프로젝트 관리의 리소스 용량 계획

프로젝트 관리자의 궁극적인 목표는 무엇인가요? 프로젝트를 성공적으로 완수하는 것입니다. 최근 펄스 오브 더 프로페션 설문조사에 따르면 제시간에 또는 원래 예산 내에서 완료되는 프로젝트는 60% 미만에 불과하다고 PM 스스로도 인정하고 있습니다.

이 글에서 무엇을 얻을 수 있을까요?

• 의 역할 리소스 관리 소프트웨어 리소스 용량 계획 프로세스에서

• 리소스 용량 계획의 목표

• 차이점에 대한 지식 리소스 계획 용량 계획

• 효과적인 용량 계획을 세우기 위해 해야 할 일

리소스 용량을 효과적으로 관리하면 기업은 이러한 수치를 높일 수 있습니다. 이 도움말에서는 프로젝트 관리의 리소스 용량 계획에 대해 자세히 알아보고, 회사 차원의 용량 관리의 장점에 대해서도 살펴봅니다. 먼저 몇 가지 필요한 정의부터 살펴보겠습니다.

스킬 기반 검색 및 작업 할당 [리소스 계획 소프트웨어의 화면]

리소스 용량 계획이란 무엇인가요?

불필요한 소개 없이 역량이란 달성, 수행 또는 생산할 수 있는 능력을 말합니다. 회사의 관점에서 보면 정해진 시간 내에 달성하거나 생산할 수 있는 능력을 의미합니다. 그러나 더 깊이 파고들어 운영 관점을 사용하면 용량을 일정 기간 동안 상대적인 산출물을 생산할 수 있는 투입 자원의 양으로 이해한다는 것을 알 수 있습니다(managementstudyguide.com에서 읽을 수 있습니다). 이는 흔히 생산 능력이라고도 하며 원자재, 장비, 인력을 포함하여 고객 수요를 충족하는 데 필요한 자원의 수준을 포괄합니다.

하지만 이 장의 주제와 관련된 의미는 이것만이 아닙니다. 용량 계획에 대한 몇 가지 다른 이해를 비교해 보겠습니다.

Projectmanager.com에서 용량 계획은 요청 또는 작업의 용량 필요성을 충족하기 위해 사용 가능한 리소스를 안정화하는 프로세스라고 읽었습니다. 이는 충분한 리소스에 액세스할 수 있는 사람과 프로젝트의 요구 및 리소스와 관련된 기대치 사이의 일종의 존재로 이해할 수 있습니다.

리소스 용량 계획 소프트웨어 시장의 경쟁사인 Saviom도 같은 견해를 가지고 있는 것 같습니다: 리소스 용량 계획은 리소스의 용량과 수요 사이의 격차를 예측하는 것입니다. Mavenlink의 관점에서 볼 때 리소스 용량 계획은 이 프로세스의 세 가지 측면을 가정합니다. 첫째, 리소스가 수행할 수 있는 작업의 양을 정의합니다. 둘째, 해당 리소스가 어떤 종류의 작업을 수행할 수 있는지 식별하고 표시하는 것입니다. 세 번째는 이 그룹에서 프로젝트 기대치와 수요를 충족하기 위해 현재 사용되는 리소스와 해당 리소스를 매칭하는 것입니다.

Wrike의 블로그에서 읽을 수 있듯이: 용량 계획은 조직이나 고객의 향후 비즈니스 요구사항을 예측하는 프로세스입니다. 또한 용량 계획은 진화하는 고객 및 비즈니스 요구사항을 해결하는 데 필요한 기술을 갖춘 리소스를 확보하는 것을 목표로 합니다. 이러한 관점에서 - 또한 저희의 접근 방식을 대변하는 - 리소스는 장비, 소프트웨어, 노트북, 건축 자재, 공간, 예산 등을 의미하지 않습니다. 프로젝트 관리에서 용량 계획을 살펴볼 때는 개인, 팀원, 직원을 볼 수 있습니다. 특정 기술을 가진 개인을 볼 수 있습니다. 프로젝트의 요구 사항을 충족하는 데 필요한 관련 기술을 가진 사람.

