리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
기업은 일반적으로 다음과 같은 사항에 많은 노력을 기울입니다. 리소스 할당. 모든 사람을 바쁘게 하면서도 그들의 업무가 회사에 가치 있는(종종 청구할 수 있는) 업무인지 확인하고 싶을 것입니다. 특히 동시에 진행되는 여러 프로젝트에 사람들을 배정해야 하는 경우, 팀이 성장함에 따라 정말 까다로워집니다.
기사 내용
리소스 사용률을 측정하는 몇 가지 공식
리소스 사용률에서 가용성이란 무엇인가요?
의 영향력 있는 역할 리소스 관리 소프트웨어 리소스 활용에 있어
생산적 사용률과 청구 가능한 사용률의 차이점
리소스 활용을 구현하는 방법
할당 노력이 성공적인지 확인하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 팀의 사용률과 리소스 용량을 추적하는 것입니다. 다양한 리소스 사용률 메트릭과 공식을 소개하기 전에 먼저 리소스 사용률을 이해하기 쉽게 정의하고자 합니다. 따라서 이 글에서는 다른 많은 글과 마찬가지로 프로젝트 관리자가 사용하는 정의, 의미, 용어의 비교를 제시합니다.
직원 또는 리소스 활용도 인사이트는 '활용도 초과' 및 '활용도 부족'이라는 용어와 관련이 있습니다. 두 가지 모두 알고 있어야 합니다. 왜 그럴까요? 프로젝트 중 (멀티태스킹) 작업이나 업무가 너무 많으면 프로젝트가 완전히 완료되지 않거나 생각했던 기능으로 완료되지 않기 때문입니다. 따라서 시작하기 전에 가트너의 연구 결론을 살펴보겠습니다. IT 프로젝트 팀에 과부하가 걸리지 않도록 하는 방법.사람들에게 과부하가 걸리면 보통 역효과가 발생하여 성과가 저하되고 실수가 증가합니다. 가트너의 연구에 따르면 활용률이 낮은 팀은 비즈니스 가치를 제공하는 데 걸리는 시간을 30% 이상 단축할 수 있다고 합니다. 이 사실을 알면 리소스 활용률을 면밀히 파악하고 주의 깊게 관리하는 것이 합리적입니다.
프로젝트 관리에서 리소스 활용의 역할
프로젝트 관리 프로세스에서 리소스 활용은 어디에 있나요?
프로젝트 관리 연구소(PMI)의 정의를 의역하면 프로젝트 관리란 특정 지식, 역량, 기술, 장치, 도구, 소프트웨어, 프로세스 및 기술을 사용하여 "사람들에게 가치 있는" 무언가를 만들어내는 것으로 이해됩니다. 프로젝트 관리는 우리가 가진 것을 사용하여 일을 하는 것이라고 쉽게 해석할 수 있습니다. 정신적, 육체적으로요.
그리고 비꼬고 싶다면 "사람들에게 가치를"이라는 문구의 모호함을 이용하여 제안된 프로젝트의 PMI 개념이 정치 또는 종교를 포함한 사회 운동의 창설을 의미할 수도 있다고 말할 수 있습니다.
그러나 위에서 언급한 PMI 정의에 비해 프로젝트 관리 협회 제안은 더 엄격하다고 볼 수 있습니다. 마지막은 시간 및 예산과 같이 편향되지 않고 측정 가능한 기준을 강조합니다.
비즈니스에서 두 가지 모두 - 협상 가능하지만 - 특정 프로젝트 프레임워크를 강요합니다. 고객 과제든 회사 이사가 마케팅 부서에 제출한 과제든, 과제는 예상된 기간 내에 완료되어야 하며, 실제 상업적으로 실행 가능한 기간 내에 완료되어 투자 수익을 창출해야 합니다. 따라서 APM에 따르면 프로젝트 관리는 합의된 매개변수 내에서 프로젝트 승인 기준에 따라 특정 프로젝트 목표를 달성하기 위해 프로세스, 방법, 기술, 지식 및 경험을 적용하는 것입니다. 프로젝트 관리에는 한정된 기간과 예산으로 제한되는 최종 결과물이 있습니다. 따라서 단순한 관리와는 달리 프로젝트 관리에서 프로젝트에 대해 이야기하면 각 프로젝트에는 완료해야 하는 시간 및 예산과 같은 요구 사항이 포함되어 있습니다. 프로젝트 리소스의 몇 가지 예(몇 가지 요구 사항 포함)는 아래에 설명되어 있습니다:
차르 폭탄 이상의 폭발력을 가진 원자 폭탄을 24개월 이내에 $50 백만 예산 내에서 만듭니다.
