프로젝트 관리의 범위 크리프 - 이를 방지하는 방법

프로젝트를 담당할 때는 보통 프로젝트 요구 사항을 충족하기 위해 팀이 무엇을 해야 하는지 잘 알고 있습니다. 하지만 고객이 아무리 작은 기능이라도 기존 프로젝트 범위에서 작업을 시작해야 하는 새로운 기능을 제안한다면 어떻게 해야 할까요?

이 글을 통해 무엇을 배울 수 있을까요?

• 프로젝트 관리에서 범위 크립의 의미
• 프로젝트 관리에서 범위 증가의 원인과 방지 방법

프로젝트 관리자는 사용자 피드백이나 역동적인 시장 상황으로 인해 프로젝트가 자주 변경되기 때문에 이러한 시나리오에 익숙할 것입니다. 이는 자연스러운 현상이며 매우 긍정적인 결과(예: 더 나은 품질의 최종 결과물)로 이어질 수 있습니다. 하지만 문제는 이러한 예상치 못한 수정으로 인해 프로젝트의 진행 상황을 거의 통제할 수 없을 정도로 범위가 커질 수 있다는 것입니다.

프로젝트 범위 크립에 대해 자세히 살펴보고 프로젝트 관리 경력에서 어떻게 대처할 수 있는지 논의해 보겠습니다.

프로젝트 관리에서 범위 크립이란 무엇인가요?

프로젝트의 범위

우선 프로젝트의 범위란 무엇인가요? 프로젝트 관리에서 범위는 프로젝트의 모든 작업, 프로세스, 활동, 요구 사항 및 결과물로 이해됩니다. 간단히 말해, 프로젝트를 완료하기 위해 요구되는 모든 작업입니다.

프로젝트 범위는 프로젝트 계획의 일부입니다. 프로젝트 관리 라이프사이클의 이 단계의 결과는 프로젝트 범위 명세서입니다. 프로젝트 범위 문서('범위 명세서' 또는 '참조 조건'이라고도 함)에는 정확한 체크리스트가 포함되어 있습니다.

• 프로젝트 목표와 그 정당성을 설명합니다,
• 결과물,
• 작업,
• 팀원의 책임
• 비용,
• 인증 절차,
• 및 마감일.

프로젝트 범위 명세서가 작성되면 이제 프로젝트 범위 관리 계획이라는 단계가 필요합니다. 이 계획은 프로젝트 구현에 관련된 전체 프로세스를 개괄적으로 설명하고 프로젝트를 정해진 기대치와 한도 내에서 유지하기 위한 지침 역할을 합니다. 

프로젝트 관리의 범위 증가 = 가정에서 벗어나기

범위 크립을 설명하는 가장 쉬운 방법은 다음과 같이 말하는 것입니다. 합의된 프로젝트 범위를 벗어나는 기능 및 요구 사항을 추가합니다. 프로젝트 범위의 변경 또는 확장이 반드시 범위 크리프와 동일한 것은 아니기 때문에 이 정의의 두 부분이 모두 중요합니다.

반대로, 프로젝트 관리에서 변경은 완전히 정상적인 일입니다. 변경에 대한 합의가 이루어지지 않으면 범위가 커지고 프로젝트 요구 사항의 증가는 통제할 수 없습니다.

PMBOK® 가이드(5판)에서 제공하는 정의에 따르면 범위 크립은 다음과 같습니다. 시간, 비용 및 리소스에 대한 조정 없이 제품 또는 프로젝트 범위를 통제 없이 확장할 수 있습니다. 이 설명은 범위 크리프의 잠재적 결과를 상상하는 데 도움이 되는 중요한 요소를 강조합니다. 이 설명은 다음과 같은 프로젝트 범위의 새로운 기능은 타임라인, 리소스 또는 예산에 맞게 조정되지 않습니다.. 즉, 이러한 변수 중 일부(또는 전부)가 잘못되어 프로젝트가 침몰할 수 있다는 뜻입니다.

이제 범위 크리프를 정의했으니 주요 원인에 대해 알아보겠습니다.

 

프로젝트 관리에서 범위 크리프의 원인은 무엇인가요?

