프로젝트 관리 시간 추적: 프로젝트 관리자 가이드

프로젝트 관리와 시간 추적(또는 프로젝트 시간 관리) 어떤 사람들에게는 설명이 필요 없을 것입니다. '프로젝트'라고 하면 '시간' 또는 '시간 추적'을 떠올리기 때문입니다. 이 글은 다릅니다.

"왜 해야 하나요?"부터 "좋아요, 어떻게 시작하나요?"까지, 이 시간 추적 가이드는 이 프로세스의 장점과 올바른 방법을 알려드립니다. 특히 후자가 중요한 이유는 시간 추적을 올바르게 구현하지 않으면 직원들이 부담을 느끼고 실제로 생산성이 조금도 향상되지 않을 수 있기 때문입니다.

이 글을 통해 무엇을 얻을 수 있을까요?

• 프로젝트 진행 상황 및 프로젝트 리소스를 추적하는 방법
• 프로젝트 관리 시간 추적 도구를 사용하여 프로젝트 시간을 추적하는 회사의 이름(하단)
• 프로젝트의 역할과 중요성 및 직원 시간 추적 소프트웨어 프로젝트 계획 과정에서

그 이유

웹 및 소프트웨어 개발팀에서 시간 추적을 사용하지 않을 경우 매년 평균 $18,000달러 이상의 손실이 발생한다는 사실만으로도 충분히 설득력 있는 사례라고 할 수 있습니다. 또한, 소프트웨어 개발 프로세스에 참여하는 모든 사람들이 실제로 시간 추적의 혜택을 누릴 수 있습니다:

CEO 및 재무

시간 추적은 팀의 효율성을 더 잘 제어할 수 있다는 것을 의미하며, 이는 결국 소진율을 예측하고 결과적으로 수행 중인 프로젝트에 대한 전략적 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

개발자

IT 시간 추적의 근거에 대해 물으면 많은 사람들이 생산성 측면에 초점을 맞출 수 있습니다. 결국, 시계가 똑딱거리면 대부분의 사람들은 당면한 업무에 집중할 수밖에 없습니다. 하지만 시간 추적을 하는 가장 중요한 이유는 개발을 촉진하기 위해서입니다.

작업 수행 속도를 추적하면 추가 작업이 필요한 기술이 있는지 파악할 수 있으므로, 기술 결함이 실제 문제가 되어 팀의 속도에 심각한 영향을 미치기 전에 쉽게 해결할 수 있습니다. 또한 시간 추적을 통해 개발자는 예상 작업 시간과 실제 작업 시간을 비교할 수 있습니다. 결과적으로 개발자는 자신의 업무량을 더 잘 평가할 수 있습니다.

품질 보증

코드 리뷰의 시간 추적을 통해 검사 비율을 설정하고 향후 예측을 더 정확하게 할 수 있습니다.

클라이언트

시간 추적 및 프로젝트 진행 상황 추적은 고객이 투자한 만큼의 가치를 얻고 있다는 것을 증명합니다. 프로젝트가 시간 추적 중일 때 고객은 지정된 목표에 도달하는 데 걸리는 시간을 직접 확인할 수 있습니다. 프로젝트 마일스톤- 이렇게 하면 요금이 얼마나 청구되는지 정확히 알 수 있습니다.

프로젝트 관리자

마지막으로, 사용자, 프로젝트 및 리소스 관리자프로젝트에 시간 추적기를 사용하면 프로젝트의 팀 성과 과거 실적에 대한 과거 데이터를 제공하므로 향후 반복을 더 쉽게 예측할 수 있습니다.

모든 근무 시간이 동일하게 적용되는 것은 아닙니다.- 또는 그렇게 보일 수도 있습니다. 청구 가능한 시간(실제 업무, 회의, 통화 등)의 가치는 쉽게 설명할 수 있지만 청구할 수 없는 시간을 설명하기는 훨씬 더 어렵고 때로는 업무의 상당 부분을 차지할 수도 있습니다.

예를 들어 개발자가 프로젝트에 필요한 새로운 기술을 배우는 데 소요된 시간에 대해 고객에게 청구해야 하나요?

한편으로는 해당 프로젝트에 필수적이었고, 다른 한편으로는 미래에 유용하게 쓰일 투자이기 때문에 개발자가 새로운 기술을 습득하는 데 100%를 청구하는 것은 불공평하다고 볼 수 있습니다.

또 다른 경우는 팀이 프로젝트에 뛰어들기 전에 완전히 새로운 기술을 조사해야 하는 경우입니다. 예를 들어, 팀이 프로젝트의 성패를 좌우할 혁신적인 기술 조합을 조사해야 하는 경우, 이 조합이 성공할지 알 수 없으므로 클라이언트는 완전히 실패할 수도 있는 아이디어를 추구할지 여부를 결정해야 합니다.

일정과 비용 모두를 위해 이러한 문제는 항상 고객과 미리 논의해야 합니다. 회사에서 시간 추적을 사용하는 경우 청구 가능/청구 불가 시간 비율을 모니터링하고 서비스에 대한 평균 요금을 산출할 수 있습니다.