효과적인 역량 계획은 적절하고 특정한 기술을 갖춘 리소스를 확보하는 것입니다.

프로젝트 수준에서 용량 계획은 주어진 프로젝트를 완료하기에 충분한 리소스가 있는지 여부를 결정하는 것입니다. 이 계획의 역할은 회사(또는 협회)가 예상 시점에 예상되는 프로젝트 또는 작업에 필요한 예상 리소스를 확보하여 예상 시점에 예상되는 요구 사항으로 프로젝트를 완료할 수 있도록 하는 것입니다.

다시 말해, 리소스 용량 계획자는 지정된 목표(하위 작업, 작업, 프로젝트)를 달성하는 데 필요한 리소스의 수를 명확하게 파악할 수 있어야 합니다.

다시 말해, 리소스 용량 계획은 리소스의 용량과 수요 사이의 간격을 예측하는 것입니다. 따라서 용량 계획을 관리하는 사람은 근무 시간, 숙련도, 기술 및 업무 전반의 평균과 같은 요소를 고려하게 됩니다. 팀의 용량을 계산하려면 팀의 가용성과 현재 업무량을 알아야 합니다.

리소스 용량 계획 프로세스의 단계 중 하나 [팀덱의 화면]

용량 계획과 리소스 계획의 차이점은 무엇인가요?

간단히 말하자면, 다음과 같이 비교한다면 용량 및 리소스 계획 를 리소스 관리로 전환하면 첫 번째는 '미래의 비즈니스 요구 사항을 예측하고 프로젝트 시작에 필요한 리소스가 있는지 확인합니다.". 동안 리소스 계획은 '선택 및 할당'입니다. 프로젝트 또는 작업 중 특정 리소스".

또한 역량 계획은 실제로 업무 일정을 잡기 전에 팀원, 역할, 숙련도 등이 해당 업무를 수행하는 데 필요한지 여부를 검사하는 작업이라고 할 수 있습니다. 리소스 계획은 이 선택 상자에서 선택, 할당 및 일정을 잡는 작업입니다. 리드 전략에는 예측된 수요를 충족하기 위해 초과 용량을 만들어 증가하는 수요와 향후 프로젝트를 수용할 수 있는 리소스를 확보하는 것이 포함됩니다.

용량 계획, 리소스 계획 및 리소스 스케줄링의 비교. [출처: www.kelloo.com]

리소스 계획은 리소스 활용도를 모니터링하면서 프로젝트에 인력을 배정하는 등 실시간으로 인력을 조정하는 것입니다. 리소스 계획은 작업이나 프로젝트를 완료하는 데 필요한 리소스를 관리, 리더십, 조정하는 것을 의미합니다.

성공적인 용량 계획 전략을 위한 3단계

새 프로젝트 관리 업무를 맡게 되면 보통 어떤 일을 하나요? 팀을 구성하고 팀원들의 가용성이 모든 작업을 완료하기에 충분한지 어떻게 확인하나요? 프로젝트 관리자는 충분한 리소스를 확보하기 위해 다음 단계를 완료해야 합니다:

1. 프로젝트 요구 사항과 견적을 수집합니다. 프로젝트를 성공적으로 수행하려면 무엇을 해야 하는지 이해해야 합니다. 기술적 범위는 무엇인가요? 프로젝트 팀에 필요한 역할은 무엇인가요? 이 프로젝트의 예상 소요 시간은 얼마인가요?

2. 사용 가능한 리소스를 파악하세요. 리소스 가용성을 분석하고 프로젝트의 기준에 맞는 사람을 프로젝트 팀에 합류시킬 수 있는지 결정하세요.

3. 프로젝트의 필요에 따라 용량을 조정하세요. 프로젝트에 배정할 사람과 예약할 시간을 결정합니다. 프로젝트가 아직 시작되지 않았더라도 이러한 리소스를 예약하는 것이 가장 이상적입니다. 예상 수요보다 실제 수요를 충족하는 지연 전략을 사용하는 것도 고려해 보세요.

