리소스 캘린더 - 하나의 도구로 팀 전체 관리하기
리소스 캘린더(또는 프로젝트 관리 캘린더, 프로젝트 계획 캘린더, 리소스 계획 소프트웨어)를 사용하면 리소스를 보다 효과적이고 효율적으로 계획하고 관리하고 할당할 수 있습니다. 특히 Microsoft Excel이 주도적인 역할을 했다면...
프로젝트를 계획할 때는 항상 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스에 대해 생각해야 합니다. 프로젝트 수행에 필요한 역할과 기술 목록을 만들고, 회사에서 적합한 인력을 찾고, 일정과 업무량을 관리하는 등 이 모든 것이 리소스 관리와 관련이 있습니다. 어떻게 하면 성공적으로 수행할 수 있을까요? 이 블로그 게시물에서는 프로젝트 기반 환경에서 리소스를 관리하기 위한 몇 가지 모범 사례를 제공합니다.
이 글을 통해 얻을 수 있는 혜택
참고: 리소스란 특정 자격을 갖춘 사람, 장비, 심지어는 시간이나 돈일 수도 있습니다. 하지만 이 글에서는 프로젝트 팀 관리로 이해되는 리소스 관리에만 초점을 맞추겠습니다.
최신 PMBOK® 가이드 는 다음과 같이 잘 설명합니다:
P프로젝트 리소스 관리에는 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 리소스를 식별, 확보 및 관리하는 프로세스가 포함됩니다. 이러한 프로세스는 다음을 보장합니다. 올바른 리소스를 사용할 수 있습니다. 프로젝트 관리자 및 프로젝트 팀에 적절한 시간과 장소에서.
따라서 프로젝트 리소스 관리 프로젝트 요구 사항을 정의하고 적절한 리소스를 확보하는 것부터 프로젝트 전반에 걸쳐 팀을 관리하고 성과를 측정하는 것까지 다양한 프로세스를 탐색해야 합니다.
효과적인 리소스 관리를 위해서는 프로젝트를 제시간에, 예산 범위 내에서, 요구사항에 따라 성공적으로 완수해야 합니다. 이는 결코 쉬운 일이 아닙니다. 다행히도 프로젝트 라이프사이클의 여러 단계에서 작업을 완료할 가능성을 높이기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계가 있습니다. 이 문서에서는 성공적인 리소스 관리의 모범 사례 몇 가지를 자세히 살펴보겠습니다.
프로젝트 관리자 또는 리소스 관리자프로젝트 자체에 호기심을 가져야 합니다. 프로젝트의 비즈니스 목표는 무엇인가요? 어떤 사용자 요구를 충족시키려고 하나요? 클라이언트의 궁극적인 목표는 무엇인가요? 이러한 질문에 답하면 프로젝트의 범위를 아는 것 이상으로 프로젝트에 대해 더 잘 이해할 수 있습니다(물론 이것도 물론 필요합니다). 이 단계에서 준비하는 데 들인 추가 노력은 나중에 보상을 받을 수 있습니다. 우선 고객과 다양한 시나리오를 논의할 때 더 많은 논쟁을 벌일 수 있지만, 정보를 잘 알고 있는 PM은 팀에게도 매우 도움이 된다는 점을 명심하세요.
고객/이해관계자에 대한 정보도 많이 얻으려고 노력하세요. 이미 그들과 협업한 경험이 있는 동료가 있을까요? 선호하는 프로세스, 도구, 업무 윤리 측면에서 무엇을 기대할 수 있는지에 대해 더 많이 알수록 앞으로의 문제를 더 잘 처리할 수 있습니다.
마지막으로, 잠재적인 제약 조건에 대해서도 문의하세요. 타임라인이나 예산 고려 사항을 알고 있으면 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
프로젝트의 내용을 잘 파악했다면 프로젝트 견적을 작성할 준비가 된 것입니다. 프로젝트 작업을 수행하는 데 필요한 리소스(예: 역할) 목록을 작성해야 합니다. 그런 다음 필요한 리소스의 용량을 추정해야 합니다.
물론 여기서 PM 경험을 바탕으로 견적서를 작성하는 데 기여할 수 있습니다. 하지만 이 과정에 다른 사람들에게 참여하여 전문적인 판단을 제공해 달라고 요청하는 것을 두려워하지 마세요.
이 부분이 조금 부담스러울 수 있습니다. 왜 그럴까요? 회사의 규모와 구조에 따라 수백 명 또는 수천 명의 직원 풀을 탐색해야 할 수도 있습니다.