2025년 3월 31일까지 비스툴라 강에 댐을 건설하면서 1억 2천만 달러의 예산을 넘지 않았습니다.
신발 제조업체를 위한 데스크톱 앱 개발(전환 경로 분석 및 최적의 앱 선택 포함)을 8주 만에 12,000달러로 완료했습니다.
$100,000의 예산 내에서 12 개월 내에 브랜드 포지셔닝을 새로 고침 (새로운 BTL 자료 배포 포함)
위의 예시를 통해 각 프로젝트에 얼마나 많은 단계, 관리 작업 및 절차가 포함되는지 짐작할 수 있습니다. 각 프로젝트에 관련 기술을 가진 사람이 몇 명이나 참여할까요?
위에서 말했듯이 프로젝트 관리는 프로세스를 적용하는 것입니다. 직설적으로 말하자면 프로젝트는 하나의 프로세스입니다. 그리고 그 프로세스는 프로젝트 관리 수명 주기로 명명됩니다. 인터넷에서이 프로세스의 3, 4, 5, 심지어 6 및 7 단계로 브레이크를 찾을 수 있습니다. 그러나 가장 인기있는 것은 언급 된 PMI에 속하며 5를 가정합니다.
보시다시피 각 단계는 하나의 작업 그룹이며, 각 단계에는 다양한 문제와 과제가 있습니다. 특히 프로젝트 관리자로서의 역할을 처음 시작하는 사람들에게는 이러한 단계를 항상 시간순으로 처리해서는 안 된다는 점도 덧붙일 필요가 있습니다. 일부 요소는 더 일찍 시작할 수 있는 반면, 다른 요소는 프로젝트 진행 중에 계속 진행되는 프로세스입니다(예: 성과 관리 또는 이 글의 주제와 관련하여 더 정확히 말하자면 리소스 계획 도구 활용). 그리고 이들 각각은 어떤 식으로든 프로세스 전반에 걸쳐 최적화됩니다. 리소스 레벨링은 프로젝트 수명 주기 동안 리소스 할당의 균형을 맞추고 과활용 또는 저활용을 방지하는 데 사용되는 중요한 기술입니다.
다시 본론으로 돌아와서, PM의 라이프사이클 프로세스 중 리소스 활용이 중요한 부분은 어디일까요?
프로세스의 5단계 중 리소스 활용은 3단계에서 확인할 수 있습니다. 모니터링 및 제어 단계의 일부 또는 정확히 말하면 성과 관리의 일부입니다.
시작 및 개념
계획
실행 및 실행
모니터링 및 제어 - 성능 검사, 즉 리소스 사용률을 포함합니다.
프로젝트 종료
리더에게 리소스 활용도는 성과 관리에서 가장 가치 있고 유용한 지표이자 KPI입니다.
성과 관리에서 가장 중요한 지표 - 리소스 사용률 및 리소스 할당
아시다시피 리소스 계획과 리소스 스케줄링은 프로젝트 계획이 순조롭게 진행되도록 하는 데 필수적입니다. 리소스를 효율적으로 활용하는 리소스 활용은 이러한 퍼즐의 또 다른 조각, 즉 리소스 관리라고 할 수 있습니다. 리소스 할당은 쉽게 말해 숙련된 리소스를 작업에 할당하는 것을 의미하지만, 리소스 활용은 할당된 작업(청구 가능 또는 전략적 작업, 청구 불가 시간/분, 관리 시간/분 등) 동안 해당 리소스의 효율성과 소요 시간을 측정하는 것입니다.
