직원 시간 추적 소프트웨어는 어떻게 선택하나요?

 

 

온라인 직원 시간 추적은 팀의 성과를 모니터링하고 개선 영역을 파악하거나 단순히 직원의 출석을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 유용한 프로젝트 관리 도구이기도 합니다. 이에 대해 자세히 알아보려면 프로젝트 관리 및 시간 추적에 대한 가이드를 확인하세요(또는 프로젝트 시간 관리).

직원 시간 추적은 조직에 다양한 이점을 제공합니다. 따라서 다양한 규모와 다양한 산업 분야에서 운영되는 기업들이 완벽한 직원 시간 추적 도구를 찾는 것은 당연한 일입니다. 모든 회사의 모든 조건을 충족하는 시간 추적 소프트웨어가 있을까요? 아마 없을 겁니다. 하지만 방대한 시간 추적 앱이 존재하는 만큼 각 회사마다 정확한 요구사항에 맞는 도구를 찾을 수 있을 것입니다.

이 글을 통해 무엇을 얻을 수 있을까요?

• 프로젝트 관리자가 직원 시간 추적 앱을 사용하는 이유
• 프로젝트 관리 프로세스에서 가장 유용한 시간 추적 기능
• 다양한 직원 시간 추적 소프트웨어 도구에서 찾을 수 있는 기능 목록
• 기본 시간 추적 기능 또는 추가 기능을 선택할 경우 제안 사항

이 블로그 게시물은 조직의 요구 사항을 더 잘 이해하고 최고의 시간 추적 소프트웨어를 찾는 데 도움이 될 것입니다. 첫 번째 단계는 잠시 시간을 내어 검색의 '이유'에 대해 생각해 보는 것입니다.

무엇을 달성하고 싶은지 생각해 보세요. 그런 다음 팀이 시간 추적 앱을 사용하는 모습을 상상해 보세요. 어떻게 하고 있나요? 어떤 기기와 옵션을 선호하나요? 마지막으로, 가장 큰 이점을 얻을 수 있는 시간 추적 앱의 기능을 선택하세요. 이 단계를 완료하면 시간 추적 소프트웨어 체크리스트가 완성됩니다. 이제 평가 중인 도구가 필요한 기능을 제공할 수 있는지 확인하기만 하면 됩니다.

직원 시간 추적 소프트웨어가 필요한 이유는 무엇인가요?

여러 도구의 웹사이트를 둘러보고 기능이나 가격을 비교하기 전에 회사의 요구사항에 집중하세요. 애초에 시간 추적 도구가 필요한 이유를 파악하는 것이 가장 중요합니다.

다음은 몇 가지 잠재적인 이유입니다. 반드시 하나를 선택해야 한다고 생각하지 말고 목표의 우선순위를 정하세요. 팀의 시간을 추적하려는 팀의 주된 동기를 파악하면 이 목표를 가장 잘 지원하는 도구로 검색 범위를 좁히는 데 도움이 됩니다.

 

직원 시간 추적 소프트웨어는 프로젝트 관리자에게 다음과 같은 기능을 지원합니다:

• 고객에게 청구하기(특히 시간 및 재료 단위로 작업하는 경우),
• 출석 추적(직원들의 출근 여부)
• 직원 모니터링 및 생산성 추적(직원들이 업무를 수행하고 있는지, 아니면 게으름을 피우고 있는지),
• 급여 보고서 생성(기록된 시간을 기준으로 팀원에게 급여를 지급하는 경우),
• 프로젝트의 수익성을 분석합니다,
• 직원의 청구 가능 및 청구 불가 시간 계산하기,
• 프로젝트 계획 및 프로젝트 추적을 개선하기 위해 데이터를 수집합니다.

회사에서 시간 추적 소프트웨어를 구현하는 또 다른 이유가 있을 수 있습니다. 중요한 것은 주된 동기를 설명하는 것입니다. 새로운 직원 시간 추적 앱을 찾고 있다면 그 목표에 더 가까이 다가갈 수 있는 도구에 집중해야 합니다.

프로젝트 관리 수명 주기에서 직원 시간 추적 소프트웨어의 역할

프로젝트 관리부터 성과 및 직원 시간 추적 관리까지

프로젝트 관리에 대한 이해를 돕기 위해 먼저 프로젝트 관리 연구소(PMI)의 정의를 살펴볼 필요가 있습니다. 이 기관에서 제시하는 것처럼 프로젝트 관리는 역량, 기술, 재능, 지식, 장치, 도구, 소프트웨어, 기술, 프로세스, 방법 등 '사람들에게 가치'를 제공하기 위해 필요한 모든 것을 사용하는 것입니다. 

