효과적인 회의 관리

회의가 종종 시간 낭비와 관련이 있다는 것은 놀라운 일이 아닐 것입니다. 에 따르면 Atlassian의 보고서에 따르면 사람들은 매달 31시간이나 비생산적인 회의에 앉아 있는 것으로 나타났습니다. 거의 일주일 내내 일하는 셈입니다!

당연히 팀 리더와 관리자는 회의 비용을 줄이기 위해 몇 가지 조치를 취하려고 노력합니다. 일부 회사에서는 모든 상황 회의를 금지하는 등의 조치를 취할 수도 있습니다. 다른 회사에서는 회의의 효율성을 높이기 위한 앱과 기술을 도입하는 것을 의미하기도 합니다. 이 글에서는 성공적인 미팅을 계획하고 운영하는 데 사용할 수 있는 팁을 공유하고자 합니다.

효과적인 회의의 조건은 무엇인가요?

효과적인 회의는 프로젝트나 조직 전체에 긍정적인 영향을 미치는 가시적인 결과를 만들어냅니다. 이것이 일반적인 생각입니다. 세부 사항은 회의의 목적에 따라 달라집니다. 효과적인 회의는 회의 리더가 설정한 목표를 달성하는 회의입니다. 따라서 모든 회의의 목적을 명확히 정하고 참석자들과 그 목표를 공유하는 것이 매우 중요합니다. 이에 대한 자세한 내용은 다음 섹션에서 설명합니다.

효과적인 미팅을 계획하려면 어떻게 해야 하나요?

목표부터 시작하세요. 이 회의를 진행하여 달성하고자 하는 목표는 무엇인가요? 중요한 비즈니스 결정을 내려야 하나요? 브레인스토밍을 계획하고 있나요? 다음과 같은 정신으로 팀과 공유해야 할 업데이트가 있나요? 프로젝트 투명성? 파악한 목표가 회의의 성격에 영향을 미칠 가능성이 높습니다. 심지어는 회의를 아예 조직하지 말라고 설득할 수도 있습니다.

이 회의를 꼭 개최해야 하나요?

많은 기업이 미팅을 기본값으로 설정 정책: 의심스러우면 회의를 소집하세요. 안타깝게도 이는 직원들의 시간을 가장 생산적으로 보내는 방법은 아닙니다. 최근 몇 년간 발표된 많은 보고서에서 불필요한 회의가 얼마나 많은지 강조하고 있습니다. Atlassian 데이터 분석 회의의 절반은 시간 낭비라는 결론을 내렸습니다. 절반이라고요! 그래서 거의 모든 사람들이 회의 개최 횟수를 줄일 수 있다고 생각합니다.

종종 비판을 받는 회의 유형 중 하나가 악명 높은 현황 회의입니다. Basecamp의 창립자이자 CEO인 Jason Fried는 이렇게 말합니다, 쓰다 그 상태 회의는 최악의 회의입니다. 이러한 회의를 없애면 실제로 더 많은 것을 알게 되고, 많은 비용을 절약하고, 한 달에 수십 시간을 되찾을 수 있습니다. 이런 감정은 비단 그뿐만이 아닙니다. 몇몇 조직은 현재 업무 진행 상황을 공유하기 위해 회의를 포기했다고 공개적으로 인정합니다. 대신 서면 현황을 통해 더 효율적으로 소통하고 있습니다. 이 접근 방식은 여러 사람이 실시간으로 통화에 참여하기 위해 상당한 일정 조정이 필요한 분산된 팀에 특히 유용합니다. Slack 또는 내부에 게시된 상태 보고서 프로젝트 관리 선택한 소프트웨어는 직접 대면하는 것보다 시간이 덜 걸립니다.

