프로젝트 관리에서 용량 계획 병목 현상을 관리하는 방법

병목 현상이 조직에 미치는 치명적인 영향에 대해 들어보셨거나 경험해 보셨을 것입니다. "병목 현상"이란 프로젝트의 실현을 지연시키는 인력 또는 기술적 문제로 인해 발생하는 모든 상황을 말합니다. 이러한 상황은 부서의 업무 과부하, 기술적 오작동 또는 전체 팀의 생산성을 저하시키는 스트레스로 인해 유발될 수 있습니다. 

일반적으로 시스템의 용량은 병목 현상의 용량으로 측정됩니다. 이러한 상태는 불만이 쌓이고 화를 내면서 팀의 내부 업무와 대외적으로 회사가 보여주는 이미지 모두에 해를 끼칠 수 있습니다. 결국 무능해 보이고 싶은 사람은 아무도 없으니까요! 이러한 병목 현상으로 인해 수익성이 크게 떨어질 수 있기 때문에 재정적인 부담도 가중됩니다. 이 글에서는 병목 현상을 식별하는 단계, 병목 현상을 해결하는 방법, 그리고 이 난제를 해결하는 데 Teamdeck이 어떻게 적합한지 살펴볼 것입니다. 

프로젝트 관리에서 병목 현상을 식별하는 방법

병목 현상을 파악하는 가장 빠른 방법은 회사의 워크플로우를 살펴보고 작업이 원활하게 이루어지고 있는지, 아니면 버스트가 발생하는지 파악하는 것입니다(자세히 알아보기 워크플로 관리 시스템). 후자의 상황은 문제의 징후입니다. 한 가지 주의할 점은 병목 현상을 두려워할 필요가 없다는 것입니다. 모든 회사에서 흔히 볼 수 있습니다.. 병목 현상은 좌절의 원인이 되지만, 짜증을 내면 문제를 더 효과적이고 더 좋은 시간에 해결하지 못할 뿐입니다. 흥미롭게도 대부분의 병목 현상은 소프트웨어 테스트 및 품질 검토 프로세스 중에 발생합니다. 

병목 현상을 관리하는 기술

병목 현상이 발생하는 동안 제어권을 되찾기 위한 첫 번째 단계는 상황을 면밀히 모니터링하고 가장 시급한 문제를 파악하는 것입니다. 이러한 문제에 접근하는 잘못된 방법은 정량적으로 접근하는 것입니다. 무턱대고 돈과 인력을 투입하면 문제를 해결할 가능성이 거의 없습니다. 시간과 노력만 낭비할 뿐입니다. 먼저 적절한 진단이 필요합니다. 그런 다음 문제를 해결하기 위한 조치를 취해야 합니다. 해결책은 본질적으로 질적이어야 합니다. 병목 현상의 가장 큰 원인이 되는 요소를 파악한 후에 적절한 해결책을 마련할 수 있습니다. 병목 현상을 해결하기 위한 몇 가지 일반적인 해결책을 알아봅시다: 

1. 병목 현상 초점 재구성하기

은유적 폭풍의 한가운데에 있는 직원은 가장 중요한 문제를 처리하도록 지정되어야 합니다. 이 시점에서 사소한 문제를 처리하면 상당한 지연이 발생하고 더 많은 비용이 발생합니다. 

2. 필요한 경우 초과 근무 도입

이는 매우 인기 없는 의견이며 직원들의 불만을 초래할 수 있지만 단기적인 해결책으로 문제를 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 임시방편으로 드물게 사용할 수는 있지만 직원들이 과로하면 좌절과 소진을 초래할 수 있습니다. 인력을 남용하지 않고 시스템 전반의 효율성을 보장하는 아이디어에 집중해야 합니다. 

3. 리소스 배포에 대한 자세한 로그 유지

여기에는 인적 자원과 물적 자원이 모두 포함됩니다. 어떤 일이 일어나고 있는지 기록을 유지하면 부가가치가 없는 활동에 리소스가 낭비되는 활동을 정확히 찾아낼 수 있습니다. 

4. 세부 절차 소개

모든 직원이 숙지할 수 있는 모범 사례 프로토콜을 만들면 더 나은 시간 관리가 가능합니다(크리에이티브한 대행사 시간 추적 소프트웨어), 다운타임이 줄어들고 이직률이 높은 경우 신입 사원이 숙련된 직원과 함께 빠르게 업무에 적응할 수 있습니다. 

5. 오래된 기술 제거

최신 기술 성과와 도구를 따라잡으세요. 보다 효율적인 기술을 통해 작업자는 생산 프로세스의 다른 측면에 집중하고 병목 현상의 더 문제가 되는 요소에 노력을 집중할 수 있습니다. 

6. 적재적소에 적합한 인재 배치

생산 체인에서 문제가 있는 링크에 추가 인력을 배치하면 병목 현상을 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 물론 적절한 노하우를 가진 인력이 현장에 배치되어 해결책을 제시할 수 있도록 충분한 계획을 세워야 합니다. 예를 들어 마케팅 부서에서 바쁜 그래픽 디자이너를 한 명만 이용할 수 있는 경우, 두 번째 그래픽 디자이너를 고용하면 문제를 해결하고 마케팅 부서를 정상 궤도에 올리는 데 도움이 될 수 있습니다. 

7. 직원 부재 조정

휴가 시즌은 직원들의 결근이 쌓이는 시기와 동의어입니다. 이는 조직의 업무 흐름에 악영향을 미칩니다. 직원들과 휴가 시간을 미리 조율하여 대규모 결근으로 인해 부서의 업무가 마비되는 것을 방지하세요. 

