프로젝트 관리의 리소스 용량 계획
프로젝트 관리자의 궁극적인 목표는 무엇인가요? 프로젝트를 성공적으로 완수하는 것입니다. 최근 펄스 오브 더 프로페션 설문조사에 따르면, 프로젝트가 완료되는 비율은 60% 미만이라고 합니다.
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 계획하고 관리할 수 있습니다. 리소스 할당 특히 회사에서 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 하는 경우 더욱 효과적이고 효율적으로 사용할 수 있습니다.
종종 리소스 관리 도구리소스 캘린더는 프로젝트를 계획하고, 예약을 할당하고, 팀을 관리할 때 자주 사용하는 도구입니다. 다음은 리소스 캘린더의 필수 기능과 프로젝트 관리자로서 일상 업무에서 이러한 캘린더를 사용해야 하는 이유를 한눈에 살펴볼 수 있는 리소스 캘린더 분석입니다.
이 글을 통해 무엇을 얻을 수 있을까요?
프로젝트 관리 캘린더로 문제를 해결하는 방법
의 영향 리소스 계획 소프트웨어 프로젝트 관리
리소스 캘린더의 의미와 역할
프로젝트 관리에서 리소스 캘린더의 주요 이점
프로젝트 관리 문제 해결: 프로젝트 관리 캘린더는 계획과 리소스 할당에 대한 체계적인 접근 방식을 제공함으로써 수많은 문제를 해결합니다. 캘린더는 팀 노력의 동기화를 촉진하여 리소스를 최적으로 활용하고 프로젝트 마일스톤을 적시에 달성할 수 있도록 보장합니다.
종합적인 리소스 개요: 리소스 캘린더는 직원 가용성, 용량, 업무량, 사용률 등 리소스 할당에 대한 전체적인 뷰를 제공합니다. 이러한 투명성은 리소스의 과도한 활용이나 활용률 저하를 방지하여 팀 전체에서 균형 잡힌 업무량을 유지하는 데 도움이 됩니다.
다른 도구와 통합: 최신 리소스 캘린더는 리소스 관리 소프트웨어 및 기타 프로젝트 관리 및 시간 추적 도구와 원활하게 통합되어 프로젝트의 모든 측면을 관리할 수 있는 통합 플랫폼을 만들어 줍니다. 이러한 통합으로 수동 데이터 입력의 필요성이 줄어들고 실시간 업데이트가 가능해져 효율성이 향상됩니다.
리소스 캘린더란 무엇인가요?
리소스 캘린더(프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더라고도 함)는 프로젝트의 수명 주기 동안 진행되었거나 진행 예정인 수많은 작업, 발생 및 날짜를 모니터링합니다. 리소스 캘린더를 만드는 것은 프로젝트 시작부터 계획과 리소스 할당에 도움이 되므로 효과적인 프로젝트 관리를 위해 필수적입니다. 리소스 캘린더는 최소한 개별 직원의 가용성, 용량, 업무량, 활용도를 관찰합니다.(팀덱) 용어 그대로 리소스 캘린더는 직원과 장비를 포함한 리소스를 제어, 조정, 모니터링하기 위한 달력입니다. 프로젝트 관리자는 전체 팀과 모든 프로젝트를 완전히 투명하게 볼 수 있으므로 다음과 같은 기업에서 유용하게 사용할 수 있습니다. 비즈니스 확장.
좀 더 엄밀히 말하면 리소스(직원)가 어떻게 활용되고 있는지, 특정 기술을 가진 리소스를 사용할 수 있는지, 개별 프로젝트에 걸리는 시간은 얼마나 되는지, 특정 프로젝트의 비용은 얼마나 되는지에 대한 개요입니다. 프로젝트 캘린더와 리소스 캘린더는 프로젝트 일정과 리소스 가용성을 관리하는 데 있어 각기 다른 역할을 합니다. 프로젝트 캘린더는 진행 상황과 마감일을 추적하는 반면, 리소스 캘린더는 리소스 할당과 가용성에 중점을 둡니다. 또한 과잉 활용 또는 활용도 저하와 같은 워크로드 관리 문제를 방지하는 데에도 도움이 됩니다. 리소스 캘린더는 근무 시간과 휴무일을 포함한 인적 자원과 비인적 자원의 가용성을 모두 표시하여 효율적인 프로젝트 계획을 보장합니다.
