프로젝트 관리의 리소스 계획

프로젝트에 대한 종합적인 계획을 세우려면 단순히 작업을 나열하는 것만으로는 부족합니다. 필요한 리소스와 그 가용성을 파악하기 위해 효과적인 리소스 계획에 참여해야 합니다. 리소스 계획 프로세스는 프로젝트 관리자가 프로젝트의 일정과 예산을 정확하게 예측하는 데 매우 중요합니다. 킥오프 단계에서 프로젝트 범위, 결과물 및 종속성을 설정함으로써 관리자는 리소스 용량을 더 잘 관리할 수 있습니다. 이러한 접근 방식을 통해 리소스를 효율적으로 할당할 수 있을 뿐만 아니라 현재 및 향후 프로젝트에 대한 리소스 용량을 최적화할 수 있습니다.

이 글에서 배울 내용

• 효과적인 리소스 관리 프로세스의 3가지 요소

• 의 역할 온라인 캘린더 플래너 그리고 리소스 계획 소프트웨어

• 리소스 할당 문제를 피하는 방법

• 프로젝트 관리에서 리소스 계획의 의미

리소스 계획은 프로젝트 관리자가 프로젝트의 결과물을 가용 리소스에 맞게 조정하는 데 도움이 됩니다. 리소스 계획이 없으면 프로젝트의 결과물, 일정, 예산을 제대로 관리할 수 없습니다. 이 글에서는 리소스 계획 프로세스를 안내하여 프로젝트에 적합하고 사용 가능한 리소스만 찾아서 할당할 수 있도록 도와드리겠습니다.

프로젝트 관리에서 리소스 계획이란 무엇인가요?

프로젝트 관리 리소스 계획과 전체 프로세스? 관리와 프로젝트 관리의 차이점은 무엇인가요?

프로젝트 관리 연구소(PMI)에서 정의한 프로젝트 관리의 특징을 의역하면 역량, 기술, 지식, 장치, 도구, 소프트웨어, 방법, 프로세스 등 '사람에게 가치를 제공하는 데 필요한 모든 것'을 사용하는 것이라고 할 수 있습니다. (프로젝트 관리의 PMP 인증 과정를 참조하면 프로젝트 관리에서 리소스 계획이 무엇인지 잘 알 수 있습니다). 

"사람에게 가치"라는 문구의 모호함은 프로젝트 관리의 결과가 무엇이든 상관없다고 생각하게 만듭니다. 어떤 사람들에게 유용한 모든 것. 그리고이 생각을 계속하면 PMI 프로젝트 관리는 (누군가에게) 유용한 것을 만들고 구현하기 위해 자원 (지적 및 물질적)을 사용하는 것이라고 말하는 것이 정당합니다. 간단히 말해, 우리가 가진 모든 것을 사용하여 필요한 것을 만드는 것입니다. 

프로젝트 관리에서 리소스 계획은 프로젝트의 성공을 보장하기 위해 관련 숙련된 리소스/직원을 선택하고 이들을 업무와 매칭하는 것입니다. [출처: 위는 리소스 계획 도구인 Teamdeck의 보기입니다.]

다음 단락에서 알게 되겠지만, 위의 정의에는 프로젝트 관리(및 리소스 계획도 마찬가지)의 절대적인 기본에 대한 내용은 나와 있지 않습니다. 그리고 프로젝트 관리와 경영의 근본적인 차이에 대한 내용도 없습니다. 

프로젝트 관리 협회(APM)는 프로젝트 관리의 중요한 측면을 일깨워주는 프로젝트 관리에 대한 이해를 소개했습니다.  

프로젝트 관리는 합의된 매개변수 내에서 프로젝트 승인 기준에 따라 특정 프로젝트 목표를 달성하기 위해 프로세스, 방법, 기술, 지식 및 경험을 적용하는 것입니다. 프로젝트 관리에는 한정된 기간과 예산의 제약을 받는 최종 결과물이 있습니다.

