리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
우수한 리소스 예약 소프트웨어 일정 관리 기법을 살펴보는 것이 좋습니다. 일정 관리 기술은 프로젝트 타임라인, 범위 및 리소스를 조정하는 데 도움이 됩니다. 일정은 지정된 기간에 맞아야 하며, 적절한 기술을 갖춘 가용 리소스를 사용해야 합니다.
이 글을 통해 무엇을 얻을 수 있을까요?
프로젝트 관리에서 프로젝트 일정의 역할과 중요성을 명확히 정의합니다.
다양한 프로젝트 일정 관리 기법 살펴보기
이러한 일정 관리 기법을 사용하여 프로젝트 일정 문제를 해결하는 방법
프로젝트 계획의 역할과 리소스 관리 소프트웨어 프로젝트 관리
많은 사람들이 알고 있듯이 프로젝트 일정 관리 프로젝트 스케줄링 기법은 같은 계열에 속합니다. 두 분야 모두 일반적으로 예상된 시간에 프로젝트 또는 그 일부를 납품하는 것이 두 분야가 등장한 근본적인 동기입니다.
많은 불확실성과 변수, 리소스 가용성 또는 프로젝트 범위가 변경될 수 있는 가능성을 고려할 때 지속 가능한 일정을 만들기는 어렵습니다. 그리고 결국 책임을 져야 할 사람은 바로 여러분입니다. 복잡한 IT 프로젝트에 적용할 수 있는 일정 관리 기법을 언제 어떻게 사용해야 신뢰할 수 있는 일정을 준비할 수 있는지 알아보세요.
프로젝트 스케줄링 기법이란 무엇인가요?
용어
프로젝트 일정은 주어진 기한 내에 완료해야 하는 순차적인 활동과 마일스톤으로 구성된 프로젝트의 시간표를 만드는 프로세스입니다. 프로젝트 일정은 다음 요소를 기반으로 만들어집니다:
프로젝트 요구 사항
프로젝트 목표 및 결과물
작업 및 해당 종속성
프로젝트 타임라인
팀 기술 및 역량
예산
위험 분석
프로젝트 스케줄링 기법은 간단히 말해 근무 일정. 프로젝트 일정에는 많은 구성 요소가 있으므로 시간 부족, 인력 부족, 기술 부족 등 프로젝트의 기대치나 어려움에 따라 다른 접근 방식이 필요합니다.
프로젝트 일정 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
일정은 프로젝트의 시간표로, 주어진 기한 내에 완료해야 하는 순차적인 활동과 마일스톤으로 구성되어 있습니다.
프로젝트 계획 세우기 어떤 순서로 전달해야 하는지 정확히 알고 있습니다. 프로젝트 리소스 할당 를 통해 적합한 직원을 찾고 배정할 수 있습니다. An 인스타그램 프로모션 는 더 많은 잠재 고객에게 도달하고 잠재 고객과 소통하며 브랜드 인지도를 높일 수 있는 효과적인 방법이 될 수 있습니다. 그리고 일정은 이 모든 일이 언제 이루어져야 하는지 정확하게 알려줍니다.
실행 단계를 통해 프로젝트 팀을 안내하고 전체 프로젝트 팀의 협업을 촉진하는 것은 일정을 유지하는 데 매우 중요합니다. 올바른 일정 관리 기법을 사용하면 프로젝트가 늦어지거나 범위가 변경되는 경우 일부 활동과 작업을 조정할 수도 있습니다.
프로젝트 스케줄링 기법
1. 수학적 분석 - 프로젝트 스케줄링 기법의 첫 번째 그룹
프로젝트 관리자가 사용하는 처음 두 가지 기법은 중요 경로 방법(CPM)과 프로그램 평가 및 검토 기법(PERT)입니다. 둘 다 수학적 논리를 기반으로 합니다. 이러한 방법을 사용하여 알려진 프로젝트 범위를 기반으로 가정된 시작일과 종료일을 계산할 수 있습니다.
1.1. 임계 경로 방법
먼저 CPM을 살펴봅시다. 중요 경로를 프로젝트의 트리 다이어그램이라고 생각하세요. 중요 경로 방법을 사용하면 프로젝트의 가능한 가장 긴 타임라인과 가장 짧은 타임라인을 파악할 수 있습니다. 또한 CPM을 사용하면 중요한 작업과 부유할 수 있는 작업을 표시할 수 있습니다. 후자의 납기 변경은 일정에 영향을 미치지 않습니다.
