리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
용량 관리 는 서비스나 제품에 대한 수요와 관련하여 생산 효율성을 최대한 활용하기 위해 기업이 사용하는 전략입니다. 용량 관리의 최종 목표는 다음과 같습니다:
제조 프로세스 또는 서비스 제공 프로세스를 방해하는 병목 현상을 파악하고 제거합니다.
생산 속도를 다음과 같이 높일 수 있습니다. 리소스 최적화 를 사용하여 비생산적인 시간 및 용량에 부정적인 영향을 미칠 수 있는 기타 제약을 제거합니다.
용량 관리는 기업이 단기 또는 중기적으로 고객의 요구를 충족해야 할 때 발생하는 문제를 극복하는 데 도움이 됩니다. 또한 공급망 운영을 관리하고 미래를 위한 조직 계획을 수립하는 데도 도움이 됩니다.
조직은 주어진 기간 동안 생산량에 도달하기 위해 사용 가능한 리소스의 양을 검토해야 합니다. 제조, 소매, 서비스 및 정보 기술 업계에서는 용량 관리를 많이 사용합니다.
용량 관리의 주요 목표
적절한 용량 관리의 핵심 목표를 간단히 요약하면 다음과 같습니다:
현재와 미래의 예상 워크로드를 처리하기 위한 용량 요구 사항을 파악하세요.
견고한 용량 관리 계획을 수립하고 유지하세요.
적절한 기간과 예산 내에서 성과 목표를 적절히 달성할 수 있도록 하세요.
서비스 수준 관리를 지원하기 위해 용량을 지속적으로 모니터링합니다.
인시던트 판단 및 해결을 지원합니다.
변동이 용량에 미치는 영향을 검토하고 비용 효율이 더 높은 곳에서 성능을 개선하기 위한 적절한 조치를 취하세요.
용량 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
생산량 관리는 조직에서 중요한 부분이지만, 그 이유는 무엇일까요? 용량 관리란 기업이 시장 수요에 대응하여 생산량을 관리하고 최적의 리소스 활용을 보장하며 병목 현상을 파악하고 제거하여 최대 수익을 달성하기 위해 사용하는 전략을 말합니다. 다음은 이에 대해 논의할 몇 가지 사항입니다:
비용 평가: 용량 관리는 특히 성장기나 불황기에 조직이 비용을 평가하는 능력을 향상시키는 데 도움이 됩니다. 가격의 급격한 변화를 파악하고 상황에 따라 조치를 취하는 데 도움이 됩니다.
생산 효율성: 생산 주기를 미리 예약하고 생산 효율성을 최적화하세요.
비용 절감: 비즈니스 운영 전반의 비용을 절감하세요.
재고 관리: 재고를 더 잘 관리하고 공급망 내 문제를 처리하는 데 도움이 됩니다.
리소스 할당: 더 나은 방식으로 인적 및 물적 자원을 할당하세요.
스케일링: 가장 중요한 것은 용량 관리가 비즈니스 확장에 도움이 된다는 점입니다. 비즈니스를 확장하기 전에 운영 방법에 대한 심층 분석을 제공합니다.
용량 관리 프로세스
일반적인 용량 관리 프로세스는 다음과 같습니다. 적절한 용량 관리 프로세스는 정확한 데이터 입력, 효과적인 용량 관리, 전반적인 조직의 효율성과 생산성을 보장합니다. 그러나 이러한 프로세스는 조직마다 다릅니다.
1. 향후 계획 파악 및 세분화
예측과 기회 파이프라인은 다가오는 시즌에 어떤 종류의 수요가 발생할지 파악하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 더 많은 인력을 고용해야 하거나 더 많은 기계가 필요하거나 이전 기계의 수리 또는 유지보수가 필요한 경우 등이 있습니다.
2. 고객 요구 사항 이해
시장 트렌드와 고객의 요구는 끊임없이 진화하고 있습니다. 이는 기회 파이프라인을 만드는 데 도움이 됩니다. 예측하지 못한 이벤트나 계절적 요인이 수요 측면에 영향을 미치는지 파악하는 것이 중요합니다.
