리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
비즈니스에서는 비즈니스의 성장을 결정하는 몇 가지 중요한 리소스를 파악할 수 있습니다. 그 중 가장 중요한 것 중 하나는 용량, 즉 주어진 시간에 얼마나 많은 일을 할 수 있는지입니다. 이러한 중요한 요소는 방치할 수 없기 때문에 많은 용량 관리 도구가 개발되었습니다. 하지만 가장 좋은 도구를 선택하는 방법은 무엇일까요?
이 글에서 배우게 될 내용입니다:
용량 계획 도구 선택 시 중요한 기능
모범 사례에 대한 몇 가지 제안 사항 리소스 용량 계획 프로세스
어떻게 리소스 계획 소프트웨어 용량 계획 프로세스의 효율성 향상
용량 관리는 단순한 작업이 아닌데, 그 이유는 이 하나의 요소가 여러 가지 다른 요소와 상호 작용하기 때문입니다. 직원 수, 근무 시간, 가용성, 역량 등 각 데이터는 회사의 역량에 영향을 미칩니다. 그렇기 때문에 용량 계획 도구가 중요한 것입니다.
10명의 직원만으로는 이해하기 쉽지 않습니다. 조직에 100명 또는 200명의 직원이 있다면 어떨까요? 병목 현상, 혼란, 좌절을 피하려면 전용 애플리케이션의 지원이 필요합니다. 특히 리소스 계획 프로세스의 각 구성원이 전장에서 전투를 벌이는 것과 같습니다.
리소스 용량 및 용량 계획 도구의 기본 역할
가용 리소스(직원)와 프로젝트 또는 고객 요구 사이의 균형을 맞추는 것은 프로젝트 관리에서 역량 계획(또는 원하는 경우 역량 관리)의 본질입니다. 용량 계획의 중요성은 시간, 팀, 업무 등 다른 프로젝트 관리 영역과 밀접한 관련이 있기 때문입니다. 프로젝트 리소스 관리. 하지만 용량에 대한 일반적인 질문부터 시작하겠습니다.
용량은 달성, 저장 또는 생산할 수 있는 능력으로 정의됩니다. 조직에서 용량은 특정 시스템에서 특정 기간 내에 산출물을 생산할 수 있는 능력입니다.
특히 아래 정의와 비교해 보면 "달성 능력"은 용량 계획의 본질적인 질문인 것 같습니다. "달성할 수 있는 능력이 있는가?"라는 질문에 대한 정당한 답을 찾기 위해 끊임없이 노력하는 것은 최적화, 분석 등에 대한 영감을 끊임없이 불러일으킵니다. 그렇기 때문에 용량 계획 도구가 도움이 될 수 있습니다.
스킬 기반 리소스 검색 [출처: Teamdeck - 리소스 관리 및 용량 계획 도구]
회사 또는 특정 직원이 '성취 능력'으로 정의할 수 있는 충분한 하드 및 소프트 역량을 갖추고 있는지를 파악하려면 그 직원과 상당히 친해져야 합니다.
주어진 업무에 소요된 시간, 가용성 또는 성숙도, 해당 분야에서의 예상 경력 등 몇 가지 기준이 고려됩니다. 리소스 용량 계획 프로세스에서는 특히 역량 계획 도구를 사용하여 해당 직원이나 팀 또는 회사가 '달성할 수 있는 능력'이 있다고 생각하는 리소스의 범위를 파악하려고 합니다.
용량 계획의 정의 및 용량 계획 도구의 중요성
더 어려운 것은 우리가 비즈니스 환경에 처해 있다는 사실입니다. 따라서 시간만이 의사 결정을 결정하는 유일한 지표는 아닙니다. 그리고 경쟁사인 용량 계획 도구 공급업체의 의견에 저희도 동의합니다:
용량 계획은 조직이 제시간에, 예산에 맞게, 고객의 기대에 맞게 프로젝트를 완료하는 데 필요한 기술과 리소스를 확보할 수 있도록 하는 관리 프로세스입니다.
