리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
프로젝트 관리자로서 가장 어려운 점은 무엇인가요? 여러 작업을 저글링하는 것? 이해관계자의 기대치를 관리하는 것? 까다로운 상황을 헤쳐 나가야 하나요? 프로젝트 관리자가 쉽지 않다는 것은 말할 필요도 없습니다. 결국, 그들이 맡는 프로젝트는 모두 다르니까요.
이 글을 통해 무엇을 얻을 수 있을까요?
- IT 기업에 대한 지식을 기반으로 한 가장 일반적인 프로젝트 관리 과제
- 의 유용한 역할 리소스 관리 소프트웨어 프로젝트 관리 문제를 해결하는 데 있어
- 프로젝트 관리 과제에 따른 솔루션 제안
물론 일부 프로젝트의 어려움은 거의 피할 수 없지만, 이에 대비할 수는 있습니다! 오늘은 몇 가지 일반적인 프로젝트 관리 문제에 대해 논의하고 이를 피하거나 해결할 수 있는 방법을 보여드리겠습니다.
일반적인 프로젝트 관리 과제:
불명확한 기대치
여기서는 팀원들에 대한 팀장의 기대와 팀 업무에 대한 이해관계자의 기대에 대해 이야기하고 있습니다. 이 두 가지 사례는 약간 다르지만 비슷한 전략을 사용하여 두 가지 문제를 모두 해결할 수 있습니다.
고객과 관련해서는 프로젝트의 근본적인 비즈니스 목표를 이해해야 합니다. 고객이 달성하고자 하는 목표는 무엇인가요? 이 프로젝트가 그 목표를 달성하는 데 어떻게 도움이 될까요? 답이 없으면 항상 프로젝트 관리가 어려워집니다.
질문하는 것을 두려워하지 마시고, 검증할 준비가 되면 프로젝트의 범위를 통해 기대치에 대해서도 논의하세요. 때로는 작업 범위를 벗어나는 것이 무엇인지 구체적으로 설명하는 것도 유용합니다. 팀원들이 프로젝트 기대치를 이해하도록 하기 위해서는 팀원들이 질문을 하고 다른 작업의 이유를 명확하게 설명하도록 장려해야 합니다. 팀원들도 프로젝트의 비즈니스 목표를 철저히 이해해야 한다는 점을 잊지 마세요.
불충분한 리소스
프로젝트에서 리소스 관련 문제는 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 결국 프로젝트를 성공적으로 진행하려면 적절한 역량을 갖춘 인력이 필요합니다. 이러한 문제는 팀을 구성하려는 프로젝트 계획 단계부터 시작될 수 있습니다.
회사에서 리소스 캘린더 모든 직원을 관리하려면 프로젝트 팀에 합류할 적절한 리소스를 찾기가 매우 어려울 수 있습니다. 이상적으로는 회사의 리소스 풀에서 특정 기술 등을 검색할 수 있는 것이 좋습니다. 물론 팀에 원하는 인력이 특정 기간 동안 일할 수 있는지 확인해야 합니다.
여기서도 리소스 캘린더가 매우 유용합니다. 리소스 용량에 대한 가시성을 확보하는 것( 리소스 용량 계획), 가용성은 위험 관리의 핵심 요소입니다. 예를 들어 팀원 중 한 명이 예기치 못한 상황으로 인해 자리를 비우게 되면 대체 인력을 더 빨리 찾을 수 있습니다.
리소스 부족을 피하려면 효과적인 리소스 예측도 필수입니다. 프로젝트를 수행할 인력이 충분한가요?
방법 읽기 과거 프로젝트 데이터 사용 인적 자원 예측.
부정확한 견적
물론 프로젝트를 추정하는 것은 다음과 같은 복잡한 요소로 이루어집니다. 프로젝트 및 리소스 관리예측이 매우 정확한 경우는 거의 없습니다. 하지만 그렇다고 해서 팀의 예측이 틀릴 것이라고 포기해서는 안 됩니다. 예측 결과를 유리하게 바꾸기 위해 할 수 있는 일이 있습니다:
- 견적을 시작하기 전에 모든 요구사항을 수집하세요. 이해관계자와 논의하여 팀원들이 요구 사항의 성격과 잠재적인 종속성을 완전히 이해할 수 있도록 하세요.