생산 능력 계획의 예로 성수기에 생산량을 늘려야 하는 식품 제조업체를 생각해 보세요. 이 업체는 늘어난 수요를 충족하기 위해 인력과 리소스를 계획합니다. 마찬가지로 IT 대행사는 적시 납품을 보장하기 위해 프로젝트에 개발자를 추가로 할당할 수 있습니다.

참고: 일부 회사에서는 리소스 관리자가 용량 계획 프로세스의 대부분을 담당합니다. 프로젝트 관리자가 특정 역할이나 기술을 요청하면 리소스 관리자가 리소스 용량을 분석합니다.

용량 요구 사항을 위한 리소스 용량 플래너 활용

프로젝트 관리자는 프로젝트의 요구사항을 평가할 수 있어야 하지만 직원 풀에 대한 가시성이 없으면 리소스 가용성을 분석하는 것이 더 어려울 수 있습니다. 다행히도 조직에는 리소스 용량 플래너가 있는 경우가 많으며, 이를 통해 전체 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 프로젝트 리소스 관리 프로세스를 통해 여러 프로젝트를 효과적으로 진행하고 장기적인 역량 계획 전략을 준비할 수 있습니다.

도구 용량 계획은 향후 작업에 필요한 도구와 장비를 확보하고 할당하는 데 매우 중요합니다. 여기에는 리소스 수요를 예측하고, 어떤 새로운 도구가 필요할지 파악하며, 도구가 올바르게 사용되고 있고 투자할 만한 가치가 있는지 확인하는 것이 포함됩니다.

Teamdeck과 같은 리소스 용량 플래너는 모든 사람의 가용성 및 워크로드에 대한 정보가 포함된 단일 리소스 풀을 제공합니다( 워크로드 관리). 프로젝트 관리자는 프로젝트의 요구 사항을 충족하는 데 필요한 역할을 필터링하고 해당 인력이 언제 사용할 수 있는지 확인할 수 있습니다.

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전사적 리소스 캘린더는 성공적인 용량 계획을 위한 핵심 도구입니다.

리소스 충돌을 피하기 위해 선택한 팀원을 미리 예약할 수 있습니다. 프로젝트가 아직 100%로 확정되지 않은 경우 임시 예약을 추가할 수 있습니다. 다른 프로젝트 관리자는 프로젝트가 확정되면 이 사람들이 프로젝트에 배정될 가능성이 높다는 것을 알 수 있습니다. 승인을 받으면 프로젝트 작업을 시작할 준비가 된 팀원 그룹과 회사 리소스 관리 앱에서 다른 관리자가 볼 수 있는 일정이 표시됩니다.

임시 예약을 추가하여 프로젝트 일정을 미리 계획하세요.

리소스 관리 소프트웨어** 를 사용하면 리소스 용량을 더 쉽게 평가할 수 있습니다. 사람들이 이미 다른 프로젝트에 배정되었는지 여부를 확인할 수 있을 뿐만 아니라 계정에서 휴가나 공휴일도 확인할 수 있습니다. 팀의 실제 수용 인원을 계산하고 제안된 기간 내에 프로젝트를 제공할 준비가 되었는지 여부를 결정할 수 있습니다**.

또한 재정을 고려할 수 있는 기회도 있습니다. 일부 리소스 관리 앱(팀덱 포함)에서는 팀의 요금에 대한 정보를 저장할 수 있습니다. Teamdeck의 보고서를 사용하여 프로젝트에 예약하려는 직원을 확보하기 위해 예산에 얼마나 많은 금액을 할당해야 하는지 계산하세요. 이 팀에 커밋하기 전에 현재 프로젝트 예산으로 감당할 수 있는지 확인하세요. 예상 비용과 리소스 용량을 교차 확인하는 것도 프로젝트의 성공을 보장하는 또 다른 방법입니다.

두 팀 모두 주어진 프로젝트를 수행할 수 있는 충분한 역량을 갖추고 있습니다. 하지만 예상 비용은 크게 다릅니다. 다행히도 Teamdeck으로 여러 시나리오를 평가할 수 있습니다.