CPM을 사용하려면 프로젝트의 범위를 파악하고 완료에 필요한 모든 작업을 나열해야 합니다. 그런 다음 각 작업에 소요되는 시간을 예상하세요. 그 다음에는 작업 간의 모든 종속성을 기록해야 합니다. 이렇게 하면 어떤 작업을 개별적으로 수행할 수 있는지, 어떤 작업을 완료하려면 이전 작업이 필요한지 알 수 있습니다. 마지막으로 프로젝트에 마일스톤과 결과물을 추가합니다.
프로젝트의 중요 경로는 모든 종속성과 결과물을 알고 있을 때 프로젝트 흐름을 시각화하고 기간을 계산하는 데 도움이 됩니다. 중요 경로는 프로젝트의 성공에 필수적인 작업 그룹으로 정의되며 순차적인 순서로 배치됩니다. 이 기법은 프로젝트에 불확실성이 많은 경우 유용하지 않을 수 있습니다.
1.2. 프로그램 평가 및 검토 기법(PERT)
중요 경로와 마찬가지로 PERT는 프로젝트에서 프로젝트 작업의 흐름을 시각화하고 가정된 기간을 기준으로 타임라인을 추정하는 방법입니다. 이 기법은 또한 작업 간의 종속성을 보여줍니다.
PERT를 사용하여 프로젝트 일정을 잡으려면 CPM과 마찬가지로 프로젝트의 마일스톤에 따라 작업과 작업 순서를 먼저 정의해야 합니다. 이러한 작업으로 구성된 CPM과 유사한 네트워크 프레임워크를 사용하면 신뢰도에 따라 프로젝트의 다양한 일정을 예상할 수 있습니다:
낙관적인 타이밍
가장 가능성이 높은 타이밍
비관적인 타이밍
CPM과 매우 유사해 보이지만 PERT는 추정치가 아닌 가중 평균 기간을 사용하여 가능한 기간을 계산합니다.
이 접근 방식의 단점은 이 기술의 이점을 충분히 활용하려면 작업과 작업 간의 종속성을 알아야 한다는 점입니다.
2. 기간 압축 - 두 번째 프로젝트 스케줄링 기법 그룹
기간 압축은 일정을 단축하는 방법입니다. 프로젝트가 늦어지고 있어 프로젝트의 범위를 변경하지 않고 일정을 조정할 방법을 찾아야 하는 경우에 유용할 수 있습니다. 두 가지 기술을 적용할 수 있습니다: 빠른 추적 및 충돌.
2.1. 빠른 추적
중요 경로가 무엇인지 이미 알고 계시겠지만, 여기 또 다른 사용 방법이 있습니다. 빠른 트래킹을 사용하면 동시에 또는 부분적으로 겹쳐서 수행할 수 있는 작업을 찾아 프로젝트의 전달 속도를 높일 수 있습니다. 그러려면 중요 경로를 살펴보고 어떤 활동을 빠르게 추적할 수 있는지 결정하세요.
새 프로젝트를 시작했고 이미 모든 요구 사항을 수집했다고 가정해 보겠습니다. 이 시점에서는 디자인 단계부터 시작하여 디자인이 준비된 경우에만 소프트웨어 개발을 시작할 수 있습니다.
하지만 두 프로세스를 모두 빠르게 진행해야 하는 경우 가장 중요한 디자인이 먼저 준비된 후 소프트웨어 개발을 시작할 수 있습니다. 그런 다음 프로그래머가 이미 받은 자료를 구현하는 동안 나중에 필요한 뷰를 계속 준비하면 됩니다.
패스트 트래킹은 프로젝트 일정 관리 기법의 한 예입니다. 패스트 트래킹이 매력적으로 보일 수 있지만 위험도 있다는 점을 기억하세요. 한 번에 여러 가지 중요한 활동을 관리해야 하므로 비용이 많이 드는 실수를 하거나 품질을 희생하기가 더 쉽습니다.
2.2. 충돌
또 다른 압축 기법은 크래싱으로, 프로젝트를 제시간에 완료하기 위해 추가 리소스를 추가하는 것입니다. 하지만 사용할 수 있는 여분의 리소스가 있어야 하므로 까다로운 방법입니다.
또한 팀원 수를 늘린다고 해서 모든 작업을 더 빨리 완료할 수 있는 것은 아닙니다. 브룩의 법칙에 따르면 "늦어지는 소프트웨어 프로젝트에 인력을 더 추가하면 더 늦어진다"고 하는데, 이는 일반적인 수익률 감소의 법칙과도 연결됩니다. 그 이유는 새로운 팀원을 프로젝트에 투입하는 데 필요한 추가적인 커뮤니케이션과 업무 분담의 제한 때문입니다.