- 해당 분야 전문가(예: 소프트웨어 개발자, 품질 보증 전문가 등)에게 견적 세션에 참여하도록 요청하세요. 이들의 의견은 매우 귀중하며 보다 정확한 견적을 얻는 데 도움이 될 것입니다.
- 프로젝트 견적에서 입증된 기법을 사용하세요. 자세한 내용은 여기에서 확인할 수 있습니다. 기획 포커와 스토리 포인트로 프로젝트를 추정합니다.
범위 크립
프로젝트 관리자에게 프로젝트 관리의 어려움에 대해 물어보면 범위 증가가 가장 먼저 떠오를 것입니다. 이는 매우 흔한 일이며, 프로젝트 범위가 통제할 수 없을 정도로 커질 때 발생합니다. 프로젝트 범위가 제대로 정의되지 않았거나, 외부 및 내부 이해관계자의 압력이 있거나, 변경 관리 프로세스가 정의되지 않았기 때문에 발생할 수 있습니다.
다행히도 프로젝트 관리자에게는 범위 확대를 관리하거나 애초에 이를 방지할 수 있는 몇 가지 전략이 있습니다. 이 모든 것은 잘 준비된 작업 범위에서 시작됩니다. 효과적 프로젝트 범위 관리 모든 프로젝트 요구 사항을 정의하고 검증한 후에는 프로젝트의 범위에 대해 더욱 확신을 가질 수 있습니다.
프로젝트의 범위가 통제 불능 상태가 되었다고 생각되면 어떻게 해야 하나요? 다음 가이드에서 유용한 팁을 찾아보세요. 프로젝트 관리의 범위 크리프.
원활하지 않은 커뮤니케이션
심지어 - 예를 들어 마케팅 프로젝트 관리 산업이나 커뮤니케이션을 전문으로 하는 기업이라면 리더십이 약하고 커뮤니케이션이 원활하지 않다는 오해를 피하기 어렵습니다.
프로젝트 관리자는 프로젝트 팀원뿐만 아니라 고객, 기타 이해관계자, 심지어 자신의 관리자와도 효과적으로 소통해야 합니다. 이러한 각 당사자는 서로 다른 스타일의 커뮤니케이션과 다양한 채널을 필요로 할 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 커뮤니케이션 계획을 수립하여 관련된 모든 사람과 공유하는 것이 중요합니다.
커뮤니케이션 채널을 정의하고 프로젝트 업데이트와 관련된 몇 가지 규칙을 설정합니다(예 프로젝트 상태 보고서), 그리고 중요한 것은 비효율적인 회의! 적절한 수준의 프로젝트 투명성 프로젝트의 커뮤니케이션 문제를 해결하세요.
전 세계적인 팬데믹으로 인해 많은 팀이 원격 근무로 전환하면서, 이전까지 커뮤니케이션을 잘 처리하던 기업도 어려움을 겪었을 수 있습니다. 심지어 훌륭한 줌 회의용 카메라 만으로는 충분하지 않을 수 있습니다. 여러분의 팀도 마찬가지인가요? 블로그 게시물을 읽고 원격 커뮤니케이션 모범 사례.
스케줄 충돌 관리
당연히 이러한 유형의 프로젝트 관리 문제는 전체 프로젝트를 빠르게 탈선시킬 수 있습니다. 회사에서 한 번에 하나의 프로젝트만 담당할 때는 다음과 같은 일이 더 쉬워 보일 수 있습니다. 프로젝트 일정 충돌 방지.
하지만 리소스의 가용성에 따라 프로젝트 예약을 조정하지 않으면 문제가 발생할 수 있습니다. 프로젝트 팀의 핵심 멤버 중 한 명이 2주간의 휴가를 계획하고 있는데 일정을 계획할 때 이를 고려하지 않았다면 어떻게 해야 할까요?