이런 생각을 경계하는 분들도 계실 것 같습니다. 결국 사람들은 글로 적는 것보다 말이 더 빠르기 때문입니다. 회의는 글로 적는 것보다 말로 하는 것이 더 효율적이지 않나요? 이 경우에는 그렇지 않습니다. 여러 사람을 대상으로 하는 상태 회의는 진행 상황에 대한 짧은 메모를 작성하는 것보다 시간이 더 오래 걸립니다. 게다가 회의 참석자들은 특정 회의에 참여하는 모든 사람의 발언에 똑같이 주의를 기울이지 않을 가능성이 높습니다.

또한, 글로 적는 것은 정보를 종합하고 각 항목을 간결하게 전달할 수 있는 훌륭한 기회입니다. 결과적으로 통찰력 있고 오래 기억에 남는 정보를 만들 수 있습니다. 대면 상태 회의에서 비동기식 요약으로 전환하는 데 도움이 되는 앱과 부가 기능이 많이 있습니다. 시도해 보세요. 스탠드업 또는 Carrot를 예로 들 수 있습니다.

캘린더에서 삭제할 수 있는 회의 유형은 상황 논의만이 아닙니다. 특정 회의의 개최 여부가 확실하지 않은 경우, 재미있으면서도 유용한 앱에서 조언을 구할 수 있습니다: 회의여야 하나요?

이제 비즈니스 미팅을 진행해야 하는 타당한 이유를 정했으니 신중하게 계획을 세워야 합니다. 즉흥적으로 "책상 옆을 지나가다 들렀다"는 식의 미팅은 허용되지 않습니다: 데이터 쇼 40%의 사람들이 이를 심각한 방해 요소로 간주하고 있습니다.

회의에 적합한 사람들을 초대하세요

생산적인 회의의 핵심 요소 중 하나는 적절한 사람들을 모으는 것입니다. 회의의 목표에 기여할 가능성이 높은 직원을 초대하세요. 중요한 업데이트를 공유하고 나중에 짧은 Q&A를 구성하려면 프로젝트 팀 회의를 진행하세요. 이 세션에서 경영진의 결정을 내리는 것이 목표라면 의사 결정권자가 실제로 회의에 참석하는지 확인하세요. 그렇지 않으면 효과적인 토론이 되기 어렵습니다.

회의 참가자 수와 관련하여 두 개의 피자 규칙을 접한 적이 있을 것입니다. 제프 베조스가 대중화. 피자 두 판이면 전체 회의 그룹을 먹이기에 충분하다고 명시되어 있습니다. 편리한 규칙이지만, 피자의 크기가 매우 다양하기 때문에 이를 측정 공식으로만 생각하지 마세요. 대신, 초대장을 보내기 전에 참석자 목록을 다시 한 번 생각해 볼 기회로 활용하세요.

여기서 고려해야 할 또 다른 사항은 회의 비용입니다. 때때로 우리는 회의를 조직하여 "일을 진행"함으로써 회사 비용을 절감하고 있다고 생각합니다. 하지만 회의가 길어지고 참여 인원이 많아질수록 비즈니스 비용은 더 커집니다. 다음에 미팅에 누구를 초대할지 결정할 때 다음 사항을 확인해 보세요. 회의 비용 계산기 하버드 비즈니스 리뷰에서 공유했습니다. 결과는 놀랍습니다.

미팅 안건 만들기

회의의 목표와 회의에 참석할 직원 목록을 염두에 두고 실행 계획을 세워야 합니다. 회의 안건을 설계하려면 다음 질문에 답해 보세요:

• 회의는 어떤 모습이어야 하나요?
• 누가 언제 말해야 하나요?
• 목표를 달성하려면 어떤 단계가 필요하나요?
• 어떤 결정을 내려야 하나요?
• 각 안건 항목에 대해 얼마나 많은 시간을 계획해야 하나요?
• 회의는 몇 시에 시작하나요?
• 누가 어떻게 메모를 하나요?

