소규모 기업을 위한 지식 관리 모범 사례

지식 관리는 80년대 후반에 이 용어가 처음 등장한 이래로 대규모 조직 및 복잡한 기업 구조와 연관되어 왔습니다. 대기업은 예산이 많고 요구 사항이 많기 때문에 지식 관리 프로세스를 지원하기 위한 도구는 상당히 비싸고 광범위한 경우가 많습니다.

하지만 소규모 기업도 지식 관리의 혜택을 누릴 수 있습니다. 소규모 기업은 지식 공유가 제대로 이루어지지 않거나 정보가 사일로화되어 있거나 같은 실수를 여러 번 반복함으로써 많은 비용을 잃고 있습니다. 이 글에서는 대기업이 아닌 환경에서 지식 관리의 모범 사례를 구현하는 방법을 세분화하여 설명합니다.

지식 관리란 무엇인가요?

비즈니스 사전 는 지식 관리를 다음과 같이 정의합니다:

조직의 지적 자산을 식별, 수집, 구조화, 가치화, 활용 및 공유하여 조직의 성과와 경쟁력을 강화하기 위한 전략 및 프로세스입니다. 이는 (1) 개인의 명시적 및 암묵적 지식의 수집 및 문서화, (2) 조직 내 전파라는 두 가지 중요한 활동을 기반으로 합니다.

이 정의에 따르면 최적의 지식 관리 프로세스는 다음을 기반으로 합니다:

• 지식 문서화(명시적 및 암묵적)
• 다른 팀원들과 지식을 공유합니다.

이 글의 다음 부분에서는 이 두 단계를 염두에 두겠습니다. 지식 관리에 대한 몇 가지 실행 가능한 팁을 살펴보기 전에 먼저 지식 관리를 도입해야 하는 이유를 다시 한 번 강조해 보겠습니다.

소규모 비즈니스에서 지식 관리의 이점

본질적으로 지식 관리는 직원들이 올바른 의사 결정을 내릴 수 있도록 하는 것입니다. 이는 회사의 규모에 관계없이 매우 보편적인 요구입니다. 프로세스를 표준화하면 업무가 더 빨리 처리되고 품질이 향상되는 등 기업의 생산성을 높일 수 있습니다.

지식 수집과 공유에 초점을 맞추는 것은 특정 분야의 진정한 전문가를 발굴하고 축하할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다. 이러한 접근 방식은 해당 전문가들의 업무 몰입도와 만족도를 높일 수 있습니다. 동시에 나머지 팀원들도 귀중한 지식을 습득할 수 있습니다. 회사 입장에서는 서로 윈윈하는 상황입니다. 

지식 관리를 조기에 도입하면 회사를 더 쉽게 확장할 수 있습니다. 팀이 성장함에 따라 집단 지식을 최대한 활용할 수 있는 프로세스가 이미 마련되어 있습니다. 이러한 이점은 프로젝트 기반 조직(크리에이티브 에이전시, 소프트웨어 컨설팅 회사)이나 자체 제품을 개발하는 회사 모두에게 영향을 미칩니다. 

중소기업을 위한 지식 관리 모범 사례

반드시 본격적인 프로세스나 전용 소프트웨어로 시작할 필요는 없습니다. 모든 사람의 전문 지식을 문서화하고 공유하도록 장려하면 효과적인 지식 관리가 회사 문화의 일부가 될 수 있습니다. 다음은 소프트웨어 예산에 대한 걱정 없이 시도해 볼 수 있는 몇 가지 아이디어입니다: 

프로젝트 투명성 지원

프로젝트 투명성 프로젝트 팀 내 정보 가시성이 필요합니다. 명확하고 잘 문서화된 프로젝트 요구사항부터 정기적인 피드백 세션까지 다양한 아이디어를 구현할 수 있습니다. 같은 프로젝트를 진행하는 사람들 간의 열린 소통과 지식 공유를 장려하면 팀의 효율성에 영향을 미칠 뿐만 아니라 회사 전체의 정책에도 토대를 마련할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 연구에 따르면 투명성이 직원들에게 널리 인정받고 있습니다.