'사람에게 가치'라는 문구는 그 모호함 때문에 프로젝트 관리의 결과가 의자부터 종교를 포함한 사회 운동까지 모든 것에 영향을 미칠 수 있다고 생각하게 합니다. 일부 개인에게 유용한 것이라면 무엇이든 가능합니다.

그러나 프로젝트 관리 협회(APM)의 정의를 사용하면 프로젝트 관리에 대한 이해가 더 보수적일 수 있지만, 관리와 프로젝트 관리를 구분하는 데도 도움이 됩니다. 그들이 말했듯이

프로젝트 관리는 합의된 매개변수 내에서 프로젝트 승인 기준에 따라 특정 프로젝트 목표를 달성하기 위해 프로세스, 방법, 기술, 지식 및 경험을 적용하는 것입니다. 프로젝트 관리에는 한정된 기간과 예산의 제약을 받는 최종 결과물이 있습니다.

두 정의를 비교해 보면 몇 가지 유사점을 발견할 수 있습니다. 두 가지 모두 프로젝트 관리란 일을 실행하고 지식, 경험, 방법, 프로세스 및 절차를 사용하여 일을 완수하는 것이라고 할 수 있습니다. 

그러나 마지막 정의만이 비즈니스와 유사합니다. APM의 정의에는 PMI의 이해에는 나타나지 않는 세 가지 측면이 있습니다. 바로 시간, 예산, 그리고 "프로젝트 승인 기준"입니다. 아시다시피, 비즈니스 세계에서는 각 프로젝트마다 목적이 있습니다. 내부 요청이든 외부 요청이든 말이죠. 그리고 각각은 특정 시간에, 예산 범위 내에서, 그리고 상사의 승인을 받아 수행되어야 합니다. 

그리고 여기에 관리와 프로젝트 관리의 주요 차이점이 있습니다. APM에 따르면 두 용어의 차이는 시간으로 귀결됩니다. 프로젝트가 실행될 준비가 되었거나 이미 실행된 시간입니다. 관리는 지속적인 작업인 반면, 프로젝트 관리는 한정된 시간 내에 최종 결과가 제공됩니다. 

위의 내용을 염두에 두면 시간 추적 소프트웨어와 프로젝트 관리 프로세스 사이의 연관성이 매우 분명해집니다. 

직원 성과 관리 지표 및 직원 시간 추적 소프트웨어의 지원 역할

위에서 언급한 내용을 요약해 보겠습니다. 우리는 이미 비즈니스에서 프로젝트 관리에서 팀 및 직원 성과 분석이 프로젝트 작업 시 필수적인 부분이라는 것을 알고 있습니다. 그리고 성과 추적의 목표는 PMI에 따르면 다음과 같습니다.

성과 관리는 조직 전체의 효율성을 높이기 위해 개인과 팀의 성과와 역량을 개선하고 개발하는 체계적인 접근 방식입니다.

프로젝트 관리와 단순 관리의 차이점이 무엇인지도 이미 알고 계실 것입니다. 예산, 승인 기준, 그리고 물론 시간에 관한 것입니다. 이러한 관점에서 직원의 성과와 생산성을 추적하고 개선하는 데 사용되는 지표는 다음과 같습니다. 

• 평균 작업 완료율 = 작업 완료에 소요된 총 시간 / 수행 횟수

가장 확실하고 가장 많이 사용되는 지표입니다. 여러 단계에 걸리는 시간을 알면 향후 프로젝트의 시간과 예산을 예측할 수 있습니다. 또한 예산 추정치를 늘리고 프로젝트 리소스 관리.

• 리소스 활용 요금 / 직원 청구 가능 비율 = (청구 가능한 총 근무 시간/총 근무 시간) × 100

이 KPI는 각 직원이 투입한 내부 비용 대비 직접 수익이 발생하는 업무의 전체 비율을 보여줍니다. 회사마다 '청구 가능한 시간'과 '청구 불가능한 시간'의 가치 관계에 대한 입장은 매우 다르지만, 저희는 이 둘이 똑같이 중요하다고 생각합니다. 어떤 관점을 취하든, 팀이 청구할 수 없는 시간에 얼마나 많은 시간을 소비하는지 파악해야 경쟁력 있는 업무 가격을 책정하고 계획을 세울 수 있습니다.