3. 기존 리소스 평가
새로 수립된 계획에 따라 생산량을 늘리기 전에 조직은 기존 자원 용량이나 인프라가 해당 생산량을 관리할 수 있는지 평가해야 합니다. 그렇지 않은 경우 새로운 기계, 장치 또는 장비를 조달하거나 임대해야 할 수도 있습니다.
4. 리소스 및 용량 계획 구현
적절한 계획이 수립되었다면 이제 이를 실행하고 실행할 차례입니다. 생산량을 늘리기 위해 더 많은 기기나 기계를 도입해야 한다면 새로운 기계/장치를 구입하고, 설치하고, 작업을 시작하고, 추가 요구 사항을 제때에 충족하는 계획을 세워야 합니다.
5. 일관된 모니터링
마지막으로, 생산 능력을 지속적으로 모니터링하고 검토하지 않으면 중요한 요소를 놓칠 수 있습니다. 또한 다른 프로세스와 마찬가지로 항상 개선의 여지가 있습니다.
용량 관리와 용량 계획
용량 관리와 다음을 혼동하는 경우가 종종 있습니다. 용량 계획. 특정 측면에서는 비슷하지만 상당히 다른 측면도 있습니다. 용량 관리는 광범위한 개념인 반면 용량 계획은 용량 관리의 하위 집합이라고 할 수 있습니다. 그러나 두 가지 모두 최종 목표는 수요를 충족할 수 있는 적절한 용량을 적시에 확보하는 것입니다.
Microsoft DataDriven 블로그의 작성자 Mike Wise는 "용량 계획과 용량 관리를 구분하는 큰 차이점 중 하나는 용량 계획이 '일회성'이라는 점입니다. 즉, 용량 계획은 사전에 수행되는 작업이라는 것입니다. 하지만 용량 관리는 모니터링, 데이터 수집, 데이터 분석, 인프라 최적화, 다시 모니터링으로 돌아가는 전체 수명 주기입니다."
성공적인 용량 계획 및 관리 전략을 수립하려는 디지털 조직은 이러한 용어를 별도의 독립된 개체로 생각해야 합니다.
용량 관리 개선을 위한 모범 사례
용량 관리를 시작하기 전에 우선순위를 정하고 전폭적인 관심을 기울이는 것이 중요합니다. 효과적인 용량 관리에는 다음과 같은 구성 요소가 포함됩니다:
과거 데이터
용량 관리에서 발생했던 이전 문제를 다시 살펴보고 비슷한 패턴이 있는지 찾아보세요. 용량 관리가 어려웠던 특정 월이나 시즌이 있었나요?
리소스 요소
지난 용량 관리 주기 이후 얼마나 많은 인원이 퇴사했는지 고려하고, 업무가 집중되는 기간에 어떤 영향을 미칠지 평가하세요. 또한 단기적으로 외부에서 고용한 직원도 추적해야 합니다.
인적 자원을 효과적으로 관리하는 것은 팀원의 강점에 따라 업무를 할당하고, 번아웃을 방지하고, 프로젝트 마감일을 맞추고, 직원과 고객을 유지하는 데 매우 중요합니다.
운영 요인
업무 용량 관리 방식에 영향을 미칠 수 있는 운영 요인을 검토하고 관리하세요. 예를 들어 클라우드 컨택 센터 소프트웨어를 구현하면 자동 통화 라우팅, 실시간 분석, 다른 커뮤니케이션 채널과의 통합과 같은 기능을 제공하여 고객 서비스 운영의 효율성을 높일 수 있습니다.
비즈니스 우선순위에 따라 용량 할당
이를 통해 팀은 효과적인 비즈니스 역량 관리를 구현하여 중요한 일에 집중하고 ROI 잠재력이 큰 프로젝트에 집중할 수 있습니다.
실제 비즈니스 수요 모니터링
팀에 어떤 수요가 있는지 파악하는 것이 중요합니다. 서비스를 구매하는 고객부터 비즈니스 성장을 위한 내부 프로젝트까지. 수요에 대한 확실한 지식은 리소스 공급이 적절한 수준으로 유지되도록 보장합니다.
