인터넷을 검색하면 간트 차트 템플릿, 예산 템플릿, 프로젝트 타임라인 템플릿 등 다양한 Excel 프로젝트 관리 템플릿을 찾을 수 있습니다.
많은 회사가 여전히 프로젝트를 계획하고 관리하는 데 스프레드시트에 의존하고 있는 것으로 보입니다. 다음과 대화할 때 리소스 관리 소프트웨어 사용자들은 종종 스프레드시트를 사용하여 시간을 추적하거나 직원 휴가 추적.
그렇다면 뭐가 문제일까요? Microsoft Excel 서식 파일이 회사에서 잘 작동하고 있다면, 전용 PM 도구에 계속 투자해야 할까요? 이 블로그 게시물은 스프레드시트가 조직에 진정으로 실용적인지 평가할 수 있도록 하는 것을 목표로 합니다. 실용적이라면 좋지만, 스프레드시트 사용으로 인해 다음과 같은 숨겨진 비용이 발생할 수 있습니다. 프로젝트 및 리소스 관리.
기업에서 프로젝트 관리에 스프레드시트를 사용하는 이유는 무엇인가요?
프로젝트 추적이나 프로젝트에 스프레드시트를 사용할 때 직면할 수 있는 여러 가지 문제에 대해 논의하기 전에 리소스 계획를 사용하는 이유에 대해 이야기해 보겠습니다. 스프레드시트가 접근하기 쉽고 사용하기 쉬우며 무료이기 때문에 회사에서 Excel로 프로젝트를 관리하기로 결정합니다. 결국, 기본적으로 모든 사람이 컴퓨터에 스프레드시트 앱을 설치하고 있습니다. Google 스프레드시트와 같은 클라우드 대안도 널리 사용되고 있습니다. 문제는 스프레드시트가 대중적이긴 하지만 프로젝트 관리 목적으로 설계되지 않았다는 점입니다. 따라서 스프레드시트를 그대로 사용하는 것은 쉽고, 무료이며, 효율적이지 않을 수 있습니다.
"Excel 프로젝트 관리"의 주요 함정
프로젝트 관리자가 스프레드시트를 사용하여 프로젝트 계획을 세우거나 진행 중인 작업을 관리할 때 해결해야 하는 가장 큰 문제에 대해 논의해 보겠습니다.
스프레드시트입니다:
- 사용하는 데 시간이 많이 걸립니다. 팀에서 스프레드시트로 프로젝트를 계획하고 관리하는 효과적인 방법을 찾았다고 가정해 보세요. 비즈니스에 적합한 프로젝트 관리 Excel 서식 파일도 준비했을 수도 있습니다. 하지만 스프레드시트를 정리하고, 업데이트하고, 연결하는 작업은 매우 지루하고 시간이 많이 소요되는 과정일 수 있습니다. Excel 간트 차트에 아주 작은 수정 사항이라도 적용하고 셀의 색상을 다시 지정해야 한다고 상상해 보세요. 마치 성인용 색칠공부를 하는 것과 비슷하지만 재미있지는 않습니다.
- 실시간 프로젝트 추적에는 적합하지 않습니다. Excel 파일에 의존할 경우, 파일이 최신 버전인지 또는 여러 버전이 유포되고 있지 않은지 확신할 수 없습니다. 클라우드 기반 시트를 사용하면 상황은 나아졌지만 스프레드시트의 다른 제한 사항이 여전히 적용됩니다.
- 마스터하기 쉽지 않습니다. 누구나 스프레드시트를 사용해 본 경험이 있기 때문에 팀원들이 직관적으로 사용할 수 있는 도구여야 하겠죠? 물론, 아주 간단한 표와 목록에 대해 이야기할 때는 그렇습니다. 하지만 부족한 PM 기능을 보완하려면 고급 수식이나 추가 기능을 통합해야 하는데, 직원들의 학습 곡선이 가파를 수 있습니다.
- 제한. 다시 말하지만, 스프레드시트는 프로젝트 관리나 리소스 관리용으로 설계되지 않았습니다. 따라서 팀원들이 자주 필요로 하는 유용한 기능이 많이 부족하다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 스프레드시트에는 파일을 저장하거나 메모를 추가하거나 피드백을 수집할 수 없습니다. 이 말에 반박하며 이렇게 말씀하시는 분들도 계실 겁니다: "물론 이런 기능도 할 수 있습니다. 몇 가지 해결 방법을 만들면 됩니다."라고 반박하는 분들도 계실 것입니다. 그러나 이러한 해결 방법은 구축하는 데 많은 시간이 소요될 수 있으며 따라서 상당한 비용이 소요될 수 있습니다. 또한 이러한 해결 방법은 궁극적으로 간단한 PM 앱만큼 효과적이지 않을 수도 있습니다.