용량 계획은 팀의 과로와 활용도 저하를 방지하는 데 도움이 됩니다. 하지만 프로젝트가 시작되면 리소스 활용도를 정기적으로 모니터링하는 것이 여전히 유용합니다. 다음 가이드를 확인하세요. 팀 활용도 측정. 또는 프로젝트 관리의 측면에 대해 궁금한 점이 있다면 용량 계획 도구 및 기술 문서를 참조하세요.

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회사 차원의 리소스 용량 계획

프로젝트 수요를 팀의 역량에 맞추는 것은 프로젝트 관리 노력의 필수적인 부분이지만, 역량 계획 전략은 생산 팀뿐만 아니라 조직 전체에 도움이 됩니다. 광범위한 프로젝트 포트폴리오를 관리할 때 용량 관리를 잊지 말아야 합니다. 이를 통해 더 나은 리소스 할당 결정을 내릴 수 있을 뿐만 아니라 회사의 다른 부분도 지원할 수 있습니다:

인력 정원 계획은 수요를 충족할 수 있는 적절한 기술을 갖추고 적절한 직무에 충분한 수의 직원을 확보하는 데 매우 중요합니다. 또한 인력 수요를 파악하고, 조직 목표를 달성하고 업무상 소진을 방지하기 위해 인력 규모를 축소하거나 직원을 재배치하는 데에도 도움이 됩니다.

• HR 팀은 채용 요구 사항을 명확하게 파악하고 신입 직원을 채용하거나 교육할 충분한 시간을 확보할 수 있습니다. 용량 계획은 향후 리소스 병목 현상을 방지하는 데 도움이 됩니다.

• 영업팀은 프로덕션 파이프라인에 대한 가시성을 높여 주어진 기간에 더 많은 프로젝트를 진행할 수 있는 여력이 있는지 파악할 수 있습니다.

• 재무 전문가는 계획된 용량과 직원에게 할당된 실제 프로젝트를 기반으로 수익 예측을 계산할 수 있습니다.

생각해 보세요: 귀사는 팀 인원이 너무 많거나 적은 것에 대한 절차를 마련하고 있나요? 그렇지 않다면 다음 프로젝트 관리 팀 회의에서 이 문제를 제기하세요. 일할 수 있는 직원은 있고 작업할 프로젝트가 없을 때를 대비한 R&D 이니셔티브와 같은 해결책을 찾을 수 있을까요? 결국, 활용도 부족 는 직원 사기에 좋지 않습니다.

용량 계획으로 직원 보호

용량 계획은 직원들에게도 좋은 평가를 받고 있습니다. 리소스 관리에 대한 이러한 전략적 접근 방식은 팀원들이 자신의 역량을 초과하여 일하지 않아도 된다는 것을 의미합니다. 또한 직원들은 자신의 가용성이 관리자에게 공개되고 존중받는다는 것을 알고 있습니다. 여름 휴가 중에 긴급한 프로젝트에 배정되는 일은 없을 것입니다.

또한 초과 용량을 계획에 통합하면 수요 증가에 대응하고 범위 증가를 방지하여 수요 예측을 통해 예측한 리소스 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

마지막으로, 회사에서 리소스 관리 앱을 사용하는 경우, 직원들은 다음 프로젝트가 무엇인지, 얼마나 걸릴지 등 자신의 일정에 어떤 일이 있는지 알 수 있습니다.

팀의 수용 인원을 쉽게 계획하세요!

이 글을 통해 용량 계획이 관리 가능하고 필수적이라는 사실을 확신하셨기를 바랍니다. 팀에 얼마나 많은 인력이 있는지 확인하지 않으면 프로젝트가 위험에 처할 수 있습니다. 충분한 자격을 갖춘 인력이 없으면 프로젝트를 제때 완료하지 못할 가능성이 높기 때문입니다. 동시에 추가 인력을 아웃소싱하게 되면 예산을 초과할 수도 있습니다. 다행히도 수용 능력과 수요를 비교하면 두 가지 시나리오를 모두 피할 수 있습니다. 프로젝트 리소스 관리 소프트웨어를 활용하여 전체 프로세스를 더욱 견고하게 만드는 방법을 기억하세요.

