업하는 것을 의미합니다.

리소스 할당에는 사실상 리소스 가용성, 현재 및 예상 기술, (단독으로 또는 HR 또는 외부 회사와 협력하여 가용 리소스의 사용을 보장하는 프로세스에 참여) 경험(프로젝트 관리자와 직원 모두), 제품 개발 또는 프로젝트 관리의 전체 과정에서 나타나는 추정치, 종속성, 우선순위 및 변경 요청이 포함됩니다.

이 시점에서 마지막 한 가지 의미는 리소스 할당이 그 뒤에 많은 선택의 결과임을 시사합니다. 적절한 리소스를 선택하는 마지막 결정은 팀 성과에 영향을 미치고 프로젝트의 성공을 결정하는 미시적 결정이 선행됩니다.

리소스 할당과 몇 가지 다른 용어 - 같지 않나요?

이 부분은 위의 내용에도 포함될 수 있지만 그 중요성 때문에 별도의 단락에서 다루기로 했습니다. 왜 그럴까요? 

'리소스 할당'을 '리소스 스케줄링'(예: Saviom), 심지어 '리소스 관리'(예: 프로젝트 매니저)의 동의어로 취급하는 것은 그리 새로운 일이 아닙니다. 그러나 프로젝트 관리자의 환경과 대학 담당자는 한 용어를 다른 용어 또는 제3의 용어와 동일시하는 데 동의하지 않습니다. 그들 중 일부에게 자원 배분은 자원 관리 프로세스입니다.  

위키피디아에서 PMI의 제안과는 다소 거리가 먼 정보를 목격했습니다:

프로젝트 관리에서 리소스 할당 또는 리소스 관리는 리소스 가용성과 프로젝트 시간을 모두 고려하면서 활동과 해당 활동에 필요한 리소스를 예약하는 것입니다. 

프로젝트 관리 연구소의 관점에서 볼 때 이는 사실이 아닙니다. 위에서 정의한 리소스 가용성과 프로젝트 시간 등 몇 가지 측면은 사실입니다. 하지만 예산은 어떨까요? 대부분 예산은 무언가를 할 수 있는 시간을 결정합니다. 왜냐하면 예산이 있다면 프로젝트에 참여하는 사람과 기타 자원(도구, 장비 등)을 비롯한 자원의 접근성을 결정할 수 있기 때문입니다.

리소스 할당에는 회사 전체의 리소스 가용성, 용량 및 활용도도 고려되지만 리소스 스케줄링과 혼동해서는 안 됩니다.

visual-planning.com의 관점에서:

리소스 스케줄링은 조직이 보유한 리소스를 완료해야 하는 작업, 업무 또는 프로젝트에 효율적으로 할당하기 위해 사용하는 일련의 작업과 방법론을 말하며, 리소스 가용성에 따라 각 작업 또는 프로젝트의 일정 시작일과 종료일을 지정합니다.

플로트는 다음과 같이 제안합니다. 리소스 예약 는 팀에서 직원을 조직하고 구성하여 업무 가능 여부와 역량에 따라 완료해야 하는 작업을 예약하는 데 사용하는 프로세스입니다.

하지만 리소스 구루는 리소스를 할당해야 하는 정확한 윙크 시점을 인식하거나 식별하는 역할을 강조합니다. 이들은 리소스 스케줄링을 다음과 같이 이해합니다. 어떤 리소스가 필요한지 정확하게 파악하는 프로세스 그리고 필요할 때 일정을 잡는 것입니다. 이러한 관점에서 볼 때 리소스가 적절하게 할당된다는 것은 프로젝트가 예상 요구 사항을 충족할 수 있도록 관련 기술을 가진 직원(또는 사용 가능한 직원 중 적합한 기술만)을 잘 파악한 결과입니다. 물론 이것은 프로젝트 또는 리소스 관리자 직원의 잠재력과 특정 프로젝트에서 도움이 되는 역할을 완벽하게 또는 적어도 매우 잘 평가할 수 있습니다. 

그럼에도 불구하고 위의 고려 사항과 프로젝트 관리에서 자원 할당에 대한 고려 사항을 염두에두고 자원 할당의 역할을 이해하는 것이 여러 번 등장했다는 느낌을 거부하기는 어렵습니다. 프로젝트 리소스 관리 또는 리소스 스케줄링 프로세스까지 포함합니다. 그러나 동의어로 취급하는 것도 합법적입니다.