- 협업에 적합하지 않음. 스프레드시트에서 프로젝트를 관리할 때 특별한 역설이 있습니다. 한편으로는 팀원들을 프로세스에 포함시켜 작업 관리에 참여시키거나 리소스 할당. 반면에 스프레드시트와 그 안에 사용되는 수식의 구조는 매우 쉽게 엉망이 될 수 있으므로 여러 사람이 공동 작업하는 것을 꺼릴 수 있습니다.
- 복잡해지기 쉬운. 예, 스프레드시트에서 프로젝트의 한 측면을 계획하는 것은 가능합니다. 하지만 회사에서 대규모 프로젝트를 진행하다 보면 스프레드시트 구조가 여러 파일/시트로 늘어나게 됩니다. 그 이유는 프로젝트의 여러 종속성과 관계를 하나의 시트에 반영하기 어렵기 때문입니다. 물론 복잡한 스프레드시트 구조는 특히 신입 팀원에게 매우 어려울 수 있습니다.
- 고객에게 보여줄 수 없습니다. 고객은 프로젝트의 진행 상황이나 예산의 현재 상태에 대한 인사이트를 얻고자 하는 것이 일반적입니다. 복잡하고 난해한 스프레드시트를 보내는 것은 최적의 해결책이 될 수 없습니다. 그 결과, 프로젝트 관리자는 다음과 같은 내용을 적는 데 몇 시간을 소비합니다. 프로젝트 상태 보고서 고객을 위한 프레젠테이션을 만들기도 합니다. 이는 피할 수 있는 추가 노동력입니다(어떻게? 이 블로그 게시물의 다음 섹션 참조).
리소스 플래너가 스프레드시트를 대체하는 방법 프로젝트 관리용?
우선, 전용 프로젝트와 리소스 계획 도구 이전 섹션에서 제시한 과제를 해결합니다. 이러한 특정 프로세스를 염두에 두고 구축되었기 때문에 당연히 프로젝트 계획, 리소스 예약 또는 프로젝트 일정 업데이트를 지원하는 기능이 있습니다. 또한 일반적으로 팀의 성과를 더욱 향상시키고 많은 시간과 비용을 절약할 수 있는 다음과 같은 기능을 제공합니다:
- 프로젝트 보고서. 다음과 같이 빠르게 생성할 수 있다고 상상해 보십시오. 프로젝트 관리 대시보드 를 사용하여 중요한 지표를 주시하거나 고객에게 시각적으로 매력적인 보고서를 내보낼 수 있습니다. PM 및 리소스 관리 앱을 사용하면 번다운 비율과 같은 주요 KPI를 쉽게 계산할 수 있습니다, 리소스 사용률또는 수익 마진. 정확한 보고서를 통해 고객에게 깊은 인상을 남길 수 있을 뿐만 아니라 이러한 분석을 사용하여 조직 내부에서 최적화 기회를 찾을 수도 있습니다.
- 실시간 알림. 물론 다음과 같은 창의적인 해결 방법이나 앱을 사용하여 스프레드시트 알림을 설정할 수 있습니다. Zapier. 하지만 프로젝트 관리자를 위한 도구는 보통 기본 제공 알림 및 통합 기능을 제공합니다. 예를 들어, 작업이 완료되거나 직원의 새로운 휴가 요청이 제출될 때마다 넛지를 받을 수 있습니다.
물론 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어는 현재 직면하고 있는 더 많은 문제를 해결하는 데 도움이 될 것입니다. 핵심은 팀의 요구사항에 맞고 회사의 예산에 적합한 앱을 선택하는 것입니다.
프로젝트 관리에서 스프레드시트 및 Excel의 대안
많은 조직에서 Microsoft Excel과 같은 무료 대안이 있는데 굳이 앱에 돈을 써야 하는지 고민합니다. 다행히도 시중에는 무료 또는 매우 저렴한 앱이 많이 있습니다. 블로그 게시물에서 몇 가지 예를 찾아볼 수 있습니다:
앱 비용을 지불하면 장기적으로 비용을 절약할 수 있다는 점을 명심하세요. 강력한 PM 도구 덕분에 팀이 매주 몇 시간을 절약한다고 상상해 보세요. 이 수치를 직원들의 시간당 급여에 곱하고 투자 수익을 계산해 보면 놀랄 수도 있습니다. Teamdeck을 사용하는 회사 중 한 곳은 매달 약 1백만 달러를 절약한다고 추정했습니다. 전용 리소스 관리 앱으로 전환한 덕분에 매달 $10k를 절약하고 있습니다. 전체 사례 연구를 읽어보세요. 여기.
프로젝트 관리에서 스프레드시트를 대체할 수 있는 대안을 찾고 계신가요?
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