유연한 계획: 프로젝트 관리자를 위한 5가지 팁

새 프로젝트를 시작할 때 모든 것이 정리가 된 것 같다고 느낀 적이 있나요? 목표, 목적, 결과물, 팀, 일정 등 말이죠. 하지만 예상치 못한 변화로 인해 세심하게 준비한 계획이 무너지는 경우가 있습니다.

이런 경우라면 당황하지 마세요. 다음과 같은 유연한 계획을 위한 팁를 통해 계획을 조정하고 변화에 대비할 수 있습니다. 

본격적으로 들어가기에 앞서, 왜 이런 식으로 유연한 프로젝트 관리 접근 방식 는 매우 중요합니다.

유연한 계획으로 어떤 이점을 얻을 수 있나요?

유연한 계획을 통해 관리자는 다음과 같이 계획할 수 있습니다. 팀의 워크로드 와 리소스를 더 정확하게 관리할 수 있습니다. 특히 다음과 같은 경우 예측할 수 없는 변수가 많은 경우가 많습니다. 소프트웨어 개발 또는 에이전시 환경으로 이동합니다. 환경에 영향을 미칠 수 있습니다. 프로젝트 예산타임라인, 그리고 마지막으로 마감일입니다. 유연성 프로젝트 및 리소스 계획 관리자가 기존 계획을 고수하는 것을 방지하고 예상치 못한 모든 변화에 적절히 대응할 수 있도록 합니다.

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유연한 계획 팁

1. 외부 이벤트 고려하기

외부 종속성을 평가하면 제어할 수 없는 문제를 발견할 수 있습니다.

외부 영향의 두 가지 예는 물론 시간과 비용으로, 일반적으로 다음과 같이 고려할 수 있습니다. 프로젝트 추정-공휴일이나 직원의 병가와 같은 이벤트도 마찬가지입니다.

통제할 수 없는 종속성에 직면해 있다면 최상의 결과를 위해 종속성을 통제하세요. 예를 들어 공휴일과 같은 이벤트는 PMI에서 제안하는 대로 미리 쉽게 확인할 수 있습니다. PMI에 나열된 대로:

• 프로젝트 라이프사이클 중에 발생하는 공휴일이나 직원 휴가와 같은 이벤트를 찾아보세요.
• 이벤트로 인해 사용할 수 없는 직원 그룹을 정의합니다(예: 원격 팀과 함께 작업하는 경우).
• 이벤트가 프로젝트 진행에 미치는 영향을 계산하세요.
• 진행률 손실로 인한 초과 근무 시간을 계산하여 계획에 포함하세요.

2. 위험 및 과제 파악

최근에는 공통 리소스 관리 과제. 다음은 그 중 일부입니다:

• 프로젝트에 적합한 기술을 파악합니다.
• 팀의 가용성과 역량을 프로젝트 일정에 맞춰 조정하고 업무량을 관리합니다.

사용 가능한 모든 직원을 나열한 다음 프로젝트에 가장 적합한 직원을 선택할 수 있어야 합니다. 하지만 그중 일부가 아프거나 그만두기로 결정하면 어떻게 해야 할까요? 이들을 대체할 수 있는 사람이 있을까요? 그렇지 않다면 프리랜서 등 다른 사람을 고용할 수 있는 가능성이 있나요?

자신의 한계를 알면 다양한 시나리오를 생각해 내고 이에 대한 해결책을 미리 찾을 수 있습니다:

• 만들기 RACI 차트 를 사용하여 팀 전체의 책임을 명확하게 파악할 수 있습니다.
• 가급적이면 기술이나 직책이 포함된 모든 직원에 대한 개요를 작성하세요.
• 팀원 중 한 명이 부재중일 경우를 대비하여 프로젝트에 참여할 수 있는 직원 목록을 작성하세요.
• 다양한 결과가 프로젝트, 팀 및 워크로드에 미치는 영향을 계산하세요.

또한 작업 분류 구조(WBS)를 만들어 프로젝트의 모든 활동을 나열하고 각 활동에 가능한 위험을 할당할 수도 있습니다.

잠재적 위험을 발견하는 또 다른 방법은 과거 데이터를 살펴보는 것입니다. 과거 프로젝트를 살펴보고 직면했던 문제를 검토하기만 하면 됩니다. 그런 다음 이번 프로젝트에서도 이러한 문제가 발생할 가능성이 있는지 평가하고 대응책을 준비하세요.

3. 고객 우선순위 자주 확인

프로젝트를 준비하면서 프로젝트 목표와 종속성을 포함한 높은 수준의 계획을 만들었을 것입니다.

또한 고객의 우선순위에 대한 업데이트를 자주 계획하여 일정에 변경 사항이 없는지 확인할 수 있도록 해야 합니다.

이렇게 하면 고객과 같은 페이지에 있는지 확인하고 계획이 고객의 기대에 부합하는지 확인할 수 있습니다.

4. 대체 시나리오 초안 작성

대체 시나리오를 검토하면 더욱 자신 있게 프로젝트를 관리할 수 있습니다.

먼저, 모든 작업과 작업 간의 종속성을 분석한 프로젝트의 중요 경로를 살펴보세요. 프로젝트 납기에 중요한 인과적 종속성과 작업을 찾습니다. 그런 다음, 유동적일 수 있는 작업, 즉 해당 작업의 변경이 프로젝트의 전반적인 성공에 영향을 미치거나 일정에 지장을 주지 않는 작업을 찾습니다. 많은 프로젝트 관리 도구에서 작업에 레이블을 지정할 수 있어 중요한 경로를 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

측정 가능한 작업과 마일스톤의 윤곽을 그린 다음 플로팅 작업을 추가하면 필요한 경우 작업의 순서를 변경하거나 리소스를 조정하는 것이 얼마나 가능한지 확인할 수 있습니다.

5. 팀 및 고객과의 미팅을 계획에 포함하세요.

팀 및 고객과 자주 회의를 하면 최신 정보를 파악하고 위험과 문제가 발생했을 때 이를 발견하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 시작 전에 이러한 회의를 계획에 포함시키고 팀과 고객에게 회의 개최 시기와 방법을 알리세요.

어떤 회의를 포함해야 하나요?

스크럼 회의 매일, 스프린트 계획, 스프린트 회고, 스프린트 검토와 같이 프로젝트의 진행 상황에 대한 정보를 제공하기 위한 회의입니다. 또한 이러한 회의를 통해 팀이 직면한 장애물을 파악하여 이에 대한 조치를 취하고 문제 해결책을 찾을 수 있습니다.

고객과의 미팅을 통해 진행 상황을 계속 알려줄 수 있을 뿐만 아니라 나중에 작업을 다시 할 필요 없이 바로 피드백을 받을 수 있습니다.

프로젝트를 모니터링하고 필요한 경우 계획을 조정하세요.

프로젝트 계획을 미리 만든다고 해서 나중에 수정할 필요가 없다는 의미는 아닙니다.

유연한 계획은 곧 높은 수준의 프로젝트 계획 조정하고, 위험과 문제를 모니터링하고, 필요할 때 개선하는 방법도 알고 있습니다.