이 정의는 정확하게 숙련된 리소스(직원)가 (제한된) 시간, (제한된) 예산, 고객의 기대치(다른 말로 프로젝트 요구 사항)라는 세 가지 과제를 충족해야 한다는 점을 강조합니다. 즉, 앞서 언급한 문제를 해결하는 데 도움이 될 만큼 충분한 기술을 갖추고 있어야 합니다. 그리고 역량 계획을 담당하는 사람의 역할은 정확히 숙련된 직원의 정확한 수를 확보하는 것입니다. 이와 관련하여 역량 계획 도구가 중요합니다.
용량 계획과 용량 계획 도구의 중요성
용량 계획 프로세스의 일부는 실제로 보유하고 있는 리소스가 무엇이고 얼마나 빨리, 어디서 정확한 리소스를 확보할 수 있는지 파악하는 것입니다.
용량 계획은 작업을 수행할 수 있는 자원과 기술이 있는지, 수요를 충족할 수 있는 공급이 있는지 여부를 파악하는 프로세스입니다.
보시다시피 용량 관리 이 하나의 요소가 여러 가지 다른 요소와 상호 작용하기 때문에 단순한 작업이 아닙니다. 직원 수, 시간, 가용성, 생산성, 활용도, 하드 및 소프트 역량 등 이러한 각 데이터는 회사의 역량에 영향을 미칩니다. 그렇기 때문에 최고의 용량 계획 도구가 도움이 될 수 있습니다.
5명의 직원만으로는 이해하기 어려운 일입니다. 조직에 15명, 35명, 50명의 직원이 있는 경우에는 어떨까요?
최고의 리소스 용량 계획 도구 및 프로젝트 관리
위에서 언급하지 않았을 수도 있지만, 이 글의 작성자는 소프트웨어 회사에서 근무하는 사람들입니다. 아래에 소개된 각 리소스 용량 계획 도구는 CEO, 프로젝트 관리자, 개발자, 마케터 등이 직접 확인했습니다. 그중 일부는 현재 회사에 재직 중일 때, 일부는 이전 단계의 경력에서 사용했습니다.
용량 계획 도구 Teamdeck.io - 리소스 관리 및 용량 계획 소프트웨어
팀의 가용성 팀 활용도 개요 Teamdeck.io - 리소스 용량 계획 기능을 갖춘 리소스 관리 도구입니다.
리소스 관리 도구 Teamdeck.io의 장점
팀 시간 추적 도구 및 작업표
리소스 및 프로젝트 일정
워크로드 관리
프로젝트 계획
사용자 지정 조직 근무 시간 및 가용성
직책, 스킬, 기술 등 사용자 지정 필드를 사람과 프로젝트에 할당할 수 있습니다.
캘린더 보기를 사용하여 부서별 업무 일정 및 가용성, 직책에 대한 투명한 보기
사용자 지정 태그
퇴사 관리 승인 프로세스
여러 로컬라이제이션을 위한 자동 공휴일
모바일 버전에서 사용 가능
Google 캘린더, Slack, Podio, SageHR, Zapier 및 REST API와 같은 다른 시스템과의 통합
무료 평가판
리소스 관리 도구 Teamdeck.io의 단점
채용 프로세스를 확인할 수 있는 기능 없음
워크플로 계획 기능 없음
시간을 추적하는 모바일 앱에서는 활성 프로젝트만 볼 수 없습니다.
Float - 잘 알려진 리소스 관리 플랫폼 용량 계획 소프트웨어
가격: $12.5용 리소스 계획 + 개인별 시간 추적
Float 프로젝트 관리 도구의 장점
간편한 드래그 앤 드롭 패널
멀티 프로젝트 계획
향후 프로젝트 계획
역할, 부서, 역량 및 상태 할당 가능성
사용자 지정 가용성
예측 및 보고
모바일 버전에서 사용 가능
Jira, 팀워크, 아사나, 트렐로 등 다른 시스템과의 통합
무료 평가판
플로트 프로젝트 관리 도구의 단점
가격 - 1인당 $6 - $10
채용 프로세스를 확인할 수 있는 기능이 부족합니다.