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용량 계획의 전략적 통합

효과적인 역량 계획은 고립된 활동이 아니라 조직의 광범위한 전략적 프레임워크에 통합되어야 합니다. 조직은 역량 계획을 전반적인 비즈니스 목표에 맞춰 조정함으로써 프로젝트 관리 노력이 장기적인 성공에 기여할 수 있도록 할 수 있습니다. 다음은 조직에 역량 계획을 전략적으로 통합하는 방법입니다:

1. 전략적 목표와 연계: 용량 계획은 조직의 전략적 목표를 지원해야 합니다. 여기에는 시장 확장, 제품 개발 또는 운영 효율성과 같은 더 광범위한 비즈니스 목표와 리소스 할당이 어떻게 연계되는지 이해하는 것이 포함됩니다. 계획 중인 프로젝트가 이러한 전략적 목표에 부합하는지 확인하고 그에 따라 리소스 할당을 조정하세요.

2. 부서 간 협업 촉진: 효과적인 인력 계획을 수립하려면 다양한 부서 간의 협력이 필요합니다. 예를 들어 재무팀은 예산 예측을 리소스 할당에 맞춰 조정해야 하고, 인사팀은 채용 및 교육 노력을 조정해야 합니다. 리소스 계획이 포괄적이고 전반적인 비즈니스 요구사항에 부합하도록 부서 간 정기적인 소통과 협업을 장려하세요.

3. 애자일 프랙티스 구현: 애자일 방식을 용량 계획에 통합하면 유연성과 대응력을 향상시킬 수 있습니다. 애자일 방법론은 반복적인 계획과 적응력을 강조하여 프로젝트 요구사항이 변화함에 따라 팀이 리소스를 조정할 수 있도록 합니다. 이 접근 방식은 불확실성을 관리하고 변화하는 프로젝트 수요에 대응하는 능력을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

4. 데이터 분석 활용: 데이터 분석을 활용하여 용량 계획 결정에 정보를 제공하세요. 과거 프로젝트 데이터, 리소스 사용률 메트릭, 성능 분석은 리소스 요구 사항과 추세에 대한 귀중한 인사이트를 제공할 수 있습니다. 고급 분석 도구는 데이터 기반 인사이트를 바탕으로 향후 용량 요구 사항을 예측하고 리소스 할당을 최적화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

5. 용량 계획 프레임워크 개발: 프로세스, 책임, 도구를 설명하는 공식적인 용량 계획 프레임워크를 수립합니다. 이 프레임워크에는 예측, 리소스 할당 및 모니터링에 대한 지침이 포함되어야 합니다. 구조화된 접근 방식은 조직 전반의 용량 계획 노력의 일관성과 효율성을 보장합니다.

용량 계획의 일반적인 과제 해결

용량 계획은 그 중요성에도 불구하고 몇 가지 과제를 안고 있는 경우가 많습니다. 이러한 과제를 효과적으로 해결하면 계획 결과를 크게 개선할 수 있습니다:

1. 예측할 수 없는 수요: 용량 계획의 가장 큰 과제 중 하나는 예측할 수 없는 수요를 관리하는 것입니다. 이를 완화하려면 용량 계획 프로세스에 유연성을 구축하세요. 시나리오 계획을 사용하여 다양한 수요 시나리오에 대비하고 프로젝트 요구 사항의 잠재적 변동을 해결하기 위한 비상 계획을 개발하세요.

2. 리소스 제약: 제한된 리소스로 인해 프로젝트 수요를 충족하는 데 제약이 있을 수 있습니다. 전략적 중요도에 따라 프로젝트의 우선순위를 정하고 그에 따라 리소스를 할당하세요. 리소스의 다양성을 높이고 특정 기술 세트에 대한 의존도를 줄이기 위해 직원 교차 교육을 고려하세요.

3. 데이터 정확도: 정확한 데이터는 효과적인 용량 계획을 위해 매우 중요합니다. 계획에 사용되는 데이터가 최신의 신뢰할 수 있는 데이터인지 확인하세요. 리소스 가용성 및 워크로드 정보의 정확성을 유지하기 위해 정기적인 데이터 업데이트 및 유효성 검사 프로세스를 구현하세요.

