리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
팀이나 회사를 운영해 본 사람이라면 누구나 누가 언제 프로젝트를 수행할지 계획하지 않고 프로젝트를 완료하는 것이 매우 어렵다는 것을 알 것입니다. 하지만 많은 회사에서 임시방편에 의존하고 있습니다. 리소스 할당 그리고 "잘 되길 바라자"는 태도.
이 글을 통해 독자들이 얻는 것은 무엇인가요?
- 지식: 621TP3%의 조직이 항상 또는 자주 리소스 관리 소프트웨어를 사용하여 리소스를 예측하고 할당합니다.
- 진지한 제안: 프로젝트 실패를 방지하는 방법과 이 과정에서 클라우드 기반 소프트웨어의 역할에 대한 단계별 안내
- 엔터테인먼트리소스 플래너의 화면과 GIF가 혼합된 리소스 플래너 화면 giphy.com
프로젝트 관리 프로세스에서 리소스 관리 소프트웨어의 역할에 대한 설문 조사를 요약한 프로젝트 관리 연구소
실제로 62%의 조직만이 프로젝트 관리 연구소 조사 는 항상 또는 자주 리소스 관리를 사용하여 리소스를 추정하고 할당한다고 인정했습니다.
특히 다음과 같이 우려스러운 점이 있습니다. 바로 그 연구 에 따르면 불충분한 리소스 할당으로 인해 많은 프로젝트가 위험에 처해 있는 것으로 나타났습니다. 과거 프로젝트 실패의 주요 원인을 묻는 질문에 응답자의 231%는 '부적절한 리소스 예측'과 '리소스 의존성'을 꼽았습니다.
물론 가장 흔한 문제는 아니지만, '조직의 우선순위 변화'(응답자의 41%가 언급)와 비교하면 리소스 계획은 매우 중요한 요소인 것 같습니다.
당연히 성장에 집중하는 젊은 기업에게는 리소스 관리가 가장 큰 관심사가 아닐 수 있습니다.
그러나 이러한 성장이 이루어지면 번창하기 위해 스케줄링 게임을 빠르게 진행해야 합니다. 에이전시, 컨설팅 회사, 소프트웨어 회사 등 여러 프로젝트를 동시에 진행하는 회사의 경우 특히 그렇습니다.
부적절한 리소스 할당은 커뮤니케이션의 혼란을 초래하고 프로젝트를 위험에 빠뜨립니다.
저는 팀의 규모에 관계없이 리소스 관리 프로세스를 구축하는 것을 적극 지지합니다. 실제로 사려 깊은 팀 계획은 초기에 성장을 가속화하고 건강한 회사를 유지할 수 있습니다.
리소스 관리의 이점을 누리기 위해 취해야 할 가장 중요한 단계에 대해 알아보세요.
팀 가시성을 높여 성공적인 프로젝트와 실패한 프로젝트를 구분하세요.
많은 팀이 제한된 팀 가시성으로 인해 직원들의 업무 과중, 프로젝트 지연 또는 여러 프로젝트 관리자 간의 잘못된 커뮤니케이션으로 인해 어려움을 겪고 있습니다.
글로벌 리소스 캘린더는 규모에 관계없이 모든 회사에게 필수입니다. 회사에서 리소스 할당을 혼자서 담당하고 계신가요? 팀에 누가 있고 그들의 업무량이 얼마인지 정확히 파악해야 합니다(프로젝트 관리자로서 우리는 업무량 관리의 중요성을 잘 알고 있습니다).
직원 목록은 시작이지만 직책, 연공서열 또는 위치(근무하는 경우 다음과 같은 속성을 할당하는 것이 좋습니다. 가상 팀)를 사용하여 리소스를 쉽게 필터링할 수 있습니다. 특정 팀원과 아직 함께 일해 본 적이 없는 프로젝트 관리자는 해당 팀원의 기술을 잘 모를 수 있으므로 사용자 지정 태그가 있는 글로벌 프로젝트 일정은 특정 프로젝트에 누구를 배정할지 결정하는 데 도움이 됩니다.
리소스 할당 효율성을 개선할 때 염두에 두어야 할 또 다른 사항은 업무량입니다. 회사에서 특정 직원에게 지나치게 의존하면서 주어진 업무를 수행할 수 있는 다른 직원을 누락하는 경우가 종종 있습니다. 스케줄을 살펴보면 과중한 업무에 시달리는 직원과 업무 활용도가 낮은 직원을 파악한 다음 업무량을 조정할 수 있습니다.