Float는 리소스 용량 계획에도 도움이 되는 매우 잘 알려진 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.
용량 계획 소프트웨어 ProjectCOR - AI로 강화된 프로젝트 관리 소프트웨어
가격: 사용자당 월 $40
ProjectCOR - 팀의 역량 또는 리소스 관리를 위한 앱입니다.
ProjectCOR의 장점 - 프로젝트 관리 소프트웨어
AI 기반
팀 및 구성원별 가용성에 대한 실시간 가시성 확보
프로젝트 계획 도구 함수
필요한 역량 및 시간 추정
역할 및 기술 할당 기능
프로젝트 상태 및 용량에 대한 투명한 보기
정보, 커뮤니케이션, 파일을 한 곳에서 중앙 집중식 관리
자동화된 시간 추적, 비즈니스 인텔리전스 패널과 같은 기타 기능
무료 평가판
ProjectCOR의 단점 - 프로젝트 관리 소프트웨어
보고 없음
휴가 관리 없음
통합 없음
리소스 용량 계획 도구 조사 시 고려해야 할 기능
간편한 사용
프로젝트 관리자가 테스트 직후에 일부 프로젝트가 거부되는 이유는 종종 UX 때문입니다.
개인적으로든 회사에서든 누구나 많은 앱을 사용합니다. 비즈니스에서는 직책에 따라 많은 인터페이스를 사용합니다. 이것이 습관을 만듭니다. 그리고 이것이 바로 리소스 용량 계획 도구의 기능이 짜증을 유발하는 원인이 됩니다.
따라서 용량 계획 도구에 정말 유용한 기능만 포함되어 있는지, 인터페이스가 회사 내 누구나 이해할 수 있는지, 자동화 수준이 높은지, 회사의 특정 요구 사항에 충분히 유연하게 대응할 수 있는지 등을 고려하세요. 그리고 마지막으로 회사 구조나 비즈니스 목표가 바뀌어도 이 도구가 여전히 유용한지 알아보세요.
사용자 지정 가용성.
오늘날의 비즈니스에서 오전 9시부터 오후 5시까지 사무실에서 근무하는 표준 근무 모델은 점점 더 드물어지고 있습니다. 사람들은 시간대별로, 파트타임으로, 서로 다른 시간대에 근무합니다.
사용자 지정 설정으로 리소스 가용성 관리가 훨씬 쉬워집니다. [용량 계획용 소프트웨어 화면]
이러한 변수와 설정은 정원을 정확하게 계산하는 데 매우 중요하므로 이상적인 도구는 필요할 때마다 모든 직원의 가용성을 사용자 지정할 수 있어야 합니다. 또한 근무 계획 도구 사용자는 근무 가능 여부와 근무 시간이 변경될 때마다 이를 수정할 수 있어야 합니다.
보고
일부 용량 계획 소프트웨어 제공업체는 많은 보고서를 제공하지만 일부 보고서만 사용자 지정할 수 있습니다.
기업은 산업이나 회사 구조에 따라 비즈니스의 효율성을 측정하기 위해 다양한 지표(용량 계획 도구)를 사용합니다. 많은 시스템 제공업체는 사전 정의된 보고서를 제공하는데, 이는 서비스의 필수적인 부분이라고 할 수 있을 정도로 매우 중요하기 때문에 변경할 수 없거나 프로젝트 팀의 기대에 맞게 조정할 수 없습니다.
따라서 기대치에 맞지 않을 뿐만 아니라 조직이 성장하는 동안 변경에 개방적이지 않은 보고서를 제공하는 용량 계획 도구 공급업체를 주의하세요. 보고서를 충분히 사용자 지정할 수 있나요? 보고서를 공유하고 내보낼 수 있나요? 데이터를 분석할 수 있다면 회사에서 모범 사례를 개발하여 약점과 강점을 찾는 것이 더 쉬워집니다. 이상적인 도구는 풍부한 보고 기능을 갖추고 있어야 합니다.
용량 개요
용량 계획의 경우 효과적인 용량 계획 및/또는 용량 계획 전략의 투명성이 매우 중요합니다.
