효과적인 원격 팀 커뮤니케이션

효과적인 원격 팀 커뮤니케이션의 과제

원격으로 소통할 때 가장 먼저 떠오르는 어려움은 무엇인가요? 아마도 시간대와 동기화 유지의 어려움에 대해 생각하고 있을 것입니다. 또는 불안정한 인터넷 연결 문제가 걱정될 수도 있습니다. 이는 모두 타당한 우려이지만, 아래에 설명된 문제들은 예상하거나 알아차리기가 쉽지 않음에도 불구하고 종종 더 심각한 것으로 드러나기도 합니다.

가시성 부족 - 원격 팀 커뮤니케이션의 효율성이 떨어지는 첫 번째 이유

원격 팀에게 어려움을 줄 수 있는 가시성 부족은 여러 수준에서 분명하게 드러납니다:

• 누가 이용할 수 있나요?
  팀원들을 직접 대면하지 않으면 누가 근무 중이고 누가 휴가 중인지 알기가 더 어렵습니다. 다음과 같은 경우에는 상황이 더욱 복잡해집니다. 파트타임 직원 및 프리랜서 원격 근무를 하는 경향이 있습니다. 게다가 많은 원격 근무자들은 업무와 개인 활동을 병행하며 유연한 근무 시간을 갖습니다.

• 사용 가능한지 어떻게 알 수 있나요?
  이 문제를 해결하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 부재 추적 프로세스 를 설정하고 팀원들이 특정 날짜에 누가 근무 가능한지, 누가 근무 불가능한지 확인할 수 있는 공간을 마련하세요. 그런 다음 팀원에게 Slack 상태를 사용하여 현재 근무 가능 여부를 알리도록 요청하세요. "회의 중" 또는 "점심 식사 중" 같은 짧은 업데이트 정도면 충분합니다.
• 누가 어떤 작업을 하나요?
  "이 프로젝트에 대해 물어볼 수 있는 적임자인지는 모르겠지만, 제가 가보겠습니다." - 이상적으로는 추측을 배제하고 싶을 것입니다. 팀 커뮤니케이션. 팀원이 25명 미만인 경우에는 누가 어떤 일을 하는지 기억하기가 비교적 쉽습니다. 팀 규모가 더 크면 상황이 훨씬 더 복잡해집니다. 다시 말하지만, 다음과 같은 방법을 사용할 수 있습니다. 온라인 공간 에서 팀원들이 누가 어떤 프로젝트에 참여하고 있는지 확인할 수 있습니다.

팀덱의 리소스 캘린더는 팀의 가용성과 업무량에 관한 신뢰할 수 있는 단일 소스입니다. 누가 어떤 프로젝트에 배정되었는지, 휴가 중인 사람은 누구인지, 그리고 누가 용량 왼쪽(프로젝트에 참여할 사람을 찾는 경우)으로 이동합니다. 

• 누가 이 정보를 알아야 하나요?
  효과적인 커뮤니케이션 는 적절한 사람들이 적절한 시간에 적절한 메시지를 받고 있다는 것을 의미합니다. 그러기 위해서는 원격 근무자가 다양한 사안에 대해 누가 정보를 받아야 하는지 알아야 합니다. "우리 웹사이트를 관리하고 있는 Jane Doe는 프로젝트의 새로운 마일스톤에 대해 알아야 업데이트를 게시할 수 있습니다."와 같은 간단한 규칙을 적어두세요.

컨텍스트 부족 - 원격 팀 커뮤니케이션의 효율성을 떨어뜨리는 두 번째 이유

원격으로 근무하는 사람과 소통할 때는 직접 소통할 때와 같은 맥락을 알 수 없습니다. 기본적으로 상대방의 몸짓을 볼 수 없기 때문에 그 사람이 최근에 무엇을 했는지, 기분이 어떤지 등을 알 수 없는 경우가 대부분입니다. 예를 들어 동료 중 한 명으로부터 정보를 공유해 달라는 매우 단호한 메시지를 받았다고 가정해 보겠습니다. 처음에는 다음과 같이 생각할 수 있습니다: "이 사람이 나한테 화났나? 짜증이 났나? 나는 잘못한 게 없는데?"라고 생각할 수 있습니다. 하지만 이런 생각은 오해나 갈등으로 이어질 수 있습니다. 그렇기 때문에 중요한 것은

• 팀원에게 연락할 때는 상황에 맞는 문맥을 제공하세요. "지난 캠페인의 통계를 최대한 빨리 보내주세요"라고 쓰는 대신 "한 시간 후에 XYZ와 예기치 않은 회의가 있습니다. 회의 중에 보여줄 수 있도록 지난 캠페인의 통계를 보내주실 수 있나요?"라고 말하세요. 더 많은 컨텍스트 = 더 적은 오해.
• 영상 커뮤니케이션을 활용하세요. 상황 파악에 시간이 걸릴 것 같아 걱정된다면 이렇게 말하세요: "잠깐 통화해서 논의해 봅시다"라고 말하세요. 문제를 더 빨리 해결할 수 있을 가능성이 높습니다.

연결 상태 유지의 어려움

원격 팀에서 일하는 사람들은 연결 상태를 유지하기 위해 의식적으로 노력해야 합니다. 특히 사람들의 역할이 독립적이거나 서로 다른 시간대에 근무하는 경우, 커뮤니케이션을 Slack이나 이메일을 통해 주고받는 짧은 메시지로 제한하는 것은 매우 쉽습니다. 팀 리더는 정기적인 영상 통화를 장려함으로써 팀 정신을 함양할 수 있습니다, 팀 빌딩 활동또는 밈을 게시하는 전용 채팅 채널(다른 문화 강화 채널에 대한 아이디어를 확인할 수 있습니다. 여기). 

1:1 미팅의 기회가 거의 없음

이 점은 조금 까다롭습니다. 1:1 미팅의 기회가 왜 이렇게 적을까요? 원격 팀에서 사용하는 많은 커뮤니케이션 도구에서 비공개 대화가 가능하기 때문입니다.

직원 간 채팅은 그렇다 치더라도 관리자 직속 보고자와의 1:1 채팅은 팀을 매일 보지 않으면 금방 잊혀질 수 있습니다. 또는 팀과 정기적으로 채팅을 할 때 보안에 대한 잘못된 인식을 가질 수도 있습니다.모두가 행복해 보이고, 추가 1:1 회의가 필요 없어 보입니다.. 팀의 웰빙에 관계없이 오직 존재합니다.

물론 이러한 문제는 원격 근무 팀에만 국한된 것은 아닙니다. 사무실에 있는 팀원들도 필요 이상으로 상사와 만날 기회가 적을 수 있습니다. 하지만 원격 근무자의 경우에는 가끔씩 상사와 대화할 수 있는 기회를 제공해야 합니다. 이러한 미팅을 위해 정해진 시간을 예약하거나 직원들에게 정기적으로 1:1 미팅을 위한 시간대를 선택하도록 상기시킬 수 있습니다. 이렇게 하면 분산된 직원들과 더 잘 소통할 수 있을 뿐만 아니라 다음과 같은 이점도 얻을 수 있습니다. 팀과의 신뢰 구축.