리소스 관리란 무엇이며 왜 중요한가요?

리소스 관리는 효율성과 직원 만족도를 높이고 시간과 비용을 절약할 수 있기 때문에 모든 회사에서 중요합니다. 이 문서에서는 다음과 같은 주제를 소개합니다. 프로젝트 리소스 관리 그리고 조직에서 이를 구현하는 방법을 알아보세요.

리소스 관리란 무엇인가요?

인용하려면 프로젝트 관리자를 위한 협회:

자원 관리는 프로젝트에 필요한 개인과 그들의 기술, 재정, 기술, 자재, 기계, 천연 자원 등의 자원을 확보, 할당, 관리하는 것입니다. 자원 관리는 내부 및 외부 자원이 제때에 예산 범위 내에서 효과적으로 사용되도록 보장합니다. 리소스는 호스트 조직 내부에서 확보하거나 외부에서 조달할 수 있습니다.

적절한 관리는 모든 비즈니스의 효율성에 매우 중요합니다.

 

우수한 리소스 관리의 9가지 이점

1. 혼란 방지

혼돈은 업무 최적화의 가장 큰 적입니다. 작업은 너무 많은데 직원이 너무 적을 때 발생할 수도 있지만, 할 일이 없는 직원이 너무 많을 때도 발생할 수 있습니다. 프로젝트가 제대로 계획되지 않았거나 팀에 필요한 기술이 부족한 경우. 또는 처리해야 할 요구 사항과 정보가 너무 많아서 체계적으로 관리되지 않을 때 발생할 수도 있습니다. 회사의 규모가 커질수록, 더 많은 프로세스와 프로젝트를 진행할수록 직원들의 책임, 마감일, 기술의 미로에서 길을 잃기 쉽습니다. 리소스 관리의 주요 임무 중 하나는 바로 이러한 혼란을 방지하는 것입니다. 

이를 허용합니다:

• 프로젝트 상태 모니터링
• 작업 할당 및 완료 확인
• 마감일 준수
• 프로젝트에 적절한 수의 인원을 할당하세요...
• ...그리고 그들이 올바른 기술을 가지고 있는지 확인하세요.
• 서로 충돌하지 않도록 미팅 예약하기
• 휴일 관리

2. 많은 장점이 있지만 어떻게 하나요? 

우선, 다음과 같은 시스템이 필요합니다. 리소스 관리 소프트웨어)에서 사용 가능한 리소스와 필요한 리소스를 확인할 수 있습니다. 사용하는 시스템은 개인 노트북, 회의실의 화이트보드, Excel 파일, 또는 전용 업무 관리 도구. 작동하고 정보가 최신 상태인 한 어떤 방식이든 좋습니다.

 

3. 더욱 투명한 프로세스

관련된 사람들이 프로젝트가 어느 단계에 있는지, 누가 특정 작업을 담당하고 있는지, 일정이 어떻게 진행되는지 모른다면 업무의 흐름을 유지하기가 어렵습니다. 소프트웨어 회사에는 개발자, 프로젝트 관리자, 마케팅 부서, 고객 등 많은 부서와 단체가 업무에 관여합니다. 이 경우 프로세스의 투명성이 필수적입니다.

프로젝트 투명성 는 병목 현상이 발생하면 즉시 알 수 있기 때문에 잠재적인 문제와 지연에 신속하게 대응할 수 있습니다. 프로세스를 투명하게 유지하기 위해 다음과 같은 도구를 사용할 수 있습니다. 온라인 일정 플래너s, 프로젝트 마일스톤를 사용하면 작업표가 유용할 것입니다. 다이어그램, 표 또는 타임라인과 같은 그래픽 형식으로 프로젝트를 표시하는 것도 도움이 될 수 있습니다.

4. 더 나은 리소스 활용 프로세스

팀의 역량은 가장 중요한 자원이며, 이것이 없으면 아무것도 앞으로 나아갈 수 없습니다. 리소스 관리 또는 리소스 계획 를 사용하면 가장 효과적인 방식으로 직원의 시간과 업무를 관리할 수 있습니다. 어떻게 할까요? 균형이 핵심: 팀이 업무에 압도당하지 않도록 하는 것이 중요한데, 이는 동기 부여와 헌신, 업무 만족도를 떨어뜨리기 때문입니다. 직원 착취는 생산성과는 아무런 관련이 없습니다. 

반면에 책임이 적거나 자신의 역량에 미치지 못하는 일을 하는 것도 직원들이 지루함을 느끼고 낙담할 수 있으므로 좋지 않습니다. 사용 가능한 데이터를 사용하여 중간 지점을 찾아보세요. 근무표 보고서를 확인하여 팀이 초과 근무를 너무 많이 하는지, 아니면 반대로 너무 적게 하는지 확인하세요. 일대일 미팅 는 직원들이 자신의 업무 방식에 만족하는지 직접 확인할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다.

