근무 일정 소프트웨어로 팀 집중력을 높이는 방법

프로젝트 관리자는 보통 멀티태스커의 관점에서 생각합니다. 하루 종일 계속되는 회의, 쉴 새 없이 쏟아지는 알림, 분당 수천 개의 작업이 그들의 일상이죠. 하지만 많은 업무는 그렇지 않습니다. 분석, 크리에이티브, 제품 개발 직원은 가장 생산성이 높은 '흐름' 또는 '단계'에 진입하기 위해 집중할 시간이 필요합니다. 팀이 집중할 수 있도록 지원하는 방법은 무엇일까요? 

Focus - 생산성 향상

우리는 멀티태스킹 시대에 살고 있습니다. 우리는 일하면서 음악을 듣고, 버스를 타고 가면서 스마트폰을 들여다보고, 저녁을 요리하고, 이메일에 답장을 보냅니다. 우리는 한 번에 한 가지 일만 하는 경우가 거의 없으며, 결국 장시간 집중하고 주의력을 유지하는 것이 점점 더 어려워지고 있습니다.

국립 생명공학 정보 센터에 따르면, 2000년의 평균 집중 시간은 12초였습니다. 2015년에는 8.25초에 불과했습니다.! 우리는 끊임없이 새로운 자극을 받는 데 익숙해져 집중력을 유지하기가 점점 더 어려워지고 있습니다. 업무의 생산성과 품질에 영향을 미치는 방해 요소는 도처에 존재합니다. 이는 효율적인 시간 활용이 필수적인 조직에게는 큰 과제입니다. 안타깝게도 많은 조직이 가능한 한 짧은 시간에 최대한 많은 일을 처리하기를 원하지만, 결국에는 직원들의 역량을 떨어뜨리게 됩니다.

기업이 스스로의 효율성을 방해하는 방법에 대한 이야기

기업에서는 팀 효율성에 부정적인 영향을 미치는 많은 실수를 저지릅니다. 

• 첫째, 팀워크 일정이 존재하지 않으며 업무의 리듬은 임시 작업에 의해 결정됩니다. 

• 둘째, 업무 계획은 개인차를 고려하지 않습니다. 

• 셋째, 업무 일정은 경영진의 관점이 아닌 프로젝트 관리자의 관점에서 작성합니다. 

• 넷째, 회사는 직원의 시간을 소중히 여기지 않고 업무의 우선순위를 정하지 않습니다(예: 필요하지 않은데도 모든 사람이 참여하는 회의가 너무 많음). 

• 다섯째, 기업은 시간 보고서나 팀의 피드백 등 성과 데이터를 분석하지 않습니다. 

그렇다면 희망이 없고 우리 모두 비효율적으로 일할 운명이라는 뜻일까요? 절대 아닙니다! 성능을 개선하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 직원 관리 도구, 유연한 접근 방식, 그리고 집중 프로세스에 대한 인식이 필요합니다. 이 글에서는 좋은 계획으로 작업의 품질과 편의성을 개선하는 방법에 대한 팁을 알려드립니다.

업무 관리 소프트웨어로 팀의 집중력을 높이는 방법은 무엇인가요?

1. 개별 접근 방식

사람은 누구나 다릅니다. 진부하게 들리겠지만 완벽한 업무 모델을 찾을 때는 직원 개개인의 선호도를 고려해야 합니다. 어떤 사람은 아침에, 어떤 사람은 저녁에 더 잘 일합니다. 어떤 사람은 금방 지루해하고 다양한 업무를 좋아하는 반면, 어떤 사람은 한 가지 큰 업무에 집중한 후 다음 업무로 넘어가는 것을 선호하기도 합니다. 따라서 리소스 예약 소프트웨어 를 사용하여 적절한 사람에게 적절한 작업을 할당할 수 있습니다. 역할 할당 기능도 매우 유용하여 모든 사람이 누가 어떤 일을 담당하고 있는지 한눈에 확인할 수 있습니다.

