프로젝트 포트폴리오 관리(PPM)의 더 나은 단계

프로젝트를 관리할 때 목표는 제시간에, 예산 범위 내에서, 고객과 팀 만족도를 높게 유지하면서 프로젝트를 성공적으로 완수하는 것입니다. 회사에서 동시에 여러 프로젝트를 진행할 수 있게 되면 어떻게 될까요? 단일 프로젝트 수준에서는 목표가 동일하게 유지되지만, 더 높은 수준에서는 팀이 적시에 적절한 프로젝트 팀 내에서 적절한 프로젝트를 진행하고 있다는 확신을 갖고 싶을 것입니다. 이를 달성하는 것은 복잡한 일처럼 보이지만 다행히도 프로젝트 포트폴리오 관리(PPM)가 도와드릴 수 있습니다.

이 기사를 통해 독자들이 얻을 수 있는 혜택에 감사드립니다:

• PPM - 비즈니스 분석에서 프로젝트 포트폴리오 관리의 중요성
• 조직의 프로젝트 포트폴리오 관리를 통해 전략적 목표를 달성하는 방법 단계
• 전용 프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어가 비즈니스 관리에 유용한 이유

프로젝트 포트폴리오 관리란 무엇이며, 주요 이점은 무엇인가요?

프로젝트 포트폴리오 관리는 회사의 프로젝트 포트폴리오에 대한 중앙 집중식 관리 및 비즈니스 전략이라고 할 수 있습니다. 포트폴리오는 서로 관련이 없어도 그룹으로 묶인 프로젝트의 모음입니다. 중요한 것은 프로젝트 포트폴리오는 전략적 비즈니스 목표에 부합하도록 설계되었습니다. 회사에 어떤 형태로든 가치를 제공할 수 있습니다.

물론 이러한 비즈니스 가치는 프로젝트 포트폴리오 관리의 주요 이점 중 하나입니다. 그 외에도 이 전략은 여러 프로젝트를 진행하는 데 따르는 위험을 관리할 수 있는 훌륭한 수단이기도 합니다. 아래에 설명된 단계를 따르면 프로젝트를 제공하기 전에도 회사의 잠재적인 프로젝트를 면밀히 검토할 수 있습니다. 그 결과, 예상 비용이 더 정확해지고 예상되는 문제를 미리 고려할 수 있습니다.

PPM 접근 방식을 채택하면 회사의 관리자가 프로젝트와 프로젝트의 성과에 대해 보다 명확하게 파악할 수 있습니다. 또한 이 전략은 경쟁 대신 서로 다른 프로젝트 팀 간의 협업을 장려합니다.

프로젝트 포트폴리오 관리 프로세스 및 단계

회사에서 프로젝트 포트폴리오 관리를 도입할 때 고려해야 할 단계는 다음과 같습니다.

1. 조직의 전략적 목표 설정

PPM 프로세스는 비즈니스 전략 또는 전략적 목표를 제시하는 것으로 시작됩니다. 전략적 목표는 회사 포트폴리오에 포함할 프로젝트를 선택하는 과정에서 길잡이가 됩니다. 전략 목표가 무엇인지 아는 것이 중요합니다. 비즈니스 목표는 매출 증대, 수익성 유지 또는 수익원 다각화와 관련이 있을 수 있습니다. 그러나 다른 한편으로는 회사가 달성하고자 하는 목표가 매우 다를 수도 있습니다. 모든 것을 포괄하는 하나의 목표를 제시해야 한다고 생각하지 마세요. 몇 가지 목표를 나열해도 괜찮습니다.

2. 잠재적 프로젝트 식별 및 분석

회사 포트폴리오에 포함될 수 있는 프로젝트의 범위를 좁히기 전에 프로젝트 풀의 규모를 파악해야 합니다. 모든 프로젝트 요청을 수집하고, 어떤 종류의 영업 기회가 있는지 알아보고, 잠재적인 프로젝트를 모두 나열하세요. 이제 모든 프로젝트를 하나하나 자세히 살펴보세요. 어떤 종류의 리소스(인적 또는 기타)가 필요한지, 일정은 어떻게 되는지, 위험과 잠재적 과제는 무엇인지 등을 파악해야 합니다.) 이러한 프로젝트에서 가능한 수익을 평가하세요.