프로젝트 관리자가 리소스 캘린더에서 찾고 있는 기능은 무엇인가요?
근무 가능 시간/휴가 관리 기능 - 직원을 예약할 수 있는 기간
이해하기 쉬운 맞춤형 보고서
계획된 작업 - 직원이 프로젝트에 배정된 시간입니다. 이상적으로는 한 사람의 전체 예약이 가용 시간을 초과하지 않아야 합니다.
작업표 그리고 직원 시간 추적 - 직원이 주어진 과제/프로젝트에서 작업한 시간입니다. 이상적으로는 시간 입력이 예약을 초과하지 않아야 합니다.
직원 활용도 분석 기능
워크로드 관리 및 최적화
프로젝트 예산 책정
프로젝트 제어 및 계획
통합의 기능
고급 사용자 지정
팀원들의 예약, 근무 시간표, 휴가 개요
휴가 - 직원의 휴가, 병가 및 기타 유형의 부재는 직원의 여러 캘린더에 포함되어 있어야 특정 팀원이 부재 중일 때를 쉽게 파악할 수 있습니다.
공휴일 - 휴가와 마찬가지로 공휴일도 리소스 캘린더에 리소스를 사용할 수 없는 시간으로 표시해야 하므로 프로젝트를 계획할 때 공휴일을 포함할 수 없습니다.
[팀덱 - 리소스 및 프로젝트 관리 캘린더의 화면]
프로젝트 관리에서 리소스 캘린더의 역할
리소스 캘린더는 여러 가지 장점을 제공하여 복잡한 프로젝트를 관리하는 데 중추적인 역할을 합니다:
상위 레벨 리소스 개요: 인적 자원 가용성에 대한 스냅샷을 제공하여 프로젝트 관리자가 효과적으로 계획을 세우고 필요한 곳에 리소스를 할당할 수 있도록 도와줍니다.
생산 파이프라인에 대한 이해도 향상: 관리자는 프로젝트 타임라인과 프로젝트 리소스를 시각화함으로써 회사의 생산 능력을 더 잘 이해하고 그에 따라 계획을 세울 수 있습니다.
최적화된 워크로드 관리: 관리자는 예약 및 시간 입력을 추적하여 업무의 과활용 또는 과소활용 문제를 신속하게 파악하고 해결함으로써 업무의 균형 잡힌 분배를 보장할 수 있습니다.
리소스 캘린더는 복잡한 프로젝트에 어떤 이점이 있나요?
프로젝트 관리자는 다음과 같이 다양한 방법으로 리소스 캘린더를 사용하여 이점을 얻을 수 있습니다:
리소스 가용성에 대한 높은 수준의 개요를 제공합니다,
회사의 생산 파이프라인을 더 잘 이해할 수 있습니다,
리소스를 더 신중하게 계획할 수 있습니다,
활용률이 낮거나 높을 경우 팀의 업무량을 조정할 수 있습니다.
여러 프로젝트를 처리할 때는 리소스를 효과적으로 관리하여 작업량의 균형을 맞추고 팀원에게 과중한 업무 부담을 주지 않는 것이 중요합니다.
리소스 캘린더를 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다. 팀 작업 계획 세우기 더 효율적으로 관리할 수 있습니다. 직원의 근무 가능 시간, 휴가 계획, 공휴일 등을 고려하면 프로젝트를 완료하는 데 필요한 인력이 너무 부족할 위험을 줄일 수 있습니다.
마찬가지로 리소스 캘린더를 사용하여 현재 다른 프로젝트에 예약되어 있는 필요한 직원을 파악할 수 있습니다. 해당 직원이 얼마나 오래 사용할 수 없는지 알면 프로젝트 일정을 조정하거나 서로에게 필요한 리소스에 대해 다른 PM과 협상할 수 있습니다.
리소스 캘린더의 또 다른 장점은 직원들의 업무량을 명확하게 파악할 수 있다는 점입니다. 예약 또는 시간 입력을 모니터링하여 할 일이 너무 많거나 적은 팀원을 빠르게 파악할 수 있으므로 그에 따라 예약을 조정할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 팀은 일정과 잠재적인 문제에 대한 정보를 지속적으로 파악하여 궁극적으로 더 나은 업무 배분과 팀 사기 유지를 지원합니다.
리소스 캘린더, 시간 추적, 작업표, 프로젝트 계획, 워크로드 관리가 한곳에서 이루어지나요?