• 직원당 초과 근무 시간 = 총 초과 근무 시간 수 / 직원 수 

직원의 복지와 건강을 평가하는 데 유용한 지표입니다. 직원당 초과 근무 비율이 과도하다는 것은 현재 직원이 과로하지 않도록 더 많은 직원을 고용하는 것을 고려해야 한다는 의미입니다.

이 지표는 몇 가지 다른 방식으로 해석됩니다. 예를 들어, 직원의 건강을 신체적 웰빙과 참여도 측면에서 파악할 수 있습니다. 때로는 직원의 헌신을 나타내는 지표로 사용되기도 합니다(하지만 업무의 질이나 열정이 좋다는 의미는 아니므로 프레젠티즘 현상에 유의해야 합니다. 팀이 지속적으로 초과 근무를 하고 있다면 인력을 늘려야 할 때일 수도 있습니다.

• 직원 수용 인원 / 리소스 용량 = 주간 용량 - 총 기록된 시간

직원의 업무 능력은 생산성을 측정하는 훌륭한 척도입니다. 초과 근무와 마찬가지로 누가 번아웃에 가까운지, 누가 더 많은 업무를 맡을 여지가 있는지를 보여줍니다. 팀 전체에 업무를 고르게 분배하고 추가 지원이 필요한 사람을 파악하는 데 매우 유용합니다.

프로젝트 관리자와 회사 리더가 고려하는 직원 시간 추적 소프트웨어의 추가 기능

• 시간별 근무 가능 여부 및 휴가 관리

 

• 업무 일정 및 프로젝트 워크플로 계획

 

• 워크로드 관리

 

• 급여에 기반한 인보이스 발행

• 프로젝트 계획 및 예산 책정

 

• 여러 작업 및 직원 시간 추적

 

• Google 캘린더와 통합
• 견적과 실제 금액을 비교하여 예산 범위 내에서 지출하기

팀에서 시간 추적 소프트웨어를 어떻게 사용하나요?

광고 대행사와 건설 회사는 동일한 시간 추적 소프트웨어를 가지고 있지만 사용 방식은 매우 다를 수 있습니다. 결국 어떤 도구를 선택하든 직원의 요구 사항에 잘 맞는 도구를 선택하는 것이 중요합니다. 그렇기 때문에 시간 추적 앱 구매를 준비할 때 직원들이 앱을 사용하는 모습을 상상해 보아야 합니다.

팀원들이 시간을 추적하기 위해 휴대폰을 사용해야 하나요, 아니면 하루 종일 노트북을 들고 앉아 있어야 하나요? 직원들이 자동 시간 추적 솔루션(일부 도구는 직원들이 방문하는 앱과 웹사이트를 인식하고 이러한 종류의 데이터를 기반으로 작업표를 생성)을 사용하는 것이 합리적일까요, 아니면 수동으로 시간 항목을 입력하는 것이 좋을까요?

팀의 시간 추적 사용 방식을 명확히 파악하면 직원들이 빠르게 채택할 수 있는 도구를 선택하는 데 도움이 됩니다. 그렇지 않으면 직원들이 사용하기에 불편하고 시간이 많이 걸리는 앱에 비용을 지불할 위험이 있습니다.

어떤 직원 시간 추적 소프트웨어 기능을 사용하시나요?

이제 회사의 목표와 팀의 요구 사항을 잘 파악했으니, 인기 있는 직원 시간 추적 도구의 특정 기능을 살펴보고 어떤 도구가 유용한지 파악할 수 있습니다. 일종의 '쇼핑 목록'을 작성하면 영업 사원이나 마케팅 카피에 휘둘릴 가능성이 줄어듭니다. 자신의 요구사항에 집중하여 실제로 이를 충족하는 소프트웨어를 선택할 수 있습니다.

아래에서 다양한 직원 시간 추적 앱에서 찾을 수 있는 기능 목록을 확인하실 수 있습니다. 이 중 어떤 기능이 필요하신가요?