범위 크립은 다음 요인이 복합적으로 작용하여 발생할 수 있습니다:

잘못된 프로젝트 범위. 이는 일반적으로 범위가 커지는 주요 요인입니다. 프로젝트의 범위가 모호하거나 존재하지 않는 경우 어떻게 관리할 수 있을까요? 하지만 명확한 범위 설명이 이 문제에 대한 궁극적인 해결책은 아닙니다. 범위를 검증하고 모든 프로젝트 이해관계자와 함께 서명해야 합니다. 

팀 내 적절한 사람들과 요구 사항을 협의하지 않으면 또 다른 문제가 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 일부 요구 사항은 범위가 명확하고 고객이 승인한 경우에도 기술적으로 실행 가능하지 않은 것으로 판명될 수 있습니다. 그렇기 때문에 반드시 확인해야 합니다:

• 모든 이해관계자로부터 프로젝트 요구 사항을 수집합니다,
• 요구 사항(및 그에 따른 결과)을 분석합니다,
• 팀과 요구 사항을 논의하세요,
• 명확한 범위 설명과 작업 분류 구조(WBS)를 작성하세요,
• 모든 이해관계자의 범위 승인을 받으십시오.

이 프로세스에 대해 자세히 알아보고 싶으신가요? 저희의 프로젝트 범위 관리 가이드. 범위를 성공적으로 관리하는 데 도움이 될 것입니다.

변경 요청을 처리하는 절차가 정립되어 있지 않은 경우에도 범위 크리프가 발생할 가능성이 높습니다. 또는 변경 제어 규칙을 설정했지만 이해관계자가 이를 인지하지 못하는 경우도 마찬가지입니다. 이 블로그 게시물의 다음 섹션에서는 변경으로 인해 프로젝트가 탈선하지 않도록 관리하는 방법에 대해 조금 더 자세히 설명하겠습니다.

예상치 못한 범위 확대의 원인 중 하나는 팀원들이 클라이언트의 직접적인 영향을 받아 새로운 기능을 추가하거나 기존 기능을 확장하는 경우입니다. 이러한 외부 압력은 특히 팀원들이 투명하게 소통하지 않는 경우 프로젝트 관리자가 알아차리기 어려울 수 있습니다.

또 다른 위험은 이해관계자가 프로젝트에 다양하게 관여하는 경우입니다. 고객이 요구 사항 수집 단계에서 프로젝트 범위에 그다지 주의를 기울이지 않는 상황을 상상해 보세요. 다른 일로 바쁘거나 단순히 프로젝트에 참여하지 않는 것일 수도 있습니다. 하지만 작업의 첫 번째 결과물을 보고 나면 갑자기 더 적극적으로 참여하여 새로운 기능을 제안하거나 프로젝트 목표를 재정의하기 시작합니다. 이것이 어떻게 쉽게 스코프 크립으로 이어질 수 있는지 상상할 수 있습니다.

마지막으로 외부 영향에 대해 언급하지 않을 수 없는데, 이는 종종 관리자가 통제할 수 없는 경우가 많습니다. 예상치 못한 시나리오에 대비하기는 어렵지만 프로젝트 관리자는 몇 가지 비상 계획을 준비해 두어야 합니다. 비상 계획은 갑작스러운 변화가 발생하더라도 이를 관리하는 데 도움이 됩니다.

보시다시피 범위 크리프의 원인은 여러 가지가 있으며, 이 목록이 완전한 것은 아닙니다. 명심해야 할 것은 범위 크리프는 다양한 요인의 조합으로 인해 발생한다는 것입니다. 그렇기 때문에 스코프 크립을 피할 수 있는 방법을 알아두는 것이 유용합니다.

프로젝트 관리에서 범위 크리프를 방지하려면 어떻게 해야 하나요?

우선, 범위 변경이 무조건 피해야 하는 것은 아니라는 점만 말씀드리겠습니다. 애자일 환경에서 일한다면 아마도 변화가 일어날 것으로 예상하고 있을 것입니다. 여러분이 완화하고자 하는 것은 범위의 통제되지 않은 증가로 인한 결과입니다. 범위 크리프를 방지하기 위한 몇 가지 전략을 살펴보겠습니다:

• 범위 내에 있는 항목(기본적으로 범위 명세서)과 범위를 벗어난 항목(예: 고객과 논의했지만 결국 범위에서 제외된 요구 사항)을 모두 설명하는 명확한 작업 명세서(SoW)를 준비하세요. 모든 프로젝트 이해관계자가 범위를 검토하고 서명하도록 하세요.
• 변경 제어 프로세스를 도입하세요. 변경 관리 프로세스는 프로젝트 중에 발생하는 각 변경 사항을 신중하게 고려하는 데 도움이 되는 중요한 프로젝트 관리 요소로, 원인은 물론 일정, 예산 또는 리소스에 미치는 영향을 조사하는 데 도움이 됩니다. 모든 이해관계자가 변경 제어 프로세스를 인지하고 수락하도록 하세요.
• 모든 이해관계자를 위한 커뮤니케이션 가이드라인을 수립하세요. 어떤 채널을 사용해야 하는지, 새로운 요구 사항을 논의하기에 적절한 시기는 언제인지, 팀 내에서 누구에게 연락해야 하는지 등을 알려주세요. 이는 팀에 대한 외부의 압력을 피하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 지나치게 약속하거나 약속을 지키지 마세요. 프로젝트 초기부터 모든 변경 사항을 적절히 문서화하고 변경 사항이 범위에 미치는 영향을 분석하세요. 고객을 만족시키기 위해 '보너스'를 제공하는 것은 궁극적으로 프로젝트와 고객의 행복도에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 팀과 '금도금'에 대해 이야기하는 것을 잊지 마세요. 팀원들이 스스로 범위를 벗어난 것을 작업에 추가해서는 안 됩니다. 다음과 같은 정신으로 프로젝트 투명성를 클릭할 때 나타날 수 있는 문제에 대해 먼저 논의해야 합니다.
• 예산/일정 내에서 어느 정도 유연성을 확보하세요. 프로젝트 관리의 변화는 피할 수 없습니다. 예산 초과에 대한 두려움만으로 결정을 내리지 않고 편안함을 유지할 수 있는 완충 장치가 필요합니다.
• 어떤 요구 사항이 가장 중요한지 파악하세요. 프로젝트 작업 우선순위 지정 를 사용하면 큰 도움이 됩니다. 어떤 범위 내 작업이 잠재적으로 소모적인지 알면 범위 크리프에 더 잘 대처할 수 있습니다.
• 고객에게 보여주고 있는 모든 프로젝트 요소의 상태를 전달하세요. 이해관계자의 원치 않는 피드백은 쉽게 범위 확대로 이어질 수 있습니다. 피드백이나 새로운 아이디어가 유용한 경우와 다른 목적으로 프로젝트의 일부를 보여줄 때를 명확히 구분하세요.
• 프로젝트 분석을 추적하세요. 프로젝트 또는 리소스 관리 소프트웨어 에는 일련의 보고 기능이 있을 가능성이 높으니 이를 적극 활용하세요! 특히 예상 시간과 실제 시간을 추적하는 것이 좋습니다. 계획된 시간과 팀원들이 기록한 실제 작업을 비교하면 범위 확대를 가리키는 징후를 더 빨리 발견할 수 있습니다. (자세히 알아보기 프로젝트 상태 보고서).

일부 프로젝트 관리자는 "프로젝트의 명확한 범위를 정하는 것"이 말처럼 쉬운 일이 아니라고 생각할 수도 있습니다. 많은 프로젝트, 특히 혁신적인 시도를 하는 프로젝트의 경우 완성된 결과물이 어떤 모습일지 100% 확신할 수 없을 수도 있습니다. 사용자 피드백과 테스트를 기반으로 변경 사항이 도입되는 경우가 많은 소프트웨어 개발 프로젝트가 이에 해당합니다. 프로젝트 팀은 최첨단 기술이나 실험적인 솔루션을 사용하기로 결정할 때 또 다른 도전에 직면하게 됩니다.

하지만 그렇다고 해서 이러한 시나리오에서 범위 크리프가 반드시 발생한다는 의미는 아닙니다. 프로젝트 발견 단계부터 시작하면 합리적인 범위를 설정할 가능성을 높일 수 있습니다. 이 단계에서는 가설을 테스트하고, 가정에 도전하거나, 프로토타입을 만들 수 있습니다. 아이디어를 검증하고 제안된 솔루션이 실행 가능한지 확인하기 위한 단계입니다.

프로젝트의 범위가 통제할 수 없을 정도로 커졌습니다. 어떻게 해야 하나요?

범위 크리프를 피하기 위한 몇 가지 모범 사례를 살펴봤는데, 이미 범위 크리프를 경험하고 있다면 어떻게 해야 할까요? 사소한 변경 요청에서 시작되었을 수도 있고, 프로젝트 시작부터 이해관계자들이 추가 기능을 기대해 왔을 수도 있습니다. 범위 크리프를 관리할 수 있는 몇 가지 옵션이 있습니다.