4. 커뮤니케이션 격차: 프로젝트 관리자와 다른 이해관계자 간의 커뮤니케이션 격차로 인해 리소스 배분이 잘못될 수 있습니다. 명확한 커뮤니케이션 채널을 구축하고 정기적으로 확인하여 모든 이해관계자가 리소스 요구 사항과 프로젝트 요구 사항에 대해 알 수 있도록 하세요.

5. 기존 시스템과의 통합: 용량 계획을 기존 프로젝트 관리 및 리소스 관리 시스템과 통합하는 것은 쉽지 않을 수 있습니다. 용량 계획 도구가 다른 시스템과 호환되고 데이터가 시스템 간에 원활하게 흐르도록 하여 중복과 오류를 방지해야 합니다.

리소스 용량 계획의 미래 트렌드

기술과 프로젝트 관리 관행이 발전함에 따라 몇 가지 트렌드가 리소스 용량 계획의 미래를 형성하고 있습니다:

1. 인공 지능 및 머신 러닝: 용량 계획을 개선하기 위해 AI와 머신러닝이 점점 더 많이 사용되고 있습니다. 이러한 기술은 방대한 양의 데이터를 분석하여 리소스 수요를 예측하고, 배분을 최적화하며, 잠재적인 문제가 발생하기 전에 미리 파악할 수 있습니다. AI 기반 도구는 과거 데이터와 패턴을 기반으로 보다 정확한 예측과 권장 사항을 제공할 수 있습니다.

2. 통합 리소스 관리 플랫폼: 통합 리소스 관리 플랫폼에 대한 관심이 높아지고 있습니다. 이러한 플랫폼은 프로젝트 관리, 리소스 계획, 재무 관리를 단일 솔루션으로 결합합니다. 이러한 통합은 리소스 용량과 프로젝트 수요를 종합적으로 파악하여 가시성을 개선하고 프로세스를 간소화하며 의사결정을 향상시킵니다.

3. 원격 및 하이브리드 근무 모델: 원격 및 하이브리드 근무 모델의 증가로 인해 리소스 용량 계획에 새로운 고려 사항이 생겼습니다. 조직은 원격 근무 팀원, 다양한 시간대, 유연한 근무 방식을 고려하여 계획 프로세스를 조정해야 합니다. 가상 협업과 리소스 관리를 지원하는 도구와 전략이 점점 더 중요해질 것입니다.

4. 직원 복지에 대한 집중도 향상: 정원 계획에서 직원 복지에 대한 중요성이 점점 더 강조되고 있습니다. 조직은 일과 삶의 균형의 중요성을 인식하고 이러한 고려 사항을 리소스 계획 프로세스에 통합하고 있습니다. 이러한 추세에는 업무량을 모니터링하여 번아웃을 방지하고 리소스 할당이 건강한 업무 환경을 지원하는지 확인하는 것이 포함됩니다.

5. 실시간 리소스 추적: 실시간 리소스 추적 기능이 점점 더 보편화되면서 조직은 리소스 사용률과 가용성을 지속적으로 모니터링할 수 있습니다. 이 기능을 통해 관리자는 실시간 데이터와 새로운 요구 사항을 기반으로 조정할 수 있으므로 보다 역동적이고 신속한 용량 계획을 수립할 수 있습니다.

결론

리소스 용량 계획은 성공적인 프로젝트 관리의 필수 요소이며, 그 중요성은 개별 프로젝트를 넘어 조직 전체에 영향을 미칩니다. 조직은 역량 계획을 광범위한 비즈니스 관행에 전략적으로 통합하고, 일반적인 문제를 해결하고, 미래 트렌드를 파악함으로써 프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 제공할 수 있는 능력을 향상시킬 수 있습니다. 고급 도구와 기술을 활용하고, 부서 간 협업을 촉진하며, 직원 복지에 집중하는 것이 효과적인 리소스 용량 계획을 달성하는 데 핵심입니다. 이러한 관행을 수용하면 더 성공적인 프로젝트, 최적화된 리소스 활용, 전반적인 조직 성과 향상으로 이어질 것입니다.