팀 포트폴리오의 일부가 될 수 있는 잠재적인 프로젝트를 잘 이해하고 있다면 이러한 프로젝트가 전체 전략과 일치하는지 확인하는 정렬 분석을 수행해야 합니다.

목록에 있는 프로젝트를 회사의 비즈니스 목표 측면에서 판단해 보세요. 이러한 목표를 지원하는 프로젝트인지 아니면 위험에 빠뜨리는 프로젝트인지요? 팀이 주어진 프로젝트를 완료하고 원하는 비즈니스 가치를 창출할 수 있는 가능성은 얼마나 될까요? 포트폴리오 관리자는 비즈니스 목표 달성 측면뿐만 아니라 다음과 같은 측면에서도 함께 잘 작동하는 프로젝트를 선택해야 합니다. 팀 워크로드 그리고 리소스 할당. 어떤 프로젝트가 기준에 부합하는지 알고 계신가요? 이제 프로젝트를 시작하기 전에 더 많은 계획을 세워야 할 때입니다!

3. 조직의 선택한 프로젝트

이 시점에서 회사의 전체 포트폴리오의 일부가 될 수 있는 프로젝트 목록이 있어야 합니다. 이제 우선순위를 정하고 필요한 경우 몇 가지 변경 사항을 도입하기에 좋은 시기입니다. 좋은 소식은 회사에 적합한 프로젝트를 찾았다는 것입니다. 문제는 이러한 프로젝트를 함께 시작하기 위해 일정이나 예산을 조정해야 할 수도 있다는 것입니다.

다음 사항에 대해 생각해보십시오. 리소스 관리 또한 각 프로젝트에 어떤 팀원이 얼마나 오래 참여할지 결정해야 합니다. 프로젝트 포트폴리오 관리자는 이 단계에서 리소스 또는 프로젝트 관리자와 협업해야 할 가능성이 높습니다. 새 프로젝트의 일정을 분석하는 데 시간을 할애하세요. 일정 충돌을 피하기 위해 몇 가지를 이동해야 할 수도 있습니다.

이제 포트폴리오에 어떤 프로젝트가 포함될지, 시간이나 리소스 측면에서 어떻게 제공될지 알았으니 킥오프를 계획할 수 있습니다. 프로젝트 팀이 각자의 프로젝트 작업을 시작한 후에는 어떻게 되나요?

4. 프로젝트 관리

포트폴리오 프로젝트를 시작한다고 해서 프로젝트 포트폴리오 관리 프로세스가 끝나는 것은 아닙니다. 물론 지금은 프로젝트 관리에 초점을 맞추고 있지만, 프로젝트 관리자가 프로젝트를 어느 정도 진행하면서 프로젝트 포트폴리오를 더 높은 수준에서 살펴보는 것이 좋습니다. 다음 섹션으로 이동하여 프로젝트를 모니터링하는 방법을 알아보세요.

또한 모든 충돌(리소스 기반 또는 기타)과 변경 요청은 포트폴리오와 전략적 목표를 염두에 두고 해결해야 한다는 사실을 다시 한 번 강조할 수 있는 좋은 기회입니다.

5. 진행 중인 프로젝트 모니터링 및 개선 사항 보고

프로젝트 관리자가 프로젝트의 KPI를 정기적으로 모니터링하고 팀원들의 작업량/작업표를 추적해야 하는 것은 두말할 나위 없이 당연한 일입니다. 하지만 프로젝트 보고는 주어진 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지, 예상 가치를 달성할 수 있는지 여부를 판단할 수 있다는 점에서 프로젝트 포트폴리오 관리의 필수적인 부분이기도 합니다.

프로젝트 포트폴리오와 관련하여 무엇을 측정해야 하나요?

