리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
효과적인 리소스 계획은 온라인 비즈니스든 기존 산업이든 모든 규모의 비즈니스에서 중요한 목표입니다. 리소스 계획이 필요한 비즈니스의 종류가 매우 다양하기 때문에 온라인 리소스 플래너에 대한 일률적인 추천을 제공하기는 어렵습니다. 이 가이드는 팀에 가장 적합한 리소스 계획 도구를 찾는 데 도움이 되는 필수 질문을 제시하여 선택 과정을 탐색하는 데 도움을 드리고자 합니다.
이 글을 통해 무엇을 얻을 수 있을까요?
프로젝트 관리에서 리소스 계획 소프트웨어의 역할.
효과적인 리소스 플래너를 찾을 때 고려해야 할 5가지 주요 고려 사항과 질문이 있습니다.
선택한 기업의 예 Teamdeck.io 를 기본 리소스 플래너로 지정했습니다.
용량 계획, 프로젝트 작업 및 비즈니스 프로세스를 효과적으로 관리하기 위한 전략입니다.
리소스 플래너 소프트웨어란 무엇인가요?
리소스 플래너, 리소스 스케줄러, 리소스 계획 소프트웨어, 프로젝트 캘린더, 온라인 캘린더 플래너등 - 는 일반적으로 같은 의미의 용어입니다. 리소스 계획 도구를 사용하면 리소스를 관리하고 적합한 팀원을 적합한 프로젝트/작업/고객에 할당할 수 있습니다.
리소스 계획은 다음에서 필수적인 부분입니다. 리소스 관리는 회사의 리소스를 가장 효율적인 방식으로 사용하는 프로세스 (출처: 비즈니스 사전). 이를 통해 팀을 더 잘 활용할 수 있고 모든 사람이 각자의 역량을 발휘할 수 있는 일을 할 수 있습니다. 리소스 용량에 따라 프로젝트와 약속이 성공할 가능성이 높아집니다.
팀원, 프로젝트 팀, 프로젝트 및 작업을 한눈에 볼 수 있는 조감도입니다.
이 블로그 게시물에서는 리소스 계획을 위한 전용 앱인 온라인 관리 소프트웨어에만 초점을 맞출 것입니다, 리소스 예약및 기타 리소스 관리 도구를 사용할 수 있습니다. 스프레드시트(또는 자신에게 적합한 다른 도구)를 사용하여 팀원들의 업무를 할당할 수 있습니다.
하지만 이러한 목적을 위해 설계된 소프트웨어가 궁극적으로 프로젝트 포트폴리오 관리 프로세스를 더욱 효율적이고 효과적으로 만들 수 있다고 믿습니다. 또한 다양한 가격대의 리소스 플래너를 찾을 수 있습니다(특히 소규모 팀을 위한 무료 옵션 포함). 예산과 필요에 맞는 것을 찾을 수 있을 것입니다.
리소스 계획 도구에 대해 자세히 알아보기
리소스 계획 도구는 수년에 걸쳐 크게 발전하여 기본적인 일정 관리 보조 도구에서 효율성과 생산성을 높이기 위해 설계된 다양한 기능을 제공하는 정교한 플랫폼으로 진화했습니다. 이러한 도구의 작동 방식과 제공하는 다양한 기능에 대해 자세히 알아보세요.
포괄적인 감독을 위한 중앙 집중식 대시보드
최신 리소스 계획 도구는 관리자가 모든 리소스를 보고 관리할 수 있는 중앙 집중식 대시보드를 제공합니다. 이 종합적인 보기에는 진행 중인 프로젝트, 리소스 할당 및 예정된 마감일에 대한 세부 정보가 포함됩니다. 이 모든 정보를 한 곳에서 볼 수 있어 정보에 입각한 의사 결정을 신속하게 내리는 데 도움이 됩니다.
예시: 여러 캠페인을 동시에 진행하는 마케팅 대행사는 중앙 집중식 대시보드를 사용하여 어떤 팀원이 어떤 캠페인에 참여하고 있는지, 현재 작업량과 예정된 마감일을 추적할 수 있습니다. 이러한 가시성을 통해 어떤 프로젝트도 간과하지 않고 리소스를 최적으로 활용할 수 있습니다.
실시간 협업 및 커뮤니케이션
효과적인 리소스 계획 도구는 팀원 간의 실시간 협업을 촉진합니다. 공유 캘린더, 인스턴트 메시징, 공동 문서 편집과 같은 기능을 사용하면 물리적 위치에 관계없이 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다.
