새 프로젝트 관리 작업의 성공적인 시작

새로운 프로젝트 관리 업무를 시작하는 것은 스트레스가 될 수 있습니다. 노련한 PM이든 이제 막 프로젝트 관리자 경력을 시작한 사람이든 새로운 도전에 직면할 가능성이 높습니다. 좋은 소식은 취업에 성공했으니 새 고용주가 여러분의 프로젝트 관리 능력에 확신을 가지고 있다는 것입니다. 이제 새 직장을 제대로 준비하고 시작할 때입니다. 새로운 직책에서 빛을 발할 수 있는 몇 가지 팁을 준비했습니다.

새로운 프로젝트 관리 직무를 준비하는 방법은 무엇인가요?

근무 첫날 전에 할 수 있는 일이 몇 가지 있습니다. 먼저 필요한 서류 작업을 처리하세요. 새 회사의 인사팀에 전달해야 할 서류가 있나요? 직원 복리후생도 다시 한 번 확인하는 것이 좋습니다. 옵션 패키지로 제공되는 경우도 있으므로 미리 알아두는 것이 좋습니다.

불필요한 스트레스를 피하기 위해 할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나는 출퇴근을 계획하고 테스트하는 것입니다. 새 사무실의 복장 규정, 주차 방법, 건물 접근 방법 등을 명확히 파악하세요. 잠시 시간을 내어 장비를 분석하세요. 사무실에서 근무하는 경우라면 아마도 워크스테이션이 기다리고 있을 것입니다. 하지만 원격 근무의 경우 필요한 하드웨어를 직접 준비해야 할 수도 있습니다. 작업 전 준비 기간 중 언제든 궁금한 점이 생기면 언제든지 문의하세요. 주저하지 말고 새 고용주에게 문의하세요.

새 회사에 대해 조사하는 것은 중요한 단계일 수 있습니다. 물론 면접을 준비하면서 어느 정도 조사를 해봤을 테니 어떤 일을 하고 어떻게 조직이 구성되어 있는지 잘 알고 있을 것입니다. 이제 회사 문화를 더 잘 파악해야 할 때입니다. 회사 소셜 미디어 채널을 확인하거나 이미 받았다면 직원 핸드북을 살펴보세요. 너무 깊이 생각하지 마세요! 이 작업은 다가오는 이직에 대해 더 자신감을 갖도록 하기 위한 것이지, "위험 신호"를 찾기 위한 것이 아닙니다.

마지막으로, 일과 일 사이의 시간을 활용해 실제로 생활하고 휴식을 취하세요. 여러분은 휴가를 받을 자격이 있으니 최대한 활용하세요! 새로운 직장에 긍정적인 에너지를 가득 채우고, 잠을 잃지 않고, 업무 준비를 위해 노력하는 것이 최우선 과제입니다.

새 직장에서 성공하기: 첫날

신입 직원 온보딩은 모든 조직에서 중요한 프로세스입니다. 새 고용주에게는 팀에 합류하는 신입 프로젝트 관리자를 위한 정해진 절차나 특별한 경로가 있을 것입니다. 자세한 내용은 프로젝트 온보딩 프로세스는 회사마다 다를 수 있습니다. 하지만 한 가지 확실한 것은 새로운 정보를 많이 배울 수 있다는 것입니다. 당황하지 않으려면 새로운 지식을 정리하고 후속 질문을 할 때 이 네 가지 측면을 고려하세요:

• 프로세스
• 도구
• 프로젝트
• 클라이언트

하나씩 살펴보겠습니다.

프로세스. 조직의 프로젝트를 관리해야 하는 경우, 정해진 프로젝트 관련 절차를 숙지하고 있어야 합니다. 채용 과정에서 이미 기본적인 사항에 대해 논의했을 가능성이 높으며, 새 회사에서 선호하는 프로젝트 관리 방법론 등을 알고 있을 수도 있습니다. 템플릿, 보고 습관, 회의( 스크럼 회의), 커뮤니케이션 절차, 프로젝트 수명 주기 등을 관리합니다. 목표는 효과적이면서도 팀원들에게 친숙한 방식으로 프로젝트를 관리하는 것입니다.

물론 특정 회사에서 새로운 프로세스를 만들고 프로젝트 관리 문화를 구축하는 담당자로 임명되었을 수도 있습니다. 하지만 프로세스를 개선하기 위해서는 과거의 프로세스에 대해 아는 것이 유용합니다.

