효과적인 리소스 관리 - 프로젝트 관리자의 관점

팀덱을 사용하면 직책 또는 프로젝트 비율별로 사용 가능한 리소스를 필터링할 수 있습니다. 다음과 같은 작업을 획기적으로 간소화합니다. 리소스 할당. 

프로젝트에 누구를 배정할지 결정할 때 다음 사항을 고려할 수 있습니다:

• 예산 - 몇 가지 계산을 실행하여 어떤 리소스가 예산 측면에서 가장 합리적인지 확인하세요. 예를 들어, 전문성을 바탕으로 비용을 일부 절감할 수 있으므로 더 높은 요금을 지불하고 경험이 많은 사람과 일하는 것이 더 나을 수도 있습니다. 그 반대의 시나리오도 가능하므로 다양한 경로를 신중하게 추정해야 합니다.
• 잠재적 팀원의 과거 경험(리소스 관리 소프트웨어 또는 단지 리소스 플래너 에서 수집한 모든 과거 데이터가 유용할 수 있습니다) - 이전에 비슷한 프로젝트를 수행한 적이 있나요? 그렇다면 이는 자산이 될 수 있습니다. 비슷한 조건에서도 잘 해낼 가능성이 높기 때문입니다. 그러나 다른 한편으로, 직원 입장에서는 색다르고 잠재적으로 더 흥미로운 일을 할 수 있는 기회를 얻는 것이 더 매력적일 수도 있습니다.
• 잠재적인 변경 사항 - 프로젝트 기간 등의 변동 사항을 고려하세요. 이를 염두에 두면, 계획된 프로젝트 기간 동안은 근무할 수 있지만 예상 마무리 며칠 후에 장기 휴가를 떠나는 팀원에게 크게 의존하는 것은 좋은 생각이 아닐 수 있습니다. 타임라인이 변경되면 상당한 어려움을 겪게 될 것입니다.

4. 오른발로 시작하기

좋은 첫인상을 남길 기회는 단 한 번뿐이라는 말은 진부한 표현일 수 있지만 효과적인 리소스 관리에서는 프로젝트 킥오프 단계가 절대적으로 중요합니다. 이 단계에서는 팀에 대해 알아가고 자신의 존재감을 드러내야 합니다. 다음 사항을 반드시 확인하세요:

• 프로젝트의 범위와 원하는 결과를 팀에 전달합니다,
• 각자의 역할에 대한 기대치 설정: 모든 사람이 프로젝트 내에서 해야 할 일을 완벽하게 명확히 알기를 원합니다,
• 팀 및 고객과 소통하기 위한 계획을 세우세요(예: 일일 스탠드업 및 주간 스프린트 리뷰),
• 팀원 모두가 필요한 모든 도구(온라인과 오프라인 모두)에 액세스할 수 있도록 하세요.

프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 도움이 될 수 있는 리소스 목록을 살펴보세요. 특히 새 프로젝트를 시작할 때 유용할 수 있습니다:

• 팀원들에게 더 솔직해지는 방법을 알아보세요: 프로젝트 투명성
• 다음과 같은 방법으로 훌륭한 온라인 작업 환경을 조성하세요. 생산성을 높여주는 Slack 앱.
• 리소스 계획에 프리랜서나 파트타임 기여자가 포함되어 있나요? 방법 알아보기 시간제 직원 관리 효과적으로.
• 팀에 추가 인원을 배정해야 하는 경우 어떻게 하나요? 프로젝트 팀에 새 팀원을 온보딩하는 방법입니다.

5. 변화 수용 

애자일 프로젝트 관리 방법론으로 운영한다면 프로젝트 변경을 두려워하지 않을 것입니다. 적절한 유연성은 업무의 필수적인 부분이며, 수신되는 사용자 피드백에 대응하는 것이 궁극적으로 프로젝트의 성공에 영향을 미칩니다.

그러나 다른 변화는 환영받지 못하는 것도 분명 있습니다: 리소스 용량 계획 가 좋은 예가 될 수 있습니다. 사람들은 아프거나, 이직하거나, 다리가 부러지는 등의 일을 겪습니다. 팀에 새로운 리소스를 할당하거나 현재 팀원이 참여하는 정원을 변경할 수 있도록 준비해야 합니다.

유연한 프로젝트 계획 최악의 시나리오와 최상의 시나리오를 기반으로 넉넉한 추정치를 작성하는 경우, 변화가 발생했을 때 필요한 여유를 확보할 수 있습니다.

6. 팀의 성과 측정

데이터 기반 프로젝트 관리는 PM의 업무 효율을 높여준다는 단순한 이유 때문에 가까운 미래의 프로젝트에서 많은 주목을 받을 것입니다. 데이터는 팀에 대한 정보와 패턴의 원천입니다. 또한 직감을 확인하거나 반박할 수도 있습니다. 마지막으로, 요점을 말하고자 할 때 이보다 더 좋은 논거는 없습니다. 데이터로 의사 결정을 뒷받침할 수 있다면 훨씬 더 편안하게 실행할 수 있을 것입니다.

반면에 무엇을 어떻게 측정할지 모른 채 데이터를 수집하면 잡음 속에서 길을 잃을 위험에 처할 수 있습니다. 우선, 프로젝트 리소스의 성과를 측정할 수 있는 데이터를 수집하고 싶을 수 있습니다(이러한 모든 보고서는 Teamdeck으로 쉽게 만들 수 있습니다):

• 프로젝트 측정 리소스 활용. 팀 활용률의 두 가지 측면을 추적할 수 있습니다. 먼저 리소스의 총 가용성을 프로젝트 일정과 비교합니다. 이렇게 하면 팀의 계획된 활용도가 어느 정도인지 알 수 있습니다. 이 계산은 개선해야 할 영역(예: 잠재적인 과잉 활용으로 인해 한 직원에서 다른 직원으로 전환된 작업)을 발견하는 데 도움이 될 수 있으므로 가능한 한 빨리 수행해야 합니다.
  팀이 프로젝트를 진행하며 시간을 기록하면 작업표를 사용하여 실제 팀 활용도를 계산할 수 있습니다. 추적된 시간과 팀의 가용성을 비교하여 업무량이 균등하게 분배되었는지 확인하세요.  

막대의 높이가 활용도를 나타내므로 더 잘 활용될 수 있는 사람을 빠르게 파악할 수 있습니다. 

• 예상 시간과 실제 시간을 비교하세요. 팀이 기록한 실제 작업 시간 옆에 예상 작업 시간을 입력하면 프로젝트 계획의 정확성을 확인할 수 있습니다. 이 연습의 목적은 초기 계획이 틀렸다는 것을 증명하는 것이 아니라 예상과 실제가 완벽하게 일치할 것이라고 기대해서는 안 됩니다. 우리는 이러한 불일치가 언제 어디서 발생하는지 파악하는 데 더 관심이 있습니다. 프로젝트의 특정 부분이 지나치게 과소평가된 부분이 있을 수 있습니다. 이를 측정하면 취약한 부분을 정확히 찾아내어 조기에 최적화할 수 있습니다.

• 프로젝트 예산 추적. 팀이 프로젝트에 투입하는 모든 작업 시간이 예산에 포함되므로 예상 예산과 실제 지출을 비교하여 확인할 수도 있습니다. 이 계산은 이전 계산(추정치 대 실제)과 매우 유사합니다. 여기서 차이점은 팀이 프로젝트에 소요한 시간에 금전적 가치를 할당해야 한다는 것입니다.