역량 계획 도구를 사용하여 데이터에 액세스하면 짧은 기간에 집중할 수 있을 뿐만 아니라 더 넓은 기간에 대한 관점도 얻을 수 있습니다. 팀 리더와 프로젝트 관리자는 필요한 스킬셋뿐만 아니라 잠정 또는 미확정 프로젝트와 관련하여 팀의 참여를 계획합니다.
또한 신입사원이 언제 입사하여 업무에 투입될 수 있는지에 대한 가시성을 확보하는 것도 중요합니다. 여러 부서와 팀의 업무는 서로 밀접하게 연결되어 있으므로 선택한 도구는 모든 주요 정보에 대한 인사이트를 제공해야 합니다. 특히 영업 부서의 데이터가 중요합니다.
태그
수용 인원을 예측하려면 시간과 직원 수뿐만 아니라 직원들의 역량도 중요합니다.
태그 관리 Teamdeck.io - 용량 관리 소프트웨어입니다.
시니어의 8시간과 연수생의 8시간은 업무 수행 측면에서 완전히 다른 가치를 지니고 있습니다. 마찬가지로 특정 작업을 수행할 때 그래픽 디자인이 필요한 경우, HR 전문가가 벤치 타임을 갖는다고 해서 도움이 되는 것은 아닙니다.
최적의 인력 계획을 세우고 프로젝트에 적합한 인력을 할당하려면 최적의 인력 계획 도구와 기술, 직책, 부서 및 기타 태그와 같은 추가 정보를 통해 프로젝트에서 각자의 역할을 설정할 수 있어야 합니다. 청구 가능한 프로젝트와 청구할 수 없는 프로젝트를 구분하거나 보고 기능을 사용하여 요율을 더 잘 계산하기 위해 회의에 소요된 시간을 추적하는 등 각 정보에 태그를 지정할 수 있는 것도 중요합니다.최적의 용량 계획 도구를 사용한 휴가 관리 기능. 수용 인원을 예측할 때 가장 흔히 저지르는 실수 중 하나는 공휴일과 휴무일을 계산하지 않는 것입니다. 잘 관리되는 조직에서는 모든 직원이 중요하며 일상적인 워크플로뿐만 아니라 일반적으로 프로젝트 및 리소스 워크플로에 영향을 미칩니다.
계획하려면 팀의 워크로드 그리고 프로젝트 워크플로 휴가, 병가, 출산 휴가, 공휴일(국제 기관의 현지화마다 다를 수 있음) 등 다양한 유형의 휴일을 고려하는 시스템이 가장 이상적입니다.
지속적인 채용 프로세스. 모든 기업은 직원 이직에 직면합니다.
이는 오늘날의 현실에서는 지극히 정상적인 현상이지만, 이로 인해 비즈니스가 마비되어서는 안 됩니다. 인력 계획 도구는 진행 중인 채용 프로세스와 공고 기간을 고려해야 합니다. 이렇게 하면 적절한 온보딩 프로세스를 포함하여 업무에 투입할 준비가 된 인원의 수를 한 눈에 파악할 수 있습니다.통합. 로고뿐만 아니라 API의 잠재력과 빠른 통합 기능도 고려하세요.
웹사이트에서 빛나는 로고의 수에 현혹되지 마세요. 새로운 도구의 수는 계속 증가하고 있으므로 로고의 수 또한 증가할 것입니다. 따라서 얼마나 많은 로고가 표시되는지가 중요한 것이 아니라 용량 계획 소프트웨어 공급업체가 새로운 기술 솔루션과 얼마나 빨리 통합할 수 있는지가 중요합니다.
따라서 통합을 찾고 있고 새로운 연결을 위해 개방되어야 하는 도구를 찾고 있다면 로고뿐만 아니라 API의 유연성도 고려하세요.
용량 관리 소프트웨어는 정확히 어떻게 프로세스를 더 효율적으로 만들까요?