소개를 시작하겠습니다. 팀데크는 SaaS 리소스 관리 넷플릭스, 우버, 유니버설과 협력하는 소프트웨어 회사에서 개발한 솔루션입니다. 이전에는 이 소프트웨어가 자체적인 용도로만 사용되었지만 수십 개월이 지난 후 상용화된 제품이 되었습니다. 이렇게 해서 이 리소스 캘린더가 거대한 프로젝트 관리 소프트웨어 시장의 일부가 된 것입니다.
Teamdeck을 사용하면 사용자가 직접 리소스 캘린더를 만들어 리소스 관리를 개선할 수 있어 초과 예약을 방지하고 팀 워크로드에 대한 가시성을 높일 수 있습니다.
전체 프로젝트 기간 동안 각 프로젝트 관리자와 팀원에게 다음과 같은 도움을 줍니다. 리소스 계획성능을 관리하고 측정할 수 있습니다.
팀덱을 통해 직원의 워크로드에 액세스할 수 있습니다. 간단한 리소스 스케줄러. 팀덱에서 사용할 수 있는 정보에는 예약, 근무 시간표, 예약 가능 여부, 휴가 등이 있습니다.
또한 워크로드 모니터링에 도움이 될 수 있는 두 가지 세부 정보를 추가했습니다:
예약 대 가용성
작업표와 가용성 비교
막대에는 직원의 예약 또는 작업표 사용 가능 인원과 비교합니다. 팀원의 활용도가 부족하거나 과도하게 활용되고 있는지 빠르고 쉽게 확인할 수 있어 조치를 취하기가 더 쉬워집니다.
리소스 캘린더 기능에 대한 자세한 개요
가용성 및 휴가 관리
리소스 캘린더의 기본 기능 중 하나는 직원의 근무 가능 여부를 추적하고 휴가를 관리하는 기능입니다. 이 기능은 프로젝트 관리자가 특정 시간에 프로젝트에 작업할 수 있는 직원을 정확하게 파악하는 데 매우 중요합니다.
반면, 프로젝트 캘린더는 작업의 근무일, 교대 근무, 마감일을 식별하는 데 사용되어 프로젝트 타임라인에 대한 보다 정적인 개요를 제공합니다.
달력에는 다음이 포함되어야 합니다:
계획된 휴가: 일정 충돌을 피하려면 직원들의 예정된 휴가를 고려해야 합니다.
병가: 질병으로 인한 계획되지 않은 결근은 즉시 추적하고 관리해야 합니다.
공휴일: 공휴일은 프로젝트 일정을 계획할 때 고려할 수 있도록 표시해야 합니다.
프로젝트 관리자는 이러한 요소를 자세히 파악함으로써 직원 초과 예약을 방지하고 프로젝트에 적절한 인력이 배치되도록 할 수 있습니다.
사용자 지정 가능한 보고서
사용자 지정 가능한 보고서는 리소스 캘린더의 또 다른 필수 기능입니다. 이러한 보고서는 다음과 같은 리소스 관리의 다양한 측면에 대한 인사이트를 제공합니다:
리소스 할당: 여러 프로젝트에 리소스가 어떻게 배포되는지 이해합니다.
프로젝트 진행 상황: 진행 중인 프로젝트의 상태를 추적하고 잠재적인 지연을 파악합니다.
팀 성과: 개별 팀원 및 팀 전체의 성과를 분석합니다.
이러한 보고서는 프로젝트 관리자의 특정 요구 사항을 충족하도록 맞춤화할 수 있으며, 의사 결정에 도움이 되는 유연성과 상세한 인사이트를 제공합니다.
계획된 작업 스케줄링
계획된 업무 일정은 각 직원의 업무량을 관리할 수 있고 가용성을 초과하지 않도록 보장합니다. 이 기능이 도움이 됩니다:
균형 잡힌 워크로드 분산: 직원 한 명에게 과도한 업무 부담을 주지 않음으로써 번아웃을 방지합니다.
효율적인 리소스 활용: 모든 팀원이 적절하게 활용되고 유휴 리소스가 남지 않도록 합니다.
높은 생산성 수준을 유지하고 프로젝트를 효율적으로 완료하려면 효과적인 일정 관리가 필수적입니다.