• 시간 항목 추가하기. 만약 당신이 최고의 시간 추적 소프트웨어를 사용한다면 이 옵션은 거의 당연한 옵션입니다. 하지만 도구마다 시간을 기록하는 방식이 다르기 때문에 어떤 도구가 직원들에게 가장 적합한지 결정해야 합니다. 일부 앱에서는 팀원들이 시작-종료 시간 트래커를 사용해 특정 프로젝트에 소요된 시간을 기록할 수 있습니다. 또한, 팀원들은 시간 항목을 작업표 비동기적으로. 다른 도구는 직원들이 사용하는 웹사이트/앱을 인식하고 각 앱에서 사용한 활동 시간이 포함된 작업표를 생성합니다.
• 시간 항목 분류하기. 이 기능은 예를 들어 청구 가능한 시간과 청구할 수 없는 시간을 분석하여 프로젝트의 수익성을 평가하고자 할 때 필수적인 기능입니다. 이런 경우에는 시간 항목에 사용자 지정 카테고리(예: 초과 근무, 재택 근무, 교육)를 추가할 수 있는 시간 추적 앱을 찾아보세요.
• 예산 추적. 각 직원/팀/프로젝트의 비용을 계산합니다. 일부 도구에서는 각 팀원에게 시간당 요금을 할당할 수 있습니다. 이 기능 덕분에 다음을 생성할 수 있습니다. 급여 보고서 를 사용하여 고객에게 송장을 작성하세요. 고객이 팀의 서비스에 대해 지불해야 하는 금액을 계산하는 것도 유용합니다.
• 시간 보고서. 기본 기능 외에도 작업표 보고서예를 들어, 각 사람이 몇 시간을 기록했는지 등, 일부 도구는 더 정교한 분석을 제공합니다. 시간 추적 보고서 덕분에 다양한 프로젝트의 비용과 수익을 비교할 수 있습니다.
• 모바일 시간 추적기. 팀원들은 다음과 같은 점을 높이 평가할 것입니다. 모바일 시간 추적 출장, 회의 등 이동 중에도 가끔씩 업무를 기록해야 하는 경우나 사무실 밖에서 지속적으로 근무하는 경우. 이러한 경우 모바일 앱을 제공하는 시간 추적 도구가 유용할 것입니다.
• 위치 추적. 이 기능은 물리적으로 인력이 분산되어 있는 기업(예: 건설 또는 조경 회사)에 유용합니다. 이러한 직원 시간 추적 소프트웨어를 사용하면 모든 팀원이 현재 어디에 있는지 확인할 수 있습니다.
• 자동 GPS 체크인(GPS 추적). 이것은 또 다른 위치 추적 기반 기능입니다. 일부 프로젝트 계획 도구 를 사용하여 작업 현장을 정의할 수 있습니다. 직원이 해당 현장에 도착하면 출근 알림을 받게 됩니다. 또는 직원의 위치에 따라 출퇴근 시간이 자동으로 설정될 수도 있습니다.
• 스크린샷 및 동영상 녹화. 팀원들이 업무 중에 하는 일을 모니터링하는 것이 주된 목표라면 화면 녹화 기능이 있는 시간 추적 앱을 찾고 있을 것입니다. 이러한 도구는 스크린샷이나 녹화를 통해 직원의 화면을 캡처하므로 직원이 무엇을 하고 있는지 확인할 수 있습니다.

팀덱이 팀에 적합한 직원 시간 추적 소프트웨어인가요?

이 블로그 게시물이 여러분의 시간 추적 요구사항을 파악하고 회사에 가장 적합한 도구를 선택하는 데 도움이 되길 바랍니다. 시간 트래킹 도구는 '모든 사람에게 딱 맞는' 소프트웨어가 아니므로 신중하게 옵션을 조사하는 것이 좋습니다. 마지막으로, 지난 5년간 구축해온 시간 추적 도구에 대한 간략한 개요를 알려드리고자 합니다.팀덱. 찾고 있던 앱이 아닐까요?

팀덱은 프로젝트 리소스 관리 소프트웨어즉, 시간 추적기 외에도 다음과 같은 기능을 제공합니다. 프로젝트 및 리소스 예약 도구 그리고 휴가 관리 시스템 기능을 제공합니다. 기본적으로 팀의 업무를 계획하고, 성과를 모니터링하고, 가용성을 확인할 수 있는 원스톱 앱입니다.

• 플랫폼 - Teamdeck은 웹 기반 앱이며, 시간 추적을 위한 별도의 모바일 앱이 함께 제공됩니다.

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