시나리오: 여러 시간대에 팀이 분산되어 있는 기술 스타트업은 이러한 기능을 사용하여 업무를 원활하게 조율할 수 있습니다. 팀원들은 실시간으로 근무 가능 여부를 업데이트하고, 변경 사항을 전달하고, 일정을 조정하여 지연과 오해의 소지를 줄일 수 있습니다.
고급 보고 및 분석
리소스가 어떻게 활용되고 있는지, 어디를 개선할 수 있는지 파악하기 위해서는 보고와 분석이 중요합니다. 많은 리소스 계획 도구는 리소스 할당, 프로젝트 진행 상황, 팀 성과에 대한 자세한 보고서를 제공합니다. 이러한 인사이트는 전략적 계획을 세우고 리소스 사용을 최적화하는 데 매우 유용합니다.
사례 연구: 한 건설 회사는 고급 분석을 사용하여 여러 현장에서 중장비와 인력의 활용도를 모니터링합니다. 이러한 보고서를 분석하여 사용률이 낮은 장비나 과중한 업무에 시달리는 직원을 파악하여 더 나은 리소스 분배와 비용 절감을 실현할 수 있습니다.
리소스 계획 소프트웨어로 프로젝트 관리를 향상시키는 방법
리소스 계획 소프트웨어는 리소스를 효과적으로 할당하고 프로젝트가 제시간에 예산 범위 내에서 완료되도록 함으로써 프로젝트 관리에서 중추적인 역할을 합니다. 프로젝트 관리 프로세스와 통합하는 방법은 다음과 같습니다:
1. 프로젝트 일정 간소화
리소스 플래너는 프로젝트 관리자가 팀원의 가용성과 역량을 고려한 세부 일정을 만들 수 있도록 도와줍니다. 이 일정은 단순한 작업 배정을 넘어 기술 세트, 경험, 워크로드 균형과 같은 요소를 통합합니다.
인사이트: 소프트웨어 개발에서 적절한 전문 지식을 갖춘 팀원에게 작업을 할당하는 것은 효율성을 위해 매우 중요합니다. 리소스 플래너는 개발자의 기술과 경험에 맞는 작업에 개발자를 매칭하여 복잡한 코딩 문제를 가장 잘 해결할 수 있는 사람이 처리할 수 있도록 도와줍니다.
2. 팀 간 워크로드 분산
업무량 분산은 번아웃을 방지하고 모든 팀원이 최적의 능력으로 일할 수 있도록 하는 데 필수적입니다. 리소스 계획 도구는 워크로드 분포를 시각적으로 표현하여 일부 팀원이 과부하 상태이거나 활용도가 낮은 시점을 쉽게 파악할 수 있게 해줍니다.
예시: 법률 사무소에서는 어떤 변호사는 사건 예약이 넘쳐나는 반면 다른 변호사는 일정이 여유로운 경우가 있습니다. 리소스 플래너는 사건을 보다 균등하게 분배하여 모든 변호사가 관리 가능한 업무량을 확보하고 고객이 적시에 주의를 기울일 수 있도록 도와줍니다.
3. 종속성 및 병목 현상 관리하기
프로젝트에는 종종 상호 의존적인 작업이 있어 다른 작업이 완료될 때까지 한 작업을 시작할 수 없는 경우가 많습니다. 리소스 계획 소프트웨어는 이러한 종속성과 잠재적인 병목 현상을 미리 파악하여 관리자가 그에 따라 계획을 세우고 프로젝트를 순조롭게 진행할 수 있도록 도와줍니다.
시나리오: 영화 제작팀은 리소스 플래너를 통해 촬영 일정을 관리하여 배우, 세트, 장비가 모두 적시에 제공될 수 있도록 합니다. 의존성을 예측하여 비용이 많이 드는 지연을 방지하고 원활한 제작 프로세스를 보장할 수 있습니다.
리소스 계획이 팀에 어떤 도움이 되나요?
팀의 새 리소스 플래너를 검색하기 전에 다음과 같은 이점을 이해해야 합니다. 리소스 관리 (특히 효과적인 리소스 스케줄링 및 계획)이 제공할 수 있습니다. 회사마다 리소스 가용성을 통해 얻을 수 있는 이점이 다르므로 해당 기능이 있는 리소스 스케줄러나 프로젝트 관리 도구를 찾을 때 특정 기능을 우선적으로 고려합니다.