PMI와 AMP 제안의 공통점은 프로젝트를 개발하거나 구현하기 위해 기술과 방법을 사용하는 프로세스 적용에 관한 부분입니다. 하지만 PMI의 제안서에는 나타나지 않는 세 가지 측면이 있습니다. "프로젝트 승인 기준", 시간, 그리고 세 번째는 예산입니다. 

아시다시피 프로젝트는 회사 내부 또는 외부의 누군가 또는 고객에 의해 의뢰됩니다. 비즈니스 요구사항은 프로젝트와 관련된 (고객의) 기대치를 가정합니다. 또한 비즈니스 요구에는 프로젝트가 제공되어야 하는 시간(비즈니스가 기다릴 수 없음)과 그 안에 맞춰야 하는 예산이 포함됩니다. 프로젝트 중 개발 또는 이 프로세스의 마지막 단계에서 프로젝트를 고객에게 인계할 때 승인 기준은 고객의 기대치를 충족해야 합니다. 

그리고 여기서부터 프로젝트 관리와 단순 관리의 주요 차이점이 시작됩니다. APM에 따르면 두 용어의 차이는 시간으로 귀결됩니다. 프로젝트가 실행될 준비가 되었거나 이미 실행된 시간입니다. 관리가 지속적인 작업인 반면, 프로젝트 관리는 한정된 시간 내에 최종 결과가 제공됩니다. 

이것이 리소스 계획과 어떤 관련이 있나요?

프로젝트 리소스 계획의 역할

위에서 말했듯이 프로젝트 관리는 작업, 절차, 방법 등과 같은 요소로 구성된 프로세스입니다. 이 프로세스를 프로젝트 관리 수명 주기라고 하며 3단계, 4단계, 5단계, 심지어 6단계 또는 7단계로 구성되기도 합니다. 이 단계는 프로젝트의 시작부터 종료까지 프로젝트를 관리하는 데 사용되는 가장 합리적인 관행의 단계별 프레임워크를 보여줍니다. 관리자에게 프로젝트를 생성, 실행 및 완료하는 체계적인 방법을 제공합니다.

프로젝트 관리 수명 주기의 일부 단계. 시작 및 실행 단계의 리소스 계획.

위의 그림은 리소스 계획이 프로젝트 관리 프로세스의 한 요소라는 것을 보여줍니다. 리소스 계획의 역할은 APM에서 제공하는 리소스 계획 정의보다 약간 앞서서 사람들의 작업을 조직, 계획, 일정 및 측정하는 것입니다. 

APM 지식 체계 덕분에 우리는 리소스가 폭넓게 이해되고 있다는 것을 알고 있습니다. 사람(및 그들의 기술)뿐만 아니라 돈, 기계, 자재, 기술 및 예상 결과를 제공하는 데 필요한 기타 모든 것을 의미합니다. 또한 리소스는 작업이나 프로젝트를 완료하기 위해 요구되는 모든 것을 의미한다고도 할 수 있습니다. 물론 많은 기업, 특히 서비스를 제공하는 기업의 관점에서 볼 때 리소스를 관리하고 계획하는 것은 결국 사람에 관한 것입니다. 사람과 그들의 스킬 세트.

APM의 경우 프로젝트 리소스 계획 또는 원하는 대로 리소스 관리라고 할 수 있습니다:

(...) 내부 및 외부 리소스를 제시간에 예산에 맞게 효과적으로 사용할 수 있도록 보장합니다.

리소스 계획은 프로젝트 관리의 일부이므로 시간 및 예산과 같은 측면도 피할 수 없습니다. 좋은 리소스 계획(리소스 관리)를 통해 적절한 리소스를 적시에 적절한 업무에 사용할 수 있습니다. 

그리고 리소스 관리자 프로젝트 계획의 일부로 작업을 수행하는 데 필요한 리소스(관련 기술과 경험을 갖춘 직원)를 파악하고 일정을 통해 리소스가 필요한 시기를 결정하는 것입니다.

프로젝트 리소스 계획 시스템 시장의 라이벌인 Planview 회사의 명제와 유사하게, 저희는 리소스 계획(또는 원하는 경우 리소스 관리)이 가장 효율적인 방식으로 리소스를 사용하는 것을 목표로 하는 접근 방식이라고 생각합니다. 독립적으로 우리는 단일 프로젝트에 대해 이야기하거나 프로젝트 포트폴리오를 제대로 실행하면 기업은 자원(직원)을 과소 또는 과대 활용하지 않고도 자원 사용의 효율성을 극대화할 수 있습니다.