크래싱 기법을 사용하는 또 다른 방법은 시간을 추가(예: 유급 초과 근무)하는 것이지만 여전히 마감일에 맞춰야 합니다. 하지만 이 방법의 단점은 프로젝트 비용이 증가한다는 점입니다.
프로젝트 스케줄링 방법 충돌.
3. 시뮬레이션 프로젝트 스케줄링 기법
시뮬레이션 스케줄링 기법에서는 다양한 활동 세트를 사용하여 프로젝트의 가능한 기간을 계산합니다. 불확실성과 변수가 많을 때 특히 유용합니다. 시뮬레이션을 사용하면 가정을 기반으로 일정을 만들 수 있으므로 모든 작업을 모르거나 범위가 변경될 수 있는 경우에도 사용할 수 있습니다.
사용할 수 있는 모델 중 하나는 몬테카를로 시뮬레이션입니다. 이 모델은 다양한 가정과 가능한 결과를 고려하여 예상 기간을 산출합니다. 이 접근 방식의 장점은 위험과 불확실성을 고려하므로 범위가 변경되거나 추가 작업이 발생하더라도 다음을 조정할 수 있다는 것입니다. 작업 일정.
4. 리소스 레벨링 휴리스틱
리소스 레벨링은 일정과 리소스를 조정하여 배송 시간을 줄이거나 리소스 사용량 부족 또는 과다 사용 방지. 이를 사용하여 프로젝트의 단일 활동을 조정할 수 있습니다.
리소스 레벨링을 사용하여 일정을 조정하고, 리소스 가용성에 따라 활동을 나누거나 병합하여 팀원이 부족하거나 과잉 활용되는 일이 없도록 하세요.
이 기법의 사용은 프로젝트 관리 커뮤니티에서 프로젝트의 비용과 시간을 증가시킬 수 있기 때문에 많은 논쟁이 벌어지고 있습니다. 이 기법을 적용하려면 이 기법의 단점을 고려해야 합니다.
프로젝트 관리의 프로젝트 스케줄링 - 전체 프로세스를 훨씬 쉽게 만들어주는 도구에 대해 알아보세요.
프로젝트 리소스 예약 도구 는 프로젝트 기간 내에 원하는 리소스를 파악하고 할당하는 데 도움이 됩니다. 이러한 도구는 이전 프로젝트에서 이미 많은 인사이트를 확보하고 있으므로 새 프로젝트의 일정을 예측하는 데에도 도움이 될 수 있습니다.
팀이 과거에 어떤 성과를 거두었는지, 어떤 장애물을 극복해야 했는지, 어떻게 극복했는지 아는 것도 매우 유용합니다. 최신 리소스 관리 소프트웨어는 디지털 프로젝트 관리자에게 성과 또는 활용률 보고서를 포함한 많은 데이터에 대한 액세스를 제공합니다.
사용률 표시줄 보기 [출처: Teamdeck - 리소스 및 프로젝트 스케줄링 기능이 있는 리소스 계획 소프트웨어]
팀덱은 프로젝트 관리자가 직면한 문제에 대한 완벽한 솔루션입니다. 리소스 스케줄링 기능은 기술과 가용성에 따라 적합한 인력을 프로젝트에 배정하는 데 이상적입니다. 시간 추적 기능을 사용하면 초과 근무 여부와 상관없이 팀의 작업 현황을 항상 확인할 수 있습니다.
리소스를 너무 많이 소모하여 수익성이 떨어지는 프로젝트를 확인할 수도 있습니다. 휴가 관리는 직원이 휴가 중일 때 회사의 리소스를 관리할 수 있는 방법입니다. 반면에 사용자 지정 보고서는 관리의 강점과 약점에 대한 전체 개요를 제공하여 이를 최적화할 수 있도록 해줍니다.
프로젝트 스케줄링 기법으로 프로젝트 문제를 어떻게 해결할 수 있을까요?
모든 변화는 상황에 대한 정확한 진단에서 시작해야 합니다. 프로젝트 일정이 무엇이고 모든 훌륭한 프로젝트 관리자가 알아야 할 프로젝트 일정 관리 기법이 무엇인지 이미 알고 계실 것입니다. 이제 프로젝트 관리자가 직면하는 가장 일반적인 문제에 대해 논의하겠습니다. 리소스 예약 그리고 프로젝트 일정 관리 기법이 이를 해결하는 데 어떻게 도움이 될까요?