2. 워크로드 제어

동안 워크로드 관리야심찬 목표를 설정하고 팀원들에게 성취감과 성장감을 주는 것이 중요합니다. 하지만 직원들에게 과부하가 걸리는 함정에 빠지기 쉽습니다. 한 달 동안 효율적으로 일하고 다음과 같은 성과를 달성했다면 프로젝트 마일스톤다음 달에는 더 많이 받는 식입니다. 이 전략은 매우 단기적인 전략으로, 결국 모든 사람이 과로하고 좌절하며 생산성이 떨어지고 일이 끝나지 않는 것처럼 느껴져 의욕을 잃게 될 것입니다. 이를 피하려면 팀의 워크로드를 제어할 수 있습니다. 한 주는 더 집중적으로, 다른 주는 조금 덜 집중적으로 작업하거나 일일 작업량의 균형을 유지하도록 간격을 두고 작업할 수 있습니다. 사용 리소스 관리 소프트웨어 를 통해 직원들이 너무 많은 부담을 느끼지 않도록 하세요. 통합 가상 데이터룸 는 프로젝트 관리의 보안과 효율성을 향상시킬 수 있습니다.

3. 집중할 시간을 주세요. 

캘리포니아 대학교 어바인의 연구에 따르면, 주의가 산만해진 후 다시 작업에 집중할 수 있는 상태로 돌아오는 데 23분 15초가 걸립니다. 별것 아닌 것처럼 보일 수 있지만, 직원이 매일 Slack에서 3개의 미팅과 10개의 메시지를 받는다면 이는 엄청난 효율성 손실이 됩니다. 이를 방지하려면 어떻게 해야 할까요? 직원들에게 스스로 집중할 수 있는 시간을 예약하도록 제안하세요. 캘린더를 사용하여 하루 중 2시간 등 스스로 미팅 시간을 설정할 수 있습니다. 팀이 업무에만 집중할 수 있는 시간을 확보하면 생산성이 향상될 것입니다.

4. 우선순위 설정

많은 조직에서는 모든 업무를 매우 긴급하고 중요한 업무로 분류하는 경향이 있습니다. 각 업무의 우선순위를 정하면 직원들이 모든 업무를 똑같이 중요하게 생각하게 될 것이라는 생각에서 비롯된 것입니다. 그 결과, 사람들은 과도한 압박감에 압도되어 한 가지 일에 집중하지 못하고 다음 5개의 시급한 작업을 계속 생각하게 됩니다. 따라서 업무를 계획할 때 우선순위 지정 옵션을 사용해 마감일과 긴급성에 따라 작업을 표시하여 직원들이 개인별 업무 전략을 세울 수 있도록 하세요.

5. 불필요한 회의 횟수 줄이기

회사 회의는 필요하고 중요합니다. 하지만 모든 회의가 다 그런 것은 아닙니다. 조직에서 흔히 저지르는 실수는 무언가를 '논의'해야 할 때마다 회의를 개최하는 것입니다. 프로젝트 매니저와 같이 업무를 조율하는 사람들의 업무는 모든 것이 제대로 작동하는지 확인하고, 소통하고 정보를 수집하며, 다음 단계를 결정하는 것입니다. 이들의 경우 회의가 업무의 주요 도구가 되는 경우가 많습니다. 업무를 수행하는 사람들에게 각 회의는 흐름이 끊기고 주의가 산만해지기 때문에 회의가 끝난 후 다시 이전 집중 상태로 돌아가기 위해 시간이 필요합니다.

일일 또는 주간 업무 일정을 준비할 때는 회의 횟수를 꼭 필요한 회의로 제한하세요. 확인 온라인 캘린더 플래너 를 정기적으로 공유하여 직원들이 매시간 통화할 필요 없이 마음 편히 창작할 수 있는 시간을 가질 수 있도록 하세요. 각 작업에는 요구 사항과 단계에 대한 자세한 설명이 있어야 불필요한 회의에 시간을 낭비하지 않고 누구나 쉽게 결과를 확인할 수 있습니다.