여러 프로젝트가 걸려 있는 경우 일정 충돌을 피하는 것이 더 어려울 수도 있지만 가능합니다. 가장 중요한 것은 모든 프로젝트 관리자에게 각 프로젝트의 일정과 리소스 가용성에 대한 가시성을 제공하는 것입니다.
이러한 정보가 있으면 스케줄링 문제가 발생할 가능성이 줄어듭니다. 다음과 같이 온라인 캘린더 플래너 를 사용하여 여러 프로젝트를 충돌 없이 예약할 수 있습니다.
프로젝트 진행에 대한 불확실성
모든 프로젝트 관리자는 프로젝트의 상태를 모니터링할 수 있어야 합니다. 예산을 파악하고, 팀의 업무량을 확인하고, 잠재적으로 개선할 수 있는 영역을 파악할 수 있는 등 여러 가지 이점이 있습니다. 예를 들어, 마케팅 프로젝트 관리자는 다음을 사용할 수 있습니다. SEO 도구 와 함께 리소스 예약 소프트웨어 를 사용하여 직원의 업무 효율성을 분석하고 성과 격차를 파악할 수 있습니다. 상황을 파악하면 데이터 기반의 프로젝트 관리 결정을 내릴 수 있습니다. 또한 일이 계획대로 진행되지 않을 때 더 빠르게 대응할 수 있습니다.
프로젝트의 상태를 측정할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다. 다음 메트릭을 추적하는 것이 좋습니다:
- 번율 - 예산이 얼마나 빨리 지출되는지 확인하는 것은 프로젝트가 올바른 방향으로 진행되고 있는지 빠르게 확인할 수 있기 때문에 프로젝트 관리자에게 유용합니다.
- 예상 시간과 실제 시간 비교 - 예상 시간과 직원이 실제로 로그인한 시간을 비교하는 것은 잠재적인 문제를 조기에 발견할 수 있는 훌륭한 방법입니다.
- 리소스 활용 - 를 사용하면 팀원들의 업무량을 평가할 수 있습니다. 누가 업무량이 너무 많아 과로할 위험이 있는지 확인할 수 있습니다. 또한 누가 더 많은 업무를 맡을 수 있는지도 알 수 있습니다.
부적합한 도구 상자
프로젝트 계획 도구 는 여러분과 여러분의 팀이 프로젝트를 성공적으로 완수할 수 있도록 돕기 위한 것입니다. 하지만 이를 위해서는 비즈니스에 적합한 도구를 활용해야 합니다. 그렇지 않으면 업무에 실질적인 영향을 미치지 않는 앱에 직원을 온보딩하는 데 많은 시간을 낭비할 수 있습니다.
예를 들어 프로젝트 팀원 중 일부가 고객사를 방문하는 등 이동 중에 시간을 보내는 상황을 상상해 보세요. 이들에게 모바일 버전이 없는 프로젝트 관리 소프트웨어로 시간을 추적하라고 요청한다면 매우 불편할 것입니다. 게다가 작업표는 소급해서 작성하기 때문에 정확도가 떨어질 가능성이 높습니다.
팀의 도구 상자에 새 앱을 추가하기로 결정하기 전에 먼저 요구 사항을 나열하는 것부터 시작하세요. 그런 다음 특정 도구가 이러한 요구 사항을 충족하는지 확인하세요. 팀에서 사용하는 다른 도구와 통합되나요? 회사의 프로세스를 반영하도록 사용자 지정할 수 있나요? 팀의 워크플로우를 지원하는 도구를 활용하면 팀과 프로젝트 관리자의 업무가 더 쉬워집니다.
광범위한 프로젝트 관리 교육 또는 상당한 전문적 경험이 있는 경우, 위에서 설명한 문제로 인해 프로젝트에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 이러한 결과를 예방하거나 극복하는 방법을 아는 것이 유용합니다.
이 블로그 게시물은 프로젝트 관리의 일반적인 과제에 대해 개괄적으로 설명했지만, 각 주제에 대해 자세히 알아볼 가치가 있습니다. 위에서 언급한 각 과제 옆에 나열된 링크가 프로젝트 관리 전문성을 더욱 발전시키는 데 도움이 되기를 바랍니다.