도구. 대부분의 프로젝트 관리자는 업무를 체계적으로 관리하고 팀원들에게 최신 정보를 제공하는 소프트웨어 없이 업무를 수행하는 것을 상상할 수 없습니다. 새로운 회사에서 이미 익숙한 앱을 사용하는 경우가 아니라면 새로운 도구의 사용법을 배워야 할 수도 있습니다. 대부분의 경우 이러한 유형의 온라인 도구를 사용하게 될 것입니다:

• 칸반 보드, 작업 목록, 간트 차트, 프로젝트가 포함된 프로젝트 관리 소프트웨어 리소스 캘린더. 프로젝트 관리자들 사이에서는 Jira, Asana, Trello 또는 Basecamp와 같은 도구가 인기가 있습니다.
• 프로젝트 일정 관리 소프트웨어 리소스 스케줄링에 도움이 됩니다, 직원 시간 추적를 클릭하거나 팀원의 사용 가능성 관리(휴가 관리 시스템). 팀덱은 이러한 도구의 한 예입니다.
• 커뮤니케이션 소프트웨어는 일반적으로 팀 및 고객과 비동기적으로 소통할 수 있는 채팅 소프트웨어(예: Slack 또는 Skype)입니다. Zoom이나 Google 행아웃과 같은 원격 회의 소프트웨어도 이 범주에 속합니다.

참조하세요: 프로젝트 관리자를 위한 생산성 향상 Slack 앱

소프트웨어 프로젝트를 관리하고 있다면 팀에서 어떤 도구(예: 버그 트래커, 코드 리포지토리, 와이어프레임 도구)를 사용하는지도 파악해야 합니다. 팀원들이 어떤 앱과 도구를 사용하는지 파악하는 것은 건설업과 같이 고도로 전문화된 산업에서도 필수적입니다. 특정 앱에 대해 잘 모르더라도 그 앱이 무엇을 하고 누가 사용하는지는 알아야 합니다. 이를 통해 팀원들과 효율적으로 소통할 수 있습니다.

프로젝트. 일반적으로 조직에서 새로운 프로젝트 관리자로 시작하는 것은 리더가 필요한 프로젝트가 있기 때문입니다. 가장 먼저 해야 할 일은 프로젝트에 대해 가능한 한 많이 알아내는 것입니다. 범위, 일정, 요구 사항, 예산, 위험, 종속성 등 작업을 시작하는 데 필요한 모든 것을 파악해야 합니다. 프로젝트의 단계에 따라 다른 사람으로부터 프로젝트를 인수하는 경우라면 전임자와도 이야기를 나눠야 할 수도 있습니다. 지금까지의 진행 상황, 그 과정에서 나타난 문제, 이해관계자와의 관계에 대해 물어보세요. 솔직한 답변을 유도하세요. 꾸미기만 하면 장기적으로 일을 더 어렵게 만들 뿐입니다. 프로젝트 문서를 검토하여 최신 상태이고 완전한지 평가하세요. 그렇지 않다면 확신이 서지 않는 요소에 대해 문의하세요.

가능하면 회사의 다른 프로젝트에 대한 정보도 수집해 보세요. 몇 가지 패턴을 발견하고 개선할 부분이나 위험을 발견할 수 있을 것입니다. 또한 그 과정에서 팀원들에 대해 더 많이 알게 될 것입니다.

클라이언트. 모든 프로젝트에는 이해관계자가 있습니다. 내부 프로젝트를 관리하든 회사를 고용한 외부 고객이 있든, 이해관계자가 누구인지 파악하고 있어야 합니다. 프로젝트 관리자의 역할에서 중요한 부분 중 하나는 이해관계자와 좋은 관계를 구축하는 것입니다. 고객이 여러분의 판단을 신뢰한다면 여러분과 여러분의 팀이 지지하지 않는 것에 대해 설득하기가 더 쉬워질 것입니다. 고객을 알아가면서 고객의 비즈니스에 대해 자세히 알아보세요. 관리를 시작하려는 프로젝트의 목표, 사용자 기반, 시작하기 전에 수행한 모든 조사 등 이러한 인사이트는 프로젝트에 대한 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

동료에 대해 알아보기

새로운 프로젝트 관리 업무를 시작할 때 자신을 제대로 소개하는 것은 매우 중요한 일입니다. 기억해야 할 동료 그룹은 세 가지입니다:

프로젝트 팀. 프로젝트 관리자와 팀과의 관계는 매우 중요합니다. 먼저, 프로젝트 팀에 누가 있는지, 그리고 그들의 역할이 무엇인지(회사 차원과 프로젝트에서 모두) 알아보세요. 팀에서 일하지 않은 사람에게는 알 수 없는 프로젝트나 고객에 대한 정보를 알려줄 수 있으므로 그들의 인사이트를 적극적으로 경청하세요.

피드백과 솔직한 소통을 장려합니다. 다음과 같은 문화 구축 프로젝트 투명성 는 여러분과 팀 간의 신뢰를 쌓는 데 도움이 될 것입니다. 처음부터 프로젝트 관리자로서의 역할을 명확히 하고 몇 가지 기본 규칙을 정하세요. 다음 사항을 유지하는 데 도움이 됩니다. 일과 삶의 균형 예방 잡 크립.