사용 방법

시간 추적 자체는 신규 사용자를 온보딩하고 이들이 실제로 추적 소프트웨어를 사용하도록 하는 데 시간과 노력이 필요하다는 사실을 피할 수는 없습니다. 하지만 이메일과 회의에 소요된 시간 미추적과 작업표 작성 지연으로 인해 381조원이 넘는 잠재적 청구 가능 수익이 손실되는 만큼, 이 게임은 확실히 가치가 있습니다. IT 팀에 시간 추적을 도입하면서 이 6가지 규칙을 준수하면 구현이 쉬워질 뿐만 아니라 보다 효과적인 프로세스를 촉진할 수 있습니다:

1. 1. 최고의 직원 시간 추적 소프트웨어

사용 중인 시간 트래커가 회사의 요구 사항을 충족하는지 확인하세요. 고려해야 할 가장 확실한 요소는 회사 규모와 이미 사용 중인 도구입니다. 회사가 빠르게 성장하고 있다면 그에 맞춰 확장할 수 있는 도구가 필요합니다. 마찬가지로, 특정 도구가 이미 구현되어 있다면 시스템의 필수적인 부분이 될 수 있는 소프트웨어를 사용하세요. 

또는 리소스 예약이나 가용성 등 다른 직원 관련 용도로 사용할 수 있는 직원 시간 추적 소프트웨어를 선택하는 것이 합당한지 생각해 보세요. 휴가 관리 (제가 근무하는 소프트웨어 회사인 Apptension에서는 이 모든 것을 처리할 수 있는 앱을 개발했습니다. 프로젝트 리소스 관리-시간 추적 등).

결론: 소프트웨어가 제대로 활용되고 있는지, 또 다른 '셸프웨어'가 되지 않는지 확인해야 합니다. 영국의 중소기업 5곳 중 4곳 이상이 비용을 지불한 소프트웨어를 사용하지 않고 있으며, 4년간의 연구 기간 동안 총 57억 파운드가 넘는 비용이 지출되었다는 점을 고려하세요.

2. 항상 이유를 설명하세요.

어느 날 팀원들을 한 방에 모아놓고 "지금부터 우리는 이 IT 시간 추적 소프트웨어를 사용하여 여러분의 업무가 어떻게 진행되고 있는지 확인하겠습니다."라고 말하지 마세요. 여기 클릭, 이제 저기 클릭, 완벽해, 고마워, 회의 끝났어"라고 말하는 것은 매번 수다쟁이들과 마주치고 싶지 않다면 말입니다. 사람들은 공정한 대우를 받기를 원합니다: 변경 사항을 소개할 때는 그 근거를 설명하세요. (그렇지 않으면 직원들이 알아서 제안할 것이고, 그 제안이 마음에 들지 않을 가능성이 높습니다.)

3. 제품이 아닌 프로세스에 집중

팀원들이 주어진 업무에 소요한 시간을 추적하려는 이유를 설명할 때는 숫자보다는 자기 평가와 지속적인 개발에 초점을 맞추세요. 결국, 시간 추적의 가장 큰 이유는 업무를 더 잘하기 위함이어야 합니다. 학습 문화를 조성한다면 효율성 향상은 부수적으로 따라오는 큰 보너스가 될 것입니다.

4. 사람들이 트래커를 어떻게 사용하는지 추적하세요.

프로젝트 관리자라면 개발자의 트래커에 대한 인사이트가 있어야 합니다. 하루 5분마다 트래커를 확인하는 것은 미친 짓이지만, 이미 다른 작업으로 넘어간 상태에서 트래커를 계속 실행하고 있거나 여러 개의 트래커를 동시에 실행하는 사람이 있다면 이 사람과 이야기를 나누고 싶을 것입니다.

5. 사람들에게 자신의 시간을 추적하도록 상기시키기(많이)

시간 추적은 습관이며, 습관은 쉽게 만들어지지 않으므로 처음에는 사람들에게 트래커를 지속적으로 사용하도록 상기시켜야 합니다. 인내심을 갖고 이해하세요: 하루아침에 습관을 만들 수는 없습니다. 개발자가 이전에 시간을 추적해 본 적이 없다면 익숙해지는 데 몇 주 또는 몇 달이 걸릴 것입니다. 하지만 장기적으로 보면 그만한 가치가 있습니다.

6. 프로젝트 데이터 사용

시간 추적은 팀의 성과와 여러 구성원 간의 역학 관계에 관한 데이터를 제공하며, 이를 통해 모든 사람의 성과를 개선할 수 있습니다. 기록 데이터는 다음 문제 중 하나 이상에 대한 답을 제시해야 합니다:

기술 단점. 특정 팀원에게 부족한 기술이 있나요? 업무 수행 속도가 느려지거나 업무 완수에 방해가 되나요? 이 기술을 습득할 수 있는 시간과 리소스를 제공할 수 있나요?

팀 효율성. 특정 팀의 예상 속도는 실제 성과와 어떻게 비교되나요? 항상 스토리 포인트를 사용하여 사용자 스토리를 추정하는 경우 팀의 속도를 계산할 수 있나요?

팀 역학. 특정 팀원 구성이 특정 프로젝트에서 잘 작동하나요? 팀을 지연시키는 사람이 있나요, 아니면 워크플로가 원활하게 진행되나요?

결론

프로젝트 관리 시간 추적 가이드를 통해 올바른 방향으로 나아갈 수 있습니다.

시간 추적은 스킬 성장과 효율성 향상을 가져올 수 있다는 점을 기억하세요.등을 예로 들 수 있습니다. 시간 추적을 시작하는 것은 쉽지 않을 수 있지만, 구현의 근거를 설명하는 데 집중하고 팀원들이 새로운 도구에 익숙해지도록 지속적으로 도와주면 훨씬 쉬워집니다.

셸프웨어에 주의하세요 - 이 도구는 여러분과 같은 회사를 염두에 두고 만들어졌어야 한다는 점을 기억하세요. 다음과 같은 전용 트래커를 고려할 가치가 있습니다. 대행사 시간 추적 소프트웨어, 마케팅 리소스 관리 소프트웨어또는 다른 산업 분야에 적합합니다.