시간이 지나면서 모든 회사는 휴가 요청을 관리하기 위한 시스템을 구축합니다. 지저분하고 시간이 많이 소요될 수 있지만, 그래도 존재합니다. 문제는 회사가 아무 휴가 신청 정책에나 안주해서는 안 된다는 것입니다. 직원에게는 번거로움이 없고 관리팀에게는 관리하기 쉬운 프로세스가 가장 이상적입니다. 이를 어떻게 달성할 수 있을까요?
오늘은 기업들이 휴가 요청을 처리하는 데 가장 많이 사용하는 세 가지 방법과 그 장단점을 소개해드리겠습니다. 팀의 필요에 가장 적합한 방법을 찾을 수 있기를 바랍니다.
이 글을 통해 무엇을 얻을 수 있을까요?
- 휴가 정책을 정의하는 방법에 대한 제안 사항
- 의 역할 리소스 계획 소프트웨어 추적 기능 사용 시간 제한
- 휴가 관리 소프트웨어로서 Slack의 역할
휴가 요청 정책 정의
먼저 직원의 휴가 요청을 처리하는 데 가장 적합한 도구를 선택하기 전에 회사의 휴가 정책이 명확하고 잘 전달되는지 확인해야 합니다.
다음 세부 사항에 대해 생각해 보세요:
- 직원이 연간 며칠의 휴가를 사용할 수 있나요? 각 휴가 기간에 대한 규칙이 있나요?
- 직원은 휴가 요청을 얼마나 미리 보내야 하나요?
- 요청은 누구에게 보내야 하나요? 인사팀에 있는 사람? 팀장에게 보내면 그 팀장의 결정을 경영진에게 전달할 수 있을까요?
- 중복되는 휴가 요청은 어떻게 처리하나요? 선착순으로 처리하나요, 아니면 올해 이미 사용한 휴가 일수를 기준으로 처리하나요?
이러한 사항을 파악한 후에는 회사의 정책을 문서화하여 모든 직원이 이용할 수 있도록 하세요. 또한 이러한 문서는 팀에 새로 합류하는 사람들이 반드시 읽어야 하는 필수 문서여야 합니다.
이제 정확한 휴가 규칙을 염두에 두었으니 휴가 요청을 처리하는 방법을 생각해 볼 수 있습니다. 아래에서 세 가지 옵션의 장점과 함정을 함께 살펴보세요.
휴가 요청 관리
휴가 관리 소프트웨어 및 직원 휴가 추적기
휴가 관리 도구 는 팀의 출퇴근과 휴가를 추적하는 데 도움이 됩니다. 독립형 휴가 관리 도구도 있지만, 보다 포괄적인 리소스 관리 솔루션의 일부로 제공될 수도 있습니다. 팀덱 는 휴가 관리와 다음을 결합한 도구 중 하나입니다. 리소스 예약 및 시간 추적 기능을 제공합니다. 이 블로그 게시물에서는 스크린샷을 포함하여 앱을 예로 들어 설명하겠습니다.
하지만 휴가 관리 앱의 일반적인 장점은 시중에 나와 있는 여러 도구와 관련이 있다는 점을 명심하세요. 저희는 지난 4년간 이 앱을 개발해왔기 때문에 Teamdeck을 가장 아끼고 사랑합니다. 직접 사용해보고 싶으시다면 크레딧 카드 없이도 무료로 테스트해볼 수 있습니다. [/vc_column_text]
- 직원들에게 매우 편리합니다. 매일 사용하는 앱에 로그인하여 근무 시간을 추적하고 예정된 과제를 확인할 수 있습니다. 휴가를 요청하려면 달력에서 날짜를 선택하고 간단한 휴가 요청 양식을 작성하기만 하면 됩니다. 중요한 것은 직원들이 자신의 휴가 예약 내역을 리소스 캘린더 를 통해 직원들은 자신의 업무를 고려하여 휴가 날짜를 선택할 수 있습니다. 직원들이 향후 몇 주 또는 몇 달 동안 어떤 일이 기다리고 있는지 확실하지 않은 경우, 실수로 부적절한 날짜를 선택할 수 있습니다. Teamdeck과 같은 도구를 사용하면 모든 직원의 업무량과 계획을 더욱 투명하게 파악할 수 있습니다.
- 승인자에게도 편리합니다. 누군가 휴가 요청을 보낼 때마다 해당 담당자에게 앱에서 알림이 전송됩니다. 승인자는 해당 직원의 예약을 확인하기만 하면 됩니다. 프로젝트 일정 충돌 를 클릭하고 '승인' 또는 '거부'를 클릭합니다. 모든 과정이 동일한 앱에서 이루어지므로 프로세스가 빠르고 효율적입니다.
- 회사 정책에 맞게 앱을 조정할 수 있습니다. 휴가 관리 앱에서는 일반적으로 다양한 유형의 휴가를 사용자 지정하고 유급 또는 무급으로 태그를 지정할 수 있습니다. 이러한 구분은 특히 다음과 같은 경우에 유용할 수 있습니다. 직원 급여 계산 리소스 관리 앱의 데이터를 사용합니다. Teamdeck에서는 직원이 요청할 수 있는 휴가 기간(전일, 반일 등)을 지정할 수도 있습니다.
- 휴가 관리 앱을 사용 중인 다른 도구와 통합할 수 있습니다. 모든 신규 직원의 휴가 요청에 대한 알림을 Slack 계정으로 바로 수신하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 강력한 리소스 관리 앱은 기본으로 통합 기능을 제공하거나 자동화된 워크플로를 만들 수 있는 방법을 제공합니다(예 Zapier).