다양한 상황에 맞는 전략 수립
업무에는 항상 여러 가지 변수가 작용합니다. 이러한 변수가 무엇인지, 그리고 이러한 변수가 용량에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 이해하는 것이 중요합니다. 그렇게 함으로써 이러한 시나리오에 대한 가장 효율적인 해결책을 찾을 수 있습니다.
편차에 대한 계획
아시다시피 용량 계획은 대부분 추정과 예측을 기반으로 합니다. 안타깝게도 예측이 항상 정확한 것은 아닙니다. 그렇기 때문에 용량 관리 계획은 반복적인 조정이 필요합니다.
용량 관리 관련 주요 용어
용량 관리는 광범위한 개념이며 사용자가 알고 있을 수도 있고 모르고 있을 수도 있는 다양한 용어로 구성되어 있습니다. 구성 요소, 용량, 용량 보고서, 용량 관리 정보 시스템(CMIS), 성능, 용량 관리자 및 용량 계획에 대해 정의하겠습니다.
구성 요소
CIPS Institute에 따르면 "컴포넌트는 특정 서비스의 기본 구조로, 서비스의 필수적인 부분입니다." 예를 들어 데이터베이스는 서버의 '구성 요소'입니다. 구성 요소는 상당한 양이므로 구매, 구축, 유지 관리 및 모니터링이 필요합니다.
용량
CIPS Institute에서 정의한 용량의 정의는 "특정 수준의 수요를 충족하기 위해 활용할 수 있는 가용 자원을 나타낸다"는 것입니다. 레스토랑을 예로 들어 설명하자면, 수용 인원은 사용 가능한 직원 수, 사용 가능한 테이블과 의자의 수, 레스토랑이 영업하는 시간대입니다.
용량 계획
기본적으로 예상 수요에 대한 시나리오를 정의합니다. 예를 들어 특정 기간에 필요한 리소스를 정의하는 것입니다. 용량 계획은 기업이 적절한 고객 서비스를 제공하는 데 도움이 됩니다.
용량 보고서
제공되는 서비스, 배포된 리소스 및 전반적인 팀 성과와 관련된 데이터가 포함된 문서입니다. 용량 보고서는 관리자가 올바른 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
용량 관리 정보 시스템(CMIS)
용량과 관련된 데이터를 수집하고 저장하는 가상 저장소입니다.
성능
용량 관리에서 성능 관리는 시스템이 요청에 얼마나 빨리 응답할 수 있는지를 반영하는 메트릭입니다.
용량 관리 시 직면한 과제
용량 관리는 업무공간 내에서 필수적인 작업입니다. 효율적인 용량 관리는 수요를 충족하는 동시에 리소스와 프로젝트 관리를 최적화하는 데 매우 중요합니다. 하지만 쉬운 일은 아닙니다. 포브스에 따르면 용량 관리 과정에서 직면하는 일반적인 문제는 다음과 같습니다. 자세히 살펴보겠습니다.
데이터 챌린지
용량 계획 담당자는 매일 다음과 같이 추가해야 하는 수많은 정보를 처리해야 합니다. 프로젝트 스프레드시트대부분 수작업으로 이루어집니다. 원활한 용량 관리 프로세스를 위해서는 추가되는 데이터가 정확하고 적절한 형식으로 언급되어야 합니다.
복잡성 과제
복잡성 문제는 데이터 문제와 매우 유사합니다. 용량 계획에는 관리자가 수많은 계산과 복잡한 공식을 사용해야 하므로 실수가 발생할 수밖에 없습니다. 예를 들어 스프레드시트에 부정확한 데이터를 추가하는 경우가 있습니다. 안타깝게도 이러한 실수는 전체 프로세스를 방해할 수 있습니다.
커뮤니케이션 과제
커뮤니케이션은 모든 성공적인 기업의 초석입니다. 소통이 부족하거나 부적절한 소통은 수많은 문제를 야기할 수 있습니다. 이러한 시나리오를 피하려면 용량 관리 프로세스에 참여하는 모든 직원이 정기적으로 정보를 교환하는 것이 중요합니다.
