온라인 캘린더 플래너 - 팀 일정을 더 효율적으로 계획하세요

전 세계의 팀들은 팀 일정을 계획할 때 비슷한 문제에 직면하고 있습니다. 프로젝트 계획을 세우는 것 자체가 어렵습니다., 최신 상태로 유지하고 변화에 대응하는 것은 더 복잡합니다. 많은 직원이 원격으로 근무하는 경우 상황은 더욱 까다로워집니다.

이 글에서 무엇을 배울 수 있을까요?

• 어떻게 온라인 캘린더 플래너 프로젝트 관리에 도움

• 방법 팀덱 리소스 관리 소프트웨어 는 온라인 계획에 사용됩니다.

• 온라인 일정 플래너와 온라인 캘린더 플래너의 차이점

온라인 캘린더 플래너와 그 가족

온라인 캘린더 플래너가 어떻게 작동하는지에 대한 좋은 통찰력을 얻으려면 먼저 시장이 어떻게 생겼는지 알아야 합니다.

우선, 온라인 캘린더 플래너, 캘린더 플래너 소프트웨어입니다, 프로젝트 계획 도구, 프로젝트 계획 캘린더, 달력 계획 도구, 온라인 일정 플래너 또는 리소스 예약 소프트웨어 - 는 같은 역할을 합니다. 여러분과 팀원의 작업을 정리하는 데 도움을 주는 것입니다.

온라인 캘린더 플래너 또는 기존 캘린더?

둘째, 프로젝트 관리 프로세스와 이와 관련된 다양한 과제 및 기대치를 항상 고려해야 합니다. 관리자는 일종의 프로젝트 관리 솔루션이나 온라인 일정 관리기를 사용할 때 다음과 같은 기능에 주의를 기울입니다:

• 전체 팀, 작업 및 시간 투명성(업계에서는 조감도라는 표현을 사용하여 이를 전달합니다.)

• 사용자 지정 기능 및 사용자 지정 가능한 보고서

• 직원 시간 추적 송장 발행 프로세스 지원을 포함한 작업표 관리

• 이전보다 더 쉬워진 팀 일정 및 작업 할당 프로세스

• 다양한 시간대의 직원 관리 기능

• 가용성 또는 부재 관리

• 태그 지정, 색상 코딩, 우선순위 지정 기능

• 휴가 관리 시스템 소프트웨어 - 왜냐하면 프로젝트는 제시간에 완료되어야 합니다.

세 번째, 온라인 캘린더 플래너는 프로젝트 관리 도구의 큰 제품군 중 일부에 불과합니다. 온라인 캘린더 플래너 시장의 경쟁사인 Wrike의 기사에 따르면, 프로젝트 관리용 소프트웨어는 4가지 유형의 온라인 캘린더 플래너를 제안합니다.

1. 할 일 목록

2. 온라인 캘린더 플래너

온라인 캘린더 플래너, 온라인 스케줄 메이커, 온라인 스케줄 플래너 등 어떤 이름으로 부르든 공통점은 보드, 작업, 할당된 사람들이 있다는 것입니다. 이러한 플래너는 대부분 드래그 앤 드롭 기능을 갖추고 있어 사용자가 쉽게 작업을 할당하고 일정을 재정렬할 수 있습니다.

[출처: 팀덱 - 리소스 관리 소프트웨어 온라인 캘린더 플래너 기준]

3. 간트 차트

간트 차트는 두 개의 축이 있는 차트입니다. 가로형 차트는 프로젝트의 타임라인을 보여줍니다. 세로형 차트는 막대처럼 보이는 모든 작업을 표시합니다.

4. 칸반 보드

비주얼 보드는 작업/프로젝트를 여러 카테고리로 구분하고, 각 카테고리는 서로 다른 프로젝트 단계. 가장 일반적인 설정은 '할 일', '진행 중', '완료'이며 다른 설정으로 보완할 수 있습니다.

[출처: Trello - 캘린더 보기 기능이 있는 팀 관리 솔루션]

온라인 캘린더 플래너란 무엇인가요?

차이점에도 불구하고 목표는 동일합니다. 온라인 캘린더 플래너 또는 온라인 일정 플래너는 캘린더 보기/캘린더 보드에서 작업, 프로젝트, 이벤트를 계획하고 추가할 수 있는 소프트웨어 도구입니다. 

'캘린더 플래너'라는 다른 용어를 사용하기 전까지는 단순하게 들립니다. 그리고 그것은 새로운 질문의 시작이 될 것입니다: 과연 어떤 차이가 있을까요? 플래너는 온라인 캘린더(예: Google 캘린더)와 어떻게 다를까요?

이 두 가지 유형의 앱은 서로 다른 목적을 가지고 있습니다:

• 캘린더를 사용하면 이벤트(예: 회의)를 예약하고 이를 상기시켜주는 알림 기능을 사용할 수 있습니다,

• 온라인 플래너를 사용하면 작업 추가, 미리 알림 설정, 이벤트 추가, 이벤트 편집, 메모 추가 등의 이벤트 예약 기능 외에도 강력한 업무 계획 기능을 사용할 수 있습니다. 이러한 기능에는 가용성 관리, 작업 간의 종속성 추적, 시간 추적, 프로젝트 분석이 포함될 수 있습니다.