1. 시간 예측에 문제가 있습니다.
프로젝트에 필요한 시간을 추정하는 것은 프로젝트 관리자의 핵심 책임입니다. 마감일이 너무 짧으면 모두가 압박감에 시달리게 되고 제품의 품질이 떨어질 수 있으며 고객은 지연에 불만을 품게 될 것입니다. 마감일이 너무 길면 회사에서 리소스가 부족하다고 판단하여 새 프로젝트를 거부할 수 있습니다. 고객 역시 회사를 떠나 더 짧은 시간에 프로젝트를 완료할 수 있는 회사를 선택할 수 있습니다. 물론 이상은 그 중간 어딘가에 있습니다. 하지만 어떻게 찾을 수 있을까요?
[출처: Teamdeck - 시간 추적 및 프로젝트 일정 관리 기능이 있는 리소스 관리 소프트웨어]
자신의 경험을 바탕으로 이전 프로젝트를 바탕으로 필요한 시간을 추정하세요. 앞서 설명한 프로젝트 일정의 수학적 분석 중 하나인 프로그램 평가 및 검토 기법이 여기에 유용하게 사용될 수 있습니다. 작업과 마일스톤을 기반으로 낙관적인 시나리오, 가장 가능성이 높은 시나리오, 비관적인 시나리오를 만들어 어떤 상황에 직면해 있는지 평가하세요. 이렇게 하면 어떤 상황에도 대비할 수 있습니다!
2. 마감일을 지키지 않는 경우
일정대로 완료되는 프로젝트는 52%에 불과하기 때문에 마감 기한을 초과하는 것은 프로젝트 관리자에게 큰 문제입니다(프로젝트 관리 연구소, 2018). 마감 기한을 초과하는 것은 프로젝트 관리자의 조직력이 부족하다는 가장 명확한 증거로 인식되는 경우가 많습니다.
[출처: PMI의 펄스 오브 더 프로페션, 제10차 글로벌 프로젝트 관리 설문조사]
물론 항상 그런 것은 아닙니다. 때로는 고객과의 연락이 어렵거나, 인력이나 기타 리소스가 부족하거나, 프로젝트가 쏟아져 들어오는 등 회사가 정신없이 바쁠 수도 있습니다. 이유가 무엇이든 프로젝트 기한을 초과하는 것은 큰 문제이므로 어떤 대가를 치르더라도 피해야 합니다. 특히 이러한 경우를 줄일 수 있는 몇 가지 효과적인 방법이 있습니다. 완벽한 프로젝트 스케줄링도 그중 하나입니다.
마감일을 자주 놓치는 경우, 기간 압축 기법, 특히 패스트트랙을 사용하여 일부 작업을 동시에 수행하거나 최종 결과에 중요하지 않은 작업을 우회하여 일정을 단축할 수 있습니다.
3. 인원이 충분하지 않은 경우
전문가 부족으로 인해 프로젝트가 중단되는 것은 오늘날 시장의 악몽과도 같습니다. 때로는 회사의 발전 속도가 새로운 인력을 채용하는 속도보다 빠르다는 사실 때문에 발생하기도 합니다. 다른 경우에는 매일 리소스가 충분하지만 프로젝트가 쌓이면 일할 손이 부족해지기도 합니다. 일을 할 사람이 없고 마감일이 다가올 수밖에 없는 상황에서는 거래를 따라잡기가 매우 어렵습니다. 업무에서 이 문제에 자주 직면한다면 기간 압축 기술 중 하나인 크래싱이 도움이 될 것입니다.
직원에게 언제든지 휴가로 사용할 수 있는 유급 초과 근무 또는 추가 근무를 제공하세요. 까다로운 프로젝트를 진행하는 데 필요한 전문가를 제공하는 프리랜서나 아웃소싱 회사의 지원을 이용하는 것도 좋은 방법입니다.
3. 프로젝트에 대한 지식이 부족한 경우
아시다시피, 프로젝트가 처음부터 끝까지 항상 초기 범위에 맞는 것은 아닙니다. 디지털 제품은 시간이 지남에 따라 진화하는 역동적인 생명체입니다. 새로운 요구 사항이 나타나고, 새로운 아이디어가 나오고, 고객이 가정을 변경하면 이러한 변화의 흐름에 따라 민첩하게 대응하는 것 외에는 방법이 없습니다.