6. 플랜 휴식 시간

사람에게는 휴식이 필요합니다. 통계적으로 볼 때 1.5시간마다 15분 휴식 를 사용하면 두뇌를 상쾌하게 하고 생산성을 높일 수 있습니다. 안타깝게도 집중적인 업무 일정에는 휴식을 취할 여유가 없는 경우가 많습니다. 그 결과 사람들은 더 많이 일하지만 실제로는 생산성이 떨어지면서 더 적은 성과를 거두게 됩니다. 휴식 계획 모델을 사용해보고, 직원들이 달력에 짧은 휴식 시간을 적어두고, 잠시 컴퓨터에서 벗어나 테라스에 나가 커피 한 잔과 함께 신선한 공기를 마시거나 뇌에 산소를 공급하는 간단한 신체 운동을 하도록 권장하세요. 긍정적인 효과에 놀랄 것입니다.

7. 팀의 업무 다각화

많은 대형 프로젝트가 영원히 지속되는 것처럼 보입니다. 몇 달 동안 같은 일을 하고 있는데도 끝이 아직 멀었다면 의욕을 잃게 됩니다. 이렇게 되면 업무가 정체되고 의욕과 생산성을 잃기 쉽습니다. 팀에서 받는 작업을 다양화하세요. 일주일 동안 같은 일만 해온 사람이 있다면 새로운 일에 참여시켜 새로운 시각을 얻고 새로운 아이디어를 떠올릴 수 있도록 하세요. 물론 여기에는 직원 개개인의 접근 방식과 대화도 중요합니다. 어떤 직원은 다양한 작업을 선호하고 여러 작업을 넘나드는 것을 선호하고 어떤 직원은 처음부터 끝까지 하나의 프로젝트에 집중하는 것을 선호합니다. 유연성이 핵심입니다.

8. 작업을 더 작은 단계로 나누기

이 요점은 이전 요점과 관련이 있습니다. 완료해야 하는 대규모 프로젝트를 진행 중인데 작업을 다각화할 기회가 없다면 작업을 여러 단계로 나눠서 진행하세요. 작업 단계를 완료하면 성공입니다. 성공은 동기 부여입니다. 6개월짜리 프로젝트를 진행 중이라면 다음과 같이 세분화하세요. 프로젝트 마일스톤 를 클릭하고 각 단계의 성과를 팀원들과 함께 축하하세요. 

9. 사용 최고의 직원 관리 소프트웨어 를 사용하여 최고의 직원 시간 추적 소프트웨어 기능

생산성을 높이기 위한 전략을 실행할 때는 팀에서 진행되는 모든 프로세스를 주시해야 합니다. 모든 정보를 한곳에서 확인할 수 있는 도구를 사용하세요.

잘 짜여진 업무 일정을 만들고, 캘린더에 회의를 예약하고, 작업을 분배하고, 직원들의 업무량을 확인하고, 작업표로 근무 시간을 모니터링하고, 역할을 할당하고, 작업 설명을 추가하는 등의 작업을 할 수 있는 시스템인 Teamdeck이 좋은 예입니다! 모두가 집중하고 휴식을 취할 수 있는 공간과 해야 할 일을 정확히 알고 있는 잘 계획된 업무는 생산성을 높이는 비결입니다.

팀의 생산성을 높이고 스케줄 충돌을 방지할 수 있는 업무 일정 관리 소프트웨어

모든 조직은 높은 생산성과 좋은 결과라는 한 가지를 원합니다. 이 목표를 달성하기 위해 고려해야 할 가장 중요한 요소는 팀의 업무와 직책에 맞는 근무 조건입니다. 신중하게 계획된 근무 일정은 이전에는 꿈도 꾸지 못했던 수준으로 성과를 끌어올릴 수 있습니다!

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