팀원에게 작업을 할당하는 이 과정에서 팀원의 역량과 가용성, 그리고 당연하지만 프로젝트 또는 작업 요구사항에 가장 적합한 기술 세트를 기반으로 특정 작업과 일정을 정하고 매칭합니다.

대부분의 크리에이티브 및 서비스 기반 회사에서 리소스는 사람이므로 리소스 계획은 프로젝트에 할당해야 하는 팀원과 필요한 시기를 파악하는 데 사용할 수 있는 프로세스입니다.

중요한 것은 리소스 계획은 변경될 수 있으며 범위, 직원의 가용성 등의 변경 사항을 반영하여 정기적으로 조정하여 일정 프로젝트를 항상 최신 상태로 유지해야 한다는 점입니다.

올바른 리소스 계획 수립

조직에서 리소스를 관리하는 방법을 더 잘 설명하기 위해 다음 사항에 대해 이야기해 보겠습니다. 전제 조건 미리 준비해야 합니다, 기술 를 사용하여 프로젝트의 리소스를 계획하고 프로젝트 계획 도구 를 사용하면 훨씬 더 쉬워집니다.

리소스 계획 조건

확실한 리소스 계획을 세우려면 먼저 몇 가지 정보가 필요합니다. 이러한 전제 조건 중 첫 번째는 작업 분류 구조(WBS)프로젝트 범위의 결과물 중심 구조입니다. 관리하기 쉬운 섹션으로 프로젝트를 설명하는 데 도움이 되므로 어떤 종류의 팀이 필요한지 파악하기가 더 쉬워집니다.

리소스 가용성을 고려하면서 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스/팀원을 할당하고 일정을 잡습니다.

예를 들어 소프트웨어 개발의 경우, 와이어프레임을 만들고 제품을 디자인하려면 먼저 UI/UX 디자이너가 필요할 것입니다. 그런 다음 프로젝트 사양에 따라 개발자와 QA 전문가가 필요할 수 있습니다.

이제 예상 기간 프로젝트 및 작업의 리소스를 예약할 수 있습니다. 리소스 중 하나 스케줄링 기술 사용할 수 있는 방법은 프로젝트 구조를 보여줄 뿐만 아니라 프로젝트 작업의 종속성, 마일스톤 및 기간도 포함하는 중요 경로 방법(CPM)입니다. CPM을 사용하면 프로젝트의 총 예상 시간을 계산할 수 있습니다.

마지막으로, 범위를 알았으니 이제 다음을 수행할 차례입니다. 기술을 갖춘 직원 찾기 할당할 작업에 해당하는 직원을 배정합니다. 중요한 것은 이러한 직원들이 각 작업의 예상 기간 동안 근무할 수 있는지 확인하는 것입니다.

계획의 신뢰성을 높이기 위해, 기록 데이터 사용 를 사용할 수 있습니다. 일정, 견적 또는 고려 중인 팀원의 성과(예: 팀원의 작업표). 제공한 프로젝트의 데이터는 새 프로젝트를 설정할 때 기준이 되어 '추정치'를 줄여줍니다.

내부 시간당 요금 보고서에는 프로젝트 리소스(팀원 및 이들이 할당된 프로젝트)가 포함되어 있습니다. 작업표와 시간표를 비교 예약하는 데 도움이 되며, 프로젝트 비용도 확인할 수 있습니다.

기술 - 프로젝트 관리자를 위한 프로젝트 및 리소스 계획의 협상 불가 요소

이제 리소스 계획에 필요한 모든 입력을 마쳤으니 이제 본격적으로 시작하는 방법은 다음과 같습니다. 전문가의 판단 는 여러분의 전문적 경험과 조직에서 고용한 선배 동료나 컨설턴트로부터 얻을 수 있는 귀중한 통찰력에서 비롯됩니다. 당연하게 들릴지 모르지만 프로젝트의 성공을 위해 정말 중요합니다.