지식창고 구축하기

지식창고나 인트라넷 구축은 대규모 조직에 꼭 필요한 것처럼 보일 수 있습니다. 하지만 실제로는 회사가 문서와 정보를 저장하는 초기 시스템(예: Google 문서나 Dropbox)을 쉽게 능가할 수 있습니다. 포괄적인 지식 기반 는 특히 유용할 것입니다:

• 여러 사무실 보유
• 신입 직원을 자주 환영하세요
• 원격 팀원 보유
• 동적으로 성장 
• 커뮤니케이션 또는 직원 참여와 관련된 몇 가지 문제 발견

Teamdeck에서는 Atlassian의 Confluence 에 팀원들에게 중요한 지식을 저장합니다. 또한 서면 정책을 게시하고 회사 업데이트를 공유하는 곳이기도 합니다. 신입 직원을 온보딩하거나 팀의 과거 경험을 바탕으로 최적의 업무 수행 방법을 찾으려 할 때 유용합니다. 

'배운 교훈'을 기록하는 습관 들이기

과거의 경험에 대해 말하자면, 교훈을 종합적으로 배우기 위해서는 교훈을 얻을 수 있는 사례가 있어야 합니다. 포스트모템 세션, 사후 조치 보고서 또는 회고 회의를 문서화하는 것이 좋습니다. 문서화하려는 프로젝트가 실패로 끝났기 때문에 다소 부끄럽더라도 훌륭한 학습의 기회가 될 수 있습니다. 이러한 '교훈'을 통해 다른 직원들은 문제의 원인을 이해하고 향후 실수를 방지할 수 있습니다. 팀원들에게 이 과정이 손가락질이나 자랑을 위한 것이 아니라는 점을 강조하세요. 과거의 실수나 성공으로부터 배우는 과정이라는 점을 강조하세요. 

다음을 살펴보세요. 이 사후 텍스트 악명 높은 데이터베이스 중단 사고 이후에 작성된 Gitlab의 글입니다. 이 글을 읽은 수백 명의 개발자가 비슷한 실수를 반복하지 않을 것이라고 확신합니다. 모든 교훈을 공개해야 한다는 것은 아닙니다. 기밀 유지 계약으로 인해 공개할 수 없는 경우도 있습니다. 그러나 특히 외부 사용자가 특정 사건으로 인해 영향을 받은 경우에는 충분히 고려할 수 있는 사항입니다.

직원들이 지식을 공유하도록 장려하세요.

이 글의 첫 번째 부분에서 언급했듯이, 운영의 특정 측면에 대해 많은 지식을 가진 전문가를 파악해야 합니다. 전문가를 파악한 후에는 이들이 자신의 지식을 공유하도록 장려해야 합니다. 이는 특정 주제에 대한 팀 회의, 블로그, 멘토링 프로그램 등 다양한 방법을 통해 이루어질 수 있습니다. 

다음 사항에도 주의를 기울여야 합니다. 명시적 지식 (이미 성문화되어 있거나 표현하기 쉬운) 지식뿐만 아니라 암묵적 지식에 대해서도 마찬가지입니다. 후자는 직원의 노하우, 즉 고유한 통찰력, 직관 또는 쉽게 말로 표현할 수 없는 기술을 기반으로 합니다. 미적 감각, 혁신적인 아이디어를 떠올리는 능력, 자전거 타기 등을 생각해 보세요. 

암묵적 지식은 일반적으로 매우 가치가 있지만 공유하기가 어렵습니다. 실제로 같은 팀에서 일할 필요는 없지만 '실제' 환경에서 다른 팀원들과 전문가를 짝을 이룰 수 있는 방법을 생각해 보세요. 예를 들어 해커톤을 조직하는 것은 직원들이 서로 협업할 수 있는 좋은 기회가 될 수 있습니다. 함께 작업하면서 암묵적인 통찰력을 확인하고 이를 통해 배울 수 있습니다. 

지식 관리 우선 순위 지정

회사에 지식 관리를 성공적으로 도입하기 위해 해야 할 일이 한 가지 더 있습니다: 이것이 진정한 우선 순위임을 보여줍니다.. 팀원들이 단순히 '실제 업무'에 집중하는 것이 더 낫다고 생각하여 지식을 문서화하지 않는 경우도 있을 수 있습니다. 또한 시간이 바빠지면 지식 공유 이니셔티브는 쉽게 포기될 수 있습니다. 회사 리더의 역할은 사람들이 중요한 인사이트를 보존하는 것의 가치를 인식하도록 하는 것입니다. 자신의 전문 지식을 문서화하고 공유하는 것은 나중에 생각해야 할 일이 아니라 업무의 일부가 되어야 합니다. 그래야만 진정한 지식 중심 접근 방식을 채택하고 지식 관리의 이점을 충분히 누릴 수 있습니다.