우선, 스코프 크립이 발생하면 실망감을 느낄 수 있지만, 그렇다고 소극적으로 패배감에 젖어 있을 때가 아닙니다. 범위 크립이 발생하는 프로젝트는 여전히 잘 작동할 수 있습니다.

모든 변경 요청을 자세히 살펴보고 그 결과를 신중하게 분석하세요. 변경 사항이 프로젝트의 예산과 일정에 어떤 영향을 미치는지 평가하세요. 팀이 이미 특정 변경 사항을 구현했더라도 나머지 프로젝트에 미칠 잠재적 영향을 조사하는 것은 여전히 중요합니다.

또한 다음 사항에도 주의를 기울여야 할 시기입니다. 리소스 예측. 변경 요청이 프로젝트의 이 측면에도 영향을 미쳤을 수 있습니다. 이 프로젝트를 수행할 수 있는 팀원이 충분한가요? 일부 인력을 고용/아웃소싱해야 하나요? 직원의 근무 가능 여부와 팀 워크로드 을 고려해야 합니다( 워크로드 관리). 팀원들을 과도하게 활용하고 범위 증가로 인해 팀원들이 지쳐버릴 수도 있습니다.

범위 크리프에 대처하는 또 다른 전략은 초기 요구 사항 중 일부를 범위에서 제외하는 것입니다. 프로젝트 백로그의 우선순위가 정해져 있다면 새로 추가된 요소로 교체할 수 있는 요소를 식별할 수 있을 것입니다. 결과적으로 프로젝트 제공에 필요한 시간과 비용을 추가로 확보할 수 있습니다. 

변경 요청이 계속 쏟아져 들어오면 팀원들은 프로젝트에 대한 기대치가 다소 혼란스러워질 수 있습니다. 이는 결국 특정 작업에 더 많은 시간을 할애하는 결과를 초래할 수 있습니다. 각 팀원이 새로운 프로젝트 요구 사항을 이해하고 있는지 다시 한 번 확인해야 합니다.

프로젝트의 큰 그림을 보는 것을 잊지 마세요. 범위 크리프도 여기에 영향을 미칩니다. 이제 여러분과 프로젝트 이해관계자가 하위 프로젝트를 만들거나 MVP를 시작하는 것에 대해 논의하는 것이 합리적일까요? 범위 증가의 단점 중 하나는 팀의 추진력을 잃고 프로젝트가 예상보다 오래 걸린다는 것입니다. 프로젝트 범위의 일부를 별도의 릴리스로 제공하면 추진력을 되찾고 팀이 더 성취감을 느낄 수 있습니다. 이 접근 방식에는 비즈니스적인 이점도 있습니다. 초기에 MVP(최소기능제품)를 출시하면 고객이 제품을 테스트하고 고객 사이에서 조기에 성공을 거두는 데 도움이 될 수 있습니다.

마지막으로, 스코프 크립이 발생하더라도 프로젝트의 상태를 정기적으로 모니터링해야 합니다. 프로젝트 보고서 는 다음을 수행하는 데 도움이 됩니다. 팀 성과 평가 를 클릭하고 범위 증가에 따른 효과를 계산합니다.

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범위 크리프는 드문 현상이 아닙니다. 프로젝트 관리자는 커리어의 어느 시점에서 이 문제에 직면할 가능성이 거의 확실합니다. 프로젝트 관리 연구소에서 실시한 2018년 설문 조사에서 응답자의 절반이 직업의 맥박 설문조사 지난 12개월 동안 스코프 크립을 경험한 적이 있습니다. 2020년에 이 보고서의 최신 버전 에 따르면 역량이 성숙한 기업은 성숙도가 낮은 조직(30% ~ 47%)보다 범위 크립의 영향을 덜 받는 것으로 나타났습니다.

이러한 인사이트는 놀라운 것이 아닙니다. 범위 증가는 잠재적으로 피해를 줄 수 있지만, 특히 숙련된 프로젝트 관리자와 경영진이 관리할 수 있기 때문입니다. 이 블로그 게시물이 팀의 이익을 위해 범위 크리프를 관리할 수 있는 방법을 찾는 데 도움이 되었기를 바랍니다.

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