다음은 대안을 파악하는 단계입니다. 프로젝트의 수명이 다하는 동안 프로젝트가 변경될 수 있으므로 다양한 시나리오를 고려해야 합니다. 이렇게 하면 변경 사항이 발생할 때 사용할 솔루션을 생각해낼 수 있습니다. 두 가지 방법을 사용할 수 있습니다:

• 패턴 사고 - 이 방법에는 패턴 인식이 포함되며, 과거 경험을 바탕으로 개선하거나 개선하는 데 유용합니다.

• 측면적 사고 - 이 접근 방식에는 창의적인 사고와 다음과 같은 문제 해결이 필요합니다. 아이디어 처음에는 분명하지 않을 수 있습니다.

상향식 추정리소스를 계획할 때 사용할 수 있는 다음 방법은 프로젝트에 참여할 사람들이 프로젝트를 추정하는 데 참여하는 간단한 개념입니다. 이 접근 방식에서는 팀이 자신의 지식과 경험을 바탕으로 작업을 추정하므로 프로젝트 일정이 더 상세해지지만 시간이 더 많이 소요됩니다.

리소스 계획 전용 도구

전용 프로젝트 관리 도구, 리소스 계획 또는 시간 관리 소프트웨어 는 리소스 계획에 필요하지 않을 수도 있습니다. 스프레드시트를 사용해도 훌륭한 작업을 수행할 수 있기 때문입니다. (IT 리소스 계획의 경우에도 마찬가지입니다).

하지만 리소스 계획 소프트웨어를 사용하면 직원 목록, 근무 가능 여부, 기존 예약, 이전에 작성한 작업표 등 지금까지 수집한 모든 데이터에 즉시 액세스할 수 있으므로 훨씬 더 편리합니다.

참고: 이 글의 이 부분은 프로젝트 관리자가 보다 효율적으로 작업을 계획하는 데 도움이 된다고 생각하기 때문에 리소스 플래너 기능을 뻔뻔스럽게 소개한 것입니다.

직원들의 근무 가능 여부를 확인하는 것을 예로 들어 보겠습니다. 리소스 관리 캘린더가 있으면 모든 직원과 팀원을 직책별로 필터링하여 언제 근무 가능한지, 현재 어떤 프로젝트에 배정되어 있는지 확인할 수 있습니다.

리소스 활용 보고서 덕분에 프로젝트 관리자는 팀의 워크로드 계획과 같은 향후 단계를 시각화할 수 있습니다.

보유 리소스 관리 소프트웨어 는 과거 프로젝트의 데이터를 사용하는 데에도 도움이 됩니다. 예를 들어 활용도 보고서를 통해 특정 팀원이 과거에 어떤 성과를 냈는지 또는 전체 프로젝트 팀에 미친 영향에 대한 정보에 액세스할 수 있으며, 이는 새 프로젝트에 대한 가정에 대한 기준이 될 수 있습니다.

프로젝트 일정 및 리소스 계획 충돌 해결

한 직원이 동시에 여러 프로젝트에 참여하게 되면 계획 충돌이 발생할 수 있습니다. 이러한 상황은 피할 수 있지만 직원의 업무 가능 여부와 회사의 프로젝트 파이프라인을 더 잘 파악해야 합니다.

리소스 계획은 스케줄 충돌을 피하기 위해 직원의 근무 가능 여부를 확인하는 것을 전제로 합니다. 어떤 프로젝트 관리 도구에도 가용성 관리 기능은 없습니다.

충돌이 발생하면 같은 리소스에 대한 계획을 세운 PM과 계획을 상의하고 협상을 시도하세요. 예를 들어, 프로젝트의 중요 경로를 비교하여 같은 직원을 위한 계획 방법을 둘 다 찾을 수 있습니다. 이렇게 하면 일부 작업이 유동적이어서 일부 작업을 옮길 수 있는지 파악할 수 있습니다. 그런 다음 이러한 변경 사항에 맞게 프로젝트 계획을 조정하세요.

