리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
리소스 관리의 어려움은 팀과 함께 일할 때의 본질적인 문제입니다. 종종 작업과 리소스를 계획해야 하는 경우가 많습니다. 여러 프로젝트 관리 한 번에 해결하세요. 프로세스를 구성, 모니터링 및 개선하는 것은 프로젝트 리소스 관리에서 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있는 중요한 부분입니다. 처리해야 할 일이 꽤 많다고 생각되시나요? 이러한 과제를 관리 가능한 부분으로 나누어 업무에서 어떻게 극복할 수 있는지 살펴보세요.
프로젝트에 적합한 기술 파악하기
새 프로젝트 시작적절한 기술을 갖춘 직원을 찾아야 합니다. 말처럼 쉽지만 리소스에 대한 명확한 개요가 없다면 어려울 수 있습니다. 기술이나 직책에 따라 직원 목록을 정렬할 수 있으면 특정 프로젝트를 수행할 수 있는 직원을 빠르게 찾을 수 있으므로 유용합니다.
그런 다음, 예상 일정 중에 해당 스킬을 사용할 수 있는지 확인합니다. 스킬 매트릭스를 사용하거나 RACI 차트 (일명 책임 할당 매트릭스)를 사용하여 자신이 담당할 업무를 표시합니다.
팀의 가용성과 역량을 프로젝트 일정에 맞추기
직원의 가용성, 업무 능력, 일정 준수 능력 관리는 밀접하게 연결되어 있습니다. 프로젝트의 리소스와 일정을 계획하면서 리스크를 관리하는 방법을 알아보세요.
팀의 가용성 파악
어떤 사람이 풀타임으로 일하는지, 시간 단위로 청구하는 프리랜서인지 알면 그 사람의 근무 가능 여부를 평가할 수 있습니다. 여기서 진정한 도전은 이 가용성이 적어도 적절한 순간에 변경될 수 있다는 것입니다.
위험이 발생하기 전에 관리
리소스 계획를 통해 팀의 가용성을 다시 한 번 확인할 뿐만 아니라 일부 리소스가 손실될 경우를 대비한 플랜 B도 마련할 수 있습니다.
비슷한 기술을 가진 다른 직원이 해당 업무를 대신할 수 있나요? 아니면 프리랜서에게 작업을 아웃소싱할 수 있나요?
어느 쪽이든, 프로젝트 도중에 리소스가 없어 작업에 차질을 빚는 것보다는 미리 대안을 알아두는 것이 좋습니다. 공휴일과 계획된 개인 휴가도 확인하여 일정에 포함할 수 있습니다.
팀의 역량을 고려하세요.
가장 좋은 시나리오는 다음과 같습니다, 상향식 추정 사용 팀원들은 이전 경험을 바탕으로 각 과제가 얼마나 오래 걸릴지 짐작할 수 있습니다. 그렇지 않다면 과거 데이터를 고려해야 합니다.
이렇게 하면 팀의 과거 실적을 기반으로 예상 시간을 평가하여 수용 인원을 초과할 위험을 줄일 수 있습니다.
비현실적인 일정 피하기
리소스의 가용성과 수용 능력을 고려하면 비현실적인 일정을 만드는 또 다른 문제를 피할 수 있습니다. 직원이 언제 근무 가능한지, 주어진 시간 내에 얼마나 많은 작업을 수행할 수 있는지 파악하면 프로젝트 일정을 더 정확하게 잡을 수 있습니다.
워크로드 관리 리소스 호깅 없이
업무 계획을 세우고 이를 모니터링하여 과소 또는 과잉 활용을 방지하는 것은 팀의 생산성을 보장하는 데 매우 중요합니다. 그렇지 않으면 업무가 너무 많으면 직원들이 다음과 같은 일을 하게 될 수 있습니다. 피로감을 느끼기 시작와 할 일이 너무 적으면 불행해집니다.도 마찬가지입니다.
누군가는 과중한 업무에 시달리는 반면, 다른 사람은 업무량이 많지 않다면 즉시 업무량을 조정하세요. 리소스 레벨링 등을 사용하여 작업을 분할할 수 있는지 살펴보세요. 이는 프로젝트 스케줄링 기법 리소스의 가용성에 따라 활동을 나누거나 병합할 수 있습니다. 하지만 프로젝트의 타임라인과 예산에 부정적인 영향을 미칠 수 있다는 점에 유의하세요.
리소스 호깅 방지
업무와 리소스를 계획하는 동안 실제 필요한 인력보다 더 많은 인력을 추가하고 싶은 유혹이 있을 수 있습니다. "만일을 대비한" 리소스 할당 는 프로젝트 관리자가 자주 저지르는 실수 중 하나로 꼽힙니다.
필요 이상으로 많은 리소스를 추가하면 예상 시간과 예산이 왜곡되어 다른 PM을 위한 직원도 차단됩니다. 이로 인해 더 일찍 예약한 직원에게 더 많은 업무가 주어지거나 성과가 저조해질 수 있습니다.
꼭 필요한 팀원만 배정하도록 하세요. 변경 사항이 있는 경우에는 항상 다른 PM과 직원에 대해 협상하는 것이 좋습니다.
결론
일반적인 리소스 관리 문제를 피하려면 이러한 아이디어를 업무에 접목해 보세요:
- 프로젝트 요건에 맞는 계획을 세우고 필요 이상으로 많은 예약을 추가하지 마세요.
- 추측보다 데이터를 더 신뢰하세요. 과거 프로젝트의 입력과 보고서를 사용하여 새로운 프로젝트를 계획하세요.
- 리소스에 대한 개요를 파악하여 어떤 리소스를 사용할 수 있는지, 어떤 기술을 보유하고 있는지, 리소스의 가용성은 어느 정도인지 파악하세요.
- 회사의 역량과 파이프라인에 맞춰 프로젝트를 조정하세요 - 항상 다른 프로젝트와 우선순위를 포함시켜 잠재적인 충돌과 변경에 대해 인지하세요.
- 팀을 위해 존재하세요 - 팀과의 미팅을 통해 팀의 고충과 어려움을 조기에 발견하여 대응하고 개선할 수 있는 시간을 가질 수 있습니다.