용량 계획 도구는 "워크플로우를 최적화", "조직을 완전히 새로운 수준으로 끌어올려", "이전과는 전혀 다른 결과를 달성할 수 있게 해준다"고 광고합니다. 모두 듣기 좋은 슬로건이지만, 본론으로 들어가 보겠습니다. 용량 계획 도구가 실제로 제공하는 것은 무엇일까요?
리소스 활용 보기 - 회사 내 모든 사람에게 보기
업무량 계획 도구를 사용하면 각 직원, 팀, 부서가 현재 어떤 일을 하고 있는지, 얼마나 많은 일을 해야 하는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 어떤 사람은 업무가 과부하가 걸리고 나머지 사람은 책임이 너무 적은 상황이 발생하지 않도록 누구에게 더 많은 업무를 할당할지 결정할 수 있습니다.
알림 - 모든 이슈 또는 선택한 이슈에 대한 알림
수용 인원의 상황은 매우 역동적입니다. 휴일, 업무 완료, 새로운 프로젝트, 신입 직원. 이러한 요소는 업무 계획 결정에 영향을 미치는 매우 중요한 요소이므로 충분한 지식 없이는 효과적으로 업무를 수행하기가 매우 어렵습니다.
용량 계획 소프트웨어는 회사의 변경 사항이나 잠재적인 병목 현상에 대한 최신 알림을 전송합니다. 물론 많은 용량 계획 담당자에게는 리소스 관리 도구를 통해 어떤 알림을 켜고 끌지 결정할 수 있는 기능이 매우 중요합니다.
작업표 - 특정 작업에 많은 시간을 소비한 집
용량 계획 도구의 이 기능을 사용하면 직원들이 특정 업무에 얼마나 많은 시간을 할애하는지, 여유가 있는지 또는 반대로 초과 근무를 하는지 모니터링할 수 있습니다. 이러한 지식은 팀 수용 능력을 예측하고 더 많은 지원이 필요한 프로젝트와 부서를 결정하고 새로운 작업을 할당할 수 있는 사람을 결정하는 데 필수적입니다.
프로젝트 상태 - 어느 프로젝트가 종료에 가까워졌나요?
회사마다 프로젝트의 우선순위와 마감일이 다릅니다. 프로젝트 관리자는 현재 가장 중요한 것이 무엇이고 계약을 이행하기 위해 모든 인력이 필요한지 한 번 이상 결정해야 합니다. 용량 계획 도구를 사용하면 프로젝트의 상태를 추적하고 필요에 따라 리소스를 할당할 수 있습니다.
정보 - 최적화의 원천
용량 계획 도구가 효과적인지 알지 못하면 이를 통해 무언가를 개선하거나 좋은 전략을 유지할 수 없습니다. 그리고 단순한 관찰로 모든 것을 추론할 수 있는 것은 아닙니다. 용량 계획 도구의 가장 중요한 기능 중 하나는 업무 계획과 관련된 주요 메트릭에 대한 데이터를 제공하는 것입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
용량과 수요 비교
즉, 회사의 역량과 요구 사항을 비교합니다.
리소스 활용
즉, 조직의 잠재력이 얼마나 활용되고 있는지, 역량이나 자원이 부족하거나 너무 많은지 등을 파악합니다.
예측
즉, 소개하는 정보(계획된 프로젝트, 예정된 이벤트, 신규 채용 등)를 기반으로 향후 역량이 어떻게 변할지 예측합니다.
팀 사양
특정 프로젝트에 배정된 담당자, 해당 담당자의 가용성, 직위 및 역량을 표시합니다.
용량 계획 프로세스 - 단계별
최고의 용량 계획 도구를 선택하는 방법과 이러한 도구가 비즈니스에 어떻게 도움이 되는지 이미 설명해드렸습니다. 좋은 도구는 거의 모든 궂은 일을 대신해 주지만, 도구를 최대한 활용하려면 먼저 용량 계획 프로세스를 이해해야 합니다. 이제 그 과정을 단계별로 살펴보겠습니다.