특히 참석 가능 여부가 정해져 있지 않은 사람을 초대하는 경우에는 미팅에 적합한 시간대를 선택하는 것이 어려울 수 있습니다. 먼저 팀의 리소스 캘린더를 살펴보고 미팅에 적합한 날짜를 결정하세요. 세션 시작 시간이 무작위로 정해져서는 안 된다는 점에 유의하세요. 다음과 같이 Doodle의 2019년 미팅 현황 보고서에 따르면 오후 2시 이후에 회의를 하는 것을 선호하는 사람은 121%에 불과합니다. 다음과 같은 도구 캘린더 또는 미팅버드 적절한 회의 시간을 찾을 수 있도록 지원합니다.

팀 미팅 안건은 나중에 이벤트 설명에 추가하는 것이 아니라 초대장과 함께 보내는 것이 가장 이상적이라는 점에 유의하세요. 후자의 경우 일부 참가자가 안건을 놓칠 수 있으며, 그 결과 회의 중에 무엇을 기대해야 할지 모르게 될 수 있습니다. 일정에 자신이 해당 미팅의 리더 및/또는 진행자임을 명확히 표시해야 합니다. 회의의 개별 소유자가 없으면 모든 단계를 성공적으로 완료하기 어렵습니다. 회의에 참석하는 모든 사람이 미리 준비해야 할 사항을 알고 있는지 확인하세요. 그렇지 않으면 토론을 효과적으로 관리하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

효과적인 미팅을 진행하려면 어떻게 해야 하나요?

미팅 진행자는 미팅의 흐름을 책임집니다. 회의 시작 시간과 실행 계획이 준수되고 있는지 여부를 결정합니다. 항상 토론의 주된 목적을 염두에 두세요. 이것이 효과적인 회의의 주요 요소입니다:

• 시간 - 시간을 염두에 두세요. 예를 들어, 회의가 시작될 예정이었지만 참석자 중 한 명이 지각하는 경우, 그 사람 없이 토론을 시작해야 할 수도 있습니다. 물론 외부 상황으로 인해 지연이 발생하는 경우도 있습니다. 하지만 팀에 지각으로 악명이 높고 항상 '너무 바빠서' 참석하지 못하는 사람이 있다면 어떻게 해야 할까요? 회의 시간을 신중하게 선택하고 회의에 소요되는 비용을 평가했을 것입니다. 누군가가 회의에 불참한다고 해서 그 모든 노력을 낭비할 이유가 있을까요?
• 규칙 - 미팅 진행자는 모든 참가자가 따라야 할 가이드라인을 설정할 책임이 있습니다. 회의 참석자의 생산성을 진정으로 높이는 한 가지 방법은 멀티태스킹을 하지 않는 것입니다. 이는 일반적으로 모든 노트북을 종료하고 휴대폰을 치워야 함을 의미합니다. 웹 검색을 하면서 회의에 앉아 있다가 "마지막 부분을 다시 말해 주시겠어요?"라고 말하는 사람보다 더 짜증나는 일이 있을까요? 집중하지 못했어요." 시간과 돈을 낭비하는 끔찍한 일입니다. 게다가 회의실에 있는 모든 사람의 에너지에도 부정적인 영향을 미칩니다.
• 참고 – 거의 모든 회의에서 메모는 필수입니다.. 세션 중에 결정된 사항을 기록할 사람을 지정하거나 직접 기록할 수 있습니다. 또는 모든 참가자에게 이메일 받은 편지함이나 Slack을 검색하는 핑계가 되지 않는 한, 모든 참가자가 무언가를 적도록 권장할 수도 있습니다. 시각적 노트(스케치 노트)를 주요 기법으로 사용하는 것도 고려해 볼 만한 아이디어입니다. 저희의 프로젝트 관리자를 위한 스케치노트 작성 가이드 를 통해 시각적 노트 필기가 누구나 할 수 있는 일이라는 것을 확인하실 수 있습니다(그림 그리는 기술이 없어도 됩니다!). 회의에서 한 명의 필기자를 선정했다면 그 사람의 노트를 다른 참석자들에게 보내세요. 모든 사람이 회의 결과에 대해 동일한 정보를 공유할 수 있어야 합니다. 이에 대한 자세한 내용은 이 글의 마지막 섹션을 참조하세요.