팀 가시성이 높아지면 영업팀과 제품팀도 고마워할 것입니다. 새로운 거래를 협상하거나 앱에 더 많은 기능을 추가할지 결정할 때 정보에 입각하여 시기를 결정할 수 있습니다.
팀 가시성을 높여 성공적인 프로젝트를 실패한 프로젝트와 멀리 떨어뜨려 놓으세요.
당장의 업무가 없어 새로 수주한 프로젝트에 투입할 수 있는 사내 디자이너가 3명 있다고 가정해 보겠습니다. 작업량 일정만 고려하면 바로 시작할 수도 있고, 선택의 여지가 없을 수도 있습니다. 하지만 알고 보니 이 디자이너 중 한 명은 병가 중이고 다른 한 명은 휴가 중이며 세 번째 디자이너는 이번 달에 파트타임으로 일하고 싶다고 요청했습니다.
그렇게 되면 프로젝트가 위험에 처하게 되고 프로젝트를 연기하거나 디자이너를 추가로 아웃소싱해야 할 수도 있습니다. 두 가지 옵션 모두 일반적으로 수익에 영향을 미칩니다.
성공적인 리소스 할당을 위해서는 팀의 가용성에 대한 인사이트를 확보하는 것이 필수적입니다.
직원이 장기 휴가를 떠나든, 반나절 휴가를 떠나든, 여러분과 프로젝트 관리자는 누가 현실적으로 새로운 업무를 맡을 수 있는지 파악해야 합니다.
이상적으로는 팀의 과제와 업무 가능 여부 데이터를 하나의 일정에 모두 표시하여 프로젝트를 계획할 때 두 가지를 모두 고려할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 자주 함께 일하는 아르바이트 직원과 프리랜서에게 일일 근무 가능 여부를 공유해 달라고 요청하세요.
팀덱의 작동 방식은 직원들이 직접 자신의 근무 가능 여부를 입력하고 휴가를 요청할 수 있다는 것입니다. 그러면 관리자가 요청을 수락하거나 거부하고 일정이 즉시 업데이트됩니다.
수집 중인 데이터 활용하기
리소스 예측 및 배분은 과학과 경험의 결합이라는 말이 있습니다. 이 공식의 과학적인 부분을 최대한 활용하려면 과거 데이터를 사용해야 하는데, 이는 당연하지만 결코 간단하지 않습니다.
많은 회사에서 근무 시간 추적은 고객과 합의한 사항입니다. 다른 기업들은 시간 관리가 기업의 유물이라고 생각하며 여유로운 문화를 구축하는 데는 적합하지 않다고 생각합니다.
시간 추적에 대한 저의 입장은 올바르게 수행하면 직원에게는 방해가 되지 않고 관리자에게는 통찰력을 줄 수 있다는 것입니다. 저는 실시간으로 업무를 추적하거나 최소한 당일에 작업표를 작성하는 것을 권장합니다. 이렇게 하면 데이터의 정확성이 높아집니다.
새 프로젝트에 리소스를 할당할 때는 팀원들이 이전 과제에서 추적한 시간을 분석하세요. 팀원들이 반복적으로 예상 시간마감 기한이 촉박한 프로젝트에는 적합하지 않을 수 있습니다.
또는 사람들의 예약과 작업표를 비교하여 팀의 활용도를 평가하고 최근 프로젝트에서 어떤 직원이 과도하게 활용되었는지 확인할 수 있습니다. 비슷한 능력을 갖춘 새로운 직원을 채용할 필요가 있을 수도 있습니다.
변화에 적응하기
모든 상자를 체크하고 팀에 가장 적합한 일정을 정했을 수도 있습니다. 하지만 불가피하게 프로젝트의 범위나 일정 등 계획에 영향을 미치는 요소가 변경될 수 있습니다. 사람들이 프로젝트 도중에 아프거나 회사를 그만둘 수도 있습니다.
변화에 대비하고 변화에 직면했을 때 신속하게 대처할 수 있는 것은 매우 중요합니다. 저희 회사가 여러 프로젝트를 동시에 관리하는 데 도움이 되는 한 가지는 실시간 일정입니다. 모든 프로젝트 관리자는 모든 사람의 현재 가용성과 작업량을 확인할 수 있습니다.
프로젝트 시작 전에 꼼꼼하게 준비한 스프레드시트와 문서에는 한 가지 문제가 있습니다. 변경 사항이 생기면 바로 구식이 된다는 것입니다. 대부분의 프로젝트에서는 그 시기가 정말 빠릅니다. 통제할 수 있는 것은 한정되어 있으므로 변화를 받아들일 준비를 하는 것이 좋습니다.