출퇴근 기록표 및 시간 추적
정확한 시간 추적은 직원들이 다양한 업무에 얼마나 많은 시간을 소비하는지 파악하는 데 필수적입니다. 이 기능에는 다음이 포함됩니다:
작업표: 직원들은 특정 프로젝트에서 근무한 시간을 기록하여 소요 시간을 상세하게 확인할 수 있습니다.
시간 추적: 업무 시간을 실시간으로 추적하여 생산성을 모니터링하고 정확한 시간 입력을 보장합니다.
프로젝트 관리자는 작업표와 계획된 예약을 비교하여 불일치를 파악하고 필요한 조정을 통해 효율성을 개선할 수 있습니다.
직원 활용도 분석
직원 활용도 분석은 프로젝트 관리자가 팀원들이 얼마나 효과적으로 활용되고 있는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
사용률: 직원이 청구 가능한 작업과 청구할 수 없는 활동에 소비한 시간의 비율을 계산합니다.
용량 계획: 각 팀원에게 최적의 업무량을 결정하여 번아웃 없이 생산성을 극대화할 수 있습니다.
이 분석은 리소스 할당 및 프로젝트 계획에 대한 정보에 입각한 결정을 내리는 데 매우 중요합니다.
프로젝트 예산 및 제어
효과적인 프로젝트 관리를 위해서는 신중한 예산 책정과 비용 관리가 필요합니다. 리소스 캘린더가 이를 지원합니다:
비용 추정: 리소스 할당 및 소요 시간을 기반으로 정확한 프로젝트 비용 추정치를 제공합니다.
예산 추적: 예산 대비 실제 지출을 모니터링하여 프로젝트가 재정적으로 순조롭게 진행되도록 합니다.
재무 보고: 자세한 재무 보고서를 생성하여 이해 관계자에게 프로젝트 비용과 수익성에 대한 인사이트를 제공합니다.
이러한 기능은 프로젝트 관리자가 재정 규율을 유지하고 프로젝트의 수익성을 보장하는 데 도움이 됩니다.
고급 사용자 지정
고급 사용자 지정 옵션을 사용하면 리소스 캘린더를 조직의 다양한 요구 사항에 맞게 조정할 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
사용자 지정 보기: 특정 팀, 역할 또는 프로젝트를 강조하는 맞춤형 캘린더 보기를 만들 수 있습니다.
필터 옵션: 캘린더를 필터링하여 특정 스킬 세트의 사용 가능 여부와 같은 관련 정보를 표시합니다.
개인 설정: 개인별 기본 설정 및 워크플로 요구 사항에 맞게 캘린더 설정을 조정합니다.
사용자 지정은 리소스 캘린더의 사용성을 향상시켜 다양한 프로젝트 관리 시나리오에 맞는 다용도 도구로 만들어 줍니다.
리소스 캘린더의 전략적 중요성
리소스 캘린더는 리소스 관리를 위한 중앙 집중식 플랫폼을 제공함으로써 프로젝트 관리에서 전략적인 역할을 합니다. 이러한 전략적 중요성은 몇 가지 주요 영역에서 분명하게 드러납니다:
리소스 가시성 향상
리소스 캘린더는 리소스 가용성 및 할당에 대한 개략적인 개요를 제공합니다. 이러한 가시성은 매우 중요합니다:
사전 계획: 프로젝트 관리자가 미리 계획을 세우고 리소스를 효과적으로 할당할 수 있도록 지원합니다. 팀 리더는 정확한 리소스 캘린더를 유지하고 효과적인 리소스 할당을 보장하는 데 중요한 역할을 합니다.
갈등 해결: 프로젝트 일정에 영향을 미치기 전에 일정 충돌을 식별하고 해결합니다.
리소스 최적화: 사용 가능한 모든 리소스가 효율적으로 활용되어 생산성을 극대화할 수 있도록 합니다.
향상된 협업
중앙 집중식 리소스 캘린더는 팀원 및 부서 간의 협업을 촉진합니다. 다음과 같은 이점이 있습니다:
공동의 노력: 여러 팀에서 작업 및 활동의 조정을 용이하게 합니다.
투명한 커뮤니케이션: 누가 어떤 작업을 하고 있는지 명확하게 파악하여 커뮤니케이션을 강화하고 오해를 줄일 수 있습니다.
공유 목표: 모든 팀원이 프로젝트의 목표와 일정에 맞춰 일하고 있는지 확인합니다.