온라인 캘린더 도구는 업무 계획에도 도움이 된다고 말할 수 있습니다. 적어도 개인적인 용도로는 그렇습니다. 하지만 마감일을 정하거나 팀(또는 여러 팀)을 위한 일정을 만들어야 하는 경우에는 대부분의 캘린더가 제공하는 것보다 더 많은 기능이 필요합니다.

프로젝트 관리자가 온라인 캘린더 플래너를 사용할 때 피해야 할 사항

온라인 캘린더 플래너를 사용하면 어떤 이점이 있을까요? 몇 가지 카테고리로 분류해 보았습니다:

1. 시간 및 비용 낭비 

팀이 현재 과제나 예정된 작업과 관련하여 불필요한 연락을 주고받는 데 얼마나 많은 시간을 소비하는지 궁금한 적이 있으신가요? 50명 규모의 Apptension 소프트웨어 개발 회사 는 "오늘 무슨 일을 해야 하나요?", "휴가 신청이 승인되었나요?"와 같은 질문으로 매달 $11k 이상의 손실을 입었다고 계산했습니다. 온라인 캘린더 플래너를 통해 이 수치를 거의 $10k로 줄일 수 있었습니다! 

2. 투명성 부족

조직/팀에서 온라인 플래너를 구현하기로 결정하면 일정, 프로젝트, 진행 상황, 책임 등에 관한 단일 소스가 됩니다. 많은 플래너의 인터페이스 왼쪽에는 작업 진행 상황을 추적하고 작업을 예약할 수 있는 담당자 열이 있습니다. 특히 분산된 팀에서는 팀에서 진행되는 작업을 투명하게 파악하는 것이 필수적입니다.

기술 및 가용성에 따라 직원을 배정(예약)합니다. 온라인 캘린더 플래너에 각 주별 보기 및 할당이 표시됩니다. [출처: Teamdeck]

3. 관리가 불충분한 프로젝트

Excel이나 종이로 작업을 계획하는 대신 온라인 플래너를 사용하는 것을 적극 권장합니다. 그 이유는 변경 사항이 발생하면(거의 불가피하게 발생하게 될) 대화형 도구를 사용하여 신속하게 대응하고 계획을 쉽게 수정할 수 있기 때문입니다. 스프레드시트와 텍스트 문서는 정기적으로 업데이트하지 않으면 금방 구식이 될 수 있습니다.

4. 러프 협업

회사에서 한 번에 여러 프로젝트를 실행한다고 상상해 보세요. 각 프로젝트 관리자 는 팀을 구성하고 자신의 가용성에 맞춰 프로젝트 시작 날짜를 예약해야 합니다. 캘린더 플래너를 사용하면 다른 PM이 무엇을 계획하고 있는지 확인할 수도 있습니다. 프로젝트 일정 충돌.

5. 과잉 활용, 저활용

프로젝트 및 리소스 계획 앱은 행복한 팀을 만들기 위한 도구입니다. 직원들은 예정된 업무가 무엇인지 알고 싶어 합니다. 또한 관리자가 자신의 업무 가능 여부나 업무량을 확인하고 계획할 수 있으면 기분이 좋아집니다. 강력한 온라인 플래너를 사용하면 초과 근무나 활용도 저하의 가능성이 훨씬 낮아집니다. 측정 방법 읽어보기 리소스 활용 그리고 프로젝트 관리 프로세스에서의 역할. 

팀 일정 관리용 온라인 캘린더 플래너인 Teamdeck으로 팀의 업무를 계획하는 방법은 무엇인가요?

이제 온라인 캘린더 도구로 업무를 계획하는 것의 주요 이점을 알게 되었으니, 실제로 Teamdeck을 사용하여 어떻게 할 수 있는지 보여드리고자 합니다.

Teamdeck은 온라인 캘린더 플래너(또는 -. 리소스 관리 소프트웨어, )는 온라인 캘린더 플래너의 기능과 시간 추적, 부재 관리, 프로젝트 보고와 같은 다른 강력한 기능을 결합한 서비스입니다.

팀덱으로 팀을 위해 한 주를 더 쉽게 계획하는 방법은 다음과 같습니다:

1. 사용 가능한 사람과 바쁜 사람 확인

주간 계획 수립을 시작하기 전에 팀의 근무 가능 인원에 대한 개요를 파악해야 합니다. 방법은 간단합니다. 리소스 캘린더.

사용자 지정 필드를 사용하여 역할, 책임, 특정 프로젝트 속성 등의 추가 정보를 캡처하고 정리할 수도 있습니다.

여기에서 두 가지 수준에서 팀의 가용성에 대한 세부 정보를 추적할 수 있습니다:

• 일일 근무 가능 여부/근무 시간(파트타임 직원 및 프리랜서와 함께 일하는 경우 특히 유용합니다),

• 계획된 휴가 및 다양한 유형의 휴가(예: 출산 휴가).

또한 사람들의 현재 과제를 확인하고 어떤 프로젝트에 배정되었는지, 얼마나 오래 배정되었는지 확인할 수 있습니다. 이미 많은 업무를 처리하고 있는 직원에게 더 많은 업무를 맡겨서 부담을 주지 않는 것이 좋습니다.

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