다양한 유형의 회의 참가자를 효과적으로 관리

다양한 유형의 미팅 성격에 대해 설명하는 온라인 리소스를 많이 찾을 수 있습니다(예 이것또는 이또는 그거). 이 기사들은 모두 회의 참석자의 수나 이름에 관해서는 조금씩 다릅니다. 하지만 공통점은 자신의 의견이나 시끄러운 발언, 심지어는 주제에서 벗어난 토론으로 회의를 지배하는 참석자를 만날 가능성이 높다는 것입니다. 반면에 매우 가치 있는 말을 할 수 있지만 이런저런 이유로 조용히 있는 사람들도 있을 것입니다.

다양한 개성을 가진 사람들이 참여하는 생산적인 회의를 진행하는 한 가지 방법은 권력 구조를 없애는 것입니다. 이렇게 하면 모든 참석자가 발언권을 잃을까 걱정할 필요 없이 모든 참석자가 기여할 수 있습니다. 이러한 접근 방식의 좋은 예는 Pixar의 공동 창립자인 Ed Catmull의 사례에서 찾을 수 있습니다. 그는 는 Slack의 CEO와의 인터뷰에서 이에 대해 자세히 설명했습니다.: [회의 중] 크리에이티브 디렉터부터 캣멀 본인까지 그 누구도 피드백을 요청하는 제작팀의 의견을 무시할 수 없습니다. 그 이유는 간단합니다. 그들은 이미 무언가 잘못되었다는 것을 알고 있기 때문입니다. 그들은 판단을 원하지 않고 해결책을 원합니다. 캣멀은 제작팀이 항상 옳은 것은 아니라고 인정합니다. "가끔씩은 정말 재앙이죠."라고 그는 말합니다. "하지만 가끔은 마법이 일어납니다. 여기서 마법이란 자아가 방을 떠난다는 뜻입니다."

회의실의 자존심은 의제를 무시하고 주제에서 벗어난 토론을 시작함으로써 말로 표현될 수도 있습니다. 이러한 행동이 발생하면 회의 리더는 쉽게 당황할 수 있습니다. 그렇기 때문에 이러한 방해에 미리 대비하는 것이 가장 좋습니다. 화이트보드나 종이에 실행 계획에 포함되지 않은 참석자의 아이디어를 적을 수 있는 이른바 아이디어 주차장을 마련할 수 있습니다. 효과적인 회의 진행 라고 말할 수 있다면 훨씬 더 쉬워집니다: "그거 흥미로운 지적이네요, 주차장에 세워두고 이 회의가 끝난 후에 다시 논의해 봅시다."라고 말할 수 있습니다.

회의 후 취해야 할 조치

회의실을 나간다고 해서 효과적인 회의가 끝나는 경우는 거의 없습니다. 대개는 몇 가지 조치를 취해야 합니다. 회의 중에 결정된 사항을 실행해야 할 수도 있습니다. 또는 그룹에서 다른 사람들과 공유해야 할 아이디어 목록이 있을 수도 있습니다.

회의에 참여한 모든 사람과 회의 노트를 공유합니다. 노트에 행동 요령과 다음 단계를 반드시 포함하세요. 완료해야 할 모든 작업에는 소유자를 지정해야 합니다.

미팅이 끝난 후에는 미팅을 평가하고 향후 개선할 수 있는 미팅 관리 요소가 있는지 확인하세요. 이러한 접근 방식은 미팅을 어려움을 덜고 효과적인 비즈니스 도구로 만드는 데 도움이 될 것입니다. 행운을 빕니다!