확장성 및 성장
리소스 캘린더는 증가하는 복잡성을 관리할 수 있는 도구를 제공하여 조직의 확장성을 지원합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
확장 가능한 리소스 관리: 조직이 확장되고 더 많은 프로젝트를 수행함에 따라 증가하는 요구사항에 적응합니다.
효율적인 온보딩: 팀 일정과 업무 가능 여부에 대한 명확한 가시성을 제공하여 신입 직원의 온보딩 프로세스를 간소화합니다.
적응력: 변화하는 프로젝트 요구 사항과 리소스 가용성에 따라 실시간으로 조정합니다.
위험 관리
효과적인 리소스 관리는 프로젝트 관리에서 리스크 관리의 중요한 구성 요소입니다. 리소스 캘린더는 다음과 같이 기여합니다:
위험 식별: 초과 예약 또는 기술 부족과 같은 잠재적인 리소스 관련 위험을 강조합니다.
위험 완화: 리소스를 재할당하거나 프로젝트 일정을 조정하는 등 이러한 위험을 완화하기 위한 전략을 실행합니다.
비상 계획: 예상치 못한 리소스 문제를 해결하기 위한 비상 계획을 수립합니다.
Teamdeck의 프로젝트 계획 캘린더의 가용성 표시줄
Teamdeck을 더 편리하게 사용하려면 보고 싶은 행을 선택하여 보기를 사용자 지정할 수 있습니다.
또한 보기를 필터링하여 프론트엔드 개발자나 디자이너만 표시하는 등 지정된 직원 목록만 표시할 수도 있습니다. 자신만의 보기를 만들 수 있으므로 여러 팀의 개요를 빠르게 파악할 수 있습니다.
리소스 캘린더 사용 모범 사례
리소스 캘린더의 이점을 극대화하려면 프로젝트 관리자는 리소스 관리의 모범 사례를 따라야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:
정기 업데이트
자주 사용하는 리뷰: 프로젝트 일정, 리소스 가용성, 팀 배정 등의 변경 사항을 반영하기 위해 캘린더를 정기적으로 검토하고 업데이트합니다. 리소스 캘린더를 정기적으로 업데이트하는 것은 프로젝트 계획 단계에서 정확한 일정과 리소스 할당을 위해 필수적입니다.
실시간 조정: 새로운 정보가 입수되는 대로 캘린더를 실시간으로 조정하여 정확하고 신뢰할 수 있는 계획 도구로 유지합니다.
종합 교육
직원 교육: 직원들에게 리소스 캘린더를 효과적으로 사용하는 방법에 대한 포괄적인 교육을 제공하여 모든 직원이 같은 정보를 공유할 수 있도록 합니다.
지속적인 지원: 직원들이 도구를 탐색하고 발생하는 문제를 해결하는 데 도움이 되는 지속적인 지원과 리소스를 제공합니다.
명확한 커뮤니케이션
투명한 정책: 리소스 캘린더 사용 방법에 대한 명확한 정책과 절차를 수립하여 일관성과 책임성을 보장합니다.
대화 열기: 도구의 효율성을 개선하기 위한 우려 사항이나 제안을 해결하기 위해 팀원 간의 열린 대화를 장려합니다.
데이터 기반 의사 결정
인사이트 활용하기: 리소스 캘린더에서 제공하는 인사이트를 활용하여 리소스 할당, 프로젝트 계획 및 워크로드 관리에 대한 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
지속적인 개선: 데이터를 사용하여 개선이 필요한 영역을 파악하고 전반적인 프로젝트 관리 프로세스를 개선하기 위한 전략을 구현합니다.
결론
결론적으로 리소스 캘린더는 최신 프로젝트 관리에 없어서는 안 될 도구입니다. 리소스 캘린더는 리소스 관리, 작업 예약, 워크로드 최적화를 위한 종합적인 솔루션을 제공합니다. 리소스 캘린더는 리소스 가용성과 활용도에 대한 명확한 가시성을 제공함으로써 효율성, 협업, 의사결정을 향상시킵니다. Teamdeck과 같은 도구는 복잡한 프로젝트의 성공적인 실행을 지원하는 강력한 플랫폼을 제공함으로써 고급 리소스 계획 소프트웨어의 이점을 잘 보여줍니다. 프로젝트 관리자는 모범 사례를 따르고 리소스 캘린더의 잠재력을 최대한 활용함으로써 프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 제공하는 능력을 크게 향상시켜 궁극적으로 조직의 성장과 성공에 기여할 수 있습니다.