애초에 계획 충돌을 피하려면 다음 사항을 기억하세요:

• 계획한 리소스를 사용할 수 있는지 다시 확인하세요.

• 프로젝트 기간 동안 동일한 리소스가 필요하지 않은 경우 조직의 다른 PM과 상의하세요.

• 팀의 워크로드 관리 및 프로젝트 진행 중 회사의 파이프라인을 검토하여 계획이 현재 예약 및 프로젝트 개발에 적합한지 확인합니다.

리소스 계획 및 비용 관리

리소스를 올바르게 계획하는 방법을 알면 프로젝트에 가장 적합한 리소스를 더 쉽게 찾고 할당할 수 있을 뿐만 아니라 비용 관리에도 도움이 됩니다. 비용 관리에도 도움이 됩니다.

PMBOK®에 명시된 바와 같이, 자원 계획은 비용 추정, 예산 책정 및 통제 다음으로 프로젝트 비용 관리의 일부입니다. 어떻게? 프로젝트의 수익성은 간단한 방정식을 기반으로 한다는 점을 기억하세요:

프로젝트의 수익성 = 프로젝트의 예산 - (프로젝트에 소요된 시간 * 시간당 요금
직원 수)

따라서 리소스를 추적하고 프로젝트 계획에 따라 리소스를 활용하면 프로젝트 납기를 개선할 수 있을 뿐만 아니라 회사의 마진도 확보할 수 있습니다.

결론

프로젝트 관리에서 전략적 리소스 계획에 대한 탐색을 요약하면, 프로젝트의 성공적인 실행을 위해 중요한 몇 가지 핵심 사항이 드러납니다. 리소스 계획은 프로젝트 결과물 및 일정에 맞춰 리소스를 식별, 할당 및 관리하기 위한 전략적 접근 방식을 필요로 하는 이 프로세스의 핵심에 서 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

식별 및 할당을 위한 전략적 리소스 계획: 효과적인 프로젝트 관리의 초석은 필요한 리소스를 파악하고 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 최적의 할당과 가용성을 보장하는 전략적 리소스 계획입니다.

리소스 계획 소프트웨어 활용하기: 프로젝트 라이프사이클에서 리소스 계획 소프트웨어를 두 번 활용하면 프로세스가 간소화되어 프로젝트 관리자가 일반적인 할당 문제를 피하고 리소스 계획 노력을 강화할 수 있습니다.

리소스 계획의 역할 이해하기: 이 논의에서 네 번이나 언급한 리소스 계획은 프로젝트 납기, 일정 및 예산을 관리하는 데 필수적이라는 점을 인식해야 합니다. 리소스 계획은 프로젝트 결과물을 가용 리소스에 맞게 조정할 수 있도록 도와주므로 그 중요성이 강조됩니다.

리소스 계획 원칙의 적용: 리소스 계획 소프트웨어를 포함한 역량, 기술, 지식 및 도구를 적용하여 주요 프로젝트 관리 기관에서 설명하는 대로 효과적인 리소스 관리를 통해 가치를 창출합니다.

전략적 리소스 계획의 역학 관계 구분하기: 시간, 범위 및 예산 제약에 중점을 두고 프로젝트 관리와 일반 관리를 구분하면 전략적 리소스 계획이 이러한 광범위한 맥락에 어떻게 부합하는지 알 수 있습니다.

리소스 계획 내에서 기술 구현하기: 작업 분류 구조(WBS) 및 중요 경로 방법(CPM)과 같은 기술을 채택하면 리소스 계획 노력의 중요성을 반영하여 리소스를 효율적으로 계획, 예약 및 활용할 수 있습니다.

리소스 계획의 지속적인 조정: 프로젝트 범위, 직원 가용성 및 기타 요인의 변화를 반영하여 리소스 계획을 정기적으로 조정하면 프로젝트가 순조롭게 진행되어 리소스 계획의 적응성을 보여줄 수 있습니다.

자원 계획 소프트웨어의 효과적인 사용을 포함한 자원 계획 및 전략적 자원 계획 관행을 구현함으로써 프로젝트는 정해진 시간 및 예산 제약 내에서 목표를 달성할 수 있습니다. 이는 자원의 효율적인 사용을 보장할 뿐만 아니라 세심한 자원 계획 노력을 통해 조직의 전반적인 전략적 목표를 지원합니다.