 

5. Smooth 프로젝트 워크플로 관리

아무리 유용한 프로세스라도 중복해서 사용하거나 잘못된 맥락에서 사용하면 오히려 방해가 될 수 있습니다. 팀 커뮤니케이션이 중요합니다. 상황 회의가 중요합니다. 작업 계획이 중요합니다. 고객 피드백도 중요하고... 하지만 직원들이 매일 2시간씩 현재 업무에 대해 서로 이야기하고, 2시간씩 팀 계획과 현황 회의에 또 2시간을 보내고, 또 1시간씩 고객 피드백을 듣는 데 시간을 보낸다면, 갑자기 업무에 할애할 시간이 훨씬 줄어들게 됩니다. 위의 예는 터무니없어 보일 수 있지만, 프로세스가 자동화되거나 명확하지 않아 매일 현재 업무에 대해 이야기하는 데 오랜 시간을 소비하는 회사가 많습니다. 

따라서 원활한 워크플로우를 위해서는 리소스를 잘 관리하는 것이 핵심입니다. 상태 회의는 자주(예: 매일 아침) 진행하되 짧게(15~20분) 진행하세요. 작업 계획을 정기적으로 세우되 너무 자주 세우지 않도록 하세요(매주 스프린트로 나누어 작업할 수 있음). 팀 전체가 아닌 두 명의 전담자가 고객의 피드백을 듣도록 하세요. 직원들이 방해받지 않고 오랫동안 한 가지 업무에 집중할 수 있도록 하는 것도 좋습니다. 직원들이 필요할 때 Skype 또는 Slack에서 '방해 금지 모드'를 사용할 수 있도록 허용하세요. 적절합니다, 효과적인 리소스 관리 는 직원들이 무엇을 기대해야 하는지, 매일의 사무실 일과가 어떤지, 자신의 책임이 무엇인지 알 수 있도록 합니다. 태도는 보다 원활하고 효율적인 업무 흐름을 위한 강력한 심리적 힘이며, 리소스 관리를 통해 이를 가능하게 합니다.

 

6. 프로젝트에 대한 통제력 강화

예상치 못한 상황에 계속 놀라게 되면 프로젝트를 제대로 관리하기 어렵습니다. 물론 유연성은 매우 중요합니다. 비즈니스는 역동적이며 갑작스러운 돌발 상황에 적응할 수 있어야 합니다. 그러나 이러한 상황이 발생할 때와 항상 발생하는 상황은 업무가 매우 다릅니다. 따라서 가능한 한 이러한 측면에 대한 통제력과 예측 가능성을 확보하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 예기치 않은 문제로 인해 전체 소프트웨어 하우스의 기능이 중단되지 않습니다. 또한 적절한 해결책을 찾는 것도 훨씬 쉬워집니다. 

리소스 관리는 비즈니스의 기초 중 하나이며, 이를 통해 현재 사용 가능한 리소스를 정확하게 예측할 수 있기 때문입니다.. 직원 수, 프로젝트 수, 작업 시간, 예산 규모, 조직에서 사용하는 기술 등을 파악할 수 있습니다.조직에서 사용하는 모자 기술을 파악하세요. 이러한 지식과 숙련된 리소스 관리를 통해 원하는 대로 일이 진행되지 않을 때에도 프로젝트 전반을 훨씬 더 효과적으로 제어할 수 있습니다. 

리소스 관리를 통해 필요할 때 더 효과적으로 제어할 수 있습니다:

• 고객과 협상 - 범위를 연장할 수 있는지, 기한을 재협상해야 하는지, 중요한 변경을 수행할 수 있는 충분한 시간과 예산이 있는지 등을 보다 쉽게 평가할 수 있습니다.
• 마감일 준수 - 리소스를 파악하고 잘 관리하면 지연을 방지할 수 있습니다.
• 프로젝트 계획 - 구현할 수 있는 기능과 작업 일정에 대해 정확하고 현실적인 가정을 할 수 있습니다.
• 소방 - 어떤 자원을 사용할 수 있는지 잘 알고 직원들이 위기의 순간에 필요한 조치를 취한다면 긴급 상황은 조직의 기능에 덜 위협이 될 것입니다.

 

7. 시간과 비용의 효과적인 사용

시간과 비용 부족은 회사 기능의 가장 흔한 장애물 중 하나입니다. 게다가 이 두 가지 요소는 서로를 자극하여 악순환의 고리를 형성합니다. 시간이 부족하면 돈을 벌 수 없습니다. 돈이 부족하면 더 많은 사람을 고용할 수 없고 새로운 프로젝트를 진행할 시간이 부족해집니다. 