스케줄 충돌 방지 - 리소스 플래너의 다양한 역할 중 하나
예를 들어, 여러 프로젝트를 동시에 진행하는 조직에서는 프로젝트 포트폴리오를 조정하고 여러 일정을 조율하여 프로젝트를 제공할 수 있는 도구가 매우 중요합니다.
그렇다면 전용 앱의 도움을 받아 리소스를 계획할 때 얻을 수 있는 주요 이점은 무엇일까요?
아래 이미지는 다음과 같은 인터페이스를 보여줍니다. 팀덱라는 리소스 계획 소프트웨어를 사용해 보세요. 도구에 대해 궁금한 점이 있으면 알려주세요!
프로젝트 일정 및 리소스 계획을 쉽게 계획하고 편집하세요.
물론, 다음과 같은 작업은 손쉽게 수행할 수 있습니다. 리소스 할당 일정 계획 앱을 사용해 주어진 과제에 대한 계획을 세우는 것도 좋지만, 종이나 스프레드시트에 적는 것도 좋습니다. 리소스 플래너의 진정한 장점은 팀의 일정을 변경하는 데 도움을 주는 기능에 있습니다. 유연한 계획 리소스를 빠르게 재할당하거나 다양한 일정 옵션을 시도해 볼 수 있다는 사실을 알면 훨씬 수월합니다. 많은 리소스 관리 앱에서는 다양한 과제를 드래그 앤 드롭할 수 있어 빠르게 이동해야 할 때 편리합니다.
일정 충돌 방지
리소스 관리 앱으로 문제 해결 프로젝트 일정 충돌 일정을 빠르게 편집하여 일정을 조정할 수도 있지만, 애초에 일정을 피할 수도 있습니다. 이는 직원들의 근무 가능 여부를 확인할 수 있기 때문에 가능합니다. 파트타이머 또는 회사에서 일하는 프리랜서). 이러한 인사이트를 통해 보다 성공적으로 업무를 계획할 수 있습니다. 결국, 예상치 못한 휴가나 기타 약속에 놀라지 않을 수 있습니다.
모니터링 및 최적화 리소스 활용
리소스 관리자 또는 PM 팀원들이 해야 할 일이 있지만 과중한 업무에 시달리지 않도록 하고 싶을 때가 있습니다. 리소스 예약 도구를 사용하면 직원들의 업무량을 모니터링하고 필요할 때 직원을 향후 프로젝트에 재배치할 수 있으므로 적절한 균형을 맞출 수 있습니다.
프로젝트 투명성 및 직원 가시성 향상
조직에서 리소스 관리 도구나 앱을 구현하면 모든 사람이 회사에서 어떤 일이 일어나고 있는지 더 잘 이해할 수 있고, 모두가 같은 정보를 공유할 수 있습니다. 관리자는 여러 프로젝트의 일정을 평가할 수 있고, 직원과 각 팀원은 다가오는 날에 어떤 일이 있는지, 다른 프로젝트 단계는 어떤지 확인할 수 있습니다.
업무 개선 및 프로젝트 투명성 리소스 플래너 덕분입니다. 예약, 워크로드 관리를 클릭하고 추적을 남깁니다.
귀사에 가장 적합한 리소스 플래너를 선택하는 방법은 무엇인가요?
다양한 리소스 관리 소프트웨어 분석을 시작하기도 전에 도구를 통해 회사의 요구 사항에 대해 잠시 생각해 보세요. 무엇을 찾고 있는지 알면 의사 결정 과정이 더 쉬워집니다.
다음 질문부터 시작할 수 있습니다:
어떤 종류의 리소스(예: 인력, 장비, 사무실 공간)를 예약하고 싶으신가요?
무엇을 계획하고 싶으신가요(예: 프로젝트, 교대근무, 이벤트)?
다른 도구를 사용하시나요?
팀의 구성은 어떻게 되나요?
팀의 습관은 무엇인가요?