프로젝트 관리에서 리소스 할당에 가장 중요한 지표는 무엇인가요?

• 가용성 
• 용량
• 리소스 활용- 총 용량 대비 프로젝트 기간 동안 직원들이 실현할 수 있도록 계획된 활용률입니다.
• 팀원당 예상 비용과 실제 비용(일명 리소스 비용 차이)
• 팀원당 예상 근무 시간과 실제 근무 시간 비교
• 청구 가능한 시간과 청구할 수 없는 시간

r이 직면한 문제프로젝트 관리의 자원 할당 

리소스 관리에는 프로젝트 전반에 걸쳐 리소스를 적절히 할당하고 관리하기 위해 알아야 할 몇 가지 문제가 발생하기 쉽습니다.

1. 클라이언트 변경 사항

프로젝트 관리자는 범위, 일정 또는 예산의 변경이 프로젝트 납기에 어떤 영향을 미치는지 이미 경험해 보셨을 것입니다. 리소스 할당도 마찬가지입니다. 최신 리소스 캘린더가 있으면 변경 사항이 발생했을 때 리소스를 원활하게 조정하는 데 도움이 됩니다.

2. 리소스 가용성

새 프로젝트 시작하기를 통해 회사에서 사용할 수 있는 모든 리소스를 사용하는 것이 가장 이상적입니다. 하지만 대행사가 다음과 같은 경우라면 어떨까요? 여러 프로젝트 실행 다른 PM과 같은 리소스를 놓고 협상을 해야 한다면 어떻게 해야 하나요? 아니면 특정 팀원이 병가를 냈다면 어떻게 해야 하나요? 가용성이 변경되고 프로젝트 납기에 대한 위협을 발견하기 위해 항상 모니터링해야 합니다.

3. 프로젝트 종속성

리소스를 할당할 때는 프로젝트의 작업 또는 활동 간의 관계의 한 형태인 프로젝트 종속성을 포함해야 합니다. 예를 들어 IT 프로젝트에는 다른 작업이 완료된 후에야 수행할 수 있는 작업이 있으므로 초반에 리소스를 독차지할 필요가 없습니다.

4. 프로젝트 불확실성

프로젝트를 시작할 때 모든 상자에 체크 표시를 하고 다음과 같은 사항에 동의했더라도 타임라인예산, 범위 등 예측할 수 없는 상황은 항상 존재합니다. 리소스 관리를 위해서는 프로젝트에 대응할 수 있어야 합니다.다른 프로젝트에서 리소스를 이동하거나 재배치하는 등의 방법으로 불확실성을 줄입니다.

5. 회사 전반의 우선순위

회사에서 여러 프로젝트를 동시에 진행하는 경우, 여러분과 동료들은 제한된 리소스를 비슷한 기간에 공유해야 하는 경우가 많습니다. 하지만 서로에게 필요한 리소스에 대해 협상을 통해 합의하더라도 프로젝트 중 하나에 대한 우선순위가 바뀔 수 있습니다.

프로젝트 관리의 리소스 할당 - 어떻게 하면 더 잘할 수 있을까요?

리소스를 효과적으로 사용하는 방법을 살펴보세요.

1. 프로젝트와 팀에 대해 파악하기

회사에서 사용할 수 있는 범위와 리소스를 알아야만 프로젝트에 팀원을 적절하게 배정할 수 있습니다.

먼저 프로젝트의 높은 수준의 계획요구 사항과 결과물로 구성된 프로젝트 계획서를 작성하세요. 그런 다음 프로젝트를 완료하는 데 필요한 사람을 정확히 파악하면 기술 매트릭스를 사용하여 회사에서 어떤 직원을 참여시킬지 찾을 수 있습니다.

또는 팀덱 사용자라면 직원의 스킬을 기준으로 직원을 필터링하여 관련 직원과 기존 예약을 즉시 확인할 수 있습니다:

프로젝트에 예약하려는 사람을 기준으로 필터링할 때, 해당 사람이 실제로 프로젝트에 참여할 수 있는지 여부를 확인합니다. 간단한 참여 가능 여부 표시줄이 많은 도움이 됩니다:

이 시점에서 경험 법칙은 프로젝트에 리소스를 과도하게 할당하지 않는 것입니다. 사실 리소스 과잉 배분은 프로젝트 관리자가 불확실성으로부터 자신을 보호하기 위해 저지르는 실수로 간주됩니다. 하지만 이는 결과적으로 프로젝트 견적과 장기 계획을 부정확하게 만들어 회사의 수익에 영향을 미칩니다.