용어집

프로젝트 범위 프로젝트 관리자를 위한 프로젝트의 목표, 결과물, 특징, 기능, 작업, 마감일 및 비용에 대한 자세한 개요입니다.

결과물 프로세스, 단계 또는 프로젝트를 완료하기 위해 생산되어야 하는 고유하고 검증 가능한 제품, 결과 또는 서비스를 수행할 수 있는 기능입니다.

종속성: 활동을 수행해야 하는 순서를 결정하는 작업 간의 관계입니다.

리소스 계획: 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스(인력, 장비, 자재)를 결정하는 프로세스입니다.

프로젝트 관리 연구소(PMI): 표준, 연구, 교육, 출판 및 전문 인증 프로그램 개발을 전문으로 하는 프로젝트 관리 전문 기관입니다.

PMP 인증: 프로젝트 관리자의 프로젝트 관리 경험과 교육을 검증하는 PMI에서 제공하는 세계적으로 인정받는 전문 자격증입니다.

프로젝트 관리 협회(APM): 프로젝트 전문가를 위한 멤버십, 자격, 이벤트 및 출판물을 제공하는 프로젝트 관리 분야의 전문 단체입니다.

프로젝트 승인 기준: 프로젝트 결과물이 승인되기 전에 충족되어야 하는 조건 집합입니다.

작업 분류 구조(WBS): 프로젝트 목표를 달성하고 필요한 결과물을 만들기 위해 프로젝트 팀이 수행해야 할 전체 작업 범위를 계층적으로 세분화한 것입니다.

중요 경로 방법(CPM): 종속 작업의 가장 긴 시퀀스를 식별하고 완료하는 데 걸리는 시간을 측정하여 프로젝트 기간을 예측하는 데 사용되는 프로젝트 모델링 기법입니다.

리소스 관리 소프트웨어: 프로젝트 관리자가 일정, 예산, 워크로드 관리 등 리소스를 효과적으로 계획, 할당 및 관리하는 데 도움이 되도록 설계된 도구입니다.

리소스 사용률 보고서: 프로젝트에서 리소스가 얼마나 효과적으로 사용되고 있는지에 대한 인사이트를 제공하여 향후 프로젝트의 계획 및 비용 관리에 도움이 되는 문서입니다.

비용 관리: 프로젝트 또는 비즈니스의 예산을 계획하고 통제하는 과정. 여기에는 비용 추정, 할당 및 통제와 같은 활동이 포함됩니다.

프로젝트 수명 주기: 프로젝트가 시작부터 종료까지 거치는 일련의 단계입니다.

리소스 할당: 조직의 전략적 목표를 지원하는 방식으로 자산을 할당하고 관리하는 프로세스입니다.

스케줄링: 프로젝트 기간 동안 리소스를 언제, 어떻게 사용할지 계획하여 리소스를 최적으로 활용할 수 있도록 하는 작업입니다.

예산 책정: 프로젝트에 필요한 재원을 예측하는 과정으로, 자금의 추정 및 배분을 포함합니다.

작업 종속성: 수행해야 하는 순서를 지정하는 작업 간의 관계입니다.

마일스톤: 프로젝트의 중요한 지점 또는 이벤트로, 목표에 대한 진행 상황을 모니터링하는 데 사용됩니다.

위험 관리: 조직의 자본과 수익에 대한 위협을 식별, 평가 및 제어하는 프로세스입니다.

이해관계자 참여: 프로젝트의 영향을 받거나 프로젝트 결과에 이해관계가 있는 개인, 그룹 또는 조직을 참여시키는 과정입니다.

성능 지표: 프로젝트, 프로세스 또는 제품의 효율성, 성과, 진행 상황 또는 품질을 평가할 수 있는 측정 기준입니다.

변경 관리: 개인, 팀, 조직을 원하는 미래 상태로 전환하여 프로젝트 성과와 혜택을 달성하고 실현하기 위한 접근 방식입니다.