• 리소스 활용 (프로젝트 내 및 전체)
• 프로젝트 팀에서 작업하는 사람들이 기록한 시간
• 예상 시간 대 실제 시간(계획된 시간 대 추적된 시간) 비교
• 프로젝트 번다운 또는 번업,

프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어가 필요하신가요?

프로젝트 포트폴리오 관리 기능에 자부심을 느끼는 앱이 여러 개 있을 것입니다. 이러한 기능에는 일반적으로 다음이 포함됩니다:

• 프로젝트 관리 기능(작업 일정, 간트 차트)
• 리소스 관리 기능(리소스 예약, 시간 추적, 부재 추적)
• 보고 기능
• 프로젝트 아카이브

이 모든 것이 효과적인 프로젝트 포트폴리오 관리에 매우 편리하지만, 이미 사용 중인 프로젝트 관리 앱에서도 비슷한 옵션을 찾을 수 있을 것입니다. PPM 전용 도구가 아닌 다른 도구로도 프로젝트 포트폴리오를 관리할 수 있습니다. 할 수 있는지 확인하세요:

• 간트 차트, 칸반 보드를 사용하거나 리소스 캘린더 보기에서 프로젝트별 계획 시간 또는 프로젝트 진행률 보고서까지 확인할 수 있습니다. 프로젝트의 현재 위치와 남은 작업량을 파악하는 것이 중요합니다.
• 선택한 KPI 추적 - 리소스 사용률이나 프로젝트당 기록된 시간이든, 포트폴리오의 프로젝트가 잘 진행되고 있거나 어떤 부분을 개선해야 한다고 말할 수 있기를 원합니다.
• 프로젝트 관리자, 고객 및 기타 팀원들과 주어진 도구로 협업: 프로젝트 중심 앱은 프로젝트 관리자(또는 프로젝트 포트폴리오 관리자)보다 더 많은 사람들이 액세스할 수 있으면 좋습니다. 커뮤니케이션을 간소화하고 투명성을 높일 수 있습니다.
• 효율적인 포트폴리오 관리 프로세스(또는 프로젝트 관리 프로세스)를 만들려면 통합이 필수입니다. 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 어떤 종류의 통합을 염두에 두고 있을까요? 우선, 즐겨 사용하는 커뮤니케이션 앱(Slack, Skype 또는 *한숨* 이메일)을 연동하여 중요한 알림과 업데이트를 받을 수 있도록 하는 것입니다. 또한 포트폴리오 관리 도구를 회사에서 사용하는 CRM과 연결하여 영업 파이프라인에 대한 가시성을 확보하고 어떤 프로젝트가 곧 프로젝트 풀에 합류할 가능성이 있는지 파악하는 것도 고려해 보세요. 마지막으로, 소프트웨어 개발 프로젝트를 진행 중이라면 중요한 리포지토리 문제를 놓치고 싶지 않다면 BitBucket이나 GitHub와 같은 개발자 도구와 통합하는 것이 좋습니다. 앱 통합은 프로그래밍 능력이 있는 사람만 할 수 있는 어려운 작업처럼 보이지만, Zapier와 같은 작업 자동화 앱 중 하나를 활용하면 혼자서도 할 수 있습니다.
• 필요에 맞게 소프트웨어를 사용자 지정하세요 - 물론 포트폴리오 관리 프로세스는 전반적으로 모든 프로젝트에서 비슷할 수 있지만, 워크플로에 맞게 편집하고 조정할 수 있는 도구를 활용하고 싶을 수도 있습니다. 다행히도 많은 앱이 사용자 지정 필드 추가, 나만의 카테고리 및 태그 만들기, 사용자 지정 보고서 또는 프로젝트 보기 작성 등 사용자 지정 옵션을 제공합니다. 도구를 프로세스에 맞게 잘 조정해야만 모든 것이 진정으로 효과적일 수 있습니다.

이 프로젝트 포트폴리오 관리 가이드가 이 전략을 더 잘 이해하고 조직에서 더 쉽게 도입하는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 효과적인 프로젝트 및 리소스 관리에 대해 궁금한 점이 있으시면 채팅을 통해 문의해 주시면 몇 가지 팁을 드리고 제품을 안내해 드리겠습니다.

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