대부분의 프로젝트 일정 관리 기법은 프로젝트와 필요한 작업에 대한 지식을 기반으로 하지만, 작업에 미지의 요소가 많은 경우에는 시뮬레이션을 사용하고 발생할 수 있는 변수에 따라 몇 가지 가능한 시나리오와 실행 계획을 만드는 것이 좋습니다. 이러한 유연성을 통해 어떤 상황에도 대비할 수 있습니다.
4. 리소스를 최적으로 사용하지 않는 경우
프로젝트 스케줄링에서 리소스 부족에 대한 자동 대응은 새로운 리소스를 확보하는 것입니다. 때로는 불가능할 수도 있지만, 때로는 그럴 필요조차 없는 경우도 있습니다. 리소스가 충분하지 않다는 인상은 리소스를 최적으로 사용하지 않아서 생기는 경우가 많습니다. 실제 사례를 통해 이를 살펴보겠습니다.
하루는 24시간입니다. 이는 여러분, 엘론 머스크, 오프라 윈프리, 미국 대통령, 엘리자베스 여왕 등 모든 사람에게 적용됩니다. 모든 사람에게 똑같은 시간이 주어지며, 단지 시간을 어떻게 사용하느냐가 문제일 뿐입니다. 시간이 부족하다고 느껴진다면 하루를 더 연장하지는 않겠지만, 일찍 일어나서 TV 시리즈 5편 대신 2편을 시청하고, 인스타그램을 스크롤하지 않고 몇 시간 동안 집중적으로 일하고, 자전거를 타고, 생산적인 하루를 보낸 후 양심에 가책을 느끼지 않고 휴식을 취할 수 있습니다. 비즈니스도 마찬가지입니다.
리소스가 부족한 경우, 일부 직원이 자신의 역량보다 낮은 업무를 맡거나, 일부 직원은 일찍 일을 끝내고 나머지는 할 일이 없거나, 한 부서에는 인원이 너무 적고 다른 부서에는 너무 많은 등 리소스를 최적으로 사용하고 있는지 점검하세요. 리소스 레벨링 기법은 프로젝트 일정을 최적화하는 데 이상적입니다.
5. 모든 것이 완벽하기를 원합니다.
네, 무슨 생각인지 잘 알고 있습니다. 완벽주의는 나쁜가요? 모두가 항상 완벽을 달성하는 방법 등에 대해 이야기하는데 어떻게 그럴 수 있을까요? 물론 완벽주의는 훌륭한 자산입니다... 시간이 무한대로 주어진다면 말이죠. 하지만 안타깝게도 프로젝트 관리에서 시간은 가장 부족한 자원이며 완벽주의는 일을 더 쉽게 만들지 못합니다.
프로젝트의 모든 요소가 훌륭하게 완성되기를 원한다면 모든 것을 수십 번 확인하고 모든 퍼즐 조각이 완벽하게 맞을 때까지 하나씩 하나씩 체계적으로 진행하면 시작도 하기 전에 늦어 마감일을 지키지 못할 가능성이 높습니다.
그렇다고 해서 일을 제대로 하지 않고 결함이 있는 제품을 출시해야 한다는 뜻인가요? 절대 안 됩니다! 그러나 한 가지 접근 방식과 다른 접근 방식 사이에는 행복한 중간이 있다는 것을 이해해야 합니다. 이것이 바로 중요 경로 방법이 필요한 이유입니다. 프로젝트의 진전을 위해 꼭 필요한 작업과 나중에 할 수 있는 작업을 구분하세요. 이 방법을 사용하면 프로젝트 일정을 계획하여 제시간에 작업을 완료하고 남은 시간 동안 제품을 개선할 수 있습니다.
6. 올바른 시스템이 없는 경우
종이, 화이트보드, Excel 등 어디서나 프로젝트 일정을 준비할 수 있습니다. 할 수 있습니다. 하지만 무엇을 위해. 오늘날의 비즈니스는 너무 발전하여 조직의 혼란을 허용하지 않기 때문에 업무 관리 소프트웨어는 한 곳에서 근무 시간, 리소스, 휴가, 일정 및 캘린더를 관리할 수 있는 필수 요소입니다. 필요에 맞는 시스템을 선택하는 방법은 무엇일까요? 이것은 별도의 기사에 대한 주제입니다. 다행히도 이미 준비해 두었습니다. 프로젝트 스케줄링 소프트웨어 - 프로젝트 관리자는 무엇을 찾고 있나요? 프로젝트 일정 관리 - 역할, 과제 및 도구.