용량 관리를 위한 전략
전 세계의 관리자들은 더 나은 결과를 얻기 위해 몇 가지 용량 관리 전략을 고안해냈습니다. 광범위하게 사용되는 용량 관리 전략을 살펴보세요:
지연 전략
이 보수적이고 사후 대응적인 전략에서 관리자는 먼저 생산 능력을 파악한 다음 수요가 적절하고 안정적으로 급증할 때까지 기다립니다. 그 후 관리자는 그 시점의 시장 수요를 충족하기에 충분한 특정 수준에서 생산량을 늘립니다.
리드 전략
지연 전략은 더 미묘하고 위험이 적은 반면, 리드 전략은 거의 정반대입니다. 이 경우 회사는 수요가 급증하기 전에 생산 능력을 늘립니다.
동적 전략
동적 전략은 예측에 의해 주도되며 주로 현재 시장 동향에 의존합니다. 여기서 관리자는 판매 데이터와 현재 트렌드를 취하고 함께 분석하여 생산을 조정합니다.
경기 전략
매치 전략은 리드 전략과 래그 전략의 혼합입니다. 여기서 회사는 현재 시장 수요를 조사한 후 생산량을 늘립니다. 수요가 증가할 것이 분명해지면 회사는 점진적으로 생산량을 늘립니다.
용량 관리 예시
용량 관리는 소프트웨어 회사, 재무 운영팀에서 사용합니다, 크리에이티브 에이전시및 제품 팀 모두 생산량을 극대화하고 수요를 효율적으로 충족할 수 있습니다. 한 TV 제조업체를 예로 들어 보겠습니다. TV 제조업체에는 두 가지가 있습니다:
가용한 리소스로 연중 내내 소비자의 요구를 충족할 수 있어야 합니다.
최근 이 회사는 8개월 후 월드컵이 시작되기 때문에 TV 수요가 급증할 것으로 예측했습니다.
수요가 급증할 것이므로 회사 관리자는 증가하는 수요를 충족하기 위해 판매해야 하는 대략적인 TV 세트 수를 파악해야 합니다. 이러한 분석은 증가하는 수요를 처리하기 위해 더 많은 자원과 인력이 필요하다는 것을 반영할 수 있지만 월드컵이 끝나자마자 수요가 감소할 수도 있다는 예측도 가능합니다.
따라서 이 경우 회사는 새 기계를 구입하거나 새로운 인력을 고용하는 대신 해당 기간 동안 기계를 임대하거나 다른 계약업체와 협력할 수 있습니다. 임대와 인력이 준비되면 바로 생산을 시작할 수 있습니다. 그러나 회사는 월드컵이 시작되기 최소 2~3개월 전에 시작해야 합니다. 이렇게 하면 TV 세트가 소매 채널에 도달하고 수요가 증가할 때 정확하게 사용할 수 있습니다.
몇 가지 예가 더 있습니다:
크리에이티브 에이전시에서는 일주일에 700개의 디자인을 제공할 수 있습니다.
베이커리에서는 하루에 80개의 파이를 구울 수 있습니다.
자동차 회사 라인에서는 한 달에 200대의 자동차를 조립할 수 있습니다.
결론
용량 관리는 단순한 전략적 프로세스가 아니라 기업이 효율적이고 지속 가능한 방식으로 수요를 충족할 수 있도록 하는 필수적인 관행입니다. 용량을 효과적으로 관리함으로써 조직은 다음을 수행할 수 있습니다. 리소스 최적화비용을 절감하고 수요 변동이 심한 시기에도 높은 서비스 수준을 유지할 수 있습니다. 여기에는 내부 및 외부 변화에 대한 계획, 모니터링, 적응의 지속적인 주기가 포함됩니다. 기업이 규모를 확장하고 시장의 역동성에 대응하기 위해 노력함에 따라 강력한 용량 관리 전략은 운영 효율성을 달성하고 성장을 지속하는 데 중요한 역할을 할 것입니다. 모범 사례를 수용하고 특정 요구 사항에 맞는 전략을 활용하면 조직은 도전 과제를 해결하고 기회를 포착하여 전반적인 성과와 경쟁력을 강화할 수 있습니다.