각 질문에 대해 자세히 살펴보겠습니다. 가장 먼저 고려해야 할 것은 계획하려는 리소스 유형입니다.. 이 블로그 게시물에서 주로 리소스와 프로세스를 관리하는 인력 스케줄링 도구에 대해 언급했음을 눈치채셨을 것입니다. 인적 자원이 아닌 다른 사람들을 위한 일정도 만들고 싶을 수 있습니다. 매일 다른 사람들에게 할당해야 하는 회의실이 몇 개 있다고 가정해 보겠습니다. 또는 미리 예약해야 하는 장비가 있다고 가정해 보겠습니다.
대부분의 리소스 관리 앱에서는 인적 자원과 비인적 자원을 모두 시스템에 입력할 수 있지만, 많은 도구가 인적 자원 계획용으로 특별히 설계되어 있습니다. 무생물 리소스에 중점을 두고 용량 계획을 세우는 경우에는 해당 목적을 위한 전용 리소스 플래너가 있을 테니 걱정하지 마세요, 장비 관리자 또는 사무실 공간 플래너)
다음으로 계획해야 할 사항을 정의해야 합니다.
물론 일반적으로 모든 회사가 어떤 유형의 프로젝트를 진행한다고 말할 수 있습니다. 하지만 업무의 요구 사항을 더 자세히 살펴볼 필요가 있습니다. 장기 프로젝트를 계획하고 싶으신가요(예 소프트웨어 개발)? 또는 일일 근무 교대나 일회성 공연을 계획해야 할 수도 있습니다. 업종에 따라 특정 요구 사항이 있을 수 있으므로 레스토랑의 교대 근무 플래너와 같은 다른 직무를 찾아볼 수도 있습니다.
처음 두 가지 질문을 통해 검색 범위를 특정 시장 부문으로 좁혔을 것입니다. 이제 해당 세그먼트 내 다양한 도구의 기능.
우선, 새 리소스 플래너가 팀의 도구 상자에 맞는지 확인해야 합니다. 팀이 여러 온라인 도구(예: 프로젝트 관리 소프트웨어, 채팅 또는 콘텐츠 제작 앱). 새 플래너가 기존 에코시스템과 원활하게 통합되기를 원합니다. 평가 중인 앱에 충분한 통합, 확장 또는 사용자 지정 옵션(예: API 사용)이 있는지 확인하세요.
그런 다음, 프로젝트 관리자와 팀(플래너를 사용할 사람들)의 구조를 분석하세요. 팀원마다 다른 종류의 권한을 부여하고 싶을 수도 있습니다. 앱에서 이를 수행할 수 있는지 확인하세요.
마지막으로, 직원 리소스 관리자의 습관을 고려하세요. 예를 들어 팀이 이동 중에 많은 업무 시간을 보내는 경우 강력한 모바일 앱이 포함된 도구를 사용하는 것이 좋습니다.
새 팀 플래너와 계약하기 전 필수 단계
고려 중인 앱을 다른 인기 있지만 최고의 프로젝트 계획 도구와 비교하는 것은 항상 유용합니다. 많은 앱이 전용 비교 페이지를 제공합니다(저희는 Resource Guru, Monday, Wrike의 대안을 찾는 분들을 위해 이러한 사이트를 만들었습니다).
제품 설명을 읽었을 때 특정 앱이 모든 항목에 적합하다고 생각되더라도 직접 사용해 보는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 전체 팀에 배포하기 전에 사용자 경험을 파악하고 다양한 기능을 테스트할 수 있습니다.
어떻게 할 수 있을까요?
한 가지 옵션은 많은 제품에서 제공하는 무료 평가판을 활용하는 것입니다. 팀에 소개하기 전에 직접 가입하여 앱을 살펴보세요. 또는 제품 데모를 요청할 수도 있는데, 이는 특정 회사의 고객 지원을 평가할 수 있는 좋은 기회입니다.
팀덱에서는 두 가지 옵션을 제공합니다:
30일 무료 평가판에 가입하세요. 평가판이 원활하게 만료되면 앱에 대한 전체 액세스 권한을 얻게 되며 프리미엄 멤버십으로 전환할 수 있습니다. 팁: 실제 시나리오에서 Teamdeck을 사용하는 것이 어떤지 확인하고 싶다면 샘플 데이터를 계정으로 가져와서 사용해 볼 수 있습니다.
애니엘라와 통화 일정을 잡으세요. 그녀는 귀하의 요구 사항을 논의하고 리소스 플래너의 다양한 기능, 리소스 보고서, 리소스 계획 및 프로젝트 계획 방법을 보여드리며 적합한지 여부를 결정하는 데 도움을 드릴 것입니다.