리소스를 할당할 때는 항상 큰 그림을 생각하세요. 다른 PM이 이미 예약한 리소스를 확인하여 서로에게 필요한 리소스를 파악하고 그에 맞춰 일정을 조정해야 할 경우를 대비하세요.

팀원들의 휴무일을 파악하는 것도 도움이 됩니다. 아래 노란색 항목이 보이시나요? 바로 이 직원들이 근무할 수 없는 날이므로 견적에 포함시켜야 합니다. 마찬가지로 프로젝트 기간 중에 공휴일이 있는지도 파악할 수 있습니다.

2. 위험 요소를 조기에 발견

이에 대한 자세한 내용은 리소스 관리 과제 섹션을 참고하세요. 프로젝트 관리자는 고객 검토, 지연, 개인적인 긴급 상황, 경쟁 프로젝트 등과 같은 위험을 잘 알고 있습니다. 이러한 위험은 리소스 할당에도 영향을 미칩니다.

위에서 언급한 문제 중 하나가 발생하면 예약을 조정해야 합니다. 조직의 리소스에 대한 개괄적인 개요가 있으면 다른 리소스를 더 빨리 찾고, 리소스를 재할당하고, 기존 예약을 연장하거나 단축하거나, 필요한 경우 일부를 삭제하는 데 도움이 됩니다.

3. 프로젝트 추적

리소스 배분은 팀의 효율성을 향상시키기 위한 것이라는 점을 기억하시나요? 이제 팀이 어떻게 하고 있는지 점검할 때입니다. 다음과 같은 방법으로 확인할 수 있습니다. 리소스 사용률 측정.

시간과 업무량을 추적하는 것부터 시작하세요. Teamdeck에서는 할 일이 너무 많거나 너무 적은(문제가 될 수도 있는) 직원을 쉽게 파악할 수 있습니다. 가용성 막대를 기억하시나요? 초과 근무는 빨간색으로 표시되고 미활용 시간은 흰색으로 표시됩니다.

리소스 사용률을 측정할 때도 간단한 공식을 사용할 수 있습니다:

리소스 사용률 = 바쁜 시간 / 사용 가능한 시간

이렇게 하면 팀이 최대한 예약되었는지 여부를 빠르게 확인할 수 있습니다.

프로젝트 진행 중에도 가끔씩 예상치와 실제 소요량을 비교하고 필요한 경우 리소스를 다시 할당하는 것이 좋습니다. 일부 변경 사항으로 인해 리소스의 과소 또는 과대 활용을 방지하고 프로젝트의 요구 사항을 충족하기 위해 예약을 조정해야 할 수도 있습니다.

팀과 정기적으로 체크인을 설정하면 이러한 위협을 발견하는 데에도 도움이 됩니다.

프로젝트 관리자는 다음을 담당할 수도 있습니다. 프로젝트 예산 추적. 팀의 작업표를 기준으로 프로젝트에 소요된 시간 수에 시간당 고객에게 청구하는 요금을 곱하면 됩니다. 다시 말하지만, 예상치와 실제 비용을 비교하여 예산 범위 내에 있는지 여부를 확인할 수 있습니다.

4. 프로젝트 분석

과거 프로젝트에서 수집한 데이터를 활용하면 큰 이점을 얻을 수 있습니다. 이 데이터를 기반으로 향후 프로젝트를 더 잘 계획하고 관리할 수 있습니다. 프로젝트에 대한 리소스 관리 소프트웨어 사용자 지정 보고서를 사용하면 데이터를 구성하여 다음과 같은 다양한 메트릭을 계산할 수 있으므로 많은 도움이 됩니다. 직원 급여 또는 영업 KPI.

리소스 할당의 이점

보시다시피, 올바른 프로세스를 따르고 완벽한 리소스 관리 도구를 사용하면 리소스 할당이 더 쉬워지고 다양한 방식으로 이점을 누릴 수 있습니다:

• 회사 전반의 모든 리소스에 대한 가시성을 개선합니다.
• 사용량 부족 및 과다 사용을 더 쉽게 방지할 수 있습니다.
• 예약을 보다 정확하게 유지하는 데 도움이 됩니다.
• 다른 PM과 예약 협상이 더 쉬워집니다.

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