1단계 - 현재 상황 분석
조직의 모든 프로세스에서 용량 계획 도구로 작업하기 위한 출발점은 현재 프로세스가 어떤 상태인지 파악하는 것입니다. 그래야만 강점과 약점을 평가하고 필요한 것이 무엇인지 결정할 수 있습니다. 직원 수는 몇 명인지, 직원들의 가용성은 어느 정도인지, 직원들의 역량은 어떤지 등 회사의 역량을 파악하세요.
2단계 - 수요 평가
다음으로, 용량 계획 도구를 사용하여 회사의 다양한 리소스에 대한 필요성을 평가해야 합니다. 이 요소를 회사의 용량과 비교하면 어떤 리소스가 부족한지 쉽게 파악할 수 있습니다. 이는 성장 전략을 계획하는 데 매우 중요합니다.
3단계 - 리소스 사용 최적화
이 단계에서는 회사의 모든 자원이 가장 효과적으로 계획되어 있는지 확인하세요. 일부 직원이 사용하지 않는 역량을 보유하고 있거나 장시간 회의나 수정 세션 등 특정 프로세스에 예상보다 많은 시간이 소요되는 경우가 있을 수 있습니다.
4단계 - 직원들과 대화하기
대기업의 관리자로서 모든 것을 알고 알아차릴 수는 없으며 이는 지극히 정상적인 현상입니다. 그러나 가능한 한 많은 것을 아는 것이 유용하며, 회사의 프로세스에 대해 그 프로세스에 관여하는 직원만큼 많은 것을 알려줄 수 있는 사람은 없습니다. 정기적인 1:1 미팅을 통해 팀원들을 좌절하게 하거나, 일을 어렵게 하거나, 시간을 낭비하게 하거나, 비효율적인 부분에 대한 피드백을 받아보세요. 직원들의 관점은 용량 계획 도구를 사용하는 전략에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.
5단계 - 전략 개발
이제 조직에 무엇이 있고 필요한지 파악했으니 이제 솔루션을 계획할 차례입니다. 비즈니스를 최적으로 운영하기 위해 필요한 사항을 개괄적으로 설명하는 전략을 준비하세요. 더 많은 인력을 채용하거나, 다른 프로젝트를 지원할 직원을 배정하거나, 특정 프로세스를 재구성해야 할 수도 있습니다. 또한 계획에 주요 목표와 마일스톤을 포함하세요. 이렇게 하면 진행 상황을 더 쉽게 모니터링할 수 있습니다.
6단계 - 최적화, 지속적으로, 항상!
용량 계획을 위한 모범 사례
용량 관리 프로세스를 최적화하는 것은 거의 모든 기업이 직면하는 과제입니다. 어떤 회사는 목표를 달성하기 위해 다양한 방법을 선택하기 때문에 더 나은 성과를 거두기도 하고, 어떤 회사는 회사의 개별 요구사항과 항상 일치하지 않기 때문에 더 나쁜 성과를 거두기도 합니다. 하지만 용량 계획의 달인이 되기 위한 몇 가지 보편적인 팁이 있습니다.
우수한 용량 계획 도구를 사용하여 사용 가능한 리소스와 수요를 지속적으로 확인하고 회사에 대한 모든 중요한 정보를 한 곳에 수집하세요.
즉흥적으로 변경하는 대신 신중한 전략을 계획하세요.
향후 용량 및 수요를 예측하여 활용률 최적화
개선할 수 있는 프로세스에 대한 직원들의 피드백 수집
비효율적인 절차에 시간을 낭비하지 않고 벤치 타임을 줄이세요.
직원의 잠재력을 최대한 활용하고 직원의 기술을 파악하세요.
각 부서의 역량에 따라 채용 프로세스 계획하기
용량 관리는 모든 조직에서 가장 중요한 프로세스 중 하나입니다. 이를 통해 효율성을 높이고, 예산을 더 잘 활용하고, 직원 만족도와 생산성을 높이고, 잠재적인 병목 현상을 방지하고, 회사의 워크플로우를 속속들이 파악할 수 있습니다. 많은 작업이 필요하지만 그 효과는 과대평가할 수 없습니다. 그리고 시장은 이 과정을 편안하고 직관적으로 수행할 수 있도록 완벽하게 설계된 도구를 제공합니다.