다행히도 리소스 관리 소프트웨어를 사용하면 이 부분도 비교적 쉽게 처리할 수 있습니다. 리소스의 용량, 가용성 및 역량과 함께 리소스 목록이 있다고 상상해 보세요. 프로젝트의 요구 사항에 맞는 리소스를 예약하기만 하면 됩니다. 리소스 예약 소프트웨어팀덱이 바로 그 중 하나라고 할 수 있습니다.
기술/근무지/연차 또는 기타 필요한 사용자 지정 기준에 따라 조직의 리소스를 필터링할 수 있습니다. 적절한 인력 풀에서 프로젝트에 필요한 기간 동안 사용할 수 있는 사람을 선택하기만 하면 됩니다. 완료!
팀덱을 사용하면 직책 또는 프로젝트 비율별로 사용 가능한 리소스를 필터링할 수 있습니다. 다음과 같은 작업을 획기적으로 간소화합니다. 리소스 할당.
프로젝트에 누구를 배정할지 결정할 때 다음 사항을 고려할 수 있습니다:
좋은 첫인상을 남길 기회는 단 한 번뿐이라는 말은 진부한 표현일 수 있지만 효과적인 리소스 관리에서는 프로젝트 킥오프 단계가 절대적으로 중요합니다. 이 단계에서는 팀에 대해 알아가고 자신의 존재감을 드러내야 합니다. 다음 사항을 반드시 확인하세요:
프로젝트 라이프사이클 전반에 걸쳐 도움이 될 수 있는 리소스 목록을 살펴보세요. 특히 새 프로젝트를 시작할 때 유용할 수 있습니다:
애자일 프로젝트 관리 방법론으로 운영한다면 프로젝트 변경을 두려워하지 않을 것입니다. 적절한 유연성은 업무의 필수적인 부분이며, 수신되는 사용자 피드백에 대응하는 것이 궁극적으로 프로젝트의 성공에 영향을 미칩니다.
그러나 다른 변화는 환영받지 못하는 것도 분명 있습니다: 리소스 용량 계획 가 좋은 예가 될 수 있습니다. 사람들은 아프거나, 이직하거나, 다리가 부러지는 등의 일을 겪습니다. 팀에 새로운 리소스를 할당하거나 현재 팀원이 참여하는 정원을 변경할 수 있도록 준비해야 합니다.
유연한 프로젝트 계획 최악의 시나리오와 최상의 시나리오를 기반으로 넉넉한 추정치를 작성하는 경우, 변화가 발생했을 때 필요한 여유를 확보할 수 있습니다.
데이터 기반 프로젝트 관리는 PM의 업무 효율을 높여준다는 단순한 이유 때문에 가까운 미래의 프로젝트에서 많은 주목을 받을 것입니다. 데이터는 팀에 대한 정보와 패턴의 원천입니다. 또한 직감을 확인하거나 반박할 수도 있습니다. 마지막으로, 요점을 말하고자 할 때 이보다 더 좋은 논거는 없습니다. 데이터로 의사 결정을 뒷받침할 수 있다면 훨씬 더 편안하게 실행할 수 있을 것입니다.
반면에 무엇을 어떻게 측정할지 모른 채 데이터를 수집하면 잡음 속에서 길을 잃을 위험에 처할 수 있습니다. 우선, 프로젝트 리소스의 성과를 측정할 수 있는 데이터를 수집하고 싶을 수 있습니다(이러한 모든 보고서는 Teamdeck으로 쉽게 만들 수 있습니다):
막대의 높이가 활용도를 나타내므로 더 잘 활용될 수 있는 사람을 빠르게 파악할 수 있습니다.
효과적 리소스 계획 관리자는 프로젝트를 잘 이해하고 진행 상황을 적극적으로 모니터링하여 작업 완료뿐만 아니라 최적의 작업량과 팀 활용도를 유지해야 합니다. 다방면에 걸친 과정이지만 올바른 기술을 사용하면 이러한 복잡성을 성공적으로 해결할 수 있습니다.
팀덱의 사명은 효과적인 리소스 관리를 가능하게 하여 다양한 규모의 팀들이 훨씬 더 쉽게 작업할 수 있도록 하는 것입니다. 저희 앱이 창의력의 한계를 뛰어넘거나 영향력 있는 비영리 캠페인을 통해 말 그대로 세상을 더 나은 곳으로 변화시키는 야심찬 건설 프로젝트를 진행하는 팀을 구성하는 데 사용된다는 사실에 큰 자부심을 느낍니다.
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