관리자. 상사와의 만남은 온보딩 프로세스에서 피할 수 없는 필수적인 부분입니다. 이 관계에 관한 흥미로운 팁 중 하나는 Owen Gadeken의 글에서 찾을 수 있습니다:

"지금쯤이면 "새 상사와의 미팅은 어때요?"라고 묻고 계실지도 모르겠습니다. 예, 미팅은 항상 중요하며 이미 한 번 이상 미팅을 하셨을 것입니다. 하지만 최소한 프로젝트에 대한 예비 평가를 내릴 수 있을 만큼 충분한 정보를 수집할 수 있을 때까지 후속 미팅은 의도적으로 미루는 것이 좋습니다. 그렇지 않으면 지키지 못할 약속이나 약속을 하게 될 수도 있으니까요. "

출처: Gadeken, O.C. (2009). 새로운 프로젝트 관리자: 좋은 시작을 위한 팁. 2009 PMI® 글로벌 콩그레스 북미-플로리다 올랜도에서 발표된 논문. 뉴타운 스퀘어, PA: 프로젝트 관리 연구소.

다른 동료. 특히 조직에 500명 미만의 직원이 근무하는 경우(대기업에서는 이 작업이 불가능할 수도 있습니다) 가능한 한 많은 동료를 알아두면 도움이 될 것입니다. 팀원들에게 물어볼 수도 있습니다: "내가 누구를 알아야 할까요?" 프로젝트 관리자는 HR팀, 사무실 관리자, 영업, 재무팀 등과 협업해야 할 수도 있습니다. 누가 누구인지 알면 좋은 위치에 서게 됩니다. 물론, 가능하다면 동료 PM과도 친해져야 합니다, 멘토가 될 만한 사람을 찾아보세요.

다음 단계는 무엇인가요? 업무 시작 후 첫 주를 위한 계획 세우기

어느 시점에 여러분은 업무를 시작하게 될 것입니다. 대부분의 조직에서 이 시기는 입사 후 며칠이 지나면 됩니다. 온보딩과 '실제 업무' 사이의 전환기는 누군가의 보살핌을 받다가 (대부분) 혼자서 일하게 되므로 어려울 수 있습니다. 이 어려운 시기를 어떻게 극복해야 할까요?

설정 측정 가능한 목표 그리고 우선순위프로젝트 팀과 본인 모두를 위한 것입니다. 이러한 목록은 의심스러울 때 가장 유용한 리소스가 될 것입니다.

기대치 공유 팀과 공유하세요. 직속 보고자는 자신의 목표와 주요 책임이 무엇인지 알면 감사할 것입니다. 반면에 여러분은 전략이 실행될 것이라는 확신을 가질 수 있습니다.

우려 사항과 의견을 말씀해 주세요, 특히 프로젝트 관리 프로세스와 관련이 있을 때는 더욱 그렇습니다. 물론 팀에 합류한 첫날부터 모든 것을 180도 바꾸고 싶어하는 사람을 좋아하는 사람은 아무도 없습니다. 하지만 새로운 시각을 갖게 되면 다른 사람보다 더 많은 단점과 개선점을 발견할 수 있다는 장점이 있습니다. 차분하고 사실에 입각한 의사소통만 한다면 문제될 것은 없습니다. 결함이 있는 프로세스와 방법의 결과를 궁극적으로 감당해야 하는 것은 결국 여러분 자신이라는 사실을 기억하세요. 특정 영역을 개선하기 위해 동료와 협력하는 것이 더 나을 수도 있습니다.

새로운 프로젝트 관리 업무에서 정리를 유지하는 방법은 무엇인가요?

다음은 새로운 직장에서 처음 몇 주 동안의 힘든 시기를 체계적으로 관리하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다:

• 질문하고 후속 질문을 하세요,
• 메모하기 (메모를 할 수 있는 좋은 기회일 수 있습니다. 스케치 노트),
• 기존 템플릿을 사용하거나 조직과 팀에 소개할 수 있습니다,
• 회의 일정을 만들고 다음 규칙을 따르세요. 효과적인 회의.

새로운 직책에서 처음 몇 주는 어려울 수 있습니다. 하지만 가이드라인을 잘 따라가면 앞으로 맡게 될 책임과 업무를 잘 파악할 수 있을 것입니다. 잘 모르겠다면 언제든지 PM을 위한 온라인 리소스를 참조하세요. 프로젝트 관리자를 위한 유용한 가이드를 정기적으로 게시하고 있으니 Teamdeck의 블로그를 즐겨찾기에 추가하세요! 아직 앱을 사용해 보지 않으셨다면 가입하셔서 다른 PM들이 극찬하는 앱을 확인해 보세요.