이메일/슬랙 요청
이는 아마도 이 프로세스를 관리하는 가장 기본적인 방법일 것입니다. 여기서는 구두 요청을 고려하지도 않았습니다. 하지만 여전히 많은 팀에서 이메일이 휴가 관련 주요 커뮤니케이션 채널로 사용되고 있습니다.
어떻게 사용하나요? 직원이 이메일이나 Slack을 통해 관리자 또는 전담 HR 담당자에게 휴가 요청을 보냅니다. 수신자는 요청을 분석하고 직원에게 결정 사항을 알려줍니다. 서류상으로는 그럴싸하게 들리지만, 실제로는 그 과정이 이상적이지 않은 경우가 많습니다.
우선, 이메일이나 Slack 요청은 다른 중요한 메시지들 사이에서 쉽게 사라질 수 있습니다. 직원 요청을 추적하기 위해 담당자는 휴가 요청이 할당될 때마다 폴더를 지정하거나 이메일 태그를 지정하는 등 완벽한 조직 시스템을 갖춰야 합니다.
직원이 메시지에 거의 모든 내용을 작성할 수 있다는 사실도 문제가 될 수 있습니다. 직원이 휴가 요청에 제공한 사유에 따라 휴가 결정을 내린다고 가정해 보겠습니다. 하지만 누군가 특정 사유를 추가하는 것을 잊어버리면 어떻게 될까요? 자세한 내용을 묻는 답장을 보내고 결정을 내리기 전까지 기다려야 할 것입니다. 물론 직원이 중요한 정보를 누락할 가능성을 최소화하기 위해 이메일/슬랙 메시지 템플릿을 준비할 수는 있지만, 그렇다고 해서 직원들이 항상 이러한 규칙을 준수한다는 보장은 없습니다.
이메일을 휴가 요청을 전달하는 기본 채널로 사용할 때의 또 다른 단점은 휴가 승인 여부를 결정하는 데 시간이 많이 소요될 수 있다는 점입니다. 승인자는 해당 직원의 캘린더/예약 일정을 확인하거나 프로젝트 관리자에게 연락해야 할 가능성이 높습니다. 그렇지 않으면 예상치 못한 결근으로 인해 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다. 프로젝트 일정 충돌.
회사에서 무제한 휴가 정책을 제공하지 않는 경우, 해당 직원이 휴가 할당량을 초과하지 않았는지 확인해야 합니다. 마지막으로 승인된 휴가를 어딘가에 기록해야 합니다. 팀에서 포괄적인 리소스 계획 도구여러 개의 다른 앱에 로그인해야 하고 결과적으로 직원 한 명의 휴가 요청을 처리하는 데 귀중한 시간을 많이 소비하게 될 수 있습니다.
보시다시피 이메일이나 Slack을 사용하여 휴가 요청을 관리하는 것은 가장 효율적인 방법은 아닙니다. 일부 요청은 누락되어 직원들을 실망시킬 수 있으며, 아무리 체계적으로 관리한다고 해도 전체 프로세스에 많은 시간이 소요될 수 있습니다.
직원 휴가 요청 양식
일부 팀에서는 휴가 관리 프로세스를 체계화하기 위해 휴가 신청 양식을 도입하고 있습니다. 특히 온라인 양식의 경우 이메일보다 양식이 직원들에게 더 효율적으로 관리할 수 있다는 데 동의합니다. 가장 큰 장점은 고용주가 요청을 구체화할 수 있다는 점입니다. 직원은 양식을 작성하기만 하면 됩니다. 즉, 직원이 제출하는 휴가 요청 양식에 필요한 모든 세부 정보가 포함될 가능성이 높습니다. 게다가 휴가 요청 양식을 만드는 데 큰 투자가 필요하지 않습니다. Google Forms와 같은 무료 소프트웨어를 활용하여 이러한 양식을 작성할 수 있습니다.
단점은 없나요? 휴가 요청 양식을 관리하려면 여전히 약간의 수작업이 필요하다는 점을 명심해야 합니다. 양식을 제출하고, 해당 직원이 추가 휴가를 받을 자격이 있는지 확인하고, 결정 사항을 어딘가에 기록해야 합니다. 이메일 요청 작업과 마찬가지로 하나의 요청을 처리하기 전에 여러 도구를 사용해야 할 수도 있습니다.
대체로 휴가 요청 양식은 직원의 휴가 요청을 처리하는 프로세스를 간소화할 수 있지만, 여전히 최적화할 수 있는 부분이 있다는 점을 기억해야 합니다.
단점은 없나요? 직원 휴가 관리 소프트웨어? 아마도 회사에서 가장 큰 고려 사항은 이러한 도구를 사용하기 시작하는 데 필요한 투자 비용일 것입니다. 다행히도 최신 앱은 종종 SaaS 모델을 사용하면 월별 요금을 지불하므로 선불로 많은 비용을 지출할 필요가 없습니다.
예를 들어 팀덱의 경우 직원당 월 $3.99달러의 비용이 듭니다. 이 가격은 다음을 포함한 모든 기능에 대한 가격이라는 점을 고려하세요. 작업표, an 온라인 캘린더 플래너및 강력한 보고서를 도입하면 곧 투자 수익을 볼 수 있을 것입니다. 결국 직원들은 더 효율적으로 일할 수 있고 불필요한 번거로움을 피할 수 있습니다.
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하지만 여전히 궁금한 점이 있다면 직원 관리 소프트웨어 - 블로그의 글을 읽어보세요.
다음에 도움이 되는 도구를 찾고 계신가요? 직원들의 휴가 요청은 어떻게 처리하나요?