리소스 활용도는 프로젝트 관리자와 리소스 관리자가 프로젝트 기간 동안 직원들이 어떻게 시간을 보내는지 파악하는 데 도움이 되는 지표에 해당합니다. 이러한 지식 덕분에 훨씬 더 효율적인 리소스 판단과 결정을 내릴 수 있어 생산성과 수익성을 높일 수 있습니다. 리소스 활용도는 각 직원의 생산성 및/또는 팀 전체의 활용률 공식을 측정합니다. 직원이 과도하게 활용되고 있는지 또는 과소 활용되고 있는지 모니터링하고 워크로드 관리 정책을 결정합니다.
프로젝트 관리자와 비즈니스 관점에서 리소스 사용률 계산은 청구 가능한 작업이나 프로젝트에 사용된 직원의 가용 시간 비율을 설명하는 데 사용되는 용어라고 더 정확하게 설명할 수 있습니다. 리소스 사용률은 팀의 시간이 청구 가능한 작업에 얼마나 사용되고 있는지, 그리고 각 팀원의 생산성이 얼마나 높은지를 보여줍니다. 리소스 예측은 프로젝트 관리자가 현재 사용률 지표를 기반으로 향후 리소스 수요를 예측하는 데 도움이 됩니다.
즉, 리소스 활용률은 팀 전체 또는 특정 직원이 완전히 예약되었는지 여부를 보여주는 지표입니다. 이는 프로젝트를 계획하고 회사에서 사용 가능한 리소스를 최대한 활용하는 프로세스를 의미합니다.
예를 들어, 어떤 사람이 이미 업무량이 너무 많아 활용도가 낮다는 것을 알고 있다면 프로젝트에 적합한 비슷한 기술을 가진 다른 사람을 찾을 수 있습니다. 이 메트릭은 활용도가 낮은 사람을 식별하는 데도 도움이 되므로 이들에게 새 프로젝트를 배정할 수 있습니다.
리소스 사용률은 어떻게 계산하나요?
이를 파악하는 유일한 방법은 옵션을 살펴보고 필요에 가장 적합한 옵션을 선택하는 것입니다. 리소스 최적화 기술은 리소스 사용률 계산의 효율성과 정확성을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다.
일반적인 리소스 활용 공식은 다음과 같습니다:
리소스 사용률 = 사용 시간 / 사용 가능 시간
백분율로 표시되는 이 값은 팀의 작업 시간이 얼마나 소요되는지 보여줍니다.
간단해 보이지만 리소스 사용률을 측정할 때 몇 가지 의문이 생깁니다. 실제 근무 시간을 기준으로 계산해야 하나요(작업표) 또는 오히려 계획된 근무 시간? 휴일과 유급 휴가? 팀의 리소스 활용 계획을 얼마나 자주 추적해야 하나요? 잘 정의된 리소스 할당 전략은 리소스 사용률 계산의 정확성에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.
답은 '상황에 따라 다릅니다. 변수가 너무 많기 때문에 보편적으로 좋은 솔루션을 추천하는 것은 사실상 불가능합니다. 이를 파악할 수 있는 유일한 방법은 여러 옵션을 살펴보고 필요에 가장 적합한 옵션을 선택하는 것입니다.
팀의 예약 가능 여부와 예약 비교
리소스 용량 활용도를 측정하는 한 가지 방법은 리소스의 가용성과 계획된 근무 시간을 비교하는 것입니다.
효과적인 리소스 예약은 팀 가용성에 맞게 예약을 조정하는 데 필수적입니다.
리소스 활용률 = 계획된 근무 시간(예약) / 사용 가능한 시간
이 방법의 가장 큰 장점은 점수가 너무 낮더라도 계획을 최적화할 수 있다는 것입니다. 일정으로 이동하여 프로젝트가 올바르게 계획되었는지 확인하세요. 종합적인 리소스 할당 계획은 모든 리소스를 효과적으로 활용하고 공백을 최소화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예약에 공백이 있거나, 한 사람이 풀타임으로 작업할 수 있는 프로젝트에 두 명의 개발자가 주당 4시간씩 일하고 있는 경우가 있을 수 있나요?