8. 관리 문제 해결

병목 현상의 일반적인 원인은 경영진의 잘못된 의사 결정과 관리자의 부실한 조직입니다. 예를 들어, 한 사람이 여러 부서를 관리해야 하는 조직에서는 병목 현상이 발생하는 병목 지점이 될 수 있습니다. 의사 결정 프로세스를 다른 직원에게 위임하면 의사 결정을 더 빨리 내릴 수 있으므로 병목 현상을 줄일 수 있습니다. 물론 이를 위해서는 지연의 원인이 되는 사람이 미시적인 관리 성향을 포기해야 합니다! 

그렇다면 팀덱은 어떻게 적용될까요? 

팀덱은 효율적인 워크플로우 관행을 장려하는 방식으로 병목 현상을 조정하는 데 이상적입니다. 다음과 같은 경우에 완벽한 도구입니다. 리소스 할당 관리, 직원 교대 및 결근. 경험, 전문성, 가용성에 따라 인적 자원을 할당할 수 있는 팀덱의 기능을 사용하면 문제에 적합한 인재를 선택하는 등 위에서 언급한 문제를 해결할 수 있습니다. 장기간에 걸쳐 조직의 구조를 분석할 수 있으므로 장기적인 계획이 가능합니다. 또한 인력 부족으로 인해 발생할 수 있는 잠재적 문제를 사전에 충분히 인지할 수 있습니다. 

직원의 업무량을 정기적으로 모니터링할 수 있는 프로그램 기능도 직원의 효율성을 극대화하는 데 도움이 됩니다. 팀 리더는 팀의 현재 업무량을 항상 파악할 수 있습니다. 이를 통해 여유 시간이 많은 직원에게 과중한 업무에 시달리는 직원을 도와주도록 위임할 수 있습니다. 또 다른 유용한 기능으로는 팀덱의 지출을 정기적으로 모니터링할 수 있는 기능이 있습니다. 이는 프로젝트 예산에 악영향을 미치는 병목 현상을 해결할 때 매우 중요합니다. 

병목 현상 및 회사 상태 

아무리 효율적인 회사라도 병목 현상은 피할 수 없습니다. 기술적 오작동, 직원의 결근, 기타 무수히 많은 잠재적 문제는 어디에서나 발생할 수 있습니다. 물론 기술적 또는 조직적 해결책을 찾는 것도 중요하지만... 하지만 병목 현상이 발생하는 동안 직원과 팀 리더가 직면할 수 있는 정신 건강 문제에 대해서도 기억하는 것이 중요합니다. 병목 현상을 처리할 때 가장 중요한 '하지 말아야 할 것' 중 하나는 공격성이 문제 해결 과정을 지배하도록 허용하는 것입니다.

분노가 토론을 주도하도록 허용하는 것은 너무 쉽습니다. 건강하지 못한 사내 대화는 회사 성과에 심각한 영향을 미치고 병목 현상보다 훨씬 더 오래 지속되는 심각한 문제를 야기할 수 있습니다. 생산 지연에 대한 미성숙한 감정적 반응은 직원들이 더 높은 수준의 스트레스를 경험하게 하여 번아웃과 우울증으로 이어질 수 있습니다. 불행한 직원은 문제를 해결할 능력이 없습니다. 열의가 떨어지고 최악의 경우 다른 곳에서 일자리를 구할 수도 있어 해결해야 할 문제가 더 많이 발생할 수 있습니다. 병목 현상의 만연과 보편성을 고려할 때 경영진은 공감과 이해의 자세로 문제에 대처해야 합니다. 이를 달성하는 것이 모든 조직의 문제를 해결하는 가장 중요한 단계가 될 것입니다. 

악순환 

병목 현상은 때때로 고개를 들게 하는 악순환이지만, 모든 기업의 성장에 있어 필수적인 부분입니다. 병목현상은 피할 수 없는 것이므로 이를 수용하고 조직의 다양한 측면을 돌아볼 수 있는 기회로 삼는 것이 좋습니다. 병목 현상은 새로운 기술 솔루션이나 관리 방식을 모색할 수 있는 발전의 원동력입니다.

이는 생산성을 회복하고 가장 성가신 주름을 일시적으로 다듬는 데 도움이 될 것입니다. 지난 30년간의 기술 혁명으로 인해 우리가 일하고 문제를 해결하는 방식이 바뀌면서 우리는 이러한 문제를 해결할 수 있는 황금기에 살고 있습니다. 

용량 계획 병목 현상은 해결책이 없는 문제가 아닙니다.

팀덱과 같은 혁신적인 프로그램은 직장에서 조직의 문제를 처리하기 위한 자원 계획 소프트웨어입니다. 동시에 기업의 책임과 윤리에 대한 인식이 점점 더 커지고 있습니다. 오늘날 점점 더 많은 관리자들이 직원을 존엄하게 대하는 것의 근본적인 힘을 이해하고 있습니다. 이러한 기업 세계의 두 가지 발전으로 인해 위에서 언급한 도구와 팁을 통해 다음과 같은 문제를 처리할 수 있게 되었습니다. 용량 관리 병목 현상. 문제에 대한 해결책을 찾는 것은 인간의 본능이며, 해결해야 할 위기가 끝이 없으므로 가능한 한 인간적으로 해결하는 것이 좋습니다.

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