프로젝트를 실행할 때 보통 또는 항상 예산 범위 내에 있다고 답한 기업이 43%에 불과하다는 사실을 알고 계셨나요? (프로젝트 관리 현황 2020, 웰링톤 2020)? 이 통계는 문제의 규모를 명확하게 보여줍니다. 자원 관리의 임무는 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 회사의 역량을 관리하는 것입니다. 위기 상황에서 회사의 기능이 중단되지 않도록 재정적 에어백을 만드는 것도 마찬가지로 중요합니다.

 

8. 직원 만족도

제대로 관리되지 않는 회사에서 일하는 것은 실망스러운 일입니다. 직원의 시간이 낭비된다는 느낌, 조직이 자신의 개발에 투자하지 않는다는 느낌, 고용주가 자신의 이익에만 신경 쓴다는 느낌, 업무가 너무 많고 회사가 혼란스럽다는 느낌은 모두 많은 사람들이 스스로에게 질문하기 시작하는 요인입니다: 내가 일하는 곳이 나에게 가장 적합한 곳인가? 만약 그 대답이 '아니오'라면 가장 먼저 사표를 제출하는 것이 첫 번째 단계가 될 것입니다. 우리는 더 이상 기업의 무자비한 이윤 추구 시대에 살고 있지 않습니다.. 직원들은 회사가 일과 삶의 균형과 만족을 위해 신경 써주기를 기대할 권리가 있습니다. 훌륭한 리소스 관리가 없다면 이는 불가능합니다.

제 경험상 직원들은 다음에 어떤 프로젝트를 맡게 될지 모를 때 매우 불안해하며, 때로는 명확한 일정이 없으면 뭔가 잘못했다고 생각하기 시작합니다! 따라서 리소스 관리는 소프트웨어 회사에서 매우 중요한 프로세스이며, 이는 회사가 얼마나 잘 조직되어 있는지를 반영할 뿐만 아니라 직원들의 스트레스를 많이 줄여줄 수 있기 때문입니다.

패트릭 지엠코프스키, Apptension 개발 책임자

9. 리소스 관리로 성공 가능성 증대

위의 모든 요소는 주로 성공 가능성, 즉 더 큰 성공 가능성에 기여합니다. 자원을 더 잘 관리하는 회사는 시간, 역량, 비용을 더 효율적으로 사용하고, 더 행복하고 헌신적이며 생산적인 직원을 보유하고, 제 시간에 더 많이 일하고, 실수를 줄이고, 혼돈이 지배하는 조직보다 더 많은 프로젝트를 수행할 수 있기 때문에 시장 성과가 더 좋다는 것은 말할 필요도 없을 정도로 분명합니다. 리소스 관리가 중요한 이유는 프레젠테이션에서 자랑할 수 있기 때문만이 아닙니다.. 더 중요한 것은 소프트웨어 회사에 실질적인 경쟁 우위를 제공한다는 점입니다.

 

회사에서 리소스 관리를 개선하는 방법은 무엇인가요?

이미 첫 번째 단계를 수행하셨습니다.. Y이 튜토리얼 문서를 읽고 리소스 관리에 대해 조금 더 알게 되었으며 이제 시작하셨습니다...

• 연구 - 회사에서 변화를 시작해야 하는 곳입니다. 문제를 조사하고, 그 문제가 무엇인지, 어떤 이점을 얻을 수 있는지, 구현하는 데 드는 비용이 얼마인지 알아보세요. 인터넷에는 리소스 관리에 관한 정보가 넘쳐나고 있습니다. 업무 최적화를 전문으로 하는 회사의 기사, 유튜브, 포럼, 비즈니스 서적, 무역 언론의 기사에서 찾을 수 있습니다. 같은 업계에 속한 다른 회사의 블로그도 회사에서 경험하고 있는 것과 유사한 인사이트를 공유할 수 있으므로 매우 유용할 것입니다.
• 사내 진단 - 문제를 기본적으로 이해하면 비즈니스에 어떤 문제가 있는지, 리소스 관리에서 어떤 부분을 개선해야 하는지 쉽게 파악할 수 있습니다. 
• 도구 - 리소스 관리에는 많은 정보를 처리해야 합니다. 작업표, 휴일, 작업, 일정, 회의 및 프로젝트 상태를 보고하는 도구가 필요합니다. 다른 도구와 통합하고 개인의 필요에 맞게 사용자 지정할 수 있는 Teamdeck이 좋은 예입니다.
• 교육 - 직원의 역량을 지속적으로 향상시키는 것이 중요합니다.. 특히 이러한 역량이 조직 전체의 성과 향상에 도움이 된다면 말이죠. 프로젝트 관리자를 위한 가치 있는 교육은 의심할 여지 없이 가치 있는 투자입니다.

힐-놀튼은 팀덱 리소스 계획 소프트웨어를 선택했습니다.