팀 일정의 공백을 어떻게 메울 수 있을지 생각해 보세요. R&D 프로젝트를 시작하거나 혁신 휴가를 도입해야 할까요? 생산성 손실을 방지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 직원들의 참여를 유지하는 좋은 방법이기도 합니다. 활용도 저하는 생각보다 직원들에게 더 큰 좌절감을 안겨줍니다..
너무 많은 업무를 처리하는 사람을 조심하세요. 업무가 제때 완료되지 않을 위험이 있습니다(게다가 팀원들이 지쳐서는 안 되죠). 초과 예약은 새로운 팀원을 고용해야 한다는 것을 의미할 수도 있습니다.
마지막으로 예상 리소스 사용률을 계산하면 영업팀에서 프로덕션 파이프라인에 남은 공간을 쉽게 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 비즈니스 기회를 놓치거나 기본적으로 제시간에 제공할 수 없는 프로젝트에 투입될 가능성을 줄일 수 있습니다.
전반적으로 예약 기반 리소스 활용도 점수를 분석하면 리소스 활용도와 배분을 최적화하고 개선하며 판매 또는 채용 수요를 예측하는 데 도움이 됩니다.
작업표와 팀의 근무 가능 시간을 비교하세요.
리소스를 측정하고 최적의 활용률을 달성하는 또 다른 방법은 팀의 기록된 시간(작업표)과 사용 가능한 시간을 비교하는 것입니다. 많은 사람들이 이 방법만이 리소스 사용률을 정확하게 계산할 수 있는 유일한 방법이라고 생각하는데, 이는 추정치가 아닌 실제 근무 시간을 기준으로 운영하기 때문입니다. 리소스 추적은 시간 경과에 따른 리소스 사용량을 정확하게 모니터링하고 기록하는 데 필수적입니다.
리소스 사용률 = 기록된 근무 시간/사용 가능한 시간
많은 사람들이 추정치가 아닌 실제 근무 시간을 기준으로 운영하기 때문에 리소스 사용률을 정확하게 계산할 수 있는 유일한 방법이라고 생각합니다.
이 점수는 소급 적용되기 때문에 점수가 실망스럽더라도 일반적으로 피해를 되돌릴 수는 없습니다. 하지만 앞으로 더 나은 결정을 내리는 데는 도움이 됩니다.
팀 리소스 활용률에 관한 과거 데이터는 추가 인력을 고용해야 하는지(또는 기존 팀원에게 추가 과제를 찾아야 하는지) 알 수 있는 좋은 지표가 될 수 있습니다. 또한 직원들의 생산성 경향을 확인할 수도 있습니다.
리소스 사용률을 계산하는 두 가지 방법을 모두 사용하는 것이 좋습니다. 실제(기록된) 사용률과 예상 사용률(예약 기준)을 비교하고 그 차이를 분석하세요. 이를 통해 업무량 추정이나 프로젝트 관리 문제를 지적할 수 있습니다. 예상 사용률 점수를 초과하거나 미달하는 인력이나 프로젝트가 반복되는지 확인하세요. 이러한 분석을 통해 개선 영역을 발견하고 조치를 취할 수 있습니다. 리소스 활용도 분석은 프로젝트 관리자가 패턴을 이해하고 향후 프로젝트를 위한 데이터 기반 의사 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
'가용성'을 정의하는 방법과 리소스 활용 결과에 가용성이 중요한 이유는 무엇인가요?
이제 리소스 사용률을 계산하는 다양한 공식을 알게 되었으니 이제 조금 더 복잡하게 계산해 볼 차례입니다. 지금까지는 "사용 가능한 시간"이라는 용어를 사용했습니다. 하지만 이 용어가 의미하는 바는 무엇일까요? 가용 시간을 직원이 근무한 시간으로 생각해야 할까요? 아니면 휴가와 공휴일도 포함해야 할까요?
처음에는 전체 가용성에 휴가를 포함하는 것이 직관적이지 않다고 생각할 수 있습니다. 사용 가능 그러면 그러나 고정 임금으로 운영하는 경우에는 이 기간 동안 직원에게 보상을 해야 할 수도 있다는 점을 고려하세요.
고용주는 팀원들이 큰 틀에서 실제로 얼마나 많은 시간을 일하는지 알고 싶을 수 있습니다. 계산에 휴가를 포함하기로 결정한 경우, 휴가 성수기(12월과 8월)에는 팀의 이상적인 리소스 활용률이 현저히 낮아질 수 있다는 점을 염두에 두세요. 리소스 가용성 계획은 휴가 성수기에도 필요할 때 적절한 리소스를 확보할 수 있도록 도와줍니다.
일부 회사는 2080을 고정된 시간(52주 * 40시간)으로 사용합니다. 다른 회사는 주어진 연도의 실제 근무 가능 시간을 계산합니다. 보다 고급 필터링을 수행하려는 경우(예: 휴가 시간 포함, 공휴일 제외, 다음 사항을 고려하여 시간제 직원), 리소스 관리 소프트웨어 사용을 고려해야 합니다.
생산적 사용률 및 청구 가능한 리소스 사용률
"사용 가능한 시간"에 대한 정의가 준비되면 "근무 시간"이란 무엇을 말하는지 고려해야 합니다. 직원들이 내부 프로젝트를 만드는 등 업무와 관련된 활동을 하는 데 소요되는 모든 시간을 말하는 건가요? 아니면 고객에게 비용을 청구할 수 있는 작업에 소요되는 시간을 의미할 수도 있습니다.
바쁜 시간을 모두 고려한 소위 '생산적 사용률'과 '청구 가능한 사용률'을 계산할 수 있습니다. 두 번째는 고객을 위해 프로젝트를 진행하는 에이전시, 컨설팅 회사 또는 소프트웨어 회사에 특히 유용합니다. 청구 가능한 사용률을 사용하면 직원들이 실제로 돈을 지불하는 업무에 얼마나 많은 시간을 할애했는지 측정할 수 있습니다. 리소스 청구는 고객 프로젝트의 청구 가능한 시간을 추적하고 관리하는 데 매우 중요합니다.
실시간으로 리소스 사용률 측정
리소스 가용성 및 사용률을 측정하는 데 사용할 공식을 정했을 수도 있지만, 끊임없이 변화하는 데이터를 고려해야 합니다. 사람들이 휴가를 신청하거나 아플 때마다 향후 예약 가능 여부가 달라지며, 이는 예약에도 영향을 미칩니다.
데이터를 정기적으로 업데이트하고 팀 활용도 점수를 실시간으로 조정해야 한다고 생각하는 것은 당연한 일입니다. 이를 파악하는 가장 쉬운 방법은 리소스 관리 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 실시간 리소스 관리를 사용하면 현재 데이터를 기반으로 리소스 할당을 동적으로 조정할 수 있습니다. 팀덱은 여러분의 노력을 자동화할 수 있는 리소스 관리 도구로 개발되어 여러분이 업무에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 프로젝트 관리 업무.
리소스 관리 소프트웨어는 리소스 활용에 어떤 도움을 주나요?
Teamdeck은 계산에 세 가지 종류의 데이터 포인트를 사용합니다:
가용성(휴가 또는 공휴일 포함)을 확인합니다,
예약(예정 근무 시간),
출퇴근 기록표(근무 시간 기록).
이렇게 하면 예상 팀 사용률과 실제 팀 사용률을 계산한 다음 비교할 수 있습니다. 이 소프트웨어에는 데이터를 시각화하고 개별 팀원(또는 고객)과 공유할 수 있는 보고 기능이 함께 제공됩니다. 리소스 관리 도구는 리소스 사용률을 추적, 분석 및 최적화하기 위한 포